CVDR301426_2Mandaatbesluit Súdwest Fryslân 2011nlregelingSúdwest-Fryslân2017-10-10Súdwest-FryslânTa jo tjinstMandaatbesluit Súdwest Fryslân 2011gemeentewet afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrechtcollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2011-01-11De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2011-01-192012-04-01nieuwe regelgeving-Geen.geen.Mandaatbesluit Súdwest Fryslân 2011 MANDAATBESLUIT SUDWEST FRYSLAN 2011 Burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Sudwest Fryslan, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft; gelet op de Gemeentewet en afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht b e s l u i t e n : vast te stellen het navolgende Mandaatbesluit Sudwest Fryslan 2011Artikel1Definities In dit besluit wordt verstaan onder: a. de gemeentesecretaris: de gemeentesecretaris van Sudwest Fryslan, tevens algemeen directeur en voorzitter van de directie. b. een directeur: een lid van de directie. c. de directie: de directeuren gezamenlijk. d. mandaat: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester besluiten te nemen, als bedoeld in afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht. e. volmacht: de bevoegdheid om namens het bevoegde bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten, als bedoeld in artikel 160 Gemeentewet. f. machtiging: de bevoegdheid om namens het bevoegde bestuursorgaan handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.Artikel2Mandaat gemeentesecretaris1 Aan de gemeentesecretaris wordt mandaat verleend ten aanzien van de tot het college en de burgemeester behorende aangelegenheden.2 De gemeentesecretaris is bevoegd om mandaten die bij dit besluit aan onder hem ressorterende functionarissen zijn verleend, geheel of gedeeltelijk en al dan niet tijdelijk, in te trekken. Een dergelijk besluit wordt schriftelijk vastgelegd en bekendgemaakt, tenzij het om een concrete, individuele en eenmalige aangelegenheid gaat.3 De in bijlage 1 genoemde bevoegdheden blijven voorbehouden aan het college of burgemeester.4 Het college respectievelijk de burgemeester kan instructies geven over de wijze waarop de gemandateerde bevoegdheden worden uitgeoefend.Artikel3Mandaat afdelingsmanagers1 De aan de gemeentesecretaris gemandateerde bevoegdheden worden gemandateerd aan de afdelingsmanagers2 De afdelingsmanagers maken van het aan hen verleende mandaat slechts gebruik ten aanzien van aangelegenheden die behoren tot het werkterrein van de betreffende afdeling.3 Aan de gemeentesecretaris blijven voorbehouden de bevoegdheden die bij of krachtens de wet aan zijn functie zijn toegekend.4 In afwijking van het gestelde in het eerste lid worden de in bijlage 2 opgenomen bevoegdheden slechts aan de daarbij genoemde functionarissen gemandateerd.5 De in bijlage 3 genoemde bevoegdheden blijven voorbehouden aan de gemeentesecretaris.6 De afdelingsmanagers zijn bevoegd om mandaten die bij dit besluit aan onder hen ressorterende functionarissen zijn verleend, geheel of gedeeltelijk en al dan niet tijdelijk, in te trekken. Een dergelijk besluit wordt schriftelijk vastgelegd en bekendgemaakt, tenzij het om een concrete, individuele en eenmalige aangelegenheid gaat.Artikel4Mandaat teammanagers1 De aan de afdelingsmanagers gemandateerde bevoegdheden worden gemandateerd aan de teammanagers.2 De in het eerste lid genoemde functionarissen maken van het aan hen verleende mandaat slechts gebruik ten aanzien van aangelegenheden die behoren tot het werkterrein van hun team.3 De in bijlage 4 genoemde bevoegdheden blijven voorbehouden aan de afdelingsmanager.4 De in bijlage 5 genoemde bevoegdheden blijven voorbehouden aan de teammanager.Artikel5Ondermandaat1 De teammanagers zijn bevoegd de onder hen ressorterende medewerkers ondermandaat te verlenen, nadat dit is voorgelegd aan het managementteam. Op ondermandaat zijn de bepalingen van dit besluit van overeenkomstige toepassing.2 Het verlenen van ondermandaat geschiedt schriftelijk en wordt als bijlage 7 aan dit mandaatbesluit gevoegd.Artikel6Algemene uitzonderingen van mandaat1 Geen mandaat wordt verleend indien artikel 10:3 Awb van toepassing is.2 Het vermelde in dit mandaatbesluit laat hetgeen in de Budgethoudersregeling onverlet.Artikel7Terugkoppeling De mandaathouder draagt er zorg voor dat er terugkoppeling aan het bestuursorgaan / portefeuillehouder plaatsvindt voordat een besluit wordt genomen, indien: a. het een aangelegenheid betreft waarover door de raad in een eerder stadium vragen aan het college of de burgemeester zijn gesteld; b. het bestuursorgaan, dan wel de portefeuillehouder dit heeft kenbaar gemaakt; c. het besluit ingrijpende financiële consequenties heeft, zoals budgetoverschrijding of het aangaan van meerjarige verplichtingen; d. bij een besluit meerdere afdelingen zijn betrokken, wier standpunt niet gelijkluidend is; e. het besluit of (rechts)handeling als politiek, bestuurlijk