| Overheidsorganisatie | Gemeente Oldambt |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Protocol bij overlijden gemeente Oldambt |
| Citeertitel | Protocol bij overlijden gemeente Oldambt |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | personeel en organisatie |
| Eigen onderwerp |
Geen.
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-12-2011 | 02-02-2015 | nieuwe regeling | 01-11-2011 het Streekblad | - |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Oldambt;
Gehoord de Ondernemingsraad;
B e s l u i t e n:
vast te stellen het “Protocol bij overlijden gemeente Oldambt”.
Inhoud
1. Algemeen 3
1.1. Een verlies verwerken kan niemand alleen, ook niet op het werk! 3
1.2. Over het omgaan met een rouwende collega in het kort het volgende: 4
2. Bij het overlijden van een collega in actieve dienst 5
3. Bij het overlijden van een collega van de (Vrijwillige) Brandweer in actieve dienst 6
4. Bij het overlijden van een lid van het college 7
5. Bij het overlijden van een gezinslid van een lid van het college/medewerker in actieve dienst 7
6. Bij het overlijden van één van de ouders van een lid van het college/medewerker in actieve dienst 8
7. Bij het overlijden van een ex- lid van het college/medewerker 8
8. Bij het overlijden van een raadslid 9
9. Bij het overlijden van een ex-raadslid 10
10. Onvoorziene gevallen 11
11. Inwerkingtreding 11
Bijlage 1 12
Dit protocol is een hulpmiddel bij een overlijden, voor het college en leidinggevenden en
medewerkers om adequaat te kunnen handelen en te voorkomen dat mensen en gevoelens worden vergeten of genegeerd.
Het is ook een draaiboek voor de eerste dagen na een overlijden van;
(voormalig) collegeleden;
(voormalig) medewerkers;
(voormalig) raadsleden;
Gezinsleden van raads- en collegeleden en medewerkers.
Zoals gezegd is het een hulpmiddel bij een overlijden. Bij het rouwproces alles uitputtend regelen en vastleggen is haast onmogelijk omdat elk overlijden uniek is.
Mensen reageren verschillend en hebben verschillende behoeften.
Er zijn veel factoren die invloed hebben op de wijze waarop een verlies wordt verwerkt. Daardoor doet iedereen dat op een eigen wijze in een periode die varieert van enkele weken tot vele jaren. Iedere rouwende is anders en ieder verlies is anders. Dat is tegelijk het lastige in het omgaan met rouwende medewerkers. Dat is ook het lastige in het maken van beleid rond het omgaan met rouwende medewerkers. De ene rouwende zal zich gedurende enige tijd absoluut niet kunnen concentreren op het werk en zal alle energie nodig hebben om zich in de privésituatie staande te houden. Een ander zal houvast ervaren aan de structuur die werk biedt, eventueel aangepast in taak en tijd.
De werkgever, de leidinggevende en de collega’s zijn in het leven van een rouwende medewerker vaak belangrijke personen. Ruimte krijgen om een ingrijpend verlies te verwerken op een wijze die past bij de culturele of religieuze achtergrond van de rouwende en bij wat hij/zij nodig heeft, is positief voor alle partijen.
Een protocol, gemaakt in overleg tussen werkgever en medewerkers draagt bij aan de rust, geeft houvast aan alle betrokkenen en bevordert een goede verwerking.
Dit protocol gaat voornamelijk over het handelen, niet over het omgaan met een rouwende collega.
- Erken dat het niet altijd gemakkelijk is om een medewerker die rouwt tegemoet te
treden. Rouwgevoelens kunnen sterk wisselen van karakter. Bedenk dat (negatieve) reacties van rouwende vaak niet persoonlijk zijn bedoeld.
- Het is van belang dat zowel leidinggevenden als collega’s een actieve houding aannemen naar de rouwende collega. Steun aanbieden en het daarbij laten is niet voldoende. Vragen wat hij/zij nodig heeft is eveneens van belang.
- Geef de medewerker erkenning van het verdriet en de ruimte om dit te uiten op de werkplek. Doe dit niet als hij/zij ervoor kiest om de gevoelens voor zichzelf te houden.
- Geef geen ongevraagde adviezen en maak geen clichéopmerkingen (zoals bijvoorbeeld “de tijd heelt alle wonden”).
