Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Oldambt

Protocol bij overlijden gemeente Oldambt

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Oldambt
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Protocol bij overlijden gemeente Oldambt
Citeertitel	Protocol bij overlijden gemeente Oldambt
Vastgesteld door	college van burgemeester en wethouders
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

N.v.t.
N.v.t.

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen.

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
01-10-2014			nieuwe regeling	09-09-2014 Electronisch gemeenteblad	-
01-12-2011		02-02-2015	nieuwe regeling	01-11-2011 het Streekblad	-

Tekst van de regeling

Intitulé

Protocol bij overlijden gemeente Oldambt

Burgemeester en wethouders van de gemeente Oldambt;

Gehoord de Ondernemingsraad;

B e s l u i t e n:

vast te stellen het “Protocol bij overlijden gemeente Oldambt”.

Inhoud

1. Algemeen

1.1. Een verlies verwerken kan niemand alleen, ook niet op het werk!

1.2. Over het omgaan met een rouwende collega in het kort het volgende

2. Overlijden van een collega in actieve dienst

3. Bij het overlijden van een lid van het college

4. Bij het overlijden van een gezinslid van een lid van het college/medewerker in actieve dienst

6. Bij het overlijden van één van de ouders van een lid van het college/medewerker in actieve dienst

7. Bij het overlijden van een ex- lid van het college/medewerker

8. Bij het overlijden van een raadslid

9. Bij het overlijden van een ex-raadslid

10. Onvoorziene gevallen

11. Inwerkingtreding

Bijlage 1

Hoofdstuk 1 Algemeen

Paragraaf 1.1 Een verlies verwerken kan niemand alleen, ook niet op het werk!

Dit protocol is een hulpmiddel bij een overlijden, voor het college en leidinggevenden en medewerkers om adequaat te kunnen handelen en te voorkomen dat mensen en gevoelens worden vergeten of genegeerd.

Het is ook een draaiboek voor de eerste dagen na een overlijden van:

1.
(voormalig) collegeleden;
2.
(voormalig) medewerkers;
3.
(voormalig) raadsleden;
4.
Gezinsleden van raads- en collegeleden en medewerkers.

Zoals gezegd is het een hulpmiddel bij een overlijden. Bij het rouwproces alles uitputtend regelen en vastleggen is haast onmogelijk omdat elk overlijden uniek is.

Mensen reageren verschillend en hebben verschillende behoeften.

Er zijn veel factoren die invloed hebben op de wijze waarop een verlies wordt verwerkt. Daardoor doet iedereen dat op een eigen wijze in een periode die varieert van enkele weken tot vele jaren. Iedere rouwende is anders en ieder verlies is anders. Dat is tegelijk het lastige in het omgaan met rouwende medewerkers. Dat is ook het lastige in het maken van beleid rond het omgaan met rouwende medewerkers. De ene rouwende zal zich gedurende enige tijd absoluut niet kunnen concentreren op het werk en zal alle energie nodig hebben om zich in de privésituatie staande te houden. Een ander zal houvast ervaren aan de structuur die werk biedt, eventueel aangepast in taak en tijd.

De werkgever, de leidinggevende en de collega’s zijn in het leven van een rouwende medewerker vaak belangrijke personen. Ruimte krijgen om een ingrijpend verlies te verwerken op een wijze die past bij de culturele of religieuze achtergrond van de rouwende en bij wat hij/zij nodig heeft, is positief voor alle partijen.

Een protocol, gemaakt in overleg tussen werkgever en medewerkers draagt bij aan de rust, geeft houvast aan alle betrokkenen en bevordert een goede verwerking.

Dit protocol gaat voornamelijk over het handelen, niet over het omgaan met een rouwende collega.

Paragraaf 1.2 Over het omgaan met een rouwende collega in het kort het volgende

- Erken dat het niet altijd gemakkelijk is om een medewerker die rouwt tegemoet te treden. Rouwgevoelens kunnen sterk wisselen van karakter. Bedenk dat (negatieve) reacties van rouwende vaak niet persoonlijk zijn bedoeld.

- Het is van belang dat zowel leidinggevenden als collega’s een actieve houding aannemen naar de rouwende collega. Steun aanbieden en het daarbij laten is niet voldoende. Vragen wat hij/zij nodig heeft is eveneens van belang.

