Inkoop- en aanbestedingsreglement 2013

Dit reglement verstaat onder:

• a.

  Aanbestedende Dienst: de gemeente Pijnacker-Nootdorp, al dan niet in samenwerking met andere aanbestedende diensten;

• b.

  aanbestedingsdocumenten: alle documenten in een aanbestedingsprocedure die door de aanbestedende dienst en/of een ondernemer schriftelijk in de aanbestedingsprocedure zijn gebracht;

• c.

  college: het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Pijnacker-Nootdorp;

• d.

  Dienst: alle inkopen die niet onder de definitie van een Werk of een Levering vallen;

• e.

  een 2A Dienst: een Dienst die een bijdrage levert aan de interne markt van de Europese Unie en waarvan de uitvoering dus op geen enkele wijze beperkt is. De opsomming van 2A Diensten staat in de Europese Richtlijn (op 1 april 2013 in bijlage II van de Richtlijn 2004/18/EG.);

• f.

  een 2B Dienst: een Dienst die GEEN bijdrage levert aan de interne markt van de Europese Unie en waarvan de uitvoering dus op enige wijze beperkt is, bijvoorbeeld omdat de Dienst door een nationale Dienstverlener (moet) worden uitgevoerd. De opsomming van 2B Diensten staat in de Europese Richtlijn (op 1 april 2013 in bijlage II van de Richtlijn 2004/18/EG. );

• g.

  eigen verklaring: een verklaring als bedoeld in artikel 2.84 van de Aanbestedingswet, eerste lid en opgenomen in de set Eigen Verklaringen;

• h.

  evaluatiebesluit: een door het College vastgestelde evaluatie van een doorlopen inkoopproces met als doel kennis en inzicht te geven die als sturingselement kunnen worden opgenomen in toekomstige inkoopprocessen;

• i.

  gunnen: het objectief vaststellen op basis van de in het aanbestedingsdocument opgenomen gunningcriterium Economisch Meest Voordelig Inschrijving (EMVI) dan wel Laagste Prijs, welke ondernemer de meest gerede ondernemer is;

• j.

  gunningbesluit: de door of namens het College te nemen beslissing aan welke ondernemer de gemeente voornemens is de opdracht te gunnen. Daaronder wordt ook verstaan het niet verstrekken van een opdracht. De gunningbeslissing voldoet aan de eisen van artikel 2.130 van de Aanbestedingswet;

• k.

  inkoopregiem: de volgens dit reglement van toepassing zijnde inkoopprocedure voor de inkoop van een Werk, Levering of Dienst door de gemeente Pijnacker-Nootdorp. Bij de inkoop van een combinatie van deze zaken is het regiem van toepassing dat de hoogste financiële component bijdraagt in de geraamde waarde van de opdracht;

• l.

  Levering: een tastbare zaak, omvat ook de aankoop, huur, lease en huurkoop van producten;

• m.

  ondernemer: een ieder die voor de uitvoering van Werken, Leveringen of Diensten, al dan niet in combinatie met een andere ondernemer of ondernemers, de uitvoering daarvan bedrijfsmatig op de markt aanbiedt;

• n.

  opdracht: een wederkerige overeenkomst onder bezwarende titel tussen de gemeente Pijnacker-Nootdorp en de meest gerede ondernemer in een inkoopproces, voor de uitvoering van een Werk, Levering of Dienst. Een ondernemer is met het rechtsgeldig ondertekenen van de opdracht een contractant in de zin van de Aanbestedingswet;

• 0.

  overheidsbedrijf: een bedrijf waarop een aanbestedende dienst rechtstreeks of middellijk een overheersende invloed kan uitoefenen uit hoofde van eigendom, financiële deelneming of de op het bedrijf van toepassing zijnde voorschriften;

• o.

  passende ondernemer: een ondernemer die naar aard en omvang van zijn bedrijfsvoering in staat moet worden geacht de opdracht binnen de te stellen eisen van Kwaliteit en Tijd uit te voeren;

• p.