- Laat geduld en begrip gedurende een periode prevaleren boven prestatie en resultaat. Niet wat moet maar wat kan........
01 | Degene die de melding ontvangt informeert de leidinggevende van de medewerker. | Ontvanger melding | Direct |
02 | Een contactpersoon aanwijzen die met de familie/nabestaanden in contact treedt over mogelijke wensen van de overleden medewerker. | Direct leidinggevende | Direct |
03 | Informeren (indien mogelijk mondeling) de directe collega’s van de eigen afdeling. | Direct leidinggevende | Direct |
04 | Medewerkers van de eigen afdeling informeren die i.v.m. verlof/ziekte etc. niet aanwezig zijn. | Direct leidinggevende van de afwezige medewerker | Direct |
05 | Overige medewerkers van de organisatie informeren, inclusief buitendiensten, zwembad en de sporthal i.v.m. ontbreken e-mail, via prikborden. | Gemeentesecretaris | Direct |
06 | Organiseren en uitnodigen van alle medewerkers voor een bijeenkomst. In deze bijeenkomst wordt o.a. eventueel de situatie rond het overlijden toegelicht voor zover dit bekend is. Informatie wordt verstrekt over eventuele religieuze of afscheid- of rouwrituelen. | Gemeentesecretaris | Dezelfde dag |
07 | Een herdenkingsplek inrichten met een condoleanceregister. | Direct leidinggevende | Zo snel mogelijk |
08 | Condoleancebrief c.q. kaart verzenden. | Gemeentesecretaris | Zo snel mogelijk |
09 | Zorgen voor een advertentie namens het college en medewerkers, in de lokale krant in de woonomgeving van de overledenen en in het Dagblad van het Noorden. | Direct leidinggevende i.o.m. communicatie Zie bijlage 1 (p. 12) | Zo snel mogelijk |
10 | Zorgen voor een bloemstuk (indien gewenst/overleg familie) namens het college en de medewerkers. | Direct leidinggevende | Zo snel mogelijk |
11 | Een spreker namens de werkgever aanwijzen (indien gewenst/overleg familie). | Direct leidinggevende | Zo snel mogelijk |
12 | Informeren van (eventuele) externe relaties. | Direct leidinggevende | Zo snel mogelijk |
13 | Medewerkers worden, zoveel als mogelijk, in de gelegenheid gesteld de uitvaart bij te wonen. | Gemeente secretaris | Zo snel mogelijk |
Binnen de gemeente Oldambt neemt de (Vrijwillige) Brandweer in het kader van dit protocol een apart onderdeel in. Het werken bij de brandweer is immers werk omgeven met risico’s. Dat maakt dat het overlijden van een brandweerman of –vrouw, met name onder repressieve omstandigheden veelal een grote impact heeft. Niet alleen binnen de eigen organisatie, de directe omgeving maar ook in Nederland.
Bij de brandweer gelden diverse procedures/protocollen. Deze protocollen zijn afhankelijk van wanneer een medewerker van de brandweer komt te overlijden. Tijdens het bestrijden/blussen van een brand, tijdens de uitoefening van het werk of in een privésituatie. De brandweer beschikt ook over een landelijk ondersteuningsteam bij het overlijden van een medewerker onder repressieve omstandigheden. Bij de Brandweercommandant en zijn team van medewerkers zijn deze protocollen bekend.
Voor de medewerkers van de brandweer gelden dus specifieke eigen protocollen van de Brandweer en daarnaast het protocol van de gemeente Oldambt.
Bijgevoegd: “richtlijnen bij ongevallen met eigen personeel” van de Gemeente Groningen.
Gelijk aan de onder punt 2 genoemde acties: overlijden van een medewerker in actieve dienst.
De direct leidinggevende wordt hier vervangen door de burgemeester/gemeentesecretaris.
