Organisatie | Zevenaar |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Gesprekkencyclus |
Citeertitel | Gesprekkencyclus |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | |
Externe bijlagen | Formulier beoordeling Formulier gesprekkencyclus |
Geen
Onbekend
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-02-2012 | 01-01-2020 | art. | 01-02-2012 Onbekend | Onbekend |
Beoordelingsautoriteit:De naast hogere leidinggevende is de 2e beoordelaar die de door de leidinggevende opgestelde beoordelingen toetst en vaststelt.
Voor de functionarissen aan wie de algemeen directeur/ gemeentesecretaris rechtstreeks leiding geeft geldt dat de algemeen directeur/gemeentesecretaris de beoordeling opstelt als direct leidinggevende en vaststelt als zijnde de beoordelingsautoriteit.
De raadsgriffier wordt beoordeeld door het presidium (bestaande uit fractievoorzitters). Het presidium stelt de beoordeling op en fungeert tevens als beoordelingsautoriteit.
De leidinggevende beoordeelt de medewerker en voert de gesprekken die plaatsvinden in het kader van de gesprekkencyclus met de medewerker.
De P&O-adviseur neemt in beginsel niet deel aan de gesprekken in de gesprekkencyclus tenzij hij daartoe door de leidinggevende wordt uitgenodigd. Een uitzondering hierop is het beoordelingsgesprek. Hierbij kan de P&O-adviseur ook door de medewerker worden uitgenodigd.Indien de P&O-adviseur deelneemt aan de gesprekken dan vervult hij de rol van procesbegeleider, hij ziet toe op de juiste interpretatie en uitvoering van het personeelsbeleid.
In beginsel beslaat de gesprekkencyclus, welke uit meerdere gesprekken bestaat, een periode van één jaar, waarbij met iedere medewerker één keer per jaar een plannings-, voortgangs- en resultaatgesprek wordt gehouden. Als de leidinggevende, of bepalingen uit de CAR/UWO, het noodzakelijk achtten, kunnen de gesprekken zoveel als nodig geïntensiveerd worden en de duur van de gesprekkencyclus bekorten.De cyclus bestaat uit een:
Het resultaat- en planningsgesprek vinden in beginsel plaats in één gesprek, maar zijn wel als twee onderdelen te onderscheiden.
Het uitgangspunt is dat de gesprekken plaats hebben tussen leidinggevende en medewerker. Incidenteel kan in overleg de leidinggevende en de medewerker een derde uitnodigen bij de gesprekken*.
In beginsel vindt er één keer per twee jaar een beoordelingsgesprek plaats. Als de leidinggevende het noodzakelijk acht, dan kan hij de beoordelingsgesprekken zoveel als nodig intensiveren.
Artikel 4 Procedure planningsgesprek
Het planningsgesprek is de start van de gesprekkencyclus. Feitelijk wordt hier de basis gelegd voor de beoordeling.
De resultaat- en ontwikkelafspraken worden vastgelegd in het formulier gesprekkencyclus.
Het beoogde resultaat is in output termen SMART omschreven.
De beoogde ontwikkelpunten zijn als competenties omschreven in termen van kennis, gedrag of vaardigheden.
De overige afspraken hebben betrekking op de ondersteuning van de organisatie en de leidinggevende ter realisatie van de beoogde resultaat- en ontwikkelafspraken.
Het formulier wordt ondertekend door zowel de medewerker als de leidinggevende met de ondertekening conformeren zij zich beiden aan de inhoud.
Bij onenigheid tussen de medewerker en de leidinggevende over de afspraken beslist de leidinggevende en stelt hij door ondertekening de afspraken vast.
De medewerker kan gebruik maken van de mogelijkheid om binnen 7 dagen schriftelijk commentaar te leveren op de planningsafspraken, dit schriftelijk commentaar wordt bij het formulier gesprekkencyclus gevoegd en wordt opgenomen in het personeelsdossier.
Artikel 5 Procedure voortgangsgesprek (lees het functioneringsgesprek)
Het voortgangsgesprek is de 2e fase in de gesprekkencyclus. Hierin wordt de voortgang van de eerder gemaakte resultaat- en ontwikkelafspraken besproken.
Eventueel worden de gemaakte afspraken bijgesteld.
