| Organisatie | Goeree-Overflakkee |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Algemene beleidsregel subsidieverstrekking Goeree-Overflakkee |
| Citeertitel | Algemene beleidsregel subsidieverstrekking Goeree-Overflakkee |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 08-08-2013 | 01-01-2013 | 18-04-2018 | Onbekend | 08-01-2013 | Onbekend |
HOOFDSTUK 1 WERKINGSSFEER VAN DEZE BELEIDSREGEL
Artikel 1.1 Toepassing van de Algemene subsidieverordening en overige beleidsregels
Naast deze beleidsregel ten aanzien van de subsidieverstrekking zijn eveneens van toepassing de bepalingen van de Algemene subsidieverordening Goeree-Overflakkee, de Beleidsregel register van erkende organisaties en de Beleidsregel steekproefsgewijze controle subsidies tot € 12.500,-.
Inzet is om voor een periode van een boekjaar afspraken te maken over de te leveren producten en prestaties en de hoogte van de subsidie te bepalen aan de hand van een kostprijs per eenheid te leveren product/prestatie. Daarbij worden ook afspraken gemaakt over de wijze van kostprijsberekening. Uitgangspunt is echter dat niet kostensoorten (huisvesting, personeel e.d.) worden gesubsidieerd, maar de prestatie (outcome met meetbare resultaten gekoppeld aan het beleid van de gemeente Goeree-Overflakkee).
Met alle instellingen die een prestatiesubsidie ontvangen worden de afspraken neergelegd in een door beide partijen te ondertekenen uitvoeringsovereenkomst. Hierin worden in ieder geval afspraken omtrent de te leveren prestaties (inclusief meetbare resultaten), producten, kostprijsberekening en de hoogte van de subsidie.
Op basis van de Algemene subsidieverordening Goeree-Overflakkee moet de instelling voor 1 april voorafgaand aan het subsidiejaar een aanvraag tot subsidieverlening indienen. Als aan de subsidievoorwaarden wordt voldaan, wordt na de vaststelling van de begroting door de gemeenteraad de subsidie verleend. De subsidie moet te allen tijde passen binnen het vastgestelde subsidieplafond.
Op basis van de Algemene subsidieverordening Goeree-Overflakkee dient de instelling zich uiterlijk op 1 juni van het boekjaar volgend op het subsidiejaar te verantwoorden over de bestede subsidie. Hierbij wordt met name gekeken naar de bestede subsidie in relatie tot de geleverde prestaties. De verantwoording vindt plaats door middel van een deugdelijk inhoudelijk en financieel verslag over de uitgevoerde activiteiten, conform de specifieke afspraken in de uitvoeringsovereenkomst. Bedraagt de subsidie meer dan € 75.000,-, dan wordt aan het financieel verslag een accountantsverklaring toegevoegd. Aan de hand van de daadwerkelijk geleverde prestaties/producten wordt de subsidie vastgesteld. De vaststelling vindt plaats binnen twaalf weken na indiening van een complete verantwoording.
Artikel 2.3 Waarderingssubsidies
Uitgangspunt van het verstrekken van waarderingssubsidies is het stimuleren van activiteiten door vrijwilligers. De subsidie is dus niet bedoeld om kostendekkend te zijn, maar is een financiële uiting van de waardering van burgemeester en wethouders voor de activiteiten die door de vrijwilligers worden georganiseerd.
Aanvragers van een waarderingssubsidie dienen een aanvraag tot subsidieverlening in te dienen voor 1 oktober voorafgaand aan het subsidiejaar. Nieuwe aanvragen of aanvragen die inhoudelijk of financieel meer dan 2% afwijken ten opzichte van het vorige aangevraagde subsidiebedrag of aanvragen waarbij er sprake is van een toe- of afname van het ledenaantal met meer dan 10%, dienen voor 1 april van het jaar voorafgaand aan het subsidiejaar ingediend te worden. Als de aanvraag aan alle in de Algemene subsidieverordening Goeree-Overflakkee genoemde voorwaarden voldoet, dan wordt deze subsidie verleend en vastgesteld nadat de gemeenteraad de begroting heeft vastgesteld, tenzij het subsidiebedrag hoger is dan € 12.500,-. De subsidie moet wel passen binnen het vastgestelde subsidieplafond.