of anderszins gevoelig wordt aangemerkt; f. de aangelegenheid tot kritische berichtgeving in de media heeft geleid dan wel in verband met de aard van de aangelegenheid redelijkerwijs moet worden aangenomen dat dit zal gebeuren.Artikel8Ondertekening1 De bevoegdheid om in mandaat beslissingen te nemen impliceert de bevoegdheid tot ondertekening namens het bestuursorgaan, tenzij dit anders is geregeld.2 De stukken worden als volgt ondertekend: Het college van burgemeester en wethouders van Sudwest Fryslan Namens deze, gevolgd door functieaanduiding, ondertekening en naam c.q. De burgemeester van Sudwest Fryslan Namens deze, gevolgd door functieaanduiding, ondertekening en naamArtikel9Vervanging mandaathouder1 Bij afwezigheid van een afdelingsmanager kan een manager van een andere afdeling deze vervangen.2 Bij afwezigheid van een teammanager kan een manager van een ander team binnen dezelfde afdeling deze vervangen.3 In de overige gevallen wordt de mandaathouder vervangen door de direct leidinggevende.Artikel10Volmacht en machtiging Voor de toepassing van deze regeling en de daarop berustende bepalingen worden met mandaat gelijkgesteld de verlening van volmacht en machtiging.Artikel11Mandaat aan externen Het verlenen van mandaat als bedoeld in artikel 10:4 Awb blijft voorbehouden aan het bevoegd bestuursorgaan. Deze verleende mandaten zijn opgenomen in bijlage 6 bij dit mandaatbesluit.Artikel12Wijzigingen1 Wijzigingen in het (onder)mandaatbesluit dienen in overleg met de afdeling Juridische en Veiligheidszaken plaats te vinden.2 De afdeling Juridische en Veiligheidszaken draagt zorg voor een actuele geconsolideerde versie van het (onder)mandaatbesluit.Artikel13Intrekking Met ingang van het tijdstip van inwerkingtreding van dit besluit worden alle eerder genomen (onder)mandaatbesluiten van de gemeenten Bolsward, Nijefurd, Sneek, Wünseradiel en Wymbritseradiel ingetrokken.Artikel14Inwerkingtreding Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking.Artikel15Citeertitel Dit besluit wordt aangehaald als "Mandaatbesluit Sudwest Fryslan 2011". Aldus vastgesteld in de vergadering van 11 januari 2011 Het college van Burgemeester en Wethouders de secretaris, J. Krul de burgemeester, drs. H. Apotheker  Aldus vastgesteld op 11 januari 2011 de burgemeester, drs. H.H. Apotheker - Bijlagen 1 t/m 7 6 = externen 7 ondermandaat12 Aangelegenheden welke ingevolge artikel 3, vierde lid van het Mandaatbesluit 2011 blijven voorbehouden aan de in deze bijlage genoemde functionarissen Behorende bij besluit nummer 11 van 4 januari 2011 A. Bestuurlijk-Juridische aangelegenheden Publiekrecht Aan de teammanager van het team Juridische en Veiligheidszaken en de teammanager van het team Informatievoorziening blijven voorbehouden de bevoegdheid tot: a. het doen van meldingen aan het College Bescherming Persoonsgegevens; b. het nemen van beslissingen op verzoeken om informatie, één en ander in het kader van de Wet bescherming persoonsgegevens. Privaatrecht Aanbestedingen n.v.t. Contracten n.v.t. Civiele procedures n.v.t. Overige privaatrechtelijke handelingen 1. Aan de teammanager van het team Juridische en Veiligheidszaken blijft voorbehouden de bevoegdheid tot het aangaan van verzekeringsovereenkomsten t.b.v. a. in beheer zijnde gebouwen, accommodaties, objecten etc. incl. inventaris, alsmede van gemeente-eigendommen waarvan de verzekering niet aan anderen is opgedragen; b. machines, vervoermiddelen, gereedschappen e.d. die eigendom zijn van de gemeente; c. bij de gemeente in dienst zijnde personeel of daarmee gelijk te stellen personen; d. ter dekking van bepaalde risico's bij de uitvoering van werken; e. de aansprakelijkheid jegens de gemeente. 2. Aan de bij een incident betrokken hoogste operationeel leidinggevende van de brandweer blijft voorbehouden de bevoegdheid om, tijdens diens taakuitvoering, overeenkomsten aan te gaan die naar zijn oordeel nodig zijn om een aanwezige of dreigende onveilige situatie te doen beëindigen ofte voorkomen. 3. Aan de (piket)ambtenaar rampenbestrijding is voorbehouden om ten tijde van een GRIP 1 situatie de algehele coördinatie te verzorgen voor alle in te zetten gemeentelijke diensten. 4. Aan de (piket)ambtenaar rampenbestrijding is voorbehouden om ten tijde van een GRIP 1 situatie tot een maximum bedrag van € 10.000,- opdrachten te verlenen aan externen ten behoeve van het beperken of bestrijden van de gevolgen van een (dreigende) ramp of calamiteit. 5. Aan de (piket)ambtenaar rampenbestrijding is voorbehouden om ten tijde van een GRIP 1 situatie opdrachten te verlenen aan externen ten behoeve van het beperken of bestrijden van de gevolgen van een (dreigende) ramp of calamiteit boven het bedrag van € 10.000,- met een maximum van € 50.000,- na hier overleg over te hebben gevoerd met de burgemeester. 