CVDR300101_2Protocol bij overlijden gemeente OldambtnlregelingOldambt2017-10-24OldambtElectronisch gemeentebladProtocol bij overlijden gemeente OldambtN.v.t.N.v.t.college van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2014-09-09De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2014-10-01nieuwe regeling-Geen.Geen.Protocol bij overlijden gemeente Oldambt Burgemeester en wethouders van de gemeente Oldambt; Gehoord de Ondernemingsraad; B e s l u i t e n: vast te stellen het “Protocol bij overlijden gemeente Oldambt”.   Inhoud 1. Algemeen 1.1. Een verlies verwerken kan niemand alleen, ook niet op het werk! 1.2. Over het omgaan met een rouwende collega in het kort het volgende 2. Overlijden van een collega in actieve dienst3. Bij het overlijden van een lid van het college 4. Bij het overlijden van een gezinslid van een lid van het college/medewerker in actieve dienst 6. Bij het overlijden van één van de ouders van een lid van het college/medewerker in actieve dienst 7. Bij het overlijden van een ex- lid van het college/medewerker 8. Bij het overlijden van een raadslid 9. Bij het overlijden van een ex-raadslid 10. Onvoorziene gevallen 11. Inwerkingtreding Bijlage 1Hoofdstuk1AlgemeenParagraaf1.1Een verlies verwerken kan niemand alleen, ook niet op het werk!Dit protocol is een hulpmiddel bij een overlijden, voor het college en leidinggevenden en medewerkers om adequaat te kunnen handelen en te voorkomen dat mensen en gevoelens worden vergeten of genegeerd. Het is ook een draaiboek voor de eerste dagen na een overlijden van:

(voormalig) collegeleden;

(voormalig) medewerkers;

(voormalig) raadsleden;

Gezinsleden van raads- en collegeleden en medewerkers.