01 | Persbericht laten uitgaan | Burgemeester/Gemeentesecretaris | Zo snel mogelijk i.o.m. nabestaanden |
02 | In Memoriam in de Raad | Burgemeester | Raadsvergadering |
01 | Degene die de melding ontvangt vraagt of het collegelid/medewerker zelf wil dat het overlijden op de afdeling/in de organisatie bekend wordt gemaakt. | Ontvanger melding | Direct |
02 | Degene die de melding ontvangt informeert de gemeentesecretaris/leidinggevende. | Ontvanger melding | Direct |
03 | Medewerkers van de eigen afdeling informeren inclusief de medewerkers die i.v.m. verlof/ziekte etc. niet aanwezig zijn. | Direct leidinggevende | Direct |
04 | Indien wenselijk de overige medewerkers van de organisatie informeren, inclusief buitendiensten, zwembad en de sporthal i.v.m. ontbreken e-mail, via prikborden. | Gemeentesecretaris | Direct |
05 | Condoleancebrief c.q. kaart verzenden. | Gemeentesecretaris | Zo snel mogelijk |
06 | Zorgen voor een advertentie namens het college en de medewerkers in de lokale krant in de woonomgeving van de overledene in het Dagblad van het Noorden. | Direct leidinggevende i.o.m. communicatie Zie bijlage 1 (p. 12) | Zo snel mogelijk |
07 | Zorgen voor een bloemstuk (indien gewenst/overleg familie) namens het college en de medewerkers. | Direct leidinggevende | Voor de uitvaart |
08 | Collega’s worden, voor zover als mogelijk is, in de gelegenheid gesteld de uitvaart bij te wonen. | Direct leidinggevende |
|
Verzenden van een condoleancebrief namens de werkgever. | Gemeentesecretaris | Direct |
Bij het overlijden van een ex- lid van het college / medewerker, die drie jaar voor zijn overlijden wegens (flex)pensioen of wegens volledige arbeidsongeschiktheid is ontslagen en waarvan een melding of aankondiging binnenkomt bij de werkgever.
01 | Medewerkers informeren via de e-mail. | Gemeentesecretaris/ direct leidinggevende | Direct |
02 | Zorgen voor een advertentie namens het college en medewerkers in de lokale krant in de woonomgeving van de overledene en in het Dagblad van het Noorden. | Direct leidinggevende i.o.m. communicatie Zie bijlage 1 (p. 12) | Zo snel mogelijk |
03 | Medewerkers worden, voor zover als mogelijk is, in de gelegenheid gesteld de uitvaart bij te wonen. | Direct leidinggevende |
|
01 | Degene die de melding ontvangt informeert de Griffier/Gemeentesecretaris. | Ontvanger melding | Direct |
02 | Een contactpersoon aanwijzen die met de familie/nabestaanden in contact treedt over mogelijke wensen van de overledene. | Griffier | Direct |
03 | College, raadsleden en medewerkers informeren, inclusief buitendiensten, zwembad en de sporthal i.v.m. ontbreken e-mail, via prikborden. | Griffier/ Gemeentesecretaris | Direct |
04 | Medewerkers informeren die i.v.m. verlof/ziekte etc. niet aanwezig zijn. | Direct leidinggevende van de afwezige medewerker | Zo snel mogelijk |
05 | Indien gewenst organiseren en uitnodigen van alle medewerkers voor een bijeenkomst.In deze bijeenkomst wordt o.a. eventueel de situatie rond het overlijden toegelicht voor zover dit bekend is. Informatie wordt verstrekt over eventuele religieuze afscheids- of rouwrituelen. | Griffier/ Gemeentesecretaris | Dezelfde dag |
06 | Een herdenkingsplek inrichten met een condoleanceregister | Griffier | Zo snel mogelijk |
07 | Persbericht laten uitgaan. | Griffier i.o.m. communicatie | Zo snel mogelijk. i.o.m. nabestaanden |
08 | Een condoleancebrief c.q. kaart verzenden. | Griffier/ Gemeentesecretaris | Direct |
09 | Bericht op de website van de gemeente Oldambt | Griffier | Direct |
10 | In Memoriam in de Raad | Burgemeester | Raadsvergadering |
11 | Zorgen voor een advertentie namens het college en medewerkers in de lokale krant in de leefomgeving van de overledene en in het Dagblad van het Noorden. | Griffier/ Gemeentesecretaris i.o.m. communicatie Zie bijlage 1 (p. 12) | Zo snel mogelijk |
12 | Zorgen voor een bloemstuk (indien gewenst/overleg familie). | Griffier | Voor de uitvaart |
13 | Een spreker namens de gemeente aanwijzen (indien gewenst/overleg familie) | Griffier | Zo snel mogelijk |
14 | Medewerkers worden, voor zover als mogelijk is in de gelegenheid gesteld de uitvaart bij te wonen | Gemeentesecretaris |
|
Bij het overlijden van een ex-raadslid. Indien het langer dan drie jaar geleden is dat de overledene in genoemde functie actief was vervalt het protocol.