  raamovereenkomst: een wederkerige overeenkomst tussen de gemeente Pijnacker-Nootdorp, al dan niet samen met andere aanbestedende diensten, en één of meer ondernemers met als doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden vast te leggen waaronder in die periode vervolgens concrete deelopdrachten door de gemeente kunnen worden verstrekt;

• q.

  selectie: de eisen die gesteld worden aan de onderneming voorafgaande aan het gunnen van een opdracht, zoals bijvoorbeeld ervaring met vergelijkbare opdrachten en/of het lid zijn van een brancheorganisatie en/of het beschikken over bepaalde kwaliteitscertificaten;

• r.

  toegevoegde maatschappelijke waarde: duurzaamheid en social retun on investment (SRoI): de toevoegde waarde die een ondernemer biedt door gebruik of toepassing van duurzame materialen en/of het bieden van kansen aan mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt;

• s.

  Werk: het realiseren van een bouwkundige en/of civieltechnische economisch zelfstandige eenheid door de combinatie van Leveringen en Diensten. Het onderhoud aan een dergelijke eenheid om deze in stand te houden of het ontmantelen daarvan.

• 1.

  Dit reglement is van toepassing bij verwerving van Leveringen, Diensten en Werken van de gemeente Pijnacker-Nootdorp indien de geraamde waarde van de opdracht gelijk of groter is aan € 10.000.

• 2.

  Opdrachten met een geraamde waarde lager dan € 10.000 worden zo veel als mogelijk aan lokale ondernemers verstrekt.

• 3.

  Bij een geraamde waarde gelijk of groter aan € 10.000 zijn op basis van de Gids Proportionaliteit de in dit reglement opgenomen inkoopregimes van toepassing.

De bedragen genoemd in de inkoopregimes zijn in overeenstemming met de bedragen aangegeven in de kleuren Groen en Geel in de Gids Proportionaliteit. De bedragen in deze gebieden zijn in ieder geval rechtmatig. De bedragen in het gebied Rood worden afgeraden en zijn ook in dit regelement niet van toepassing.

Een door de gemeente Pijnacker-Nootdorp ondertekend regionaal inkoopprotocol met daarin bepalingen over regionale inkoopsamenwerking, gaat voor op de bepalingen uit dit reglement.

• 1.

  Het motiveren van samenvoegen van opdrachten en/of het splitsen van een opdracht in percelen is bij Leveringen en 2A Diensten in het kader van de proportionaliteit in ieder geval aan de orde bij een geraamde waarde die gelijk of groter is aan € 100.000, exclusief BTW.

• 2.

  Het motiveren van samenvoegen van opdrachten en/of het splitsen van een opdracht in percelen is bij 2B Diensten in het kader van de proportionaliteit in ieder geval aan de orde bij een geraamde waarde die gelijk of groter is aan de Europese aanbestedingsgrens, exclusief BTW.

• 3.

  Het motiveren van samenvoegen van opdrachten en/of het splitsen van een opdracht in percelen is bij Werken in het kader van de proportionaliteit in ieder geval aan de orde bij een geraamde waarde die gelijk of groter is aan € 1.000.000 exclusief BTW.

• 4.

  In een inkoopproces waarin duidelijk gescheiden ondernemers op de markt aanwezig zijn en de aard en omvang van de opdracht bestaat uit een combinatie van Werk en/of Levering en/of Dienst die in de opdracht gescheiden kunnen worden uitgevoerd, is motivatie ten aanzien van het samenvoegen en/of splitsen in percelen te allen tijde aan de orde.

De gemeente gebruikt waar mogelijk bij ieder inkoopregiem de modellen Eigen Verklaring op het moment dat ondernemers betrokken in een inkoopregiem informatie aantoonbaar moeten maken.

Alle opdrachten voor Leveringen, Diensten of Werken die de gemeente verstrekt, komen tot stand op een zakelijke en objectieve wijze. Voor iedere verstrekte opdracht is te allen tijde reverse engineering mogelijk, dat wil zeggen dat een betaalde factuur of betaalde facturen is/zijn te herleiden uit het daaraan voorafgegane inkoopproces en/of het inkoopproces leidt tot daaraan afgeleide facturen.