 Zoals gezegd is het een hulpmiddel bij een overlijden. Bij het rouwproces alles uitputtend regelen en vastleggen is haast onmogelijk omdat elk overlijden uniek is.Mensen reageren verschillend en hebben verschillende behoeften. Er zijn veel factoren die invloed hebben op de wijze waarop een verlies wordt verwerkt. Daardoor doet iedereen dat op een eigen wijze in een periode die varieert van enkele weken tot vele jaren. Iedere rouwende is anders en ieder verlies is anders. Dat is tegelijk het lastige in het omgaan met rouwende medewerkers. Dat is ook het lastige in het maken van beleid rond het omgaan met rouwende medewerkers. De ene rouwende zal zich gedurende enige tijd absoluut niet kunnen concentreren op het werk en zal alle energie nodig hebben om zich in de privésituatie staande te houden. Een ander zal houvast ervaren aan de structuur die werk biedt, eventueel aangepast in taak en tijd. De werkgever, de leidinggevende en de collega’s zijn in het leven van een rouwende medewerker vaak belangrijke personen. Ruimte krijgen om een ingrijpend verlies te verwerken op een wijze die past bij de culturele of religieuze achtergrond van de rouwende en bij wat hij/zij nodig heeft, is positief voor alle partijen.Een protocol, gemaakt in overleg tussen werkgever en medewerkers draagt bij aan de rust, geeft houvast aan alle betrokkenen en bevordert een goede verwerking.Dit protocol gaat voornamelijk over het handelen, niet over het omgaan met een rouwende collega.Paragraaf1.2Over het omgaan met een rouwende collega in het kort het volgende- Erken dat het niet altijd gemakkelijk is om een medewerker die rouwt tegemoet te treden. Rouwgevoelens kunnen sterk wisselen van karakter. Bedenk dat (negatieve) reacties van rouwende vaak niet persoonlijk zijn bedoeld.- Het is van belang dat zowel leidinggevenden als collega’s een actieve houding aannemen naar de rouwende collega. Steun aanbieden en het daarbij laten is niet voldoende. Vragen wat hij/zij nodig heeft is eveneens van belang.- Geef de medewerker erkenning van het verdriet en de ruimte om dit te uiten op de werkplek. Doe dit niet als hij/zij ervoor kiest om de gevoelens voor zichzelf te houden.- Geef geen ongevraagde adviezen en maak geen clichéopmerkingen (bijvoorbeeld “de tijd heelt alle wonden”).- Laat geduld en begrip gedurende een periode prevaleren boven prestatie en resultaat. Niet wat moet maar wat kan ………..Hoofdstuk2Overlijden van een collega in actieve dienst WatWieWanneer1.Degene die de melding ontvangt informeert de leidinggevende van de medewerker.Ontvanger meldingDirect2.Een contactpersoon aanwijzen die met de familie/nabestaanden in contact treedt over mogelijke wensen van de overleden medewerker.Direct leidinggevendeDirect 3.Informeren (indien mogelijk mondeling) de directe collega’s van de eigen afdelingDirect leidinggevende Direct4.Medewerkers van de eigen afdeling informeren die i.v.m. verlof/ziekte etc. niet aanwezig zijn.Direct leidinggevende van de afwezige medewerkerDirect5.Overige medewerkers van de organisatie informeren (buitendienst, sporthal en het zwembad i.v.m. ontbreken van e-mail via prikborden). GemeentesecretarisDirect6.Organiseren en uitnodigen van alle medewerkers voor een bijeenkomst. In deze bijeenkomst wordt o.a. eventueel de situatie rond het overlijden toegelicht voor zover dit bekend is. Informatie wordt verstrekt over eventuele religieuze afscheid- of rouw-rituelen.GemeentesecretarisDezelfde dag7.Een herdenkingsplek inrichten met een condoleanceregister.Direct leidinggevende Zo snel mogelijk8.Condoleancekaart verzenden.GemeentesecretarisZo snel mogelijk9.Zorgen voor een advertentie namens het college en medewerkers in de lokale krant in de woonomgeving van de overledene en in het Dagblad van het Noorden.Direct leidinggevende i.o.m. communicatie. Zie bijlage 1 (p.9) Zo snel mogelijk10.Zorgen voor een bloemstuk (indien gewenst/overleg familie) namens het college en de medewerkers.Direct leidinggevende Voor de uitvaart11.Een spreker namens de werkgever aanwijzen (indien gewenst/overleg familie).Direct leidinggevende Zo snel mogelijk12.Informeren van (eventuele) externe relaties.Direct leidinggevende Zo snel mogelijk13.Medewerkers worden, zoveel als mogelijk is, in de gelegenheid gesteld de uitvaart bij te wonen.GemeentesecretarisZo snel mogelijkHoofdstuk3Bij het overlijden van een lid van het collegeGelijk aan de onder punt 2 genoemde acties: overlijden van een medewerker in actieve dienst. De direct leidinggevende wordt hier vervangen door de burgemeester/gemeentesecretaris. WatWieWanneer14.Persbericht laten uitgaanBurgemeester/GemeentesecretarisZo snel mogelijk15.In Memoriam in de RaadBurgemeesterRaadsvergaderingHoofdstuk4Bij het overlijden van een gezinslid van een lid van het college/medewerker in actieve dienst   WatWieWanneer1.Degene die de melding ontvangt vraagt of het collegelid/medewerker zelf wil dat het overlijden op de afdeling/organisatie bekend wordt gemaakt.Ontvanger meldingDirect2.Degene die de melding ontvangt informeert de gemeentesecretaris/ leidinggevendeOntvanger meldingDirect3.Medewerkers van de eigen afdeling informeren