6. Aan de brandweercommandant blijft voorbehouden het afgeven van een machtiging voor het gebruik van een sleutelbuissysteem. Machtiging n.v.t.B. Personeelsaangelegenheden Aan het lid van de directie, verantwoordelijk voor Human Resource blijven de volgende bevoegdheden voorbehouden: 1. Het toekennen van een gratificatie. 2.. Het toekennen van extra salarisverhoging van teammanagers en afdelingshoofden. 3. Het toekennen van een persoonlijke toelage van teammanagers en afdelingshoofden. 4. Het nemen van beslissingen inzake het openstellen van vacatures Aan de teammanager Human Resource blijven de volgende bevoegdheden voorbehouden: 1. Het nemen van beslissingen ten aanzien van overlijdensuitkeringen aan nagelaten betrekkingen van overleden ambtenaren; 2. Het nemen van beslissingen ten aanzien van hét toekennen van een BHV-toelage; 3. Het uitvoeren van de wachtgeldregeling en de suppletieregeling zoals deze gelden voor wachtgelders die voor 1 januari 2001 zijn ontslagen; 4. Het verlenen van ontslag op eigen verzoek, waaronder pensioen en FPU.C. Overige aangelegenheden n.v.t.    3 Aangelegenheden welke ingevolge artikel 3, vijfde lid van het Mandaatbesluit 2011 blijven voorbehouden aan de gemeentesecretaris Behorende bij besluit nummer 11, d.d. 1111 A. Bestuurlijk-Juridische aangelegenheden Publiekrecht 1. Het aanwijzen van vertegenwoordigers van de gemeente en de gemeentelijke bestuursorganen in rechtsgedingen en bij de hoorzittingen van de commissie voor de bezwaarschriften. 2. Het intrekken en het lager vaststellen van een subsidie.Privaatrecht Aanbestedingen n.v.t. Contracten Het ontbinden van een overeenkomst. Civiele procedures Het aanwijzen van vertegenwoordigers van de gemeente en de gemeentelijke bestuursorganen in civiele procedures. Overige privaatrechtelijke rechtshandelingen Het kwijtschelden en buiten invordering stellen van vorderingen met een financieel belang lager dan € 10.000,-. Machtiging n.v.t.B. Personeelsaangelegenheden 1. Het toekennen van een persoonlijke schaal. 2. Het toepassen van de.hardheidsclausule van de bezoldigingsregeling. 3. Het toekennen van een waarnemingsvergoeding in bijzondere situaties. 4. Het verlenen van ontslag wegens arbeidsongeschiktheid. 5. Het opdragen van andere werkzaamheden onder andere in tijden van oorlog. 6. Het uitvoeren van de regeling klokkenluiders. 7. Het toepassen van hardheidsclausules van alle door het college vastgestelde (uitvoerings-) regelingen.. 8. Het jaarlijks aanwijzen van verplichte brugdagen. 9. Het opleggen van een schorsing als ordemaatregel.C. Overige aangelegenheden n.v.t.45 Aangelegenheden welke ingevolge artikel 4, vierde lid van het Mandaatbesluit 2011 blijven voorbehouden aan de teammanagers. Behorende bij besluit nummer ??, d.d. ????A. Bestuurlijk-Juridische aangelegenheden Publiekrecht 1. Het nemen van besluiten tot het toepassen, het weigeren toe te passen of het beëindigen van de toepassing van handhavingsinstrumenten, conform vastgesteld beleid. 2. Het nemen van besluiten tot het verlenen, weigeren, vaststellen, wijzigen en terugvorderen van subsidie conform vastgesteld beleid. 3. Het aanvragen van vergunningen en ontheffingen en het doen van meldingen ten behoeve van de eigen organisatie. Privaatrecht Aanbestedingen Het nemen van (voorlopig) gunningsbesluiten en het afsluiten van de daaruit voortvloeiende Overeenkomsten voorzover vallend binnen de toegekende budgetten en vastgestelde kaders. Contracten Het besluit tot het aangaan en ondertekenen van overeenkomsten, binnen de toegekende budgetten en vast gestelde kaders. Civiele procedures n.v.t. Overige privaatrechtelijke rechtshandelingen 1. Het nemen van besluiten over verzoeken om schadevergoeding tot een bedrag van € 50.000, voor zover dergelijke verzoeken op grond van de verzekeringspolis niet aan de verzekeraar moeten worden overgedragen 2. Het namens de gemeente uitbrengen van een offerte voor een door de gemeente te verrichten levering of dienst. Machtiging Behoudens verleende volmachten aan derden, het ondertekenen van notariële akten.B. Personeelsaangelegenheden 1. Het aanstellen van medewerkers 2. Het aanstellen in vaste dienst na proeftijdperiode; 3. Het besluiten op het verzoek om arbeidstijdverkorting 5. Het inlenen van extern personeel. 6. De plaatsing van de ambtenaar in de voor zijn functie geldende schaal 7. Het toekennen van salaris bij aanstelling van medewerkers. 1. Het verplicht volgen van een opleiding. 2. Het verlenen van verlof. 3. Het verlenen van toestemming tot deelneming aan studiebijeenkomsten, congressen, seminars e.d. 4. Het bepalen van functies waarvoor uniformkleding is verplicht. 