CVDR30038_1TreasurystatuutnlregelingHeemstede2017-06-06HeemstedeDe Heemsteder, 10 februari 2010TreasurystatuutGemeentewet, artikel 212college van burgemeester en wethoudersfinanciën en economie2004-12-07De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2010-02-112005-01-012011-01-01Nieuwe regeling58480GeenGeen Treasurystatuut Treasurystatuut gemeente Heemstede Sinds 1 januari 2001 is de Wet financiering lagere overheden (Wet filo) vervangen door de Wet financiering decentrale overheden (Wet fido). In deze nieuwe wet worden de kaders gesteld voor een verantwoorde, prudente en professionele inrichting en uitvoering van de treasuryfunctie van decentrale overheden. De Wet fido definieert de treasuryfunctie daarbij als: het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op: de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s De gemeente Heemstede onderkent het belang van een verantwoord en adequaat beheer van haar financiële middelen. Mede als gevolg van de Wet fido wenst zij haar activiteiten op het gebied van treasury op een zo transparant en beheersbaar mogelijke wijze in te richten. De gemeente Heemstede voert twee nieuwe instrumenten op het gebied van treasury in: allereerst het voor u liggende treasurystatuut. In dit statuut wordt de “beleidsmatige infrastructuur” van de treasuryfunctie vastgelegd in de vorm van uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en limieten. Dit statuut maakt een objectieve en transparante verantwoording vooraf en achteraf mogelijk. Naast het treasurystatuut zal de gemeente jaarlijks een treasuryparagraaf opnemen in zowel de begroting als in de jaarrekening. Hierin worden de specifieke beleidsvoornemens respectievelijk de uitvoering van het beleid op het gebied van treasury besproken. In de voor- en najaarsnota wordt de tussentijdse verslaglegging opgenomen. Bij het opstellen van dit treasurystatuut is rekening gehouden met de bepalingen van de wettelijke kaders (o.a. Gemeentewet, Wet fido, Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden en de Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden). Teneinde de transparantie van het treasurystatuut te bevorderen is, voor zover dit relevant is, aansluiting gezocht bij de door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties opgestelde “Handreiking Treasury”. In het statuut worden allereerst het begrippenkader en de doelstellingen van de treasuryfunctie van de gemeente geformuleerd. Deze worden vervolgens geconcretiseerd voor de verschillende deelgebieden van treasury: risicobeheer, gemeentefinanciering en kasbeheer. Daarna worden de organisatorische randvoorwaarden van de treasuryfunctie weergegeven. Daarbij ligt het accent op de helderheid omtrent de verdeling van de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Tot slot worden in het statuut de uitgangspunten vastgelegd voor de informatie die noodzakelijk is om het gehele proces beheersbaar en meetbaar te maken en te houden. In de Memorie van Toelichting worden waar nodig de in het statuut opgenomen artikelen toegelicht. 1. In dit statuut wordt verstaan onder: - Derivaten Financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. De onderliggende waarden kunnen financiële producten, zoals leningen of obligaties zijn. Derivaten worden onder andere gebruikt om renterisico’s te sturen en financieringskosten te minimaliseren; - Financiering Het aantrekken van benodigde financiële middelen voor een periode van minimaal één jaar. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen; - Geldstromenbeheer Al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer); - Intern liquiditeitsrisico De risico’s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitenplanning en meerjaren investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen; - Kasgeldlimiet Een bedrag op basis van de Wet fido ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de gemeente bij aanvang van het jaar; - Koersrisico Het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen; - Kredietrisico De risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie of deficit; - Liquiditeitenbeheer Het financieren en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar; - Liquiditeitenplanning Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld per tijdseenheid; - Rating De inschatting van de kans op eventuele wanbetalingen bij toekomstige rente- en aflossingsbetalingen op schuldpapier; - Renterisico Het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de gemeente door rentewijzigingen; - Renterisiconorm Een bij de aanvang van het jaar op basis van de Wet fido gefixeerd percentage van het totaal van de vaste schuld van de gemeente dat bij de realisatie niet mag worden overschreden; - Rentetypische looptijd Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding; - Saldobeheer Het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen; - Rentevisie Toekomstverwachting over de rente-ontwikkeling; - Solvabiliteitsratio van 0% Status die door een bancaire toezichthouder in een EU-lidstaat aan het schuldpapier van een instelling kan worden toegekend; - Treasuryfunctie De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. De treasuryfunctie bestaat uit vier deelfuncties: risicobeheer, gemeentefinanciering, kasbeheer en debiteuren- en crediteurenbeheer; - Uitzetting Het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van één jaar of langer.
2. De treasuryfunctie van de gemeente dient tot:
  • Het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities;
  • Het beschermen van gemeentelijke vermogens- en (rente-)resultaten tegen ongewenste financiële risico’s zoals renterisico’s, koersrisico’s, kredietrisico’s en liquiditeitsrisico’s;
  • Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities;
  • Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet fido respectievelijk de limieten en richtlijnen van dit statuut.
    •      3. Met betrekking tot risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten:
  • De gemeente mag leningen of garanties uit hoofde van de “publieke taak” uitsluitend verstrekken aan door de Gemeenteraad goedgekeurde derde partijen, waarbij vooraf advies van de afdeling Financiën wordt ingewonnen over de financiële positie en de kredietwaardigheid van de betreffende partij.