inclusief de medewerkers die i.v.m. verlof/ziekte etc. niet aanwezig zijn.Direct leidinggevendeDirect4.Indien wenselijk overige medewerkers van de organisatie informeren inclusief buitendiensten, zwembad en de sporthal i.v.m. ontbreken van email, via prikborden.GemeentesecretarisDirect5.Condoleancekaart verzenden namens het college.Gemeentesecretaris & afdelingZo snel mogelijk6. Zorgen voor een advertentie namens het college en de medewerkers in de lokale krant in de woonomgeving van de overledene en in het Dagblad van het Noorden.Gemeentesecretarisi.o.m. communicatieZie bijlage 1 (p. 9)Zo snel mogelijk7.Zorgen voor een bloemstuk (indien gewenst/overleg familie) namens het college en de medewerkers.Direct leidinggevendeVoor de uitvaart8.Collega’s worden, voor zover als mogelijk is, in de gelegenheid gesteld de uitvaart bij te wonen.Direct leidinggevenden Hoofdstuk5Bij het overlijden van één van de ouders van een lid van het college/medewerker in actieve dienst  WatWieWanneer1.Verzenden van een condoleancekaart Afdeling / collega’sDirect  Hoofdstuk6Bij het overlijden van een ex- lid van het college / medewerker Bij het overlijden van een ex- lid van het college / medewerker, die drie jaar voor zijn overlijden wegens (flex)pensioen of wegens volledige arbeidsongeschiktheid is ontslagen en waarvan een melding of aankondiging binnenkomt bij de werkgever. WatWieWanneer1.Medewerkers informeren via de e-mailGemeentesecretaris / Direct leidinggevendeDirect2.Zorgen voor een advertentie namens het college en medewerkers mogelijk in de lokale krant in de woonomgeving van de overledene en in het Dagblad Van het Noorden. Direct leidinggevendei.o.m. communicatie. Zie bijlage 1 (p.9)Zo snel mogelijk3.Medewerkers worden, voor zover als mogelijk is, in de gelegenheid gesteld de uitvaart bij te wonen.Direct leidinggevende   Hoofdstuk7Bij het overlijden van een raadslid   WatWieWanneer1.Degene die de melding ontvangt informeert de Griffier/Gemeentesecretaris.Ontvanger meldingDirect2.Een contactpersoon aanwijzen die met de familie/nabestaanden in contact treedt over mogelijke wensen van de overledene.GriffierDirect3.College, raadsleden en medewerkers Informeren (buitendienst, sporthal en zwembad i.v.m. ontbreken van email via prikborden).Griffier/gemeentesecretarisDirect4.Medewerkers informeren die i.v.m. verlof/ziekte etc. niet aanwezig zijn.Direct leidinggevende van de afwezige medewerkerDirect5.Indien gewenst organiseren en uitnodigen van alle medewerkers voor een bijeenkomst. In deze bijeenkomst wordt o.a. eventueel de situatie rond het overlijden toegelicht voor zover dit bekend is. Informatie wordt verstrekt over eventuele religieuze afscheid- of rouw-rituelen.Griffier/gemeentesecretarisDezelfde dag6.Een herdenkingsplek inrichten met een condoleanceregister.GriffierZo snel mogelijk7.Persbericht laten uitgaanGriffier i.o.m. communicatie. Zie bijlage 1 (p.9)Zo snel mogelijki.o.m. nabestaanden8.Een condoleancebrief c.q. kaart verzendenGriffier / GemeentesecretarisDirect9.Bericht op de website van de gemeente OldambtGriffierDirect10.In Memoriam in de RaadBurgemeesterRaadsvergadering11.Zorgen voor een advertentie namens het college en medewerkers in de lokale krant in de leefomgeving van de overledene en in het Dagblad van het Noorden.Griffier / Gemeentesecretarisi.o.m. communicatie. Zie bijlage 1 (p.9)Zo snel mogelijk12.Zorgen voor een bloemstuk (indien gewenst/overleg familie)GriffierVoor de uitvaart13.Een spreker namens de gemeente aanwijzen (indien gewenst/overleg familie)GriffierZo snel mogelijk14.Medewerkers worden, voor zover als mogelijk is, in de gelegenheid gesteld de uitvaart bij te wonen.Gemeentesecretaris Hoofdstuk8Bij het overlijden van een ex-raadslidBij het overlijden van een ex- raadslid. Indien het langer dan drie jaar geleden is dat de overledene in genoemde functie actief was vervalt het protocol. WatWieWanneer1.College, de Raad en medewerkers informeren via de e-mail (buitendienst, sporthal en zwembad i.v.m. ontbreken van email via prikborden).Griffier/Gemeentesecretaris.Zo snel mogelijk.2.Een condoleancekaart verzendenGriffier/GemeentesecretarisZo snel mogelijk3.Zorgen voor een advertentie namens het college en de medewerkers in de lokale krant in de woonomgeving van de overledene en in het Dagblad van het Noorden.Griffier/Gemeentesecretarisi.o.m. communicatie. Zie bijlage 1 (p.9)Zo snel mogelijk4.Medewerkers worden, voor zover als mogelijk in de gelegenheid gesteld de uitvaart bij te wonen.Gemeentesecretaris Hoofdstuk9Onvoorziene gevallenIn gevallen waarin dit protocol niet of niet in redelijkheid voorziet, kan het college (bij overlijden van collegeleden en raadsleden) of de gemeentesecretaris (bij overlijden van medewerkers) een bijzondere voorziening treffen.Hoofdstuk10InwerkingtredingDit protocol kan aangehaald worden als “Protocol bij overlijden gemeente Oldambt”, en treedt in met ingang van 1 februari 2014.Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oldambt d.d. 9 september 2014. De secretaris,       De burgemeester, H.J.J. Groothuis     P. SmitBijlage1Procedure opstellen overlijdensadvertentie  