01 | College, de Raad en medewerkers informeren via de e-mail. Buitendiensten, zwembad en de sporthal informeren via de prikborden i.v.m. ontbreken e-mail. | Griffier/Gemeentesecretaris | Zo snel mogelijk |
02 | Een condoleancebrief c.q. kaart verzenden. | Griffier/Gemeentesecretaris | Zo snel mogelijk |
03 | Zorgen voor een advertentie namens het college en de medewerkers in de lokale krant in de woonomgeving van de overledene en in het Dagblad van het Noorden. | Griffier/Gemeentesecretaris i.o.m. communicatie Zie bijlage 1 (p. 12) | Zo snel mogelijk |
04 | Medewerkers worden, voor zover als mogelijk is in de gelegenheid gesteld de uitvaart bij te wonen. | Gemeentesecretaris |
|
In gevallen waarin dit protocol niet of niet in redelijkheid voorziet, kan het college (bij overlijden van collegeleden en raadsleden) of de gemeentesecretaris (bij overlijden van medewerkers) een bijzondere voorziening treffen.
Dit protocol kan aangehaald worden als “Protocol bij overlijden gemeente Oldambt”, en treedt in werking met ingang van 1 december 2011.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oldambt d.d. …….. november 2011.
De secretaris, De burgemeester,
H.J.J. Groothuis P. Smit
1. Zorgen voor een advertentie namens het college en medewerkers, in de lokale krant Direct leidinggevende Zo snel mogelijk. In de woonomgeving van de overledene en in het Dagblad van het Noorden. Advertentie niet eerder dan dat familie heeft geplaatst.
2. De clusterdirecteur/griffier/gemeentesecretaris geeft de eerste input. O.a. de basisgegevens over de overledene.
3. De tekst / opmerkingen naar communicatie
4. Vervolgens vanuit communicatie ruimte reserveren ( meestal DvhN) via mediabureau
HMA.
5. Tekstredactie door communicatie en iemand even laten meelezen voor de juiste toon in
de advertentie.
6. Akkoord door gemeentesecretaris
7. Advertentie zenden per email van Gemeente Oldambt aan : wim@hma.nu Tevens HMA, Wim Bouwsema bellen dat er een overlijdensadvertentie moet worden geplaatst 050-3183266 of 06-514 14 906
8. Hierbij vermelden in mail onderwerp : overlijdensadvertentie DvhN
9. De advertentie heeft geen gemeentelogo maar gemeentewapen met daarnaast Gemeente Oldambt als kop
Hieronder een standaard voorbeeld van de advertentie
Gaarne bijgaande advertentie te plaatsen op …… in Dagblad v.h. Noorden, dubbel koloms met gemeentewapen ( dus geen logo!)
1. keuze: a. Afgelopen dag datum ontvingen wij het droevige bericht van het overlijden van
2. keuze b. Wij ontvingen het droevige bericht van het overlijden van
3. naam : A…….
4. aanvullen met naam etc. :
A….. was werkzaam als ……. bij de afdeling ……. van de gemeente Oldambt.
Of de functie de iemand heeft vervul bv raadslid, gedeputeerde wethouder etc.
5. hieronder eventueel een persoonlijke gemeentelijke tekst: bijvoorbeeld
We herinneren ons A. als een bevlogen collega met een warme persoonlijkheid.
6. wens: Wij wensen de familie veel sterkte toe in deze moeilijke tijd.
7. Ondertekening kan verschillend wezen en moet met bestuur worden afgestemd
Bestuur en medewerkers van de gemeente Oldambt
Pieter Smit, burgemeester
Herman Groothuis, secretaris
Pieter Norder, griffier
Advertentie ter goedkeuring voorleggen aan bestuurder / gemeentesecretaris
In een aantal gevallen worden verschillende advertenties tegelijk gezet.