Organisaties welke een waarderingssubsidie tot € 12.500,- ontvangen kunnen in het kader van de Beleidsregel steekproefsgewijze controle subsidies tot € 12.500,- verplicht worden tot het indienen van een verantwoording. Zij worden hiervan tijdig op de hoogte gebracht. Het bijhouden van een deugdelijke inhoudelijke en financiële administratie blijft daarom van belang.
Organisaties welke een waarderingssubsidie tot € 12.500,- ontvangen en die niet onder de steekproef vallen zoals bedoeld in het vorige lid, hoeven zich niet te verantwoorden; de subsidie wordt direct verleend en vastgesteld. Hierdoor vindt er géén afrekening achteraf meer plaats. Dit voorkomt extra administratieve lasten bij de organisatie en de gemeente.
Artikel 2.4 Incidentele subsidie
De projectmatig georganiseerde activiteiten dienen een vernieuwend karakter te hebben: een dergelijke activiteit mag niet eerder in het verleden op eenzelfde wijze hebben plaatsgevonden, maar moet vernieuwende elementen bevatten. Het is niet mogelijk om dezelfde activiteit een tweede keer te subsidiëren.
De projectmatig georganiseerde activiteiten dienen een vernieuwend en regionaal karakter te hebben en maatschappelijke effecten te realiseren: een dergelijke activiteit mag niet eerder in het verleden op eenzelfde wijze hebben plaatsgevonden, maar moet vernieuwende elementen bevatten. Daarnaast dient de activiteit maatschappelijke effecten te realiseren die aansluiten op de beleidsdoelen van de gemeente Goeree-Overflakkee. De te realiseren prestaties in de vorm van maatschappelijke effecten zijn van belang bij een projectsubsidie.
Projectsubsidies kunnen het gehele jaar door worden aangevraagd bij burgemeester en wethouders, mits zesentwintig weken voor aanvang van de activiteiten. Kosten voor (deel)activiteiten die al gestart zijn zonder voorafgaande toestemming van burgemeester en wethouders komen niet voor subsidie in aanmerking.
Organisaties welke een projectsubsidie tot € 12.500,- ontvangen kunnen in het kader van de Beleidsregel steekproefsgewijze controle subsidies tot € 12.500,- verplicht worden tot het indienen van een verantwoording. Organisaties welke een projectsubsidie ontvangen welke hoger is dan € 12.500,- dienen zich altijd te verantwoorden over de bestede subsidie. Dit gebeurt middels het verantwoordingsformulier.
7.Organisaties welke een projectsubsidie tot € 12.500,- ontvangen en die niet onder de steekproef vallen zoals bedoeld in het vorige lid, worden verleend en vastgesteld. Hierdoor vindt er géén afrekening achteraf meer plaats. Dit voorkomt extra administratieve lasten bij de organisatie en de gemeente.
1°. grondkosten; 2°. bouwkosten; 3°. advieskosten;
5°. kosten technische installaties; 6°. overige bijkomende kosten; 7°. onvoorzien;
3. Volledigheidshalve wordt opgemerkt, dat een aanvraag die voldoet aan bovenstaande voorwaarden niet vanzelfsprekend leidt tot honorering. Het subsidieplafond is nihil, zodat altijd afzonderlijke besluitvorming over het verhogen van het subsidieplafond noodzakelijk is. Dit betekent dat een integrale afweging moet plaatsvinden binnen het geheel van de gemeentelijke begroting.
HOOFDSTUK 3 ALGEMENE VOORWAARDEN
Artikel 3.1 Algemene voorwaarden subsidieverlening
Aan de subsidieverlening kunnen voorwaarden worden verbonden. Deze zijn te onderscheiden in algemene voorwaarden, die in principe voor alle te subsidiëren organisaties gelden en in specifieke, voor individuele organisaties geldende voorwaarden. Om voor subsidie in aanmerking te komen moet een instelling of vereniging aan de volgende algemene voorwaarden voldoen:
Het aantal algemene voorwaarden is bewust beperkt gehouden. Organisaties zijn zelf verantwoordelijk voor hun functioneren en te nemen maatregelen die aan een goed functioneren moeten bijdragen. Zaken zoals de regeling van hun rechtsvorm; de wijze waarop zij zich door bijvoorbeeld koepelorganisaties laten ondersteunen; het afdekken van risico’s; de deskundigheidsbevordering van de bij hen werkzame personen en de zorg dat scholing en activiteiten onder gekwalificeerde leiding worden verzorgd en verricht, rekenen wij tot de verantwoordelijkheid van de organisaties. De wijze waarop zij aan hun verantwoordelijkheid invulling geven maakt onderdeel uit van de beoordeling van aanvragen voor subsidieverlening en - vaststelling.