• 1.

  De gemeente heeft het Manifest Professioneel Duurzaam Inkopen ondertekend en past in ieder inkoopregiem toegevoegde maatschappelijke waarde als criterium toe.

• 2.

  Het toepassen van toegevoegde maatschappelijke waarde kan in de selectie van ondernemers dan wel bij de gunning.

• 3.

  Toegevoegde maatschappelijke waarde kan tot uitdrukking komen in het gebruik van de meest duurzame materialen en/of de toepassing van social return on investment om mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt meer kansen te bieden.

De gemeente kan een opdracht gunnen nadat eerst een verificatiegesprek heeft plaatsgevonden. In een verificatiegesprek toetst de gemeente of vraag en aanbod op elkaar aansluiten en de opdracht uitgevoerd zal worden binnen de sturingselementen Kwaliteit, Tijd en Geld en op welke wijze de aangeboden toegevoegde maatschappelijke waarde wordt toegevoegd.

• 1.

  Bij ieder inkoopregiem voegt de gemeente zo veel als mogelijk maatschappelijke waarde toe in de vorm van de toepassing van de meest duurzame materialen en/of social return on investment.

• 2.

  Het gebruik van de meest duurzame materialen komt aan de orde bij de offerte aanvraag waarbij de vraag duidelijk omschreven is.

• 3.

  De invulling van social return on investment door de meest gerede ondernemer geeft in aflopende volgorde van belangrijkheid concreet aan op welke wijze hij:

  • a.

    de gemeenschap Pijnacker-Nootdorp betrekt bij de opdracht;

  • b.

    de regionale gemeenschap betrekt bij de opdracht;

  • c.

    de ondernemer op andere wijze social return on investment in de toekomst invult.

Bij toepassing van een enkelvoudig of meervoudig inkoopregiem zijn ondernemers primair geselecteerd op basis van kennis en ervaring om de opdracht binnen de beschikbare Kwaliteit , Tijd en Geld uit te voeren.

Bij een enkelvoudige offerteaanvraag worden ondernemers in onderstaande aflopende volgorde van overweging betrokken in een inkoopproces:

• a.

  de offerteaanvraag richt zich op een ondernemer met wie in de periode van 1 jaar voorafgaand aan de opdracht een vergelijkbare opdracht is afgerond binnen de in die opdracht gestelde sturingselementen Kwaliteit, Tijd en Geld.

• b.

  de offerteaanvraag richt zich op een passende ondernemer die nog niet eerder een opdracht voor de gemeente Pijnacker-Nootdorp heeft uitgevoerd maar die zich heeft ingeschreven in het Ondernemingsregister van de gemeente.

• c.

  de offerteaanvraag richt zich op een passende ondernemer die nog niet eerder een opdracht voor de gemeente heeft uitgevoerd, niet in het Ondernemingsregister van de gemeente bekend is, maar die door een andere regionale aanbestedende dienst wordt aanbevolen dan wel een ondernemer die door een eigen gemeentelijk marktonderzoek naar verwachting de opdracht binnen de gewenste Kwaliteit, Tijd en Geld kan uitvoeren.

Bij een meervoudige offerteaanvraag worden ondernemers voor deelname aan een inkoopproces in onderstaande volgorde van overweging betrokken:

• a.

  de offerteaanvraag richt zich in meerderheid op ondernemers met wie de gemeente in de periode van 5 jaar voorafgaand aan de voorliggende opdracht één of meer vergelijkbare opdrachten heeft afgerond binnen de in die opdracht gestelde sturingselementen Kwaliteit, Tijd en Geld.

