Organisatie | Vlissingen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | BUDGETHOUDERSREGELING GEMEENTE VLISSINGEN |
Citeertitel | Budgethoudersregeling |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de budgethoudersregeling d.d. 24 januari 2006
art. 14, eerste lid van de Verordening voor het financiële beleid en beheer gemeente Vlissingen 2012
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
27-07-2013 | 11-06-2013 | 01-09-2017 | Nieuwe regeling | 11-06-2013 Gemeenteblad IX.06 | geen. |
BUDGETHOUDERSREGELING GEMEENTE VLISSINGEN
In deze regeling wordt verstaan onder:
Investering bijzondere onderdeel van Producten waarbij een relatief groot bedrag ineens wordt uitgegeven aan goederen en zaken van economisch nut (automatisering, vuilniswagens, stadskantoor e.d.) of maatschappelijk nut (wegen, rioleringen e.d.) ten behoeve van gebruik over een langere periode. Investeringen in activa leiden tot kapitaallasten, er moet voor ‘geleend’ woorden wat leidt tot (afschrijvings- en rentekosten) die weer deel uitmaken van de Producten.
Artikel 2 De aanwijzing van budgethouders
Het College is verantwoordelijk voor de productenraming en toelichting ten tijde van de begroting, de productenrealisatie en toelichting ervan ten tijde van de jaarstukken. Producten zijn eenheden waarin de programma's zijn onderverdeeld. Budgetten zijn eenheden waarin de producten zijn onderverdeeld.
De aanwijzing van een Budgethouder middels de verstrekking van een ondermandaat wordt met vermelding van de desbetreffende budgetten schriftelijk gedaan en ter informatie verzonden aan de Algemeen Directeur. De Budgethouder tekent, na advies van het Cluster Financiën & Control; een afschrift van de geparafeerde aanwijzing die ter beschikking wordt gesteld van de financiële administratie.
De Budgethouder is bevoegd tot het accorderen van facturen (ter betaalbaarstelling door het cluster Administratie):
a. tot maximaal het desbetreffende product- respectievelijk subproductbudget en kostenplaatsenbudget, waarover hem een machtiging is verstrekt;
b. tot maximaal het saldo van de voorziening waarover hem een machtiging is verstrekt, met inachtneming van de geldende nota reserves en voorzieningen.
c. tot maximaal het bedrag van (dat deel van) het door de Raad vastgestelde en door het College beschikbaar gestelde investeringskrediet waarover hem een machtiging is verstrekt.
d. in overeenstemming met de (financiële) afspraken zoals deze schriftelijk zijn vastgelegd binnen een overeenkomst (contract en/of addendum).
Het realiseren van budget voor nieuw beleid of het doen van uitgaven ten laste van de post onvoorzien waarbij de voorwaarden van deze laatste zijn dat een uitgave onvoorzien én onvermijdelijk én onuitstelbaar moet zijn, is besluitvorming van de Raad benodigd.
De bevoegdheid voor het aangaan van de verplichtingen, met andere woorden "het verstrekken van de opdracht aan een opdrachtnemer"betreft een apart mandaat dat is geregeld in het Algemeen Bevoegdhedenbesluit van de Gemeente Vlissingen.
Het aangaan van verplichten (het beslissen over, en het verstrekken en ondertekenen van een opdracht voor Goederen, Diensten of Werken) is voorbehouden aan diegenen die daartoe apart namens het College, met inachtneming van het Algemeen mandaat- en volmachtbesluit, zijn gemandateerd. Mandaten volgens onderstaand schema:
Artikel 6 Budgetwijziging, bevoegdheden Budgethouder
De Budgethouder mag budgetten binnen een tot zijn machtiging behorende (sub)product overhevelen indien het volume van de bij het product behorende lasten en baten niet wijzigt.
Artikel 7. Budgetwijziging, bevoegdheden Manager
De Manager mag budgetten binnen een tot zijn machtiging behorende product overhevelen indien het volume van de bij het product behorende lasten en baten niet.
Artikel 9. Budgetwijziging, bevoegdheden Raad
Toename van de budgetten in de programmabegroting (lasten & baten ) en budgetwijzigingen van het ene naar het andere programma is de bevoegdheid van de Raad.