  • De gemeente kan middelen uitzetten uit hoofde van de treasuryfunctie indien deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet zijn gericht op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico. Het prudente karakter van deze uitzettingen wordt gewaarborgd middels de richtlijnen en limieten van dit treasurystatuut;
  • Het gebruik van derivaten is niet toegestaan.
    • 4. 1. De kasgeldlimiet wordt niet overschreden conform de Wet fido; 2. De renterisiconorm wordt niet overschreden conform de Wet fido; 3. Nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitenplanning; 4. Binnen de kaders gesteld onder lid 3 streeft de gemeente naar spreiding in de rentetypische looptijden van leningen/uitzettingen. 5. De rentetypische looptijd en het renteniveau van een nieuwe lening/uitzetting wordt zoveel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie. 6. De gemeente Heemstede baseert haar rentevisie op het economisch beeld van de Bank Nederlandse Gemeenten. Deze rubriek is samengesteld op basis van gegevens die ontleend zijn aan bronnen die de BNG betrouwbaar acht. 5. 1. De gemeente beperkt de koersrisico’s op uitzettingen uit hoofde van treasury, door daarbij uitsluitend de volgende producten te hanteren: rekening courant, spaarrekening, daggeld, deposito’s, commercial paper (CP), certificates of deposit (CD), obligaties, medium term notes (MTN) en garantieproducten. Risico’s bij uitzettingen worden beperkt doordat minimaal de hoofdsom is gegarandeerd. 2. Tevens beperkt de gemeente de koersrisico’s door conform artikel 7 de looptijd van de uitzettingen af te stemmen op de liquiditeitenplanning. 6. 1. Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van treasury gelden de volgende uitgangspunten: Uitzettingen vinden uitsluitend plaats bij financiële instellingen binnen het EMU-gebied met ten minste een Aa-rating van één van de volgende erkende rating-bureau’s: Moody’s, Standard & Poors of Fitch IBCA of bij overheden en publiekrechtelijke lichamen met een solvabiliteitsratio van 0% 2. Bij het verstrekken van leningen uit hoofde van de publieke taak worden zoveel mogelijk zekerheden of garanties geëist. 3. Met de financiële instelling waar een uitzetting plaatsvindt, wordt overeengekomen dat indien de rating, zoals genoemd in artikel 6 lid 1, onder het genoemde niveau komt, de uitzetting terstond opeisbaar wordt zonder enige kosten aan gemeentezijde. 7. De gemeente beperkt haar interne liquiditeitsrisico’s door haar treasuryactiviteiten te baseren op een korte termijn liquiditeitenplanning (looptijd tot één jaar), alsmede een meerjarige liquiditeitenplanning met een looptijd van minimaal 2 jaar. 8. Valutarisico’s worden in de gemeente uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken, aan te gaan of te garanderen in de euro.     9. Bij het aantrekken van financieringen voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:
  • Financieringen worden enkel aangetrokken ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak;
  • Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen (reserves en voorzieningen) te gebruiken teneinde het renteresultaat te optimaliseren;
  • Toegestane instrumenten bij het aantrekken van financieringen zijn: onderhandse leningen en, commercial paper (CP) en medium term notes (MTN);
  • De gemeente vraagt offertes op bij minimaal 3 instellingen alvorens een financiering wordt aangetrokken, welke schriftelijk worden vastgelegd. De offertes worden met elkaar vergeleken en beoordeeld. Als een keuze is gemaakt, faxt de bank een voorlopige overeenkomst naar de gemeente. Deze voorlopige overeenkomst wordt bewaard tot de definitieve overeenkomst ontvangen is. Omdat met de BNG een overeenkomst tot geïntegreerde dienstverlening is afgesloten moet altijd een lening bij de BNG worden afgesloten als de marge met andere banken kleiner is dan 5 basispunten (= 0,05%).
    •      10. Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van de treasuryfunctie voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:
  • Uitzettingen worden uitsluitend gedaan onder de in artikel 4, 5 en 6 genoemde voorwaarden;
  • De gemeente vraagt offertes op bij minimaal 3 instellingen alvorens een langlopende uitzetting wordt gedaan, welke schriftelijk worden vastgelegd.
    •      11. De gemeente beoogt het realiseren van gunstige c.q. marktconforme condities voor af te nemen financiële diensten en hiervoor gelden de volgende uitgangspunten:
  • Bankrelaties dienen wat betreft hun kredietwaardigheid minimaal te voldoen aan de eisen die zijn gesteld in artikel 6;
  • Financiële instellingen (kredietinstellingen, beleggingsinstellingen, effecteninstellingen, verzekeraars en pensioenfondsen) dienen onder Nederlands of anderszins EER-toezicht1Onder de Europese Economische Ruimte (EER) vallen naast de lidstaten van de Europese Unie ook Noorwegen, IJsland en Lichtenstein. te vallen, zoals De Nederlandse Bank en de Verzekeringskamer.
  • Tussenpersonen dienen geregistreerd te staan bij de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en daarvan een vergunning als makelaar te hebben ontvangen.