- Geef de medewerker erkenning van het verdriet en de ruimte om dit te uiten op de werkplek. Doe dit niet als hij/zij ervoor kiest om de gevoelens voor zichzelf te houden.

- Geef geen ongevraagde adviezen en maak geen clichéopmerkingen (bijvoorbeeld “de tijd heelt alle wonden”).

- Laat geduld en begrip gedurende een periode prevaleren boven prestatie en resultaat. Niet wat moet maar wat kan ………..

Hoofdstuk 2 Overlijden van een collega in actieve dienst

	Wat	Wie	Wanneer
1.	Degene die de melding ontvangt informeert de leidinggevende van de medewerker.	Ontvanger melding	Direct
2.	Een contactpersoon aanwijzen die met de familie/nabestaanden in contact treedt over mogelijke wensen van de overleden medewerker.	Direct leidinggevende	Direct
3.	Informeren (indien mogelijk mondeling) de directe collega’s van de eigen afdeling	Direct leidinggevende	Direct
4.	Medewerkers van de eigen afdeling informeren die i.v.m. verlof/ziekte etc. niet aanwezig zijn.	Direct leidinggevende van de afwezige medewerker	Direct
5.	Overige medewerkers van de organisatie informeren (buitendienst, sporthal en het zwembad i.v.m. ontbreken van e-mail via prikborden).	Gemeentesecretaris	Direct
6.	Organiseren en uitnodigen van alle medewerkers voor een bijeenkomst. In deze bijeenkomst wordt o.a. eventueel de situatie rond het overlijden toegelicht voor zover dit bekend is. Informatie wordt verstrekt over eventuele religieuze afscheid- of rouw-rituelen.	Gemeentesecretaris	Dezelfde dag
7.	Een herdenkingsplek inrichten met een condoleanceregister.	Direct leidinggevende	Zo snel mogelijk
8.	Condoleancekaart verzenden.	Gemeentesecretaris	Zo snel mogelijk
9.	Zorgen voor een advertentie namens het college en medewerkers in de lokale krant in de woonomgeving van de overledene en in het Dagblad van het Noorden.	Direct leidinggevende i.o.m. communicatie. Zie bijlage 1 (p.9)	Zo snel mogelijk
10.	Zorgen voor een bloemstuk (indien gewenst/overleg familie) namens het college en de medewerkers.	Direct leidinggevende	Voor de uitvaart
11.	Een spreker namens de werkgever aanwijzen (indien gewenst/overleg familie).	Direct leidinggevende	Zo snel mogelijk
12.	Informeren van (eventuele) externe relaties.	Direct leidinggevende	Zo snel mogelijk
13.	Medewerkers worden, zoveel als mogelijk is, in de gelegenheid gesteld de uitvaart bij te wonen.	Gemeentesecretaris	Zo snel mogelijk

Hoofdstuk 3 Bij het overlijden van een lid van het college

Gelijk aan de onder punt 2 genoemde acties: overlijden van een medewerker in actieve dienst.

De direct leidinggevende wordt hier vervangen door de burgemeester/gemeentesecretaris.

	Wat	Wie	Wanneer
14.	Persbericht laten uitgaan	Burgemeester/Gemeentesecretaris	Zo snel mogelijk
15.	In Memoriam in de Raad	Burgemeester	Raadsvergadering

Hoofdstuk 4 Bij het overlijden van een gezinslid van een lid van het college/medewerker in actieve dienst

	Wat	Wie	Wanneer
1.	Degene die de melding ontvangt vraagt of het collegelid/medewerker zelf wil dat het overlijden op de afdeling/organisatie bekend wordt gemaakt.	Ontvanger melding	Direct
2.	Degene die de melding ontvangt informeert de gemeentesecretaris/ leidinggevende	Ontvanger melding	Direct
3.	Medewerkers van de eigen afdeling informeren inclusief de medewerkers die i.v.m. verlof/ziekte etc. niet aanwezig zijn.	Direct leidinggevende	Direct
4.	Indien wenselijk overige medewerkers van de organisatie informeren inclusief buitendiensten, zwembad en de sporthal i.v.m. ontbreken van email, via prikborden.	Gemeentesecretaris	Direct
5.	Condoleancekaart verzenden namens het college.	Gemeentesecretaris & afdeling	Zo snel mogelijk
6.	Zorgen voor een advertentie namens het college en de medewerkers in de lokale krant in de woonomgeving van de overledene en in het Dagblad van het Noorden.	Gemeentesecretaris i.o.m. communicatie Zie bijlage 1 (p. 9)	Zo snel mogelijk
7.	Zorgen voor een bloemstuk (indien gewenst/overleg familie) namens het college en de medewerkers.	Direct leidinggevende	Voor de uitvaart
8.	Collega’s worden, voor zover als mogelijk is, in de gelegenheid gesteld de uitvaart bij te wonen.	Direct leidinggevenden