Indien de resultaatafspraken tussentijds worden gewijzigd worden de wijzigingen schriftelijk vastgelegd. Na de gezamenlijke ondertekening worden de wijzigingen aan het formulier toegevoegd.
De leidinggevende kan bepalen dat hij, om beter zicht te krijgen op de resultaten van de medeweker, gebruik maakt van informanten.
Het verslag van het voortgangsgesprek omvat tenminste de volgende onderwerpen:
Als de leidinggevende en de medewerker het niet eens worden over wat er in het formulier is vastgelegd, dan beslist de leidinggevende.
De leidinggevende en de medewerker ondertekenen beiden het formulier voor gezien.
De medewerker heeft de mogelijkheid om binnen 7 dagen schriftelijk commentaar te geven. Dit commentaar wordt in een verslag aan het formulier gesprekkencyclus toegevoegd.
Na 7 dagen krijgt het formulier zijn definitieve status, waarna het, samen met het eventuele commentaar van de medewerker, wordt opgenomen in het personeelsdossier.
Het resultaatgesprek is de 3e fase in de cyclus. In dit gesprek worden de resultaten van de eerder gemaakte afspraken besproken en geëvalueerd. De bespreking van de werkresultaten is een belangrijk moment, het vormt de basis voor de beoordeling.
De leidinggevende en de medewerker evalueren de afgesproken (werk)resultaten, het functioneren in termen van competenties en de benodigde faciliteiten welke zijn overeengekomen in het planningsgesprek en welke eventueel zijn bijgesteld of aangevuld in één of meerdere voortgangsgesprekken.
De leidinggevende en medewerker kunnen bepalen dat, om beter zicht te krijgen op de resultaten van de medewerker, gebruik gemaakt kan worden van informanten.
De leidinggevende legt de conclusies van de evaluatie vast in het formulier gesprekkencyclus.
Als de leidinggevende en de medewerker het niet eens worden over wat er in het formulier is vastgelegd, dan beslist de leidinggevende.
De leidinggevende en de medewerker ondertekenen beiden het formulier voor gezien.
De medewerker heeft de mogelijkheid om binnen 7 dagen eventueel schriftelijk commentaar te geven op het verslag van de evaluatie.
Het schriftelijk commentaar van de medewerker wordt aan het formulier gesprekkencyclus toegevoegd.
Na 7 dagen krijgt het formulier zijn definitieve status, waarna het, samen met het eventuele commentaar de medewerker wordt opgenomen in het personeelsdossier.
Artikel 7 Het beoordelingsgesprek
Het beoordelingsgesprek is de 4e fase in de cyclus. Het is een gesprek tussen de leidinggevende en de medewerker waarin de leidinggevende zijn op schrift gestelde oordeel, over de resultaat- en ontwikkelingsafspraken en het algemeen functioneren van de medewerker, over een bepaald tijdvak overhandigt en toelicht aan de medewerker.
Bij een tijdelijk dienstverband zal dit beoordelingsgesprek plaatsvinden, vóórdat een beslissing wordt genomen over het al of niet wijzigen of voortzetten van het dienstverband.
In het beoordelingsgesprek legt de leidinggevende beargumenteerd uit hoe hij op basis van de beoordeling van de verschillende onderdelen van het functioneren tot zijn eindoordeel is gekomen.
In de verslaglegging van de beoordeling wordt minimaal de beoordeling en argumentatie van de afzonderlijke resultaatafspraken en een algemene beoordeling van het functioneren vastgelegd als ook het eindoordeel.
De beoordelingsautoriteit kan verzoeken het beoordelingsgesprek bij te wonen, dit wordt vooraf aan de medewerker kenbaar gemaakt.
De beoordeling heeft betrekking op de mate waarin de afgesproken resultaten door de medewerker zijn gerealiseerd en op het algeheel functioneren van de medewerker. De beoordeling wordt opgesteld op basis van beoordelingscriteria.
De verslagen en alle daarmee samenhangende informatie worden als vertrouwelijk beschouwd. Inzage is slechts toegestaan aan de medewerker, zijn leidinggevende, de naast hogere leidinggevende, de directie, de concerncontroller en de medewerkers P&O die uit hoofde van hun functie kennis moeten nemen van de inhoud van de verslagen.