  • Bankrelaties en hun bancaire condities worden ten minste eens in de 4 jaar beoordeeld.
    •      12. Teneinde de kosten van het geldstromenbeheer te beperken wordt:
  • Het liquiditeitsgebruik beperkt door de geldstromen op gemeenteniveau op elkaar en de liquiditeitenplanning af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig worden nagekomen.
  • Het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd binnen één bank;
    •      13. Voor het saldobeheer en het liquiditeitenbeheer gelden de volgende specifieke richtlijnen:
  • De gemeente streeft naar concentratie van de overtollige liquiditeiten binnen één rentecompensatiecircuit bij de bank met de gunstigste condities;
  • Indien er een liquiditeitsbehoefte ontstaat dan kan de gemeente kortlopende middelen aantrekken. Hierbij wordt – conform artikel 4 lid 1 - de kasgeldlimiet niet overschreden;
  • Toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeld, kasgeldleningen en kredietlimiet op rekening courant;
  • Toegestane instrumenten bij het extern uitzetten van gelden voor een periode korter dan één jaar zijn producten met hoofdsomgarantie aan het einde van de looptijd en/of uitzettingen in vastrentende waarden;
  • Bij het extern uitzetten van gelden korter dan één jaar zijn slechts de in artikel 6 genoemde tegenpartijen toegestaan;
  • De gemeente vraagt offertes op bij minimaal 2 instellingen alvorens middelen worden aangetrokken of uitgezet met een looptijd korter dan één jaar.
    •      14. In het kader van de treasuryfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle.
  • De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd;
  • Bevoegdheden zijn via delegatie en mandaat nader schriftelijk vastgelegd;
  • Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden:
  • iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd (het vier-ogen-principe);
  • de uitvoering en controle geschiedt door afzonderlijke functionarissen;
  • de uitvoering en registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen.
    •
  • Tegenpartijen wordt gevraagd bevestigingen van iedere transactie te versturen naar de financiële administratie zonder tussenkomst van de personen die bevoegd zijn tot het sluiten van de transacties;
  • De transacties worden onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten en gecontroleerd door de functionaris die belast is met de interne controle.
  • De administratieve organisatie en interne controle waarborgen dat:
  • de uitvoering rechtmatig en doelmatig is;
  • de treasury-activiteiten adequaat kunnen worden uitgevoerd en bijgestuurd;
  • de risico’s kunnen worden beheerst;
  • de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de informatie verzekerd zijn.
    •      15. De verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie van de gemeente staan in onderstaande tabel gedefinieerd. Functie Verantwoordelijkheden De Gemeenteraad Het vaststellen van treasurydoelstellingen, het treasurybeleid, globale richtlijnen en limieten, middels de financiële verordening; Vaststellen van de publieke taak; Het vaststellen van de treasuryparagraaf in begroting en jaarrekening; Het houden van toezicht op het treasurybeleid en de uitvoering hiervan; Het evalueren en als gevolg daarvan (eventueel) bijstellen van het treasurybeleid. Commissie Financiën Het uitbrengen van advies over beleidsvoorstellen en rapportages op het gebied van treasury aan de Gemeenteraad. Het college van B&W Vaststellen van het treasurystatuut; Het uitvoeren van het treasurybeleid (formele en politieke verantwoordelijkheid); Het achteraf bekrachtigen van de afgesloten transacties Het rapporteren aan de Gemeenteraad over de uitvoering van het treasurybeleid. Directeur Middelen Het opzetten van administratieve richtlijnen op het gebied van treasury; Het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen; Het controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasuryfunctie en hierover rapporteren aan het college van B&W; Het hoofd van de afdeling Financiën Het uitvoeren van de aan haar/hem gemandateerde treasuryactiviteiten conform het treasurystatuut en de treasuryparagraaf; Het zorgdragen voor juiste verantwoording van de uitvoering van de door hem/haar gemandateerde treasuryactiviteiten; Het rapporteren aan B&W over de uitvoering van het treasurybeheer; Het afleggen van verantwoording aan het college van B&W. De sectordirecteuren Het zorgdragen voor een goede kwaliteit van de informatie die hun sector aanlevert aan de afdeling Financiën met betrekking tot toekomstige uitgaven en ontvangsten. De budgethouders en bud-getbeheerders Het zorgdragen voor een goede kwaliteit van de informatie die hun afdelingen aanleveren aan de afdeling Financiën met betrekking tot toekomstige uitgaven en ontvangsten; Het zorgdragen voor het tijdig aanleveren van betrouwbare operationele informatie over toekomstige geldstromen aan de afdeling Financiën; Het fiatteren van betalingen en ontvangsten, ten laste c.q. ten gunste van hun budgetten en kredieten. De financieel medewerker Het uitvoeren van de activiteiten met betrekking tot de volgende deelfuncties: het risicobeheer, gemeentefinanciering (financiering, uitzetting en relatiebeheer) en kasbeheer. Deze activiteiten moeten conform dit treasurystatuut en de treasuryparagraaf worden uitgevoerd en de transacties dienen geautoriseerd te zijn door het hoofd afdeling Financiën; Het opstellen van de rentevisie; Het aantrekken en uitzetten van gelden in het kader van het saldo- en liquiditeitenbeheer; Het beheren van de geldstromen; Het onderhouden van contacten met banken, geldmakelaars en overige financiële instellingen; Het afsluiten van financiële contracten voortvloeiend uit bovenstaande deelfuncties; Het schriftelijk vastleggen van de treasurytransacties en het doorgeven hiervan aan de kassier; Het voorbereiden van beleidsvoorstellen op treasurygebied; Het adviseren van de afdelingen/sectoren over de financiële gevolgen van hun activiteiten en projecten; Het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de aan de gemeentelijke administratie; Het afleggen van verantwoording aan het hoofd afdeling Financiën over de uitvoering van de aan hem/haar gemandateerde activiteiten. De kassier Het overboeken van saldi tussen bankrekeningen; Het afhandelen van het contante en girale betalingsverkeer; Het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de gemeentelijke administratie; Het rapporteren aan het hoofd administratie belast met controle over de uitvoering van de aan hem/haar gemandateerde activiteiten. Financiële administratie Het juist en volledig administreren van de bezittingen, schulden, rechten, verplichtingen, inkomsten, uitgaven, ontvangsten en betalingen in de verplichtingen- en financiële administratie; Hoofd administratie Het ontvangen van de orderbevestiging van derden en het controleren of deze overeenkomt met de transactie-informatie zoals verstrekt dor de medewerker belast met treasury; Het voeren van de interne controle op de uitgevoerde treasurytransacties en hierover rapporteren aan het hoofd van de afdeling Financiën; Het afleggen van verantwoording aan het hoofd Financiën over de uitvoering van de aan hem/haar gemandateerde activiteiten. De externe accountant Het in het kader van haar reguliere controletaak adviseren en controleren omtrent de feitelijke naleving van het treasurystatuut.
    16. In onderstaande tabel staan bevoegdheden met betrekking tot treasuryactiviteiten weergegeven alsmede de daarbij benodigde fiattering. Bevoegd functionaris (eerste handtekening) Autorisatie door (tweede handtekening) Saldo-, liquiditeiten- en geldstromenbeheer 1. Het uitzetten van geld via callgeld, deposito en spaarrekening Financieel medewerker Hoofd Financiën 2. Het aantrekken van geld via callgeld of kasgeld Financieel medewerker Hoofd Financiën 3. Betalingsopdrachten voorbereiden en versturen Medewerkers financiële administratie Medewerkers financieel beleid Bankrelatiebeheer 4. Bankrekeningen openen/sluiten/wijzigen Financieel medewerker Hoofd Financiën 5. Bankcondities en tarieven afspreken Financieel medewerker Hoofd Financiën Financiering en uitzetting 6. Het afsluiten van kredietfaciliteiten Financieel medewerker Hoofd Financiën 7. Het aantrekken van gelden via onderhandse leningen en MTN’s zoals vastgelegd in de treasuryparagraaf Financieel medewerker Hoofd Financiën 8. Het uitzetten van gelden via (staats)obligaties, MTN’s, CP’s, CD’s, onderhandse geldleningen zoals vastgelegd in de treasuryparagraaf Financieel medewerker Hoofd Financiën 9. Het beleggen in garantieproducten Hoofd Financiën College van B&W 10. Het verstrekken van leningen aan derden uit hoofde van de publieke taak Hoofd Financiën College van B&W 11. Het garanderen van gelden uit hoofd van de publieke taak Hoofd Financiën College van B&W
    17. Met betrekking tot de treasuryactiviteiten dient tenminste de in de onderstaande tabel opgenomen informatie te worden verstrekt door de betreffende functionarissen: Informatie Frequentie Informatie-verstrekker Informatie-ontvanger 1. Gegevens m.b.t. toekomstige uitgaven en ontvangsten voor de liquiditeitenplanning Maandelijks Sector-directeuren Budget-houders en beheerders Financieel medewerker 2. Liquiditeitenplanning Maandelijks Financieel medewerker Hoofd financiën 3. Beleidsplannen treasury in treasuryparagraaf van begroting Jaarlijks Financieel medewerker Gemeenteraad 4. Evaluatie treasuryactiviteiten in Treasuryparagraaf van jaarrekening Jaarlijks Financieel medewerker Gemeenteraad 5. Voortgang onderdelen treasuryparagraaf via voor- en najaarsrapportage Halfjaarlijks Financieel medewerker Gemeenteraad 6 Verantwoording n.a.v. treasuryparagraaf via jaarverslag Jaarlijks Financieel medewerker Gemeenteraad 7. Informatie aan derden (toezichthouder en CBS) zoals genoemd in art. 8 Wet fido Kwartaal Financieel medewerker Derden 8. Lenings- / uitzettings-/ garantiebesluiten binnen 14 dagen na besluit College van B&W Provincie
    18. Dit statuut treedt in werking met ingang van 1 januari 2005.     3. Memorie van toelichting In dit treasurystatuut wordt het treasurybeleid van de gemeente op hoofdlijnen vastgelegd. Dat gebeurt in de eerste plaats door het aangeven van de doelstellingen van de treasuryfunctie (in artikel 2). Vervolgens geeft het bestuur in het statuut aan binnen welke richtlijnen en limieten de doelstellingen dienen te worden gerealiseerd. Een richtlijn is een bindend voorschrift voor een handelswijze die gevolgd moet worden en een limiet is een type richtlijn die een uiterste grens aangeeft. Een belangrijk deel van de limieten en richtlijnen is bepaald door de Wet fido. Middels de limieten en richtlijnen wordt het “risicoprofiel” van de gemeente bepaald, waarbinnen de treasuryactiviteiten dienen te worden uitgevoerd. De treasuryparagraaf in de begroting geeft de beleidsplannen voor de treasuryfunctie voor de komende jaren en in het bijzonder voor het eerstkomende jaar weer. Het bevat onder meer gegevens over de algemene ontwikkelingen en de concrete beleidsplannen binnen de kaders van het statuut. Het gaat hierbij vooral om de plannen voor het risicobeheer, de gemeentefinanciering (analyse financieringspositie, leningen- en garantieportefeuille en uitzettingsportefeuille) en het kasbeheer. Uit de toelichting zal moeten blijken dat de plannen binnen de kaders van de Wet fido en het treasurystatuut blijven. De treasuryparagraaf in het jaarverslag geeft in het bijzonder een verschillenanalyse tussen de plannen zoals deze zijn opgenomen in de begroting en de realisatie in het verslagjaar. Artikel 2 In artikel 2 worden de doelstellingen van de treasuryfunctie de gemeente weergegeven, hieronder worden deze doelstellingen afzonderlijk toegelicht. Artikel 2 lid 1 In de eerste plaats dient de treasury ervoor te zorgen dat de gemeente “duurzaam toegang heeft tot de financiële markten tegen acceptabele condities”. De treasury dient te waarborgen dat de gemeente duurzaam in staat is de voor haar activiteiten benodigde middelen aan te trekken c.q. haar overtollige middelen uit te zetten op de financiële markten (bijv. bij banken). De condities die daar bij worden bedongen dienen, in het licht van de op het betreffende moment gebruikelijke condities, acceptabel (tenminste marktconform) te zijn. Artikel 2 lid 2 Door haar activiteiten loopt de gemeente de volgende financiële risico’s: renterisico’s, koersrisico’s, kredietrisico’s, interne liquiditeitsrisico’s en valutarisico’s. Het is de taak van de treasury dergelijke risico’s zo veel mogelijk te beperken. In de artikelen 4 tot en met 8 wordt aangegeven op welke wijze dit wordt gewaarborgd. Artikel 2 lid 3 De derde doelstelling van de treasuryfunctie is het minimaliseren van de kosten bij het beheren van de geldstromen en de financiële posities. Deze kosten bestaan o.a. uit rentekosten, provisies en kosten van het betalingsverkeer. Het is de taak van de treasury het beheer zo efficiënt mogelijk uit te voeren. Artikel 2 lid 4 De gemeente streeft ernaar haar renteresultaten te optimaliseren. Dit betekent dat de gemeente geen middelen onbenut laat maar streeft naar zo hoog mogelijke renteopbrengsten (c.q. zo laag mogelijk rentekosten) zonder dat daarbij overmatige risico’s worden gelopen. De prioriteiten van de treasuryfunctie liggen in eerste instantie bij het beheersen en beperken van financiële risico’s, de treasuryfunctie is immers géén winstgerichte afdeling (“profit center”). Binnen het acceptabele risicoprofiel zoals vastgesteld in de Wet fido en dit treasurystatuut kan desondanks worden gestreefd naar optimalisatie van de renteresultaten. Artikel 3 lid 1 De Wet fido geeft twee belangrijke beleidsmatige uitgangspunten met betrekking tot treasury. Dit betreft de “publieke taak” waarvoor leningen en garanties dienen enerzijds en het prudente karakter van (overige) uitzettingen anderzijds. Er wordt hierbij dus een specifiek onderscheid gemaakt tussen het verstrekken van leningen “uit hoofde van de publieke taak” en het uitzetten van middelen “uit hoofde van treasury”. De wet stelt geen eisen aan het verstrekken van leningen en garanties uit hoofde van de publieke taak. Wel wordt in de toelichting op de Wet fido het volgende aangegeven: “Het gemeentebestuur bepaalt de publieke taak. De begroting en de begrotingswijzigingen bepalen het budgettaire kader voor de uitoefening van de publieke taak”. In dit licht is het dus niet de afdeling Financiën die het politieke besluit voor dergelijke garanties en leningen voorbereidt. Wel wordt geadviseerd dat het gemeentebestuur het advies van de Treasury vanuit haar expertise in te winnen alvorens een beslissing te nemen t.a.v. het verstrekken van leningen of garanties uit hoofde van de publieke taak. De afdeling Financiën adviseert over bijv. Financieringsvoorwaarden en de implicaties van de betreffende aanvraag voor de totale financiële positie van de gemeente . Daarnaast is het van belang dat de afdeling Financiën de betreffende aanvraag opneemt in haar liquiditeitenplanning. Artikel 3 lid 2 Conform de Wet fido, dienen uitzettingen “uit hoofde van treasury” (zie toelichting artikel 3 lid 1) een prudent karakter te hebben. In de Wet fido en de bijbehorende ministeriële regelingen wordt het begrip “prudent” nader uitgewerkt. Het aangaan van financiële transacties met als oogmerk die financiële waarden te zijner tijd eventueel met winst te verkopen, is nadrukkelijk niet toegestaan (zie artikel 2 lid 2 Wet fido en de memorie van toelichting op de Wet fido). Bankachtige activiteiten – het aantrekken en uitzetten van middelen met als doel het genereren van inkomen – zijn als gevolg van deze bepaling verboden. De richtlijnen en limieten van dit treasurystatuut vallen binnen de kaders van de Wet fido. De limieten en richtlijnen van dit treasurystatuut zijn specifiek geformuleerd om het prudente karakter van de uitzettingen uit hoofde van treasury te garanderen en hebben derhalve géén betrekking op (eventueel) verstrekte leningen of garanties uit hoofde van de “publieke taak” van de gemeente. Artikel 3 lid 3 Derivaten zijn financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. Derivaten kennen een breed toepassingsgebied en worden onder andere gebruikt om renterisico’s te sturen en financieringskosten te minimaliseren. De Wet fido stelt dat derivaten uitsluitend mogen worden gebruikt ter beperking van financiële risico’s. Artikel 4 lid 1 Renterisicobeheer omvat het beperken van de invloed van (externe-) rentewijzigingen op de financiële resultaten van de gemeente; Een belangrijk uitgangspunt van de Wet fido is het vermijden van grote fluctuaties in de rentelasten van openbare lichamen. Teneinde een grens te stellen aan korte financiering (met een rentetypische looptijd tot één jaar) is in de Wet fido (evenals in de Wet filo) de kasgeldlimiet opgenomen. Juist voor korte financiering geldt dat het renterisico aanzienlijk kan zijn, aangezien fluctuaties in de rente bij korte financiering direct een relatief grote invloed hebben op de rentelasten. De kasgeldlimiet wordt berekend als een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de gemeente bij aanvang van het jaar. Dit percentage bedraagt 8,5%. Artikel 4 lid 2 Het doel van de renterisiconorm is het beheersen van de renterisico’s op de vaste schuld (schuld met een rentetypische looptijd van één jaar of langer) door het aanbrengen van spreiding in de looptijden in de leningenportefeuille. De renterisiconorm kan worden berekend door een vastgesteld percentage (20%) te vermenigvuldigen met de totale vaste schuld. Artikel 4 lid 3 Afstemming op de liquiditeitenplanning beoogt bedragen slechts te lenen cq. uit te zetten gedurende de periode dat zij daadwerkelijk nodig respectievelijk beschikbaar zijn. Artikel 4 lid 5 Een rentevisie is een toekomstverwachting over de rente-ontwikkeling, op basis waarvan een financierings- en beleggingsbeleid wordt gevoerd. Afhankelijk van de (interne- of externe) ontwikkelingen zal de gemeente haar rentevisie actualiseren. De rentevisie kan daarbij gebaseerd worden op de rentevisie van enkele gezaghebbende financiële instellingen, zoals de huisbankier. Afstemming van het beleid op de rentevisie betekent bijvoorbeeld het uitstellen van uitzettingen met een lange looptijd op het moment dat men een rentestijging verwacht. Artikel 5 lid 1 Ten aanzien van de financiële instrumenten die kunnen worden gehanteerd voor uitzettingen in het kader van treasury, geldt in de Wet fido als belangrijkste uitgangspunt dat de hoofdsom van de betreffende uitzetting in tact blijft. Bij alle in dit artikel genoemde producten wordt aan het einde van de looptijd ten minste de hoofdsom (bij vastrentende waarden de “nominale waarde”) uitgekeerd. Bij het uitzetten van gelden op rekening courant, spaarrekening, daggeld of deposito’s worden géén koersrisico’s gelopen. Het kan bij dergelijke producten echter voorkomen dat de opnamemogelijkheden beperkt zijn (in het bijzonder bij deposito’s en soms bij een spaarrekening). Certificates of deposit, commercial papers, obligaties en medium term notes zijn vastrentende waarden die (tussentijds) verhandelbaar zijn. Bij tussentijdse verkoop kunnen koersrisico’s worden gelopen. Wanneer deze waarden tot het einde van hun looptijd worden aangehouden zal minimaal de nominale waarde worden uitgekeerd. Garantieproducten zijn beleggingsproducten waarbij de uitgevende (financiële) instelling garandeert dat op de afloopdatum (een bepaald percentage van) de hoofdsom wordt uitgekeerd. Garantieproducten keren vaak minder of geen rente uit en bieden in plaats daarvan bijvoorbeeld een rendement dat gebaseerd is op aandelen-index (zoals de AEX-index). Garantieproducten waarbij minder dan 100% van de hoofdsom wordt gegarandeerd zijn expliciet niet toegestaan onder de Wet fido. Bij garantieproducten is vaak enkel de hoofdsom gegarandeerd. Aangezien de Reële waarde (de koopkracht) van de hoofdsom door inflatie kan verminderen, verdient het de aanbeveling om bij een langere looptijd naast een hoofdsomgarantie een minimaal rendement (bijv. ter hoogte van het inflatieniveau) te eisen. Voor uitzettingen uit hoofde van de publieke taak van de gemeente worden in dit statuut geen richtlijnen met betrekking tot producten opgenomen. Van belang is dat de Gemeenteraad bepaalt dat de betreffende uitzetting tot de “publieke taak” van de gemeente behoort. In dit kader is het bijvoorbeeld mogelijk dat uitzettingen in de vorm van aandelen tot de publieke taak behoren. Artikel 5 lid 2 Koersrisico’s kunnen nooit volledig worden uitgesloten. Als de organisatie in een vastrentende product heeft belegd maar – wegens wijziging in de liquiditeitenplanning – voor de afloopdatum deze uitzetting moet verkopen, dan wordt niet 100% van de hoofdsom terugbetaald, maar de huidige waarde van de uitzetting afhankelijk van de rente en resterende looptijd. Om deze koersrisico’s zoveel mogelijk te beperken stemt de gemeente de looptijd van de uitzetting af met de liquiditeitenplanning. Artikel 6 lid 2 De Wet fido stelt geen eisen aan de kwaliteit van de debiteuren bij het verstrekken van leningen of garanties aan derden in het kader van de publieke taak. Omdat de Gemeenteraad de publieke taak bepaalt, worden leningen of garanties uitsluitend verstrekt aan door de Gemeenteraad goedgekeurde partijen. Teneinde de kredietrisico’s te verkleinen kunnen zekerheden of garanties worden verlangd van de debiteuren. Artikel 7 Interne liquiditeitsrisico’s doen zich bijvoorbeeld voor wanneer de gemeente Heemstede gelden voor een bepaalde periode heeft uitgezet en gedurende de looptijd van de uitzetting blijkt dat de gelden (onverwacht) nodig zijn voor het doen van een investering. Dit kan tot gevolg hebben dat de gemeente Heemstede tijdelijk een lening moet aantrekken (wanneer de uitzettingen vast staan in bijvoorbeeld een deposito) ofwel tussentijds een uitzetting moet verkopen (bijvoorbeeld een obligatie). In beide gevallen kan dit negatieve gevolgen hebben voor de financiële resultaten. Ter beperking van dit risico baseert de gemeente Heemstede haar financiële transacties op een liquiditeitenplanning waarin de toekomstige inkomsten en uitgaven van de gehele organisatie zijn gepland. Teneinde aansluiting te zoeken op de meerjarige investeringsplanning van de gemeente Heemstede is gekozen een liquiditeitenplanning met een periode van 2 jaar op te stellen. In de praktijk is het opstellen van een betrouwbare en nauwkeurige liquiditeitenplanning niet eenvoudig. Dit heeft te maken met de inherente onzekerheden die verbonden zijn aan de activiteiten van de gemeente Heemstede en hun financiële gevolgen. Het is daarom van groot belang dat de afdeling Financiën tijdig en volledig wordt geïnformeerd door de overige afdelingen over de financiële gevolgen van hun activiteiten. Artikel 8 Dit betreft een ongewijzigde voortzetting van het beleid binnen de gemeente Heemstede. Artikel 9 lid 1 Het aantrekken van gelden met als doel deze met winstoogmerk te beleggen is door artikel 2 lid 2 van de Wet fido (zie ook memorie van toelichting op de Wet fido) nadrukkelijk niet toegestaan. Artikel 9 lid 2 Teneinde de renteresultaten te optimaliseren wordt zoveel mogelijk intern gefinancierd. Artikel 9 lid 3 Onderhandse geldleningen zijn leningen waarbij de voorwaarden van de lening in onderling overleg met de geldgevende partij kunnen worden vastgesteld. Een Medium Term Note (MTN) is een verhandelbare schuldbekentenis aan toonder, met een minimumlooptijd van twee jaar en een minimum- omvang van nominaal NLG 1 miljoen. Deze maakt onderdeel uit van een medium term note programma. De term Commercial Paper staat voor verhandelbare schuldbekentenissen met een looptijd korter dan twee jaar, uitgegeven door niet-kredietinstellingen. Artikel 9 lid 4 Deze richtlijn beoogt de marktconformiteit van financieringen te waarborgen, voor bijv. te betalen rentepercentages, provisies, (boete-) clausules bij vervroegde aflossing etc. Middels het opvragen van meerdere offertes wordt bereikt dat de gemeente Heemstede een beter beeld heeft van de op dat moment gebruikelijke tarieven en voorwaarden op de financiële markten. Op basis daarvan kan een afgewogen keuze worden gemaakt. Artikel 10 Uitzetting betreft het uitzetten van middelen (uit hoofde van treasury) voor een periode langer dan één jaar. In het onderdeel Risicobeheer (artikel 3 tot en met 8) is gedefinieerd op welke wijze de gemeente Heemstede het prudente karakter van haar uitzettingen waarborgt. In dit artikel worden aanvullende richtlijnen met betrekking tot uitzettingen geformuleerd. Artikel 10 lid 2 Deze richtlijn beoogt de marktconformiteit van uitzettingen te waarborgen, voor bijv. het ontvangen rentepercentage, de hoogte van transactiekosten etc. Middels het opvragen van meerdere offertes wordt bereikt dat de gemeente Heemstede een beter beeld heeft van de alsdan gebruikelijke tarieven en voorwaarden op de financiële markten. Op basis daarvan kan een afgewogen keuze worden gemaakt. Artikel 11 lid 1 Op het gebied van relatiebeheer beoogt de treasury het realiseren van zo gunstig mogelijke condities voor de door haar af te nemen diensten. Teneinde structuur aan te brengen in de momenten waarop de beoordeling van bankrelaties plaats heeft, is opgenomen dat deze beoordeling minimaal eens in de 4 jaar plaats moet hebben. Artikel 11 lid 3 Tussenpersonen hebben een intermediairfunctie bij het afsluiten van financiële transacties en vallen niet onder de “tegenpartijen”. De vereisten van lid 2 zijn voor tussenpersonen dan ook niet van toepassing. Teneinde dit te ondervangen stelt de gemeente als eis dat tussenpersonen onder toezicht van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) staan en daarvan een vergunning als makelaar hebben ontvangen. Artikel 12 lid 1 Geldstromenbeheer omvat met name het zorgdragen voor een efficiënt betalingsverkeer. Geldstromen kunnen bijvoorbeeld op elkaar worden afgestemd door een betalingsdatum af te stemmen op bepaalde verwachte ontvangsten. Hiermee wordt voorkomen dat de gemeente Heemstede tijdelijk middelen aan moet trekken (cq. middelen aan haar uitzettingenportefeuille moet onttrekken) teneinde de betreffende betaling (tijdelijk) te financieren. Artikel 12 lid 2 Het laten uitvoeren van het betalingsverkeer door één bank heeft als voordeel dat er geen kosten hoeven te worden gemaakt om gelden tussen verschillende banken over te boeken. Artikel 13 lid 1 Het saldo en liquiditeitenbeheer betreft het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen (-courant) van de gemeente Heemstede . Teneinde de noodzaak tot het doen van interne overboekingen te beperken, worden verschillende rekeningen die de gemeente Heemstede bij één bank aanhoudt opgenomen in een rentecompensatiecircuit. Dit is een systeem waarbij de (valutaire) debet en creditsaldi van alle rekeningen van een organisatie worden samengevoegd tot één gecombineerd saldo, waarover de rente wordt berekend. Artikel 13 lid 3 In dit lid worden limitatief de mogelijke korte termijn financieringsinstrumenten benoemd. De term daggeld (ook wel callgeld genoemd) staat voor een opgenomen of uitgezette lening voor onbepaalde tijd die dagelijks gewijzigd kan worden. Kasgeldleningen zijn niet verhandelbare leningen voor een vast bedrag en een vaste periode (maximaal 2 jaar) en tegen een vast rentepercentage. Kredietlimiet op de rekening courant betreft de mogelijkheid debet (“rood”) te staan op de rekening courant. Artikel 14 Bij de treasuryfunctie zijn veel personen en organen betrokken. Het statuut legt expliciet het delegatie- en mandateringspatroon vast, in casu welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden de betrokken partijen hebben. Met het oog op de omvang van de transacties en de hiermee samenhangende risico’s, zijn in dit artikel een aantal specifieke uitgangspunten opgenomen teneinde een transparante functiescheiding aan te brengen tussen beleidsbepaling en de uitvoering en tussen de administratie en controle op financiële transacties. Artikel 15 De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de functionarissen die binnen de gemeente Heemstede betrokken zijn bij de treasuryactiviteiten zijn in artikel 15 respectievelijk artikel 16 beschreven. De toekenning van de genoemde functies en bijbehorende bevoegdheden en verantwoordelijk-heden aan functies en/of functionarissen vindt plaats via de hiertoe dienende documenten (mandaten, besluiten e.d.). Deze verantwoordelijkheden dienen te worden gecommuniceerd naar de betrokkenen. Artikel 16 De eindverantwoordelijkheid voor het treasurybeleid ligt primair bij het bestuur van de gemeente Heemstede . Teneinde niet onnodig te worden belast met het dagelijkse treasurybeheer draagt het bestuur een deel van haar bevoegdheden over aan de ambtelijke organisatie. De praktische uitvoering van het beleid heeft dus vooral op ambtelijk niveau plaats, wat als voordeel heeft dat er slagvaardiger kan worden geopereerd. Bij de toewijzing van bevoegdheden is zoveel mogelijk rekening gehouden met de vereiste functiescheiding tussen besluitvorming, uitvoering, administratie en controle. Artikel 17 De tabel in dit artikel geeft weer op welke wijze de informatievoorziening wordt gewaarborgd voor: operationele informatie, beleidsmatige informatie en verantwoordingsinformatie. Het verstrekken van juiste, tijdige, volledige en relevante verantwoordingsinformatie moet gerekend worden tot de belangrijkste voorwaarden voor het kunnen beheersen van de financiële en interne risico’s van de gemeente Heemstede. Artikel 17 pt. 1 Afdelingen dienen “incidenteel” informatie te verschaffen op de momenten waarop zich significante wijzigingen voordoen in hun verwachtingen omtrent tijdstip of omvang van toekomstige betalingen of ontvangsten (bijv. bij uitstel van een grote investering).