Organisatieverordening Gemeente Ameland 2013

Artikel 1  

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. Cluster: de organisatorische eenheid die is ontstaan na de toewijzing van taken, als bedoeld in artikel 2.

b. Ambtelijke organisatie: het geheel van personen in dienst van de gemeente, ongeacht hun rechtspositie, alsmede de (tijdelijke) verbanden waarin zij werkzaam zijn.

c. Secretaris-directeur: de ambtenaar als bedoeld in artikel 100 en verder van de Gemeentewet.

d. Adjunct-directeur: de ambtenaar die is belast met de integrale aansturing van één of meer clusters en de initiëring, ontwikkeling en uitvoering van de taken op het werkterrein van één of meer clusters.

e. Controller: de ambtenaar die belast is met de planning- en controlcyclus en de advisering van college en directieteam op het gebied van kwaliteitsbewaking en verbetering van de bedrijfsvoering.

f. Medewerker: hij die door of vanwege de gemeente is aangesteld om in openbare dienst werkzaam te zijn alsmede hij met wie een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht is aangegaan.

g. Project: tijdelijk organisatorisch verband tussen verschillende clusters naast de lijnorganisatie, bestaande uit  samenhangende activiteiten en gericht op een in tijd begrenst doel.

h. Tijdelijk organisatorisch verband: twee of meer door de directie aangewezen medewerkers die onder leiding van een projectleider vorm en inhoud geven aan een project.

i. Directieteam: permanente ambtelijke overlegstructuur bestaande uit de secretaris – directeur en twee adjunct directeuren.

j. Directiemodel: door de gemeente Ameland gekozen organisatiestructuur met twee sturingsniveaus namelijk op directie- en op clusterniveau.

k. Team: permanent organisatorisch verband, bestaande uit twee of meer medewerkers, die inhoudelijke taken uitvoeren vanuit verschillende competenties of thema’s. 

Artikel 2 Structuur en inrichting ambtelijke organisatie

1. De ambtelijke organisatie is opgebouwd volgens het directiemodel en bestaat uit zes clusters, waaronder één centrale staf, zoals opgenomen in bijlage één bij deze verordening.

2. Het college is bevoegd, op voordracht van de secretaris directeur,  te besluiten de structuur van het cluster nader onder te verdelen in teams. Over een dergelijk voornemen wordt de betrokken adjunct directeur gehoord.

3. De directie bestaat uit de secretaris-directeur en een door het college te bepalen aantal adjunct directeuren.

4. De secretaris-directeur is voorzitter van de directie en uit dien hoofde verantwoordelijk voor het goed functioneren van de directie.

5. Onder toezicht van burgemeester en wethouders wordt het dagelijks beheer van de organisatie opgedragen aan de secretaris-directeur en het directieteam.

6. Voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden verleent het college mandaten en volmachten aan de directie en medewerkers.

Artikel 3 Taken en bevoegdheden secretaris-directeur

1. De secretaris directeur wordt benoemd, geschorst en ontslagen door burgemeester en wethouders.

2. De secretaris – directeur is:

a. verantwoordelijk voor een doelmatige ondersteuning, informatievoorziening en integrale advisering van het college van burgemeester en wethouders;

b. verantwoordelijk voor de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid en beheer;

c. verantwoordelijk voor - en aanspreekbaar op het functioneren van het directieteam en de ambtelijke organisatie;

d. verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de organisatie;

e. verantwoordelijk voor het aansturen van één of meer clusters;

f. eerste adviseur van het college en verantwoordelijk voor de voorbereiding en opvolging van collegevergaderingen;

g. bestuurder als bedoeld in de Wet op de ondernemingsraden en als zodanig diegene die de hoogste zeggenschap uitoefent bij de leiding van de arbeid. 

Artikel 4 Taken en bevoegdheden adjunct-directeur

1. De adjunct-directeur wordt op voordracht van de secretaris – directeur benoemd, geschorst en ontslagen door burgemeester en wethouders.

2. De adjunct-directeur is lid van het directieteam.

3. De adjunct-directeur is belast met en verantwoordelijk voor:

a. Het leveren van een bijdrage aan de ontwikkeling van de gemeentelijke strategie;

b. Het adviseren aan en het functioneren als sparringpartner voor het bestuur;

c. Het managen van programma’s;

d. Het aansturen van één of meer clusters;

e. Evaluatie en control.

4. De adjunct-directeur legt voor de uitoefening van zijn taken verantwoording af aan de secretaris-directeur.

Artikel 5 Taken en bevoegdheden directieteam

1. Het directieteam geeft, onder eindverantwoordelijkheid van de secretaris-directeur, sturing aan de ontwikkeling en implementatie van de gemeentelijke strategie, het stellen van de kaders voor de inhoudelijke en bedrijfsvoeringsprocessen en de beheersing daarvan. De leden van het directieteam werken en handelen vanuit de gedachte van integraal management.