Artikel 3.2 Specifieke elementen
De hoogte van zowel waarderings- en prestatiesubsidies wordt jaarlijks aangepast aan de hand van de uitgangspunten voor de gemeentebegroting. Jaarlijks worden die neergelegd in een kadernota, welke het vertrekpunt vormt bij de opstelling van de gemeentebegroting voor het komende jaar en het meerjarenperspectief voor de daaropvolgende drie jaren. Een onderdeel van de kadernota betreft de aan te houden loon- en prijsstijgingen voor de komende jaren. Deze worden onder andere bepaald aan de hand van de zogeheten meicirculaire van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Deze meicirculaire dient voor de berekening van de hoogte van de algemene uitkering die gemeenten ontvangen uit het gemeentefonds. In de meicirculaire staat onder meer vermeld wat de te verwachten prijsstijging is van de overheidsconsumptie alsmede de te verwachten ontwikkeling van de loonkosten in de overheidssector.
Voor instellingen, die personeel in dienst hebben, vindt indexering plaats voor de algehele loonontwikkeling. De hoogte van de indexering wordt gebaseerd op de loonontwikkeling in de betreffende sector. Per instelling worden meerjarige afspraken gemaakt over het procentuele aandeel van de personele component in de begroting. Dit aandeel wordt vervolgens jaarlijks geïndexeerd voor de loonontwikkeling.
Artikel 3.3 Reserves en voorzieningen
De Algemene subsidieverordening Goeree-Overflakkee staat vermogensvorming in de vorm van reserves toe. Daarbij is er een spanningsveld. Enerzijds moeten gesubsidieerde instellingen voldoende vrijheid van handelen krijgen om slagvaardig en bedrijfsmatig werken te stimuleren. Dit betekent een zekere armslag om perioden met ‘slecht weer’ te kunnen overbruggen. In dat kader is het van belang om een eventueel positief resultaat – er vanuit gaand dat de afgesproken prestaties zijn geleverd – niet direct en volledig af te romen. Bovendien zou een dergelijke afroming eerder stimuleren om nog snel voor het eind van een subsidiejaar extra uitgaven te doen die mogelijk niet echt noodzakelijk zijn. Anderzijds moet ook worden voorkomen dat ten koste van gemeenschapsgeld overmatig aan reservevorming bij instellingen wordt gedaan. Resumerend betekent dit dat reservevorming mogelijk is, maar dat het aantal en de omvang van de reserves beperkt wordt. Hieronder – en bij de beleidsregels per beleidsterrein – worden daarom aanvullende voorwaarden gesteld aan reserves. Daartoe worden eerst de begrippen reserves en voorzieningen nader toegelicht.
Reserves maken deel uit van het eigen vermogen van de instelling. De instelling kan zelf vrij beschikken over de betreffende middelen. Reserves worden gevormd uit de exploitatieoverschotten en zijn hierdoor een winstbestemming.
o Algemene reserves zijn reserves met een algemeen karakter en daarom vrij aanwendbaar. Zij zijn onder andere bedoeld om eventuele bedrijfsrisico’s op te vangen, waarmee een gebudgetteerde instelling wordt geconfronteerd.
o Bestemmingsreserves zijn specifieke reserves waaraan tevoren een bestemming is gegeven. Voorbeelden voor bestemmingsreserves zijn:
Voorzieningen behoren tot het vreemd vermogen van de instelling. Voorzieningen zijn gericht op het kunnen voldoen van vooraf duidelijk kwantificeerbare verplichtingen. Voorzieningen kunnen louter en alleen worden aangewend voor het doel waarvoor zij zijn ingesteld. Voorzieningen worden gevormd uit de exploitatie in het jaar waarop de verplichting is ontstaan en dient tot het gelijkmatig verdelen van de lasten over een beperkt aantal jaren. Het vormen van voorzieningen is een normaal aspect van de bedrijfsvoering en dient daarom onderdeel uit te maken van de begroting en rekening van de instelling. Er is dus sprake van normale kosten. Daarom kunnenvoorzieningen nooit voortvloeien uit het feit, dat de gemeente subsidie verstrekt. Voorzieningen kunnen gevormd worden voor:
De hoogte van de reserves en voorzieningen moet in redelijke relatie staan tot het totaal aan lasten van de instelling en de voorzieningen moeten een duidelijke relatie hebben met de verwachte risico’s. Anders gezegd: een instelling komt niet voor een subsidie in aanmerking als de instelling zich in een zodanige financiële positie bevindt dat de subsidie feitelijk overbodig is.