Zorgen voor een advertentie namens het college en medewerkers, in de lokale krant Direct leidinggevende Zo snel mogelijk. In de woonomgeving van de overledene en in het Dagblad van het Noorden. Advertentie niet eerder dan dat familie heeft geplaatst.

 De clusterdirecteur/griffier/gemeentesecretaris geeft de eerste input. O.a. de basisgegevens over de overledene.

 De tekst / opmerkingen naar communicatie

 Vervolgens vanuit communicatie ruimte reserveren ( meestal DvhN) via mediabureau HMA.

 Tekstredactie door communicatie en iemand even laten meelezen voor de juiste toon in de advertentie.

Akkoord door gemeentesecretaris

Advertentie zenden per email van Gemeente Oldambt aan : wim@hma.nu Tevens HMA, Wim Bouwsema bellen dat er een overlijdensadvertentie moet worden geplaatst 050-3183266 of 06-514 14 906

Hierbij vermelden in mail onderwerp: overlijdensadvertentie DvhN

De advertentie heeft geen gemeentelogo maar gemeentewapen met daarnaast Gemeente Oldambt als kop

  Hieronder een standaard voorbeeld van de advertentie Gaarne bijgaande advertentie te plaatsen op …… in Dagblad v.h. Noorden, dubbel koloms met gemeentewapen ( dus geen logo!) 1. keuze: a. Afgelopen dag datum ontvingen wij het droevige bericht van het overlijden van2. keuze b. Wij ontvingen het droevige bericht van het overlijden van 3. naam : A……. 4. aanvullen met naam etc. : A….. was werkzaam als ……. bij de afdeling ……. van de gemeente Oldambt. Of de functie de iemand heeft vervul bv raadslid, gedeputeerde wethouder etc. 5. hieronder eventueel een persoonlijke gemeentelijke tekst: bijvoorbeeld We herinneren ons A. als een bevlogen collega met een warme persoonlijkheid. 6. wens: Wij wensen de familie veel sterkte toe in deze moeilijke tijd. 7. Ondertekening kan verschillend wezen en moet met bestuur worden afgestemd Bestuur en medewerkers van de gemeente Oldambt Pieter Smit, burgemeesterHerman Groothuis, secretarisPieter Norder, griffier Advertentie ter goedkeuring voorleggen aan bestuurder / gemeentesecretaris In een aantal gevallen worden verschillende advertenties tegelijk gezet.