Organisatie | Zaanstad |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Interne klachtenregeling Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied (OD NZKG) 2013 |
Citeertitel | Klachtenregeling Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied (OD NZKG) |
Vastgesteld door | gemandateerde functionaris |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | interne klachtenregeling voor Gemeenschappelijke regeling OD NZKG |
geen
Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst NZKG, artikel 29
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
27-06-2013 | nieuwe regeling voor OD NZKG | 26-06-2013 Gemeenteblad 2013, nummer 45 | 2013/175046 |
Bij grotere incidenten zullen als regel ook gemeentelijke diensten betrokken zijn. Het lokale bestuur kan per klachtsituatie besluiten om ook de lokale ombudsman in te schakelen.
Besluit van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied van 26 juni 2013 nummer 4.2.0,
tot vaststelling van de Klachtenregeling gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied
Het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied;
Gelet op artikel 29 van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied;
Interne Klachtenregeling Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied 2013
Hoofdstuk 1 Inleidende bepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
Het doel van deze regeling is het geven van een interne procedure voor de behandeling van klachten ter uitwerking van de klachtenregeling opgenomen in hoofdstuk 9 van de Awb.
Door het algemeen bestuur ingestelde bestuurscommissies, zoals bedoeld in artikel 25 eerste lid van de Wet Gemeenschappelijke regelingen, kunnen deze Klachtenregeling van overeenkomstige toepassing verklaren.
Klachten worden behandeld door de klachtbehandelaar, te weten de naast hogere leidinggevende, die niet inhoudelijk betrokken is geweest bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft, tenzij de klacht
naar aard of inhoud een zodanig gewicht heeft dat een andere leidinggevende deze behoort af te doen.
Artikel 8 Niet in behandeling nemen van een klacht
Een klacht wordt niet in behandeling genomen indien:
zolang terzake daarvan een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en terzake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is.
Artikel 9 In kennis stellen van het niet in behandeling nemen van een klacht
Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de klager door de klachtencordinator zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het klaagschrift schriftelijk in kennis gesteld onder vermelding van de redenen. Deze houdt daarvan registratie bij.
Artikel 11 Verdaging van de afhandeling
Een afschrift van een verdagingsbericht, als bedoeld in artikel 9:11, tweede lid, van de Awb wordt gezonden aan de klachtencoördinator.
Deze regeling kan worden aangehaald als Klachtenregeling Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied ( OD NZKG) 2013.
Per 1 juli 1999 is de Algemene wet bestuursrecht (Awb) aangevuld met een Hoofdstuk 9 Klachtbehandeling. Dit hoofdstuk biedt een wettelijke regeling voor de behandeling van klachten door bestuursorganen.
De regeling is sober en flexibel, en bevat slechts een aantal minimumeisen die dwingend zijn voorgeschreven. De regeling zoekt een evenwicht tussen het bieden van procedurele waarborgen voor een behoorlijke
klachtbehandeling en het voorkomen van nodeloze formalisering of bureaucratisering. Een voorbeeld van het laatste is artikel 9:5 Awb dat bepaalt dat de verplichting tot het verder toepassen van de klachtregeling vervalt zodra het bestuursorgaan naar tevredenheid van de klager aan diens klacht tegemoet is gekomen. Dit geeft uitdrukking aan de gedachte dat via een zorgvuldige klachtbehandeling conflicten vaak juist op een soepele en niet-juridische wijze kunnen worden opgelost.
De Awb-klachtenregeling laat onverlet dat de intern-organisatorische uitwerking hiervan binnen de Omgevingsdienst moet worden vastgelegd. De onderhavige regeling ziet toe op de aanwijzing van de personen binnen de Omgevingsdienst die klachten volgens de Awb-procedure gaan behandelen en afdoen alsmede op de registratie van en publicatie over klachten.
De begripsomschrijving geeft aan dat het gaat om gedragingen jegens individuen gaat. Onder gedraging valt een klacht over zowel gedrag als procedure.
Wanneer een individu of een organisatie het bijvoorbeeld niet eens is met een bepaald beleidsstandpunt of met een beslissing van een bestuursorgaan staan daarvoor andere wegen open. Deze regeling is evenmin van
toepassing op meldingen van vraagstukken in de openbare ruimte. Tegen het nalaten (tijdig) te reageren op dergelijke meldingen kan weer wel een klacht worden gediend.
