| Organisatie | Zevenaar |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | nr 04.02 Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Zevenaar |
| Citeertitel | Controleverordening gemeente Zevenaar 2005 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | gemeentelijke belastingen, retributies, heffingen |
Hernieuwd bij gemeentelijke herindeling 2005
Wet op de Accountant- administratieconsulentenGemeentewet, art.147, art. 186, art. 197 en art. 213, Besluit accountantscontrole gemeenten
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-07-2005 | Nieuwe regeling | 29-10-2003 Zevenaar Post, datum onbekend | 03-085 | ||
| 27-01-2005 | nieuwe regeling bij gemeentelijke herindeling | 03-01-2005 Zevenaar Post,19-1-2005 | 05-003 | ||
| 15-11-2003 | Nieuwe regeling | 29-10-2003 Zevenaar Post, datum onbekend | 03-085 | ||
| 15-11-2003 | nieuwe regeling | 29-10-2003 onbekend | 03-085 |
In deze verordening wordt verstaan onder:
accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of
organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.
de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:
het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;
het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;
het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in artikel 186 Gemeentewet;
de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;
waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.
c.rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole:
het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten.
een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van tenminste 2 en ten hoogste 6 jaar.
Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.
De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:
De raad stelt jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vast de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.
In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast.
Artikel 3. Informatieverstrekking door college
Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.
Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. desgevraagd aan de accountant ter beschikking gesteld worden.
Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.
Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 1 juli aan de raad.
Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.
Artikel 4. Inrichting accountantscontrole
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountants-controle wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles.
De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.
Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-) overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiging uit) de raad, de portefeuillehouder financiën en de directeur Middelen.
Artikel 5. Toegang tot informatie
De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.
De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.
Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.
Artikel 6. Overige controles en opdrachten
Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltref-fendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.
Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant.
Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, C.B.S. e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant.
Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.
In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de gemeentesecretaris en de concern-controller.
De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.
Op verzoek van de raad bespreekt de accountant voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad.
Deze verordening treedt inwerking per 1 juli 2005 met dien verstande dat zij voor het eerst van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2005.
Gelijktijdig met de inwerkingtreding van deze verordening wordt ingetrokken de Controleveror-dening gemeente Zevenaar 2003, die voor het laatst van toepassing is op de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2004.
ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING CONTROLEVERORDENING ZEVENAAR 2005
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197 Gemeentewet).
De jaarrekening moet door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd in opdracht van de raad.
Het is dan ook de raad, die de accountant aanwijst (artikel 213 Gemeentewet).
Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening. Het eerste lid legt de periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening vast. Het tweede lid regelt dat het college verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening.
Het derde lid geeft aan, dat de raad een programma van eisen vaststelt ten behoeve van de aanbesteding van de accountantscontrole en hetgeen in dit programma van eisen opgenomen dient te worden.
Voor de accountantscontrole geldt het “Besluit accountantscontrole gemeenten” dat krachtens artikel 213 Gemeentewet door de minister is vastgesteld. Het “Besluit accountantscontrole gemeenten’’ bevat onder andere regels voor de omvangsbases en goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen.
In de accountantscontrole bestaan twee gangbare begrippen die de marge voor controle en rapportering aangeven, te weten: de goedkeuringstolerantie en de rapporteringstolerantie. Deze toleranties gelden voor zowel het getrouwe beeld als voor de rechtmatigheid.
Niet iedere fout of onzekerheid zal leiden tot een niet-goedkeurende accountantsverklaring, alleen al omdat de accountant niet iedere afzonderlijke financiële transactie controleert. Omdat de accountant niet alles controleert moet hij bepaalde fouten- en onzekerheidsmarges hanteren, die de goedkeurings-tolerantie wordt genoemd. De bovengrenzen van de goedkeuringstolerantie zijn in het “Besluit accountantscontrole gemeenten” bepaald op 1% voor fouten in de jaarrekening en op 3% voor onzekerheden in de controle. De raad kan deze percentages aanscherpen, dat wil zeggen op een lager percentage dan 1% respectievelijk 3% stellen, maar hiervoor wordt niet gekozen.
Vaststelling van lagere toleranties leidt tot verhoging van de zekerheid, doch ook tot een toename van de controle-inspanningen van de accountant en de organisatie met als gevolg daarvan hogere (controle)kosten.
De accountant dient behalve de accountantsverklaring ook een verslag van bevindingen op te stellen. In dit verslag moet de accountant onder meer fouten in de jaarrekening en onzekerheden in de controle opnemen die geen invloed hebben op de strekking van de accountantsverklaring, maar wel van zodanig belang zijn, dat deze aan de raad moeten worden gerapporteerd. Ook hier worden marges gehanteerd. In de opdrachtverstrekking aan de accountant zijn geen nadere rapporteringstolerantie(s) voorgeschreven en daarom zijn deze gelijk aan de bedragen van de goedkeuringstolerantie.
De raad kan posten van de jaarrekening of deelverantwoording aanwijzen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden en waarvoor afwijkende lagere rapporteringstoleranties gelden. Dit is eveneens mogelijk voor gemeentelijke producten en organisatieonderdelen.