Hoofdstuk 5 Bij het overlijden van één van de ouders van een lid van het college/medewerker in actieve dienst

	Wat	Wie	Wanneer
1.	Verzenden van een condoleancekaart	Afdeling / collega’s	Direct

Hoofdstuk 6 Bij het overlijden van een ex- lid van het college / medewerker

Bij het overlijden van een ex- lid van het college / medewerker, die drie jaar voor zijn overlijden wegens (flex)pensioen of wegens volledige arbeidsongeschiktheid is ontslagen en waarvan een melding of aankondiging binnenkomt bij de werkgever.

	Wat	Wie	Wanneer
1.	Medewerkers informeren via de e-mail	Gemeentesecretaris / Direct leidinggevende	Direct
2.	Zorgen voor een advertentie namens het college en medewerkers mogelijk in de lokale krant in de woonomgeving van de overledene en in het Dagblad Van het Noorden.	Direct leidinggevende i.o.m. communicatie. Zie bijlage 1 (p.9)	Zo snel mogelijk
3.	Medewerkers worden, voor zover als mogelijk is, in de gelegenheid gesteld de uitvaart bij te wonen.	Direct leidinggevende

Hoofdstuk 7 Bij het overlijden van een raadslid

	Wat	Wie	Wanneer
1.	Degene die de melding ontvangt informeert de Griffier/Gemeentesecretaris.	Ontvanger melding	Direct
2.	Een contactpersoon aanwijzen die met de familie/nabestaanden in contact treedt over mogelijke wensen van de overledene.	Griffier	Direct
3.	College, raadsleden en medewerkers Informeren (buitendienst, sporthal en zwembad i.v.m. ontbreken van email via prikborden).	Griffier/gemeentesecretaris	Direct
4.	Medewerkers informeren die i.v.m. verlof/ziekte etc. niet aanwezig zijn.	Direct leidinggevende van de afwezige medewerker	Direct
5.	Indien gewenst organiseren en uitnodigen van alle medewerkers voor een bijeenkomst. In deze bijeenkomst wordt o.a. eventueel de situatie rond het overlijden toegelicht voor zover dit bekend is. Informatie wordt verstrekt over eventuele religieuze afscheid- of rouw-rituelen.	Griffier/gemeentesecretaris	Dezelfde dag
6.	Een herdenkingsplek inrichten met een condoleanceregister.	Griffier	Zo snel mogelijk
7.	Persbericht laten uitgaan	Griffier i.o.m. communicatie. Zie bijlage 1 (p.9)	Zo snel mogelijk i.o.m. nabestaanden
8.	Een condoleancebrief c.q. kaart verzenden	Griffier / Gemeentesecretaris	Direct
9.	Bericht op de website van de gemeente Oldambt	Griffier	Direct
10.	In Memoriam in de Raad	Burgemeester	Raadsvergadering
11.	Zorgen voor een advertentie namens het college en medewerkers in de lokale krant in de leefomgeving van de overledene en in het Dagblad van het Noorden.	Griffier / Gemeentesecretaris i.o.m. communicatie. Zie bijlage 1 (p.9)	Zo snel mogelijk
12.	Zorgen voor een bloemstuk (indien gewenst/overleg familie)	Griffier	Voor de uitvaart
13.	Een spreker namens de gemeente aanwijzen (indien gewenst/overleg familie)	Griffier	Zo snel mogelijk
14.	Medewerkers worden, voor zover als mogelijk is, in de gelegenheid gesteld de uitvaart bij te wonen.	Gemeentesecretaris

Hoofdstuk 8 Bij het overlijden van een ex-raadslid

Bij het overlijden van een ex- raadslid. Indien het langer dan drie jaar geleden is dat de overledene in genoemde functie actief was vervalt het protocol.