5. Het opleggen van een verbod om de werkzaamheden te vervullen in verband met het in contact staan of kort geleden heeft gestaan met een persoon met een infectieziekte.C. Overige aangelegenheden n.v.t.6 Mandaat aan externen        1. Politie regio Fryslân, team Sneek/Wymbritseradiel en team Iselmarkust        2. Ministerie van verkeer en waterstaat         Ontheffing bijzondere transporten RVV b&w Directeur Dienst Wegverkeer Ondermandaat aan medewerkers in dienst van de Dienst Wegenverkeer3. ANWB         Afgifte internationale rijbewijzen Artikel 117 Wegenverkeerswet b Hoofddirectie ANWB Mandaat met inachtneming van het bepaalde in de op 20 september 2001 tussen de VNG en de ANWB terzake gesloten overeenkomst.4. Ministerie van Defensie         Werkzaamheden in het kader van de vorderingsvoorbereiding motorrijtuigen. Artikelen 51 en 62 Inkwartieringsbesluit b Keuringscommissaris motorrijtuigen  5. Gemeenschappelijke Kredietbank Friesland         Afgeven van verklaringen ex artikel 285 Faillissementswet. Faillissementswet b&w Gemeenschappelijke Kredietbank Friesland    Toelichting1 Toelichting op het Mandaatbesluit 2011 Behorende bij besluit nummer 11 van 4 januari 2011 Inleiding Voor u ligt het mandaatbesluit van de gemeente Sudwest Fryslan. In artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) wordt mandaat omschreven als de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Het kan een ambtenaar zijn, een bestuurder zelf, of zelfs iemand van buiten de gemeentelijke organisatie (bijv. politie). De bevoegdheid in mandaat wordt uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van het oorspronkelijke bevoegde orgaan. De gemandateerde kan namens de mandaatgever besluiten nemen. Deze besluiten worden toegerekend aan het bestuursorgaan zelf. Het bestuursorgaan verliest de bevoegdheid om zelf het besluit te nemen niet en kan dit ook te allen tijde doen. Ook betekent dit dat bezwaar en beroep tegen een in mandaat genomen besluit wordt ingesteld tegen het bestuursorgaan zelf en niet tegen de ambtenaar die het besluit feitelijk heeft genomen. Voor de gemeente Sudwest Fryslan is behoefte aan een nieuwe mandaatregeling, die betrekking heeft op alle organisatieonderdelen van de gemeente. Volmacht en machtiging In deze mandaatregeling worden zowel publiekrechtelijke - als privaatrechtelijke bevoegdheden aan functionarissen toegekend. Dat betekent dat mandaat wordt verleend om publiekrechtelijke beslissingen te nemen, volmacht om privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten en machtiging om handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn (artikel 10:12 Awb). Volmacht en machtiging zijn niet als zodanig in het mandaatbesluit te onderscheiden. Toch is het van belang even bij volmacht (3:60 e.v. BW) stil te staan. Volmacht speelt een rol bij het optreden van de gemeente als rechtspersoon naar burgerlijk recht. Een voorbeeld kan hierbij wellicht duidelijkheid verschaffen. Als de gemeente (als rechtspersoon) een koopovereenkomst sluit, is het college op grond van de Gemeentewet het bevoegde orgaan om tot koop te beslissen. De ondertekening van de koopovereenkomst wordt echter door de burgemeester (ingevolge art. 171 Gemeentewet) gedaan. Het college kan een ambtenaar een volmacht verlenen om besluiten te nemen tot het aangaan van een overeenkomst. Toch zal de burgemeester nog steeds de overeenkomst moeten ondertekenen, tenzij deze aan een ambtenaar volmacht verleent om de gemeente namens hem te vertegenwoordigen. De schakelbepaling van artikel 10:12 Awb zorgt ervoor dat de publiekrechtelijke vereisten die gelden voor mandaatverlening overeenkomstig gelden voor het verlenen van volmachten (en machtigingen). In het vervolg van deze toelichting wordt gemakshalve verder uitsluitend over mandaat gesproken, tenzij er specifiek aanleiding is om over volmacht of machtiging te spreken. Methodiek De methodiek die in deze mandaatregeling wordt toegepast wijkt af van de methodiek die tot nu toe in de meeste gemeenten werd gehanteerd. De gemeente Sneek heeft deze methodiek echter wel vanaf 2010 toegepast. Tot nu toe is het in de gemeenten gebruikelijk om in de mandaatregeling alle gemandateerde bevoegdheden expliciet te benoemen, vaak onder verwijzing naar het wetsartikel waarin die bevoegdheid is neergelegd. Deze methode heeft vanzelfsprekend positieve en negatieve gevolgen. Positieve gevolgen zijn dat vrij nauwkeurig kan worden nagegaan aan welke functionaris welke bevoegdheid is gemandateerd. Is een bepaalde bevoegdheid niet opgenomen in de mandaatregeling (bijvoorbeeld uitvoeringsbesluiten op grond van een verordening van een latere datum dan de datum waarop de mandaatregeling is vastgesteld) dan is dus uitsluitend het college dan wel burgemeester bevoegd om die besluiten te nemen. Negatieve gevolgen van deze methodiek zijn dat dergelijke mandaatbesluiten snel "verouderen" en daardoor erg onderhoudsgevoelig zijn. Wetten worden voortdurend gewijzigd, er komen steeds nieuwe wetten bij of wetten worden juist ingetrokken. Dit alles maakt dat de mandaatregeling vrijwel voortdurend aan wijzigingen onderhevig is. Bovendien past de huidige methodiek niet goed bij de uitgangspunten van integraal management. Die uitgangspunten houden onder meer in dat bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie worden gelegd om de organisatie zo slagvaardig mogelijk te maken. De afdelingsmanagers, maar ook de onder hen ressorterende functionarissen, moeten over die bevoegdheden beschikken om de hen toegekende taken adequaat en efficiënt uit te voeren. Dat impliceert tevens dat het bestuur haar medewerkers het vertrouwen schenkt dat zij op gepaste en verstandige wijze gebruik maken van en omgaan met hun bevoegdheden. In deze mandaatregeling wordt de omgekeerde methodiek toegepast. In de gemeente Sneek is deze omgekeerde methodiek vanaf 1 februari 2010 met succes toegepast. Alle college- dan wel burgemeesterbevoegdheden worden gemandateerd tot op het laagste leidinggevend niveau, tenzij de bevoegdheid expliciet wordt voorbehouden aan een ander leidinggevende op een hoger niveau. Binnen de gemeentelijke praktijk is het gebruikelijk dat beslissingsbevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie worden uitgeoefend. Dit betekent dat mandaten niet alleen aan de afdelingsmanagers worden verleend, maar ook aan teammanagers, of in een aantal gevallen aan gekwalificeerde medewerkers. De omgekeerde methodiek sluit hier goed op aan. Daarnaast wordt de mandaatregeling minder onderhoudsgevoelig doordat deze methode minder gevoelig is voor wijziging in wet- en regelgeving. Ondertekening- en beslissingsmandaat In het mandaatbesluit is degene die bevoegd is in mandaat een besluit te nemen tevens bevoegd dit besluit te ondertekenen. Uitgangspunt van het mandaatbesluit is dat alle bevoegdheden beslissingsmandaten betreffen, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven. Met beslissingen worden hier zowel beslissingen gericht op rechtsgevolg bedoeld (besluiten in de zin van de Awb) als beslissingen die niet zijn gericht op rechtsgevolg. Een voorbeeld van een beslissing gericht op rechtsgevolg is een vergunning of een subsidiebesluit. Een voorbeeld van een beslissing die niet is gericht op rechtsgevolg is de vooraankondiging van een handhavings-besluit. In de Awb (art: 10:11) wordt ook de figuur van "ondertekeningsmandaat" genoemd. Dit betreft echter geen mandaat in de zin van het nemen van een besluit, maar ziet slechts op de administratieve handeling van het ondertekenen van een besluit, dat door het bestuursorgaan zelf is genomen. Binnen de gemeentelijke praktijk wordt zeer beperkt gebruik gemaakt van ondertekeningsmandaten. De bevoegdheid om in mandaat beslissingen te nemen impliceert de bevoegdheid tot ondertekening namens het bestuursorgaan. Ondermandaat Er bestaat een mogelijkheid om door te mandateren (ondermandaat). Degene die mandaat heeft gekregen is bevoegd aan anderen door te mandateren. In bijlage 7 bij dit mandaatbesluit is het ondermandaatbesluit toegevoegd. Ondermandaat dat buiten de bijlage om wordt verleend, dient eerst aan het MT te worden voorgelegd. Het ondermandaatbesluit heeft als praktisch voordeel dat b.v. een teammanager kan bepalen of en wie hij/zij een bevoegdheid geeft; anderzijds is een eventueel nadeel dat deze constructie geen eenduidig beeld meer geeft van het mandaatbesluit. Uitzonderingen mandaat Op 6 augustus 2003 heeft de Raad van State uitspraak gedaan in een zaak tegen de gemeente Maasbree. In die uitspraak heeft de Raad van State zich uitgelaten over een onderdeel van de mandaatregeling van Maasbree in die zin dat een daarin opgenomen passage door de Raad van State "voor velerlei uitleg vatbaar en onduidelijk" werd gekwalificeerd, "waardoor zij aanleiding kan geven tot misverstanden". Dit heeft ertoe geleid dat er in deze regeling naar is gestreefd zo concreet mogelijk te zijn over het niveau waarop bevoegdheden zijn neergelegd. Om een bevoegdheid te mandateren is geen wettelijke grondslag vereist. Mandatering is toegestaan tenzij een wettelijk voorschrift, of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet (art. 10:3 l e lid Awb). Daarom moet bij het verlenen van een mandaat telkens nagegaan worden of de wettelijke regeling waarop de bevoegdheid is gebaseerd iets zegt over eventueel mandaat. Ook zal nagegaan moeten worden of er andere redenen zijn dat een mandaatverlening is uitgesloten. Bijvoorbeeld omdat er sprake is van besluitvorming met gekwalificeerde meerderheid, beperking van grondrechten, het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, het beslissen op een bezwaarschrift en dergelijke. Uitgangspunt bij mandaat behoort te zijn dat het zaken betreft waaraan praktisch geen beleidsconsequenties zijn verbonden. Hierbij kunnen we denken aan gebonden beschikkingen, routinebesluiten en besluiten op basis van bekend gemaakt beleid. In bepaalde gevallen zal het bevoegde bestuursorgaan een terugkoppeling wensen alvorens er gebruik wordt gemaakt van de gemandateerde bevoegdheid. In het mandaatbesluit zijn een aantal criteria gegeven wanneer er terugkoppeling dient plaatst te vinden aan het bestuursorgaan dan wel portefeuillehouder. De criteria zijn niet allemaal even