• b.

  bij een meervoudige offerteaanvraag wordt naast de onder a. omschreven ondernemers waar mogelijk een passende ondernemer betrokken die zich heeft ingeschreven in het Ondernemingsregister van de gemeente Pijnacker-Nootdorp

• c1.

  bij een meervoudige offerteaanvraag wordt, naast de onder a. en b. omschreven ondernemers, waar mogelijk een passende ondernemer betrokken die in de periode van vijf jaar voorafgaande aan de opdracht nog geen vergelijkbare opdracht voor de gemeente heeft uitgevoerd,

• dan wel

• c2.

  bij een meervoudige offerteaanvraag wordt, naast de onder a. en b. omschreven ondernemers, waar mogelijk gebruik gemaakt van een aanbeveling voor een passende ondernemer van een andere regionale aanbestedende dienst of een passende ondernemer voorkomend uit een marktonderzoek.

• 1.

  Er is een openbaar toegankelijk ondernemersregister (www.pijnacker-nootdorp.nl (onder Ondernemen/Dienstverlening voor ondernemers/Inkoopbeleid/Werkwijze) waarin met name lokale ondernemers zich met hun bedrijfsprofiel kenbaar kunnen maken aan de gemeente.

• 2.

  De gemeente organiseert binnen een economisch platform mogelijkheden voor lokale- en regionale ondernemers zich te kunnen presenteren.

• 3.

  Een lokale of regionale ondernemer die aantoonbaar heeft gemaakt dat hij potentieel aan de primaire eisen van Kwaliteit en Tijd van de gemeente Pijnacker-Nootdorp kan voldoen en zich heeft ingeschreven in het Ondernemingsregister, kan in een inkoopregiem worden betrokken.

• 1.

  Voorafgaande aan het opstellen van de inkoopkaart is bezien of intergemeentelijke samenwerking of samenwerking met andere aanbestedende diensten aan de orde is.

• 2.

  Daar waar samenwerking tot de mogelijkheden behoort, werkt de gemeente Pijnacker-Nootdorp samen met andere aanbestedende diensten. Zo veel als mogelijk wordt in samenwerkingsverbanden rekening gehouden met het ondernemersregister.

Voorafgaande aan de uitvoering van een inkoopregiem is een Inkoopkaart opgesteld waarin vooraf de keuzes van het inkoopregiem zijn vastgelegd.

Alle informatie voorafgaande en tijdens een inkoopproces worden digitaal opgeslagen om reverse engineering te allen tijde mogelijk te maken.

Voor alle inkoop- en aanbestedingsprocessen op basis van een vooraf ingevulde Inkoopkaart geldt:

• a.

  Als een selectie op bedrijfsvoering wordt toegepast, kan een ondernemer transparant beoordelen aan welke eisen hij moet voldoen om voor gunning van de opdracht in aanmerking te komen.

• b.

  Een opdracht naar aanleiding van een inkoopproces wordt gegund op basis van EMVI of op basis van Laagste Prijs.

• In het inkoopdocument is opgenomen op welke wijze deelnemende ondernemers beoordeeld worden om tot de meest gerede ondernemer te komen.

• c.

  Na afloop van een inkoopproces krijgen alle deelnemende ondernemers schriftelijk bericht over de uitslag, met de relevante motieven van gunning van de opdracht respectievelijk de niet gunning van de opdracht.

• 1.

  Het gunnen van een opdracht voor een Levering of Dienst met een geraamde waarde lager dan de Europese aanbestedingsgrens vindt plaats op basis van EMVI of op basis van Laagste Prijs.

• 2.

  Het gunnen van een opdracht voor een Levering of Dienst met een geraamde waarde hoger dan de Europese aanbestedingsgrens vindt plaats op basis van EMVI, tenzij in het aanbestedingsdocument gemotiveerd is gekozen voor Laagste Prijs als gunningcriterium.

• 3.

  Als sub-criterium van een EMVI gunning maakt in ieder geval deel uit de door de ondernemer toe te voegen maatschappelijke waarde.

Het gunnen van iedere opdracht voor een Werk vindt plaats op basis van EMVI, tenzij het een Werk betreft waarvoor de kwaliteit vooraf in de markt is voorgeschreven (zoals bijvoorbeeld RAW, Stabu of NEN-norm) is opgesteld. In dat geval kan volstaan met een gunning op basis van Laagste Prijs.