Een klacht moet binnen zes weken worden afgedaan. Dit houdt in dat in het algemeen het navolgende strakke tijdpad aangehouden zal moeten worden:
• week 1: Ontvangstbevestiging verzenden en dossier opyragen;
• week 2: dossier en klacht analyseren en besluiten over wel/niet in behandeling nemen van de klacht;
• week 3: horen van beklaagde indien van toepassing en klager indien gewenst;
• week 4: overleg met klachtencoiirdinator over afdoening van de klacht aan de hand van een conceptantwoordbrief;
• week 5/6: formele afronding van de klachtbehandeling.
Hoewel afdeling 9.2 van de Algemene wet bestuursrecht dwingend recht bevat, is het toch mogelijk om schriftelijke klachten informeel af te handelen.
Zodra de klager aangeeft dat het bestuursorgaan naar tevredenheid aan zijn klacht tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot het verder behandelen van het klaagschrift. Ter voorkoming van discussie achteraf dient dit onder alle omstandigheden aan de klager schriftelijk te worden bevestigd.
De klachtencoördinator draagt zorg voor het bepaalde in artikel 9:12a Awb. Bij de publicatie van klachten wordt in ieder geval aangegeven:
• hoeveel klachten er dat jaar betrekking hadden op een organisatorische eenheid;
• hoeveel er daarvan zijn behandeld;
• de termijn waarbinnen de klachten zijn behandeld;
• hoeveel klachten gegrond en ongegrond zijn verklaard;
• de conclusie van de Nationale ombudsman wanneer een klacht aan deze is voorgelegd.
Deze gegevens worden niet in een tot de persoon herleidbare vorm weergegeven. Publicatie over bovenstaande vindt in ieder geval plaats in het jaarverslag.
Soms zal een klacht niet tot een 'volledige' behandeling (behoeven te) komen. Conform de geest van de Algemene wet bestuursrecht is het mogelijk klachten niet nodeloos formeel te behandelen. Vanzelfsprekend
behoort de klachtenbehandeling wel zorgvuldig te geschieden en mag de klager niet worden afgehouden van een behandeling volgens deze regeling.
Aan een klager wordt gevraagd de klacht schriftelijk in te dienen. Klager kan dat doen per brief, fax of e-mail. Bij gerede twijfel over de indiener van een klaagschrift kan van de klager veriangd worden deze te voorzien van een handtekening.
Indien een klager gebruik maakt van de klachtenregeling moet hij het klaagschrift voorzien van gegevens over:
• a. naam, adres, telefoonnummer;
• c. een duidelijke omschrijving van de gedraging waartegen de klacht zich richt.
Bij het op schrift stellen van mondelinge klachten kan de klager worden ondersteund door de klachtencoördinator.
Indien het klaagschrift in een vreemde taal is gesteld en een vertaling voor een goede behandeling van het klaagschrift noodzakelijk is, dient de indiener zelf zorg te dragen voor een vertaling.
Artikel 6 Ontvangstbevestiging
Ontvangen klaagschriften worden doorgezonden naar de klachtencoördinator. De ontvangstbevestiging wordt binnen enkele dagen verzonden door de klachtencoödinator. De klachtencoördinator draagt zorg voor de juiste klachtbehandelaar.
De klachtbehandelaar geeft een afschrift van het klaagschrift aan degene die met de aangeklaagde gedraging te maken heeft.
De klager kan worden gehoord. Degene, op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, moet worden gehoord. Van het horen kan worden afgezien indien betrokkenen hebben verklaard geen gebruik te willen maken van het
recht gehoord te worden, dan wel indien de klacht kennelijk ongegrond is. Het horen kan ook telefonisch plaatsvinden.
Functie van het horen is volgens de wetgever niet alleen het verduidelijken van de klacht, maar ook het zo mogelijk vinden van oplossing voor het conflict, dan wel het herstellen van het geschonden vertrouwen, waardoor
ook de behandeling kan worden versneld.
Artikel 11 Verdaging van de afhandeling
De klacht moet binnen zes weken na ontvangst afgehandeld worden. De afhandeling kan met ten hoogste vier weken worden verdaagd (zie ook de toelichting bij artikel 1, sub f). Aan de klager wordt gemotiveerd gemeld
waarom uitstel van de beantwoording noodzakelijk is.
Artikel 12 Oordeel over klacht met verwijzing naar Nationale ombudsman
Het bestuursorgaan stelt de klager schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt. Tevens wordt de klager geïnformeerd over adres en mogelijkheid van inschakeling van de Nationale ombudsman, indien niet tot tevredenheid door de Omgevingsdienst is geantwoord. De taak en bevoegdheden van de ombudsman zijn bij wet geregeld en derhalve niet opgenomen in deze klachtenregeling.