	Wat	Wie	Wanneer
1.	College, de Raad en medewerkers informeren via de e-mail (buitendienst, sporthal en zwembad i.v.m. ontbreken van email via prikborden).	Griffier/Gemeentesecretaris.	Zo snel mogelijk.
2.	Een condoleancekaart verzenden	Griffier/Gemeentesecretaris	Zo snel mogelijk
3.	Zorgen voor een advertentie namens het college en de medewerkers in de lokale krant in de woonomgeving van de overledene en in het Dagblad van het Noorden.	Griffier/Gemeentesecretaris i.o.m. communicatie. Zie bijlage 1 (p.9)	Zo snel mogelijk
4.	Medewerkers worden, voor zover als mogelijk in de gelegenheid gesteld de uitvaart bij te wonen.	Gemeentesecretaris

Hoofdstuk 9 Onvoorziene gevallen

In gevallen waarin dit protocol niet of niet in redelijkheid voorziet, kan het college (bij overlijden van collegeleden en raadsleden) of de gemeentesecretaris (bij overlijden van medewerkers) een bijzondere voorziening treffen.

Hoofdstuk 10 Inwerkingtreding

Dit protocol kan aangehaald worden als “Protocol bij overlijden gemeente Oldambt”, en treedt in met ingang van 1 februari 2014.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oldambt d.d. 9 september 2014.

De secretaris, De burgemeester,

H.J.J. Groothuis P. Smit

Bijlage 1 Procedure opstellen overlijdensadvertentie

1.
Zorgen voor een advertentie namens het college en medewerkers, in de lokale krant Direct leidinggevende Zo snel mogelijk. In de woonomgeving van de overledene en in het Dagblad van het Noorden. Advertentie niet eerder dan dat familie heeft geplaatst.
2.
De clusterdirecteur/griffier/gemeentesecretaris geeft de eerste input. O.a. de basisgegevens over de overledene.
3.
De tekst / opmerkingen naar communicatie
4.
Vervolgens vanuit communicatie ruimte reserveren ( meestal DvhN) via mediabureau HMA.

5.
Tekstredactie door communicatie en iemand even laten meelezen voor de juiste toon in de advertentie.

6.
Akkoord door gemeentesecretaris
7.
Advertentie zenden per email van Gemeente Oldambt aan : wim@hma.nu Tevens HMA, Wim Bouwsema bellen dat er een overlijdensadvertentie moet worden geplaatst 050-3183266 of 06-514 14 906
8.
Hierbij vermelden in mail onderwerp: overlijdensadvertentie DvhN
9.
De advertentie heeft geen gemeentelogo maar gemeentewapen met daarnaast Gemeente Oldambt als kop

Hieronder een standaard voorbeeld van de advertentie

Gaarne bijgaande advertentie te plaatsen op …… in Dagblad v.h. Noorden, dubbel koloms met gemeentewapen ( dus geen logo!)

1. keuze: a. Afgelopen dag datum ontvingen wij het droevige bericht van het overlijden van

2. keuze b. Wij ontvingen het droevige bericht van het overlijden van

3. naam : A…….

4. aanvullen met naam etc. :

A….. was werkzaam als ……. bij de afdeling ……. van de gemeente Oldambt.

Of de functie de iemand heeft vervul bv raadslid, gedeputeerde wethouder etc.

5. hieronder eventueel een persoonlijke gemeentelijke tekst: bijvoorbeeld

We herinneren ons A. als een bevlogen collega met een warme persoonlijkheid.

6. wens: Wij wensen de familie veel sterkte toe in deze moeilijke tijd.

7. Ondertekening kan verschillend wezen en moet met bestuur worden afgestemd

Bestuur en medewerkers van de gemeente Oldambt

Pieter Smit, burgemeester

Herman Groothuis, secretaris

Pieter Norder, griffier

Advertentie ter goedkeuring voorleggen aan bestuurder / gemeentesecretaris

In een aantal gevallen worden verschillende advertenties tegelijk gezet.