Organisatie | Pijnacker-Nootdorp |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Inkoop- en aanbestedingsbesluit 2013 |
Citeertitel | Inkoop- en aanbestedingsbesluit 2013 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp | |
Externe bijlage | illustratie ad 6.1 |
Geen
Financiële verordening gemeente Pijnacker-Nootdorp 2006
1. Inkoop- en aanbestedingsreglement 2013
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
04-07-2013 | 29-08-2017 | nieuwe regeling | 25-06-2013 Telstar, 03-07-2013 | 13INT04156 |
Het college van de gemeente Pijnacker-Nootdorp;
gezien het advies van de afdeling Concernstaf d.d. 25 juni 2013;
gelet op artikel 27 van de Financiële verordening gemeente Pijnacker-Nootdorp 2006;
vast te stellen het volgende Inkoop- en aanbestedingsbesluit 2013:
De gemeente Pijnacker-Nootdorp (De gemeente) spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk.
Dit Inkoop- en aanbestedingsbesluit 2013 maakt het inkoopproces van de gemeente inzichtelijk en transparant door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop in de gemeente plaatsvindt. De gemeente leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2). Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de gemeente continu verbeteringen in de inkoopprocessen door te voeren. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente.
Daarnaast gaat de gemeente bij het inkopen van werken, leveringen of diensten uit van:
Dit Inkoop- en aanbestedingsbesluit verstaat onder:
Diensten: Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet;
Leveringen: Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet;
Werken: Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
2. GEMEENTELIJKE DOELSTELLINGEN
De gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbesluit de volgende doelstellingen realiseren:
De gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbesluit na. Daarnaast koopt de gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.
Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. De gemeente investeert continu in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluit- vorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en in wederzijds respect tussen de gemeente en de contractant. De gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
Zowel de gemeente als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de gemeente hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). De gemeente maakt, waar mogelijk, gebruik van de uniforme ‘eigen verklaring’.
De gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na.
Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
Aanbestedingswet: dit wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2004/18/EG en 2004/17/EG (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG (‘Rechtbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.
Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.
Gemeentewet: het wettelijke kader voor gemeenten.
De gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De gemeente past bij de betreffende inkoop in ieder geval toe:
Concrete uitwerking voor toepassing van de uniforme documenten vindt plaats in het Inkoop- en aanbestedingsreglement.
3.3 Algemene beginselen bij Inkoop
De gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessie overeen komsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
3.4 Grensoverschrijdend belang
Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.
Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, hangt af van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.
Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, neemt de gemeente een passende mate van openbaarheid in acht. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht plaatst de gemeente op haar website en/of in andere gebruikelijke platforms, zoals dagbladen.
4. ETHISCHE EN IDEËLE UITGANGSPUNTEN
In de ‘Deelnameverklaring Duurzaam Inkopen’ van 19 december 2009 is de ambitie om in 2015 100 procent duurzaam in te kopen richting het toenmalige ministerie VROM bevestigd. In het door de gemeente met de organisatie FSC-Nederland aangegane FSC-convenant van 29 mei 2013 is de duurzaam inkopen ambitie over FSC-gecertificeerde hout en houtproducten vastgelegd.
Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsreïntegratie, arbeidsomstandigheden en – indien passend – social return een rol. De gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van arbeidsgehandicapten in het arbeidsproces. Daarnaast worden Werken, Leveringen en/of Diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit aan op het economisch beleid van de gemeente.
De gemeente moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht Inkopen zoekt de gemeente naar een innovatieve oplossing of laat ruimte aan de ondernemer een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.
Inkoop van nog niet eerder door de gemeente ingekochte Werken, Leveringen of Diensten vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij de waarde of de aard van de opdracht dit niet rechtvaardigen.
De gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsulatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.
5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid ontstaan van de gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.
In gevallen waar geldende wet- en regelgeving een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag toestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de inkoop.
Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeente houdt echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.
De gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende Diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.
5.5 Raming en financiële haalbaarheid
Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
5.6 Bepalen van de inkoopprocedure
De gemeente volgt de beschreven procedures tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type inkoop en het karakter van de markt waarin de ondernemers opereren. In dat laatste geval kan de gemeente ook kiezen voor een andere procedure, aangezien het voor bepaalde Inkopen niet te kwantificeren is in een vast bedrag.
5.7 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
De gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de gemeente een eerlijke mededinging. Dit draagt bij aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
6. ORGANISATORISCHE UITGANGSPUNTEN
Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.
Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat volgens de Mandaatregeling. De betreffende portefeuillehouder is verantwoordelijk voor de Inkoop in zijn portefeuille. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid.