Organisatie | Berkelland |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Beheerregeling gemeentelijke basisregistraties 2013 gemeente Berkelland |
Citeertitel | Beheerregeling gemeentelijke basisregistraties 2013 gemeente Berkelland |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Wet GBA, Wet BAG, Wet BRP
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
17-07-2013 | 12-09-2017 | Onbekend | 02-07-2013 Berkelbericht, 16 juli 2013 | Onbekend |
de Wet GBA: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
de Wet BAG: de Wet Basisregistraties adressen en gebouwen;
de Wet BRP: de Wet Basisregistraties Persoonsgegevens;
het besluit GBA: het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens
de verordening GBA: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2010;
verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders dat volgens de wet is aangewezen als verantwoordelijke;
gemeentelijke basisadministratie personen (afgekort GBA): de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over de bevolking van de gemeente Berkelland als bedoeld in artikel 2 van de Wet;
basisregistratie personen (afgekort BRP): het binnengemeentelijk gebruik van de GBA en de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over personen die niet behoren tot de bevolking van de gemeente Berkelland;
basisregistratie adressen en gebouwen (afgekort BAG): de geautomatiseerde verwerking van adres- en objectgegevens over de adressen en gebouwen die tot het grondgebied van de gemeente Berkelland behoren als bedoeld in artikel 2 van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen en het binnengemeentelijk gebruik van de geautomatiseerde verwerking van deze gegevens over adressen en gebouwen die niet behoren tot het grondgebied van de gemeente Berkelland;
ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet in de basisadministratie is opgenomen;
GBA-V: de verstrekkingsvoorziening als bedoeld in artikel 66a van het besluit;
autorisatiebesluit: een besluit als bedoeld in artikel 91, eerste lid, van de Wet betreffende de systematische verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA-V of uit de basisadministraties van andere gemeenten;
(informatie)beheerder BRP: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke belast is met de dagelijkse zorg voor de basisregistratie personen;
(informatie)beheerder GBA: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke belast is met de dagelijkse zorg voor de gemeentelijke basisadministratie personen;
(informatie)beheerder BAG: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke belast is met de dagelijkse zorg voor de basisregistratie adressen en gebouwen (BAG beheerder);
(informatie)beheer: het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding van een basisregistratie, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekking- en privacyprocedures, alsmede de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures;
beveiligingsadvies: het geheel van activiteiten gericht op het toezicht op de naleving van de maatregelen en procedures die voortkomen uit het informatiebeveiligingsbeleid;
gegevensbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en de informatievoorziening;
systeembeheer: het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden van de technische aspecten van het toepassingsysteem;
functioneel (applicatie)beheer: het geheel van activiteiten gericht op het ondersteunen van informatiesystemen en de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening;
privacybeheer en gegevensbescherming: het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer bij het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens in de gemeentelijke informatiesystemen en de informatievoorziening daaruit;
gegevensverwerking: het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze middels het daartoe bestemde informatiesysteem opnemen in een gegevensbestand;
Het afdelingshoofd Facilitaire Zaken is beheerder van de basisregistratie personen en van het autorisatiebesluit en in die hoedanigheid belast met de taken die voortvloeien uit het informatiebeheer BRP. Hij kan de taak van informatiebeheer geheel of gedeeltelijk mandateren aan een of meer van zijn medewerkers.
c) het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 36, lid
2, onder sub e, van de Wet GBA bedoelde verklaring.
1.De (informatie)beheerder(s) voorziet(n) in:
a) een jaarlijkse planning van de activiteiten die voortvloeien uit het informatiebeheer;
b) een jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en wethouders over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures;
c) een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 12 bedoelde kwaliteitssteekproef;
d) administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de Wet GBA in is voorzien;
e) periodiek overleg tussen hem en de andere aangewezen (informatie)beheerders;
f) richtlijnen voor de bijhouding van de basisadministratie of basisregistratie.
2.De (informatie)beheerder GBA is verantwoordelijk voor de inhoudelijke afhandeling van de verzoeken om persoonsgegevens als bedoeld in artikel 6, onder b, c en d van deze Beheerregeling
De (informatie)beheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders over de navolgende aspecten:
1.De (informatie)beheerder beslist:
a) over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het informatiesysteem;
b) op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers en derden tot rechtstreekse toegang tot gegevens;
c) op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers en derden tot het systematisch verkrijgen van gegevens;
1.De (informatie)beheerder ziet er op toe dat:
a) de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;
b) dat alle gegevensverwerkers op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het informatiesysteem en van de gevolgen van deze installatie;
c) de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit, het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd.
2.De (informatie)beheerder GBA ziet er daarnaast op toe dat:
a) de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking GBA als genoemd in artikel 6 geschiedt volgens de bepalingen uit de Wet GBA, Wet bescherming persoonsgegevens, de Verordening GBA en het Privacyreglement;
b) de bij of krachtens de Wet GBA opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, alsmede de beveiliging van de gemeentelijke basisadministratie personen worden nageleefd;
3.De beheerder BRP ziet er daarnaast op toe dat de bij of krachtens de Wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, alsmede de beveiliging van de basisregistratie personen worden nageleefd;
De (informatie)beheerder, of een op grond van artikel 3, lid 1 aangewezen functionaris, neemt deel aan buitengemeentelijk overleg over onderwerpen die het (informatie)beheer aangaan.
1.De gegevensbeheerder(s) is (zijn) verantwoordelijk voor:
a) de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de administratie;
a) de behandeling van wijzigingsverzoeken als bedoeld in artikel 81, 82 en 83 van de Wet GBA;
b) controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de GBA.
De gegevensbeheerder is bevoegd, in overleg met de functioneel (applicatie)beheerder, vanuit de in artikel 9 bedoelde verantwoordelijkheid:
a) de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven over de opname en bijhouding van gegevens.
De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van het informatiesysteem.
De systeembeheerder voorziet in:
a) de fysieke beveiliging van het informatiesysteem;
b) een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de GBA-apparatuur is opgesteld;
c) de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het informatiesysteem;
d) de beschikbaarheid van het informatiesysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen.
De systeembeheerder is bevoegd:
a) direct maatregelen te treffen wanneer de continuïteit van het informatiesysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is; hij is verplicht achteraf ter zake te rapporteren aan de informatiebeheerder;
b) aanwijzingen te geven over:
De systeembeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg.
De functioneel (applicatie)beheerder voorziet in:
a) een planning van periodieke gegevensverstrekkingen die op basis van het autorisatiebesluit wordt gedaan;
b) de communicatie bij storingen in hard- en software;
c) een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;
d) de toekenning van de autorisatieniveaus voor actualiseringen aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, de functioneel (applicatie)beheerder en de informatiebeheerder op grond van een besluit van de informatiebeheerder;
e) de bijhouding van een dossier van de autorisaties, die overeenkomstig artikel 6 door de informatiebeheerder zijn toegekend;
f) het testen en evalueren van nieuwe versies van het informatiesysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;
g) de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het informatiesysteem;
h) de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het informatiesysteem ontstaan;
i) een oplossing, eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor de onder h genoemde problemen en klachten;
j) de voorlichting aan de alle in artikel 3 genoemde functionarissen met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het informatiesysteem;
k) de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk in overleg met de systeembeheerder;
l) de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de basisregistratie personen worden ontleend;
m) de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens;
n) een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het informatiesysteem, zo nodig door inschakeling van een derde.
De functioneel (applicatie)beheerder is verantwoordelijk voor:
a) de ondersteuning bij het gebruik van en uitleg over het informatiesysteem;
b) het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;
c) de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde procedurebeschrijving voor de basisregistratie personen;
De functioneel (applicatie)beheerder is bevoegd gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de gegevens aanwijzingen te geven over het gebruik van het informatiesysteem;
De functioneel (applicatie)beheerder is verantwoordelijk voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk.
De functioneel (applicatie)beheerder ziet erop toe dat voorgeschreven procedures uit het informatiebeveiligingsplan worden nageleefd.
De functioneel (applicatie)beheerder neemt deel aan:
a) het overleg genoemd in artikel 4, onder e;
De privacybeheerder is bevoegd:
a) op grond van het in artikel 24, sub b genoemde toezicht, alle gebruikers, gegevensbeheerder en functionele (applicatie)beheerders van het informatiesysteem aanwijzingen te geven over het privacybeheer;
b) ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op het gebruik van gegevens in informatiesystemen, waarbij de persoonlijke levenssfeer in het geding is.
De privacybeheerder is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de Wet GBA en daarbij behorende regelingen,de Wet bescherming persoonsgegevens voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.
1.De gegevensverwerkers GBA voorzien in:
a) het verwerken van de gegevens in de GBA overeenkomstig de voorschriften van de krachtens de Wet voorgeschreven systeembeschrijving (Logisch Ontwerp GBA) en de handleiding uitvoeringsprocedures, voor zover daartoe door de functioneel (applicatie)beheerder geautoriseerd;
b) het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;
c) de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt;
d) de behandeling van mutaties;
e) de behandeling van het netwerkverkeer;
f) de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerkberichten;
g) de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 36 van de Wet GBA en ziet erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de Wet GBA geen ontleningstatus is gegeven;
h) de dagelijkse controle van de in de GBA aangebrachte actualiseringen;
i) de kennisgeving aan de ingeschrevene voor wat betreft de verwerking van:
j) de toezending van de complete persoonslijst aan de ingeschrevene ingeval van een:
a) het verwerken van de gegevens in de overeenkomstig de voorschriften van de krachtens de Wet BAG voorgeschreven systeembeschrijving en de handleiding uitvoeringsprocedures, voor zover daartoe door de functioneel (applicatie)beheerder geautoriseerd;
b) het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;
c) de behandeling van mutaties;
d) de behandeling van het netwerkverkeer, behalve de periodieke gegevensverstrekking;
e) de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerkberichten;
f) de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend en ziet erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de Wet BAG geen ontleningstatus is gegeven;
g) de dagelijkse controle van de in de BAG aangebrachte actualiseringen;
Hoofdstuk 8 HET BEVEILIGINGSADVIES
De beveiligingsadviseur is verantwoordelijk voor het toezicht op naleving van de beveiligings-maatregelen en –procedures zoals uitgewerkt in het Informatiebeveiligingsbeleid.
De beveiligingsadviseur is bevoegd om de directie en afdelingshoofden adviezen te geven over beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit het informatiebeveiligingsbeleid.
De beveiligingsadviseur ziet er op toe dat:
a) beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wetgeving en het Informatiebeveiligingsbeleid worden nageleefd;
b)de in deze regeling opgenomen bepalingen over beveiliging worden nageleefd.
De beveiligingsadviseur adviseert burgemeester en wethouders rechtstreeks als verantwoordelijke over (informatie)beveiligingsaspecten rondom het beheer uit deze regeling en in het informatiebeveiligingsbeleid voortvloeien.
De beveiligingsadviseur voorziet in een jaarlijks activiteitenverslag.
Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na die waarop zij is bekend gemaakt.
De Beheerregeling GBA zoals vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Berkelland op 26 april 2011 wordt hiermee ingetrokken.
Bijlage 1: Aanwijzing van beheerfunctionarissen Publiekswinkel
Op grond van artikel 3, lid 1 van de beheerregeling basisregistraties zijn de navolgende beheerfunctionarissen aangewezen:
Als gegevensbeheerders zijn aangewezen de heer A.J Klein Haneveld, eerste medewerker Burgerzaken en mevr. J.J. Rietmeijer, medewerker integrale dienstverlening. Zij vervangen elkaar onderling.
Naast de gegevensbeheerder zijn tevens belast met het berichtenverkeer: de gegevensverwerkers GBA
Als gegevensverwerkers worden alle medewerkers van het cluster Burgerzaken en het cluster Klantcontactcentrum van de afdeling Publiekswinkel aangewezen.
Afnemen verklaringen artikel 36, lid 2 van de Wet GBA.
De bevoegdheid tot het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 36, lid 2, onder sub e, van de Wet GBA bedoelde verklaring wordt toegekend aan alle gegevensverwerkers.
Bijlage 2: Aanwijzing van beheerfunctionarissen Facilitaire Zaken
Op grond van artikel 3, lid 1 van de beheerregeling basisregistraties zijn de navolgende beheerfunctionarissen aangewezen:
Als gegevensbeheerder BRP zijn aangewezen mevrouw J.G. Kerkwijk, medewerker gegevensbeheer en de heer R.L. Kramer, coördinator gegevensbeheer en geo-informatie. Zij vervangen elkaar onderling.
Naast de gegevensbeheerder zijn tevens belast met het berichtenverkeer alle medewerkers van het cluster gegevensbeheer / Geo-informatie.
Als gegevensbeheerder BAG is aangewezen de heer R.L. Kramer, coördinator gegevensbeheer en geo-informatie en mevrouw G.J. Kerkwijk, medewerker gegevensbeheer.
Naast de gegevensbeheerder zijn tevens belast met het berichtenverkeer alle medewerkers van het cluster gegevensbeheer / Geo-informatie.
Als gegevensverwerkers zijn alle medewerkers van het cluster gegevensbeheer en Geo-informatie aangewezen.
Functioneel (applicatie)beheer GBA
Als functioneel (applicatie)beheerder GBA is aangewezen mevrouw J.G. Pelle-Nijenhuis, functioneel beheerder. Haar plaatsvervanger zijn alle medewerkers functioneel beheer van de afdeling Facilitaire zaken.
Functioneel (applicatie)beheer BRP
Als functioneel (applicatie)beheerder BRP is aangewezen mevrouw J.G. Pelle-Nijenhuis, medewerker functioneel beheer. Haar plaatsvervanger zijn alle medewerkers functioneel beheer van de afdeling Facilitaire zaken.
Functioneel (applicatie)beheer BAG
Als functioneel (applicatie)beheerder BAG is aangewezen mevrouw J.G. Pelle-Nijenhuis, medewerker functioneel beheer. Haar plaatsvervanger zijn alle medewerkers functioneel beheer van de afdeling Facilitaire zaken.
Als systeembeheerder is aangewezen de heer H.W. Verschuren en de heer W.J.G.M. van Bolderen. Hun plaatsvervangers zijn alle medewerkers systeem- en netwerkbeheer van de afdeling Facilitaire zaken.