De Budgethouder is verplicht van alle inkomsten die niet begroot zijn, vooraf het College te laten besluiten, al dan niet voorzien van een voorstel tot aanwending van de middelen.
Artikel 11 Planning, rapportage en verantwoording
De Budgethouder adviseert het College door middel van beleidsnotities en hij bereidt via zijn bijdragen mede de gemeentelijke begroting voor; hij doet dit onder verantwoordelijkheid van het Management.
Artikel 13. Informatievoorziening door Budgethouder
De Budgethouder bepaalt hoe, waarover en wanneer een door hem ondergemandateerde Budgethouder hem informeert over de uitvoering van de onder deze regeling aan de ondergemandateerde Budgethouder opgedragen taken. Te denken valt aan afwijkingen ten opzichte van de geplande voortgang van de beleidsuitvoering en de realisatie van de budgetten – zowel lasten als baten – die onder zijn verantwoordelijkheid vallen.
De Budgethouder brengt in verband met het gestelde in artikel 7 van de Financiële verordening artikel 212 Gemeentewet, waarin geregeld wordt hoe het College de Raad tussentijds informeert, tussentijdse rapportage uit aan het College over de voortgang van de beleidsuitvoering en de realisatie van de budgetten.
TOELICHTING BIJ DE REGELING BUDGETHOUDERS GEMEENTE VLISSINGEN
In het Algemeen mandaat- en volmachtbesluit is vastgelegd hoe het College haar bevoegdheden in organisatie heeft belegd. Hierbij is de in onze organisatie gehanteerde besturingsfilosofie van integraal Management van toepassing. Deze Budgethoudersregeling is bedoeld als leiddaad om taken, bevoegdheden en omgangsregels voor elke actor in de gemeentelijke organisatie duidelijk te maken en met name voor de uitleg van het financiële mandaat.
De programmabegroting en daarvan afgeleide productenraming is leidend voor het benoemen van de bevoegden en verantwoordelijken. Wijzigingen op deze twee begrotingen moeten dus worden vertaald in de verantwoordelijkheden om zo de rapportage door middel van de documenten uit de budgetcyclus en de betalingen blijvend te kunnen realiseren.
In deze Budgethoudersregeling is het algemene uitgangspunt gehanteerd dat voorafgaand aan enig begrotingsjaar het bij Budgethouders duidelijk is welke activiteiten moeten worden uitgevoerd voor het beschikbaar gestelde budget.
De uitgangspunten zijn eenvoudig. Het Management is eindverantwoordelijke voor het geheel. Daaronder is een verdeling mogelijk naar hiërarchische of functionele structuur. Per budget is altijd maar één persoon bevoegd en verantwoordelijk. Het Management is programmaverantwoordelijk omdat de programma's afdeling en/of directieoverstijgend kunnen zijn. Managers zijn Budgethouders voor de producten uit de productenraming en kunnen dit budgethouderschap ondermandateren. Voor vervanging geldt dat in projecten waarin het budgethouderschap in ondergemandateerd naar een functionele Budgethouder van een andere afdeling, de hiërarchisch naast hogere van deze Budgethouder deze rol overneemt. Voor de verwezenlijking van de programma's worden door het College producten benoemd en opgenomen in de productenraming. De activiteiten die plaatsvinden om een product te realiseren worden deze vastgelegd op de productbladen. Artikel 4 geeft aan dat de in de productbladen benoemde activiteiten/prestaties tot het beheersingsspectrum van de Budgethouder behoren.
Onder de verantwoordelijkheden van de Budgethouder valt ook het beheer en Management van de contracten met leveranciers waarvan de Budgethouder facturen accordeert. De juistheid van facturen kan immers alleen worden vastgesteld wanneer gefactureerd wordt conform de afspraken die in het contract zijn vastgelegd. De inhoud van het contract (loop- en eindtijd, juiste prijsinformatie, leveringsafspraken, jaarlijkse indexering, marktconformheid etc.) moet dus bij de Budgethouder bekend zijn. Zonodig dient de Budgethouder tijdig de contracten te actualiseren door het maken van nieuwe afspraken of het initiëren van een nieuwe aanbesteding.