2. Het directieteam heeft de volgende taken:

a. Het adviseren van het college over de bestuurlijke strategie en strategische vraagstukken;

b. Het vertalen van bestuurlijke uitgangspunten naar strategie voor de gemeentelijke organisatie en het stellen van kaders voor het functioneren van de organisatie;

c. Het coördineren van programma’s die een bijdrage leveren aan het behalen van gemeentelijke doelstellingen;

d. Het zorgdragen voor evaluatie van en toetsen op resultaten;

e. Het scheppen van voorwaarden waarbinnen de organisatie haar werk kan doen in termen van personeel, organisatie, financiën, ICT, huisvesting, overleg en medezeggenschap.

3. Binnen de directie wordt in onderling overleg geregeld welke aandachtsgebieden door de directieleden behartigd worden. De directieleden kunnen daarin rouleren.

4. De directieleden vervangen elkaar onderling.

5. Binnen het directieteam, dat samenwerkt op basis van gelijkwaardigheid en streeft naar consensus, heeft de secretaris-directeur uiteindelijk de beslissende stem.

Artikel 6 Verantwoording en rapportage

1.  De secretaris-directeur legt periodiek verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders door het uitbrengen van rapportages.

2. De adjunct-directeuren leggen periodiek verantwoording af aan de secretaris-directeur door het uitbrengen van rapportages.

3. Het college van burgemeester en wethouders kan nadere regels stellen omtrent de inrichting van deze rapportages. 

Artikel 7 Taken en bevoegdheden controller

1. De controller wordt benoemd, geschorst en ontslagen door burgemeester en wethouders op voordracht van de secretaris – directeur.

2. Bij afwezigheid van de controller wordt diens functie uitgeoefend door de secretaris-directeur.

3. De controller voert zijn taken uit onder verantwoordelijkheid van de secretaris-directeur.

4. De controller is eerste adviseur van de secretaris-directeur, het bestuur en het directieteam en geeft gevraagd en ongevraagd advies en rapporteert over (strategische) knelpunten, realisatie van gestelde doelen, beleidsinitiatieven en / of instrument ontwikkeling.

5. De controller draagt zorg voor kaders en richtlijnen voor strategische beleids- en/of instrumentontwikkeling en toepassing ten behoeve van de bedrijfsvoering en de planning -en control cyclus.

6. De controller ontwikkelt en verzorgt de informatievoorziening en communicatie over beleidsontwikkeling,  uitvoering en  evaluatie richting secretaris-directeur, directieteam en de medewerkers.

7. De controller ontwikkelt en geeft inhoud aan risicomanagement. 

Artikel 8 Taken en bevoegdheden medewerker

1. De medewerker wordt in mandaat benoemd, geschorst en ontslagen door de secretaris - directeur

2. De medewerker voert zijn taken uit onder verantwoordelijkheid van het daartoe aangewezen lid van het directieteam.

3. De medewerker heeft de volgende taken:

a. het adviseren van het college en het directieteam;

b. het bewaken van budgetten die aan hem zijn toevertrouwd;

c. het afleggen van verantwoording over de taakvervulling aan de directie;

d. het vanuit de eigen professie en het eigen werkveld leveren van een bijdrage aan doelstellingen van de organisatie.

Artikel 9 Mandatering

1. Het college kan directieleden en medewerkers mandaat verlenen, zoals bedoeld in het “statuut bevoegdheidsverdeling bij de gemeente Ameland”.

2. Het “statuut bevoegdheidsverdeling bij de gemeente Ameland” wordt periodiek geactualiseerd.

Artikel 10 Projectmatig werken

1. De secretaris – directeur kan op voordracht van het directieteam in het kader van een project een tijdelijk organisatorisch verband instellen.

2. De basis voor het instellen van een tijdelijk organisatorisch verband, als bedoeld in het vorige lid, is een door het directieteam vastgesteld projectvoorstel, waarin de samenstelling van het verband, de beschikbare middelen, de werkwijze en de doelstellingen zijn opgenomen.

3. De leiding van het project wordt door het directieteam opgedragen aan een projectleider.

4. De projectleider draagt projectverantwoordelijkheid en is belast met de niet hiërarchische, maar functionele aansturing van de leden van de projectgroep.

.5 De projectleider is niet belast met HRM taken.

Artikel 11 Overlegvormen

11.1. Cluster- en teamoverleg

11.1.1 Binnen ieder cluster en binnen ieder team vindt periodiek overleg plaats.

11.1.2 Het werkoverleg is gericht op de verrichting van werkzaamheden, eenheid in advisering, en bevordering van onderlinge samenwerking.

11.1.3 Het voor het cluster of team verantwoordelijke lid van het directieteam draagt zorgt voor de organisatie van het werkoverleg.

11.2  Directieteam

 11.2.1  Binnen het directieteam vindt periodiek overleg plaats.

11.2.1 De secretaris – directeur draagt zorg voor de organisatie van het overleg van het directieteam.

 Artikel 12 Slotbepalingen

1. Deze verordening kan worden aangehaald als Organisatieverordening gemeente Ameland 2013.

2. Deze verordening treedt in werking binnen acht dagen na de dag van bekendmaking. Op dezelfde dag vervalt de Organisatieverordening 2008, vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Ameland op 4 november 2008.