hard. Derhalve wordt een zeker inschattingsvermogeh verlangd van de betrokken ambtenaar. Relatie met de organisatieverordening Het is voor degenen die met de gemeente te maken hebben, of het nu gaat om het verkrijgen van een bouwvergunning of om het sluiten van een koopovereenkomst voor kopieerpapier dan wel, en niet in de laatste plaats, om de rechter die een besluit van de gemeente moet toetsen, van belang dat zij kunnen nagaan of het besluit door een bevoegde persoon is genomen en het contract door een bevoegde persoon is ondertekend. Bevoegdheden hebben dus te maken met het rechtmatig uitvoeren van taken. Daarom kan deze mandaatregeling niet los worden gezien van de organisatieverordening, waarin is vastgelegd op welke wijze de taken van het gemeentebestuur in de organisatie zijn ondergebracht. In dit mandaatbesluit worden aan functionarissen uitsluitend de bevoegdheden toegekend die zij nodig hebben om de taken te kunnen uitvoeren die tot hun werkterrein behoren. De organisatieverordening wordt door het college vastgesteld, evenals de mandaatregeling. Dat maakt het eenvoudig om beide producten optimaal op elkaar af te stemmen en om snel en efficiënt noodzakelijke wijzigingen door te voeren. De organisatieverordening is echter nog niet gemaakt, dit wordt pas in de loop van volgend jaar gemaakt volgens het team HR. Treasury In de mandaatregeling wordt de uitoefening van bevoegdheden op het gebied van treasury niet geregeld. De reden daarvoor is dat die bevoegdheden zijn gesteld in het Treasurystatuut, geldend voor de gemeente Sudwest Fryslan. Dat statuut is door het college vastgesteld en geeft daarom de kaders waarbinnen de treasurybevoegdheden worden uitgeoefend. Personeelsaangelegenheden De bevoegdheden om disciplinaire maatregelen op te leggen is alleen op collegeniveau neergelegd. De aard van de bevoegdheid verzet zich tegen de mandaatveriening. Het gaat bij disciplinaire maatregelen om een zeer zware bevoegdheid die bij het college dient te blijven liggen. Artikelgewijze toelichting Artikel 1 Spreekt voor zich. Artikel 2 . • Lid 1: In dit artikel worden de bevoegdheden die bij het college en de burgemeester berusten, gemandateerd aan de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris is het hoofd van de ambtelijke organisatie. Daarom worden alle bevoegdheden van het college en de burgemeester via de gemeentesecretaris aan de overige in de regeling genoemde functionarissen gemandateerd. De gemeentesecretaris is dus feitelijk het centrale punt van waaruit alle bevoegdheden in de organisatie worden verspreid. Het uitgangspunt van deze regeling is dat de bevoegdheden zodanig in de organisatie zijn neergelegd dat het slechts in uitzonderingssituaties nodig moet zijn om terug te vallen op een hoger bevoegdhedenniveau. In artikel 6 zijn de algemene uitzonderingen genoemd. Lid 2: Op grond van artikel 10:8 Awb kan een mandaatgever (in dit geval het college of de burgemeester) het mandaat te allen tijde intrekken. Die bevoegdheid wordt in het tweede lid ook toegekend aan de gemeentesecretaris. Dit maakt het mogelijk dat de gemeentesecretaris beslist dat hij bepaalde aangelegenheden voor een korte of langere tijd zelf af wil doen of dat hij in een concreet geval aangeeft dat het aan een onder hem ressorterende functionaris verleende mandaat voor dat geval niet geldt en hij het besluit zelf wil nemen. In het eerste geval gaat het om een min of meer structurele situatie en geldt de eis dat dit schriftelijk wordt vastgelegd en ter informatie aan het college wordt gezonden. Een dergelijk besluit zal ook op de gebruikelijke wijze bekend worden gemaakt, zodat dit ook naar buiten toe bekend en toetsbaar is. Bij incidentele gevallen is dat niet nodig. Lid 3: De in bijlage 1 opgesomde bevoegdheden worden niet doorgemandateerd aan het niveau van gemeentesecretaris en lager. Lid 4: Dit is een herhaling van artikel 10:6 Awb en hier vooral voor de volledigheid en duidelijkheid naar de eigen organisatie opgenomen. Artikel 3 Lid 1: Dit lid brengt de hiërarchische positie van de gemeentesecretaris tot uitdrukking. Alle , bevoegdheden worden namelijk niet naast de gemeentesecretaris maar via hem aan de afdelingsmanagers gemandateerd. Lid 2: In het tweede lid wordt de koppeling gelegd tussen de gemandateerde bevoegdheden en de bevoegdheden van de verschillende afdelingsmanagers. Het mandaat van een afdelingsmanagers geldt voor die aangelegenheden waar hij als afdelingsmanagers voor verantwoordelijk is. Dit is gemeentebreed, want de ene afdelingsmanagers kan de andere afdelingsmanagers vervangen. Lid 3: In de artikelen 102 tot en met 105 van de Gemeentewet wordt een aantal taken aan de gemeentesecretaris opgedragen. Dit lid is opgenomen om er geen misverstand over te laten bestaan dat de bevoegdheden die uit die taken voortvloeien niet onder het mandaat vallen. Dit geldt bijvoorbeeld voor de bevoegdheid om stukken die van het college