Verplichtingen kunnen alleen worden aangegaan als de Budgethouder zichzelf ervan overtuigd heeft dat er budget aanwezig is. Als dit niet het geval is, zal er als door de nieuwe verplichting, invloeden van buitenaf of het uitvoeren van een activiteit die leidt tot meerkosten en daardoor de budgetoverschrijding productoverstijgend wordt, middels een Collegevoorstel vooraf aan het College toestemming gevraagd moeten worden. Is de overschrijding ook programmaoverstijgend zal vooraf de Raad er in moeten toestemmen.
Bij de beoordeling of er voldoende budget is bij het aangaan van een verplichting, de beoordeling van een van buiten komend signaal (bijv. verhoogde energie- of assurantieprijzen) of het uitvoeren van een activiteit die leidt tot meerkosten, moet altijd het budget op jaarbasis worden bezien in relatie tot de nog uit te voeren activiteiten waarvoor in begin van het boekjaar het budget voor beschikbaar was gesteld.
Voor nieuw beleid of gebruikmaking van het budget voor “onvoorzien” is te allen tijde toestemming van de Raad vooraf noodzakelijk. De vragen “wat willen we bereiken?”, “wat gaan we daarvoor doen?” en “wat mag dat kosten?”, komen zo op alle producten en zelfs op subproducten in beeld. Daar waar een verplichting meerjarig op de budgetten drukt, ligt de beslissingbevoegdheid bij het College. De Budgethouder is verplicht om de beschikbare interne diensten af te nemen, het College kan hier afwijkend op besluiten. Voor het afhandelen van facturen worden deze digitaal aangeboden aan de Budgethouders, die deze ten laste van het juiste aan hem toegekende budget brengt. Hierin verklaart de Budgethouder ook dat de factuur conform bestelling is geleverd en conform het contract juist berekend is. Hierdoor wordt voldaan aan een aantal rechtmatigheideisen
Een Budgethouder mag schuiven met budgetten zolang dit binnen het product blijft én de grenzen van de grootboekrekeningen niet worden overschreden. Is dit niet het geval dan is toestemming van het College nodig. Mocht zelfs het totaal van het programmabudget worden overschreden, is toestemming van de Raad noodzakelijk.
Het zijn de Managers die over de kostenplaatsen heen maar binnen de afdelingen kunnen schuiven. Moet er over afdelingsgrenzen heen geschoven worden is het Management de aangewezen bevoegde. Dit alles als het budgettair neutraal uitgevoerd wordt. Voor extra budget op kostenplaatsen geldt dezelfde bevoegdheid als bij programma/product-overschrijding.
Ter beschikking stellen van middelen / begrotingswijzigingen
Bovenstaande wijzigingen zijn met inachtneming van de Budgethoudersregeling. Er is geen financiële ondergrens voor genoemde wijzigingen. Besluitvorming wordt ter informatie aan het hogere orgaan verstuurd.
Hier wordt bedoeld dat extra inkomsten op (begrote) producten en subproducten gemeld moeten worden aan het College. Daarnaast moet vastgesteld worden dat het aanvragen van niet begrote subsidies of inkomsten namens de gemeente een bevoegdheid van het College is. De uitkomsten hiervan beïnvloeden het programmatotaal en zullen met de bestuursrapportage ook aan de Raad worden aangeboden.
Budgethouderschap is in een moderne organisatie geen puur financiële aangelegenheid meer. Het is het totaal van uitgaven, inkomsten en daardoor ook het realiseren van de beleidsdoelen. De Budgethouder is daardoor ook verantwoordelijk voor de beleidsinhoudelijke kant.
In deze artikelen wordt het algemene, (voor Raad, College en Management) en specifieke (voor de Budgethouder) geldende verantwoordingproces in grote lijnen neergezet. Ook hier wordt weer duidelijk dat de verantwoording begint bij de ondergemandateerde Budgethouder op zijn (sus)subproducten. Met de informatie van de ondergemandateerde Budgethouder kan de Budgethouder verantwoording afleggen over de producten. Het Management wordt met de productinformatie in staat gesteld om over de programma's verantwoording af te leggen.