De beoordeling van de deelnemende ondernemers in een inkoopproces om te komen tot de meest gerede ondernemer op basis van het inkoopdocument, wordt schriftelijk vastgelegd.

• 1.

  Ieder inkoopproces wordt afgesloten met een gunningbesluit waarin gemotiveerd het gunnen van de opdracht aan de meest gerede ondernemer wordt vastgelegd.

• 2.

  Het gunningbesluit wordt genomen op basis van de bevoegdheden vastgelegd in het mandaatbesluit.

• 1.

  Op basis van het gunningbesluit wordt aan de meest gerede ondernemer een schriftelijke opdracht verstrekt. De opdracht benoemt met name de gevraagde en aangeboden Kwaliteit, Tijd en Geld.

• 2.

  De opdracht wordt schriftelijk verstrekt door de daartoe op basis van het mandaatbesluit bevoegde functionaris.

• 1.

  Aan het Directie Team wordt een evaluatiebesluit voorgelegd van een gevolgd inkoopproces indien het verschil tussen de geraamde waarde en de gerealiseerde waarde meer dan 10% bedraagt en het verschil ten minste:

  • a.

    bij Levering of Dienst € 25.000,- bedraagt;

  • b.

    bij Werk € 100.000 bedraagt.

• 2.

  Een evaluatiebesluit wordt voorgelegd aan het college of directieteam indien het college of het directieteam vooraf heeft aangegeven daarover een evaluatiebesluit te willen ontvangen.

• 1.

  In de schriftelijke opdracht is aan de ondernemer of ondernemers kenbaar gemaakt op welke wijze het facturen na afloop van een door de gemeente goedgekeurde prestatie kan plaatsvinden.

• 2.

  Facturen worden altijd gericht aan:

De gemeente Pijnacker-Nootdorp

T.a.v. de afdeling Financiën

Postbus 1

2640 AA Pijnacker

• 1.

  Een factuur moet, om de factuur zo veel als mogelijk geautomatiseerd in behandeling te kunnen nemen, voldoen aan bepaalde formele eisen. Het niet voldoen aan deze eisen leidt in ieder geval tot het onbehandeld retour zenden van de factuur aan de afzender.

• 2.

  Naast het overeengekomen en in de opdracht benoemde bedrag op de factuur, moet een factuur aan de volgende eisen voldoen:

  • a.

    de factuur moet voorzien zijn van een datum;

  • b.

    de factuur moet minimaal voorzien zijn van naam, adres, woonplaats en IBANnummer van de ondernemer;

  • c.

    de factuur moet voorzien zijn van een door de gemeente vooraf aan de ondernemer kenbaar gemaakt uniek betalingskenmerk.

• 3.

  Een factuur die aan deze eisen voldoet, het overeengekomen bedrag vermeld en waarvan de prestatie door de gemeente is goedgekeurd, zal binnen een termijn van 30 dagen na ontvangst betaalbaar gesteld worden.

• 1.

  Enkel- en meervoudige offerte aanvragen vinden plaats onder verantwoordelijkheid van de betreffende budgethouder, al dan niet na consultatie van de inkoopcoördinator.

• 2.

  Openbare offerte aanvragen en Europese aanbestedingen vinden plaats onder verantwoordelijkheid van de betreffende budgethouder na consultatie van de inkoopcoördinator.

Afwijking van dit reglement kan alleen na een besluit tot instemming daarmee door het college op basis van een gemotiveerd schriftelijk verzoek daartoe.

De publicatie van het Inkoop- en aanbestedingsbesluit 2013 en het Inkoop- en aanbestedingsreglement 2013 vindt plaats op de website van de gemeente Pijnacker-Nootdorp.

Het inkoop- en aanbestedingsreglement 2013 treedt in werking de eerste dag na publicatie en vervangt daarmee het Inkoop en aanbestedingsbesluit van 11 april 2006.