In het derde lid zijn tevens aanvullende zaken opgenomen ten aanzien van eisen die de raad kan stellen aan de werkzaamheden van de accountant, zoals aanvullende inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen en aanvullende extra rapportages en controles.
In lid 4 wordt geregeld, dat de raad de onderdelen van de jaarrekening, de onderdelen van de deelverantwoordingen en de gemeentelijke organisatie-onderdelen jaarlijks kan vaststellen.
Lid 5 geeft regels indien er sprake is van Europese aanbesteding. Gelet op het bedrag dat gemoeid is met de accountantscontrole in Zevenaar is hiervoor geen aanleiding.
Artikel 3. Informatieverstrekking door college
In de nieuwe gedualiseerde verhoudingen is het college verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Ten opzichte van de raad is het college ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door de raad geëiste deelverantwoordingen. Artikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant. Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden. Het college moet de achterliggende bescheiden beschikbaar stellen aan de accountant.
Het derde lid verplicht het college een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het college verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. Het is overigens geen wettelijke verplichting om een dergelijke verklaring te verstrekken, maar wel een algemeen gebruik.
In het vierde lid wordt een uiterlijke datum aan het college gesteld voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de raad. De jaarrekening moet namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 Gemeentewet). Voor deze datum moet de jaarrekening door de raad zijn behandeld en moet een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 Gemeentewet) zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld. De accountant verzendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen rechtstreeks aan de raad. Het tweede lid van artikel 197 Gemeentewet bepaalt echter, dat het college bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan de raad daarbij moet toevoegen de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen. Het college kan een eventuele reactie hierop toevoegen.
Het vijfde lid van het artikel gebiedt het college alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de raad aan het college bekend is geworden, terstond te melden aan de raad en de accountant.
Artikel 4. Uitvoering controle
Artikel 4 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag onaangekondigd controles uitvoeren. Het college is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.
Artikel 5. Toegang tot informatie
Om een goede controle uit te voeren moet de accountant onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 5 kent deze bevoegdheid toe aan de accountant. Dit met in achtneming van de afspraken met de raad uit het programma van eisen. Het artikel legt aan het college de plicht op er voor te zorgen, dat de accountant onbelemmerde toegang heeft tot de burelen van de gemeente en de ambtenaren meewerken aan de accountantscontrole.
Artikel 6. Overige controles en opdrachten
Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de specifieke uitkeringen vaak een aparte accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het college. Ook kan het college besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de door de raad benoemde accountant. Het betreft advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen. Het eerste lid regelt hoe het college moet omgaan met de uitbesteding van advieswerkzaamheden zoals de verbetering van de administratieve organisatie, aan de door de raad benoemde accountant. Door deze werkzaamheden te gunnen aan de door de raad benoemde accountant kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor de raad in het geding komen. Overigens is de accountantswetgeving op het gebied nog onderwerp van studie. Hetzelfde geldt voor die gevallen waarbij de accountant bij de accountantscontrole zijn eigen werk moet controleren. Het lid bepaalt, dat het college voor advieswerkzaamheden, zoals bijvoorbeeld op het gebied van de bestuurlijke informatieverzorging of de rechtmatigheid, de door de raad benoemde accountant kan inschakelen.
Het tweede en het derde lid regelen, dat het college voor de overige controlewerkzaamheden in het algemeen de door de raad benoemde accountant inschakelt. Het college mag hiervan afwijken. De accountant die de jaarrekening controleert, is vaak beter bekend met de gemeentelijke administraties. Daarbij kunnen controles van de jaarrekening en controles van medebewindstaken tegelijkertijd door één accountant worden uitgevoerd (single audit), hetgeen besparingen kan opleveren. In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van prijstechnische aard zijn, maar ook van bijvoorbeeld organisatorische aard (zo kan de controle op gemeenschappelijke activiteiten met een andere gemeente door de accountant van de andere gemeente worden uitgevoerd). De verordening regelt dat het college in deze gevallen vrij is in de keuze van de accountant.
Het derde en vierde lid van artikel 213 Gemeentewet regelt de rapportering en de inhoud daarvan van de accountant aan de raad en het college. Aanvullend daarop kan de raad in zijn programma van eisen bij de aanbesteding aanvullende inhoudelijke eisen stellen, maar ook aanvullende rapporteringen van de accountant verlangen (artikel 2, lid 3, letters c & e van deze verordening). Artikel 7 regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles.
Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door de raad in het programma van eisen van de aanbesteding opgenomen tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het eerste lid regelt, dat het college in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Dit opdat het college (in overleg met de raad en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen.
Het tweede lid regelt, dat het management een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over rubriceringsfouten en onvolkomenheden in de administratieve organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de gemeente kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.
Voorts is in het artikel een lid opgenomen voor de procedure van hoor en wederhoor.
De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad door de accountant besproken met het college. Het geeft het college de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept-)verslag van bevindingen.
Tot slot is in het vierde lid van dit artikel opgenomen, dat op verzoek van de raad de accountant zijn verslag van bevindingen aan de raad mondeling kan toelichten.
Deze verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 213 Gemeentewet opgestelde verordening en is voor het eerst van toepassing op de accountantscontrole over 2005.
De oude verordening is voor het laatst van toepassing is op de jaarrekening 2004.