Erkende organisaties dienen toestemming van burgemeester en wethouders te vragen om reserves of voorzieningen op te bouwen. In dit geval worden de door burgemeester en wethouders goedgekeurde reserves en voorzieningen niet meegenomen in de berekening van de eigen middelen in het kader van de subsidieverlening en subsidievaststelling.
Op basis van dit plan beoordelen burgemeester en wethouders de eigen vermogenspositie van de instelling.
“Vrienden van..”. Vermogen, dat desondanks bij een steunstichting is ondergebracht, wordt geacht te behoren tot vermogen van de instelling en wordt bij de subsidieberekening betrokken op basis van bovenstaande regel reserveopbouw.
1.Instellingen zijn zelf volledig verantwoordelijk voor het te voeren personeelsbeleid. De instelling is zelf verantwoordelijk voor het werven, selecteren, aanstellen en ontslaan van personeel, inclusief alle bijkomende verplichtingen. Bij bijkomende verplichtingen moet onder andere worden gedacht aan wachtgeldverplichtingen of deskundigheidsbevordering.
In de budgetonderhandelingen met de instellingen met personeel in dienst worden in het kader van de kostprijsberekening afspraken gemaakt over het procentuele aandeel van de personele component in de kostprijs. Dit aandeel wordt de norm voor de komende twee jaar. Het aandeel voor de personele component wordt jaarlijks geïndexeerd.
Vervolgens is de instelling vrij om extra personeel aan te trekken dan wel vacatures open te houden, personeel te ontslaan, enz. Dit heeft geen effect op de subsidie en kan evenmin leiden tot extra claims bij de gemeente. Feitelijk wordt een budget ter beschikking gesteld zonder dat wordt voorgeschreven hoeveel personeel in dienst is. Dit alles geldt steeds onder de voorwaarde dat de afgesproken productie wordt geleverd. Immers, niet het aantal personeelsleden is relevant, maar de relatie subsidie en te leveren prestatie.
De Algemene subsidieverordening Goeree-Overflakkee biedt de verplichting tot het stellen van subsidieplafonds door burgemeester en wethouders. Een subsidieplafond is het bedrag dat gedurende een bepaalde periode – subsidiejaar – ten hoogste beschikbaar is voor de verstrekking van subsidies. Plafonds kunnen ook voor (delen van) beleidsterreinen worden ingesteld. De Algemene wet bestuursrecht verplicht tot weigering van subsidie als een plafond wordt overschreden.
Als door het vaststellen van een subsidieplafond maar een beperkt bedrag beschikbaar is voor verstrekking van een bepaalde subsidie, zullen niet alle aanvragen – hoewel in beginsel voor toewijzing in aanmerking komend – kunnen worden gehonoreerd. De vraag is dan welke aanvraag voorrang heeft. Grofweg worden er drie verdeelsystemen onderscheiden:
a.Het ‘wie het eerst komt, het eerst maalt’-systeem
Er wordt op aanvragen beslist in volgorde van binnenkomst. De aanvragen die voldoen aan de criteria worden toegewezen, net zo lang tot de subsidiepot op is. Ter voorkoming van ‘pro forma’-aanvragen geldt als binnenkomstdatum het moment, waarop de aanvraag compleet is.
De aanvragen moeten voor een bepaalde datum worden ingediend en vervolgens vindt rangschikking plaats op basis van kwalitatieve criteria. Wanneer een lagere rangschikking leidt tot weigering, dan moet de gemeente uiteraard motiveren waarom de aanvraag een lage rangschikking krijgt.
De aanvragen moeten voor een bepaalde datum worden ingediend. Bij overschrijding van het subsidieplafond wordt de subsidie van alle in aanmerking komende organisaties naar rato van de normbedragen gekort. Dit gebeurt door middel van een breukregeling met in de teller het plafondbedrag en in de noemer het aan de hand van normbedragen berekende totale subsidiebedrag.
Deze beleidsregel treedt in werking op de eerste dag na die van zijn bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2013.