| Organisatie | Zandvoort |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Reglement van orde 2013 |
| Citeertitel | Reglement van orde 2013 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Bestuur en gemeentelijke dienstverlening |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-06-2013 | 05-09-2014 | Nieuwe regeling | 21-05-2013 | Z2013-001249 / 2013/03/004247 |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zandvoort:
gelezen het voorstel van 22 april 2013, nr. 2013/03/004247;
overwegende dat het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vaststelt;
overwegende dat het reglement vastgesteld in 2004 moet worden aangepast aan de actuele wet- en regelgeving;
gelet op artikel 52 van de Wet Gemeentewet;
REGLEMENT VAN ORDE 2013 VOOR DE VERGADERING EN ANDERE WERKZAAMHEDEN VAN HET COLLEGE, inclusief toelichting
1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.
2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.
3. Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.
Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.
Voor elke vergadering wordt, als regel twee maal 24 uur van tevoren, door de secretaris aan de leden van het college een agenda met bespreekstukken toegezonden. De agenda met bespreekstukken en de daarop betrekking hebben onderliggende stukken liggen bij de gemeentesecretaris ter inzage en zijn digitaal beschikbaar.
De secretaris zorgt voor al hetgeen nodig is voor een vlot verloop van de vergadering van het college, binnen de hem opgedragen taak.
Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of een derde voor een vergadering uit te nodigen om zijn mening over een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te geven op een agendapunt.
1.De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst en de besluitenlijst van de vergadering.
2.Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.
3.Voorzover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt.
Volgens artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt volgens de memorie van toelichting bij de Gemeentewet (1994) onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe. Vervanging van de voorzitter is geregeld in artikel 77 van de Gemeentewet en daarom niet meer opgenomen in het Reglement van orde.
De Wet dualisering gemeentebestuur (2002) heeft weinig invloed gehad op het reglement van orde en andere werkzaamheden van het college. Waar nodig wordt hier in de toelichting aandacht aan besteed.
De reden voor wijziging van het Reglement van orde uit 2004 is dat het Reglement niet meer voldoet aan de actuele wetgeving. Ook bevat het reglement onduidelijkheid over de procedure bij stemmen over personen. Voor het stemmen over onderwerpen geeft de Gemeentewet duidelijke regels, zodat hierover geen regeling in het reglement nodig is.
Onderwerpen waarin de Gemeentewet voorziet, zijn geschrapt uit het reglement.
Het vaststellen van een Reglement van orde is door de Gemeentewet dwingend voorgeschreven (artikel 52 Gemeentewet).
2.2 ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING
Artikel 2 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college).
Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. De vervanging van de burgemeester is geregeld in artikel 77 van de Gemeentewet en het is onnodig deze regel over te nemen in de verordening. Het derde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.
Artikel 3 Dag en plaats van de vergaderingen
Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53 lid 1 Gemeentewet. Gekozen is voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerst lid staat daaraan in de weg. Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer. Hieronder valt ook de mogelijkheid dat voor de extra vergadering de stukken digitaal worden verzonden of beschikbaar gesteld.
Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.
De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt plaats in dit reglement. In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het versturen van de agenda aan de collegeleden.
Tevens is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.
Artikel 6 en 7 Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering
Artikel 57 en 55 eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze artikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt. Artikel 5 geeft allereerst de rol van de gemeentesecretaris weer.
In veel gemeenten is het gebruik om de voorlichter bij de vergadering aanwezig te laten zijn in het belang van een goede communicatie met de burger. Het is mogelijk dit te regelen in het reglement door aan artikel 6 een tweede lid toe te voegen, die luidt:
2. Bij de collegevergaderingen is een ambtenaar van voorlichting aanwezig die met de aanwijzingen van het college de publiciteit van door het college genomen besluiten verzorgt, voorzover deze besluiten niet als geheim zijn aangemerkt.
In Zandvoort is gekozen om dit niet te doen. Na de collegevergadering worden de besluiten volgens een vaste procedure uitgewerkt en openbaar gemaakt.
In de eerste plaats is artikel 56 van de Gemeentewet van belang, dat een regeling bevat over zowel het vergader- als het besluitquorum voor de vergaderingen van het college. Uit de Memorie van Toelichting bij genoemd artikel blijkt dat het college in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste mag stellen. Hiervoor is niet gekozen; het in de wet opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.
Het stemmen over onderwerpen is uitvoerig geregeld in de Gemeentewet. Een regeling in het reglement van orde is hiervoor overbodig. Als de stemmen staken bepaalt artikel 59 van de Gemeentewet dat opnieuw wordt gestemd. Staken de stemmen opnieuw dan beslist de stem van de voorzitter.
Voor het stemmen over personen in collegevergaderingen heeft de Gemeentewet niets geregeld. Dit wordt aan het college zelf overgelaten. Artikel 31 van de Gemeentewet is in de artikelen 58 en 59 Gemeentewet niet van toepassing verklaard op de collegevergaderingen.
Om onduidelijkheid te voorkomen is in het reglement een regeling opgenomen die afgeleid is van artikel 31 Gemeentewet en de praktische toepassing ervan in de collegevergaderingen.
Wenst een collegelid stemming over personen, dan is in het reglement opgenomen dat dit bij gesloten en ongetekende stembriefjes geschiedt. Als de stemming tot twee of meer personen is beperkt en de stemmen in een voltallige vergadering staken, beslist het lot. Hoe deze beslissing wordt genomen is uiteengezet in het derde lid onder d.
Het lot laten beslissen als de stemming over één persoon staakt, is feitelijk wel mogelijk, maar onwenselijk. Als de stemmen staken bij een stemming beperkt tot één persoon, dan is de betreffende persoon niet benoemd.
Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd.
Als gebruik wordt gemaakt van een zogenoemd parafenbesluit, een conceptbesluit dat door de leden van het college van parafen wordt voorzien waarna dit door het college als een definitief meerderheidsbesluit wordt beschouwd, is de uitspraak van de Raad van State van 16 juli 2003 van belang (LJN-nr AH9850, zaaknr. 200200757/1). Doordat met een parafenbesluit in materiële zin besluitvorming buiten de collegevergadering plaatsvindt, dient dit bekend gemaakt te zijn hetzij op grond van het reglement van orde hetzij op grond van een bekend gemaakte vaste praktijk. Daarbij moet bepaald zijn dat in een collegevergadering de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen (parafen)besluit en moet tevens duidelijk zijn wanneer het besluit wordt genomen.
Dit artikel regelt de taak van de secretaris om een presentielijst bij te houden en een besluitenlijst op te stellen. De presentielijst heeft een functie voor het vaststellen van het vereiste quorum voor een vergadering, het nemen van besluiten en stemmingen.
Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal hiervan in de besluitenlijst en op de stukken melding gemaakt moeten worden.
Door de Wet dualisering gemeentebestuur is het begrip ‘besluitenlijst’ geïntroduceerd en is de oude bepaling over verslaglegging aangepast. Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. De openbaarmaking van de besluitenlijst geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.
Artikel 10 Openbare vergadering
Artikel 54 van de Gemeentewet heeft als hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. In artikel 10 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.