uitgaan mede te ondertekenen. Lid 4: Er zijn bevoegdheden die slechts aan een enkele functionaris in de organisatie worden toegekend. Deze bevoegdheden zijn' opgenomen in een aparte bijlage. Overigens is het zo dat ook deze bevoegdheden via de gemeentesecretaris wórden gemandateerd en dus niet rechtstreeks vanuit het college. Lid 5: De in bijlage 3 opgesomde bevoegdheden worden niet doorgemandateerd aan het niveau van afdelingsmanager en lager. Lid 6: Zie de toelichting bij artikel 2, tweede lid. In aanvulling daarop kan nog worden opgemerkt dat het bij het opstellen van deze regeling het uitgangspunt is geweest dat dezelfde bevoegdheden gemeentebreed ook op hetzelfde leidinggevende niveau worden neergelegd. Het moet niettemin mogelijk zijn om per afdeling of team, al dan niet tijdelijk, een bepaalde bevoegdheid op een hoger niveau neer te leggen. Als er bijvoorbeeld aan een team een financiële taakstelling is opgelegd kan dat voor een directeur aanleiding zijn om meer financiële bevoegdheden aan zichzelf voor te behouden. Als aan een afdeling een goedkeurende accountantverklaring is onthouden kan dat ook aanleiding zijn voor een afdelingsmanager om bepaalde bevoegdheden op een hoger niveau neer te leggen. Deze regeling geeft de grenzen aan waarbinnen de directeuren zelf kunnen beslissen of zij voor hun organisatieonderdeel daarin wijzigingen willen aanbrengen. Artikel 4 Lid 1: De aan de afdelingsmanagers gemandateerde bevoegdheden worden gemandateerd aan de teammanagers. De aan de afdelingsmanagers gemandateerde bevoegdheden zijn de bevoegdheden van de gemeentesecretaris, met uitzondering van de in bijlage 2 genoemde bevoegdheden die aan individuele functionarissen zijn voorbehouden en de in bijlage 3 genoemde bevoegdheden die aan de gemeentesecretaris zijn voorbehouden. Lid 2: Ten aanzien van de afdelingsmanagers geldt dat zij hun bevoegdheden slechts mogen aanwenden ter uitvoering van de taken die aan hun afdeling zijn opgedragen. Lid 3 en 4: Hierin komt de getrapte structuur van de mandaatverlening tot uiting. Op elk leidinggevend niveau wordt een aantal bevoegdheden voorbehouden, met andere woorden, uitgezonderd van het mandaat. Artikel 5 Lid 1: Dit is een herhaling van artikel 10:9 Awb en hier vooral voor de volledigheid en duidelijkheid naar de eigen organisatie opgenomen. Voor het ondermandaat is toestemming van de oorspronkelijke mandaatverlener noodzakelijk. Deze toestemming kan ook op een later moment dan bij de oorspronkelijk mandaatverlening worden gegeven. Lid 2: Als bijlage 7 bij dit mandaatbesluit is het ondermandaatbesluit toegevoegd. Hierin zijn een aantal bevoegdheden, met name op het gebied van sociale zaken, opgenomen waarbij de teammanager (en andere leidinggevenden) die ondermandateert aan onder hem ressorterende ambtenaren. Artikel 6 Algemeen: Bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden dienen alle van toepassing zijnde wetten, algemene maatregelen van bestuur, voorschriften, verordeningen, raadsbesluiten, circulaires, aanwijzingen, richtlijnen etc, in acht te worden genomen. Ten aanzien van bevoegdheden die zowel ten laste van de gemeente financiële gevolgen hebben geldt bovendien dat hierin in de begroting van de gemeente moet zijn voorzien. Lid 1: Om een bevoegdheid te mandateren is geen wettelijke grondslag vereist. Mandatering is toegestaan tenzij een wettelijk voorschrift, of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet (art. 10:3, eerste lid Awb). Daarom moet bij het verlenen van een mandaat telkens nagegaan worden of de wettelijke regeling waarop de bevoegdheid is gebaseerd iets zegt over eventueel mandaat. Ook zal nagegaan moeten worden of er andere redenen zijn dat een mandaatverlening is uitgesloten. Bijvoorbeeld omdat er sprake is van besluitvorming met gekwalificeerde meerderheid, beperking van grondrechten, het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, het beslissen op een bezwaarschrift en dergelijke. Lid 2: Mocht het mandaatbesluit verschillen met de budgethoudersregeling dan bepaald dit lid dat de Budgethoudersregeiing prevaleert boven het mandaatbesluit. Artikel 7 Uitgangspunt bij mandaat behoort te zijn dat het zaken betreft waaraan praktisch geen beleidsconsequenties zijn verbonden. Hierbij kunnen we denken aan gebonden beschikkingen, routinebesluiten en besluiten op basis van bekend gemaakt beleid. In bepaalde gevallen zal het bevoegde bestuursorgaan een terugkoppeling wensen alvorens er gebruik wordt gemaakt van de gemandateerde bevoegdheid. In het mandaatbesluit is een aantal begrenzingen opgesteld t.a.v. het gebruik van gemandateerde bevoegdheden. Op grond van een uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State van 6 augustus 2003 is het criterium "politiek gevoelige zaken" voor velerlei uitleg vatbaar en onduidelijk. Dit is in strijd met afdeling 10.1.1 van de Awb. Ook zijn een aantal begrippen in dit artikel opgenomen die onbepaald zijn te noemen. Daarom zijn ze ook in dit artikel (terugkoppeling) opgenomen en niet in artikel 6 (algemene uitzonderingen). Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld een portefeuillehouder beslissen dat een aangelegenheid door het college moet worden afgedaan. Dat impliceert dat gevoelige kwesties tijdig aan de portefeuillehouder moeten worden voorgelegd. Leidinggevenden worden verondersteld te kunnen beoordelen welke zaken als een dergelijke gevoelige kwestie moeten worden beschouwd. In grote lijnen betekent dit dus dat de in dit artikelgenoemde gevallen de verplichting bestaat de beslissing voor te leggen aan het bestuursorgaan. De criteria zijn niet allemaal even hard. Van de betrokken ambtenaar van de gemeente mag worden verwacht dat zij dergelijke begrippen op hun juiste waarde weten te schatten en daar op zorgvuldige wijze mee kunnen omgaan. Artikel 8 In de Awb (art: 10:11) wordt ook de figuur van "ondertekeningsmandaat" genoemd. Dit betreft echter geen mandaat in de zin van het nemen van een besluit, maar ziet slechts op de administratieve handeling van het ondertekenen van een besluit, dat door het bestuursorgaan zelf is genomen. Binnen de gemeentelijke praktijk wordt zeer beperkt gebruik gemaakt van ondertekeningsmandaten. Degene die bevoegd is in mandaat een besluit te nemen is hiermee tevens bevoegd dit besluit te ondertekenen. Uitgangspunt van het mandaatbesluit is dat alle bevoegdheden beslissingsmandaten betreffen, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven (zie bijvoorbeeld op het gebied van sociale zaken in het bijgevoegde ondermandaatbesluit). Artikel 9 Indien een afdeiings- of teammanager afwezig is, dan word deze horizontaal vervangen door een leidinggevende van een andere afdeling c.q. een ander team binnen dezelfde afdeling. In andere gevallen wordt bij afwezigheid verticaal vervangen. Artikel 10 Dit artikel vormt een weerslag van artikel 10:12 Awb. Door dit artikel wordt duidelijk dat de mandaatregeling niet slechts betrekking heeft op het publiekrechtelijk handelen van de gemeente maar op al het handelen, dus ook privaatrechtelijk en feitelijk handelen. Een voorbeeld van volmacht is de bevoegdheid tot het aangaan van overeenkomsten en een voorbeeld van een machtiging is de bevoegdheid om een betaling te verrichten of om tarieven vast te stellen voor commerciële dienstverlening door de gemeente. Volmacht is de privaatrechtelijke evenknie van mandaat. Volmacht is geregeld in het Burgerlijk Wetboek, boek 3 art. 60 e.v. en wordt via de schakelbepaling in de Awb (art. 10:12) gelijkgesteld met mandaat. Volmacht is niet als zodanig in het mandaatbesluit te onderscheiden. Toch is het van belang even bij dit rechtsfiguur stil te staan. Volmacht speelt een rol bij het optreden van de gemeente als rechtspersoon naar burgerlijk recht. Een voorbeeld kan hierbij wellicht duidelijkheid verschaffen. Als de gemeente (als rechtspersoon) een koopovereenkomst sluit, is het college op grond van de Gemeentewet het bevoegde orgaan om tot koop te beslissen. De ondertekening van de koopovereenkomst wordt echter door de burgemeester (ingevolge art. 171 Gemeentewet) gedaan. Het college kan een ambtenaar een volmacht verlenen om besluiten te nemen tot het aangaan van een overeenkomst. Toch zal de burgemeester nog steeds de overeenkomst moeten ondertekenen, tenzij deze aan een ambtenaar volmacht verleent om de gemeente namens hem te vertegenwoordigen. Artikel 11 Het mandaat verleend aan de personen, die niet werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever, zijn in bijlage 6 opgenomen. Artikel 12 Wijziging van het mandaatbesluit wordt gecoördineerd door het team Juridische en Veiligheidszaken. De kern van de procedure is dat de teams zelf verantwoordelijk zijn voor het aanleveren van informatie die nodig is om tot mandatering te komen. Het team Juridische en Veiligheidszaken is verantwoordelijk voor een goede verwerking in het mandaatbesluit. Artikel 13 Deze mandaatregeling is bedoeld als een alomvattende regeling. Daarop zijn slechts in beperkte mate uitzonderingen c.q aanvullingen nodig, die in aparte regelingen worden vastgelegd. De geactualiseerde mandaatlijst voor de externen is als bijlage 6 bij dit mandaatbesluit gevoegd. Daarnaast zijn in individuele mandaatbesluiten ook bevoegdheden toegekend aan individuele ambtenaren. Ook die mandaatbesluiten worden ingetrokken omdat dergelijke mandaatvormen niet voldoen aan criteria van "checks and balances". Dat wil zeggen dat het uit oogpunt van integriteit, rechtszekerheid, zorgvuldigheid en openheid ongewenst is dat een individuele ambtenaar in de positie verkeert dat hij zonder enige vorm van controle beslissingen namens het college kan nemen en officiële standpunten kan innemen. Het legt eindverantwoordelijkheid op een niveau in de organisatie waar die niet thuishoort. Artikel 14 Spreekt voor zich. Artikel 15 Spreekt voor zich.