Organisatie | Bladel |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Organisatiebesluit 2013 |
Citeertitel | Organisatiebesluit 2013 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen.
N.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2015 | 01-01-2015 | intrekking | 16-12-2014 | 14it.03054 | |
01-09-2013 | 01-01-2015 | nieuwe regeling | 18-06-2013 De Lantaarn, 06-07-2013 | 13u.04940 |
Het college van de Gemeente Bladel:
gelet op het bepaalde in artikel 160, eerste lid, aanhef onder c en artikel 103 tweede lid van de Gemeentewet;
overwegende dat artikel 160, eerste lid, aanhef onder c van de Gemeentewet het college de bevoegdheid geeft om regels te stellen over de ambtelijke organisatie van de gemeente, met uitzondering van de organisatie van de griffie;
overwegende dat artikel 103, tweede lid, van de Gemeentewet het college opdraagt nadere regels over de taken en bevoegdheden van de gemeentesecretaris te stellen;
overwegende dat het college op 23 oktober 2013 heeft ingestemd met de organisatiewijziging zoals verwoord in de notitie “De moderne organisatie Bladel”;
gelet op de Financiële Verordening gemeente Bladel 2008 ex. artikel 212 van de Gemeentewet;
gelet op het advies van de Ondernemingsraad Bladel d.d. 12 juni 2013;
I. vast te stellen de volgende verordening omtrent de structuur van de ambtelijke organisatie
Hoofdstuk 2 De ambtelijke organisatie
1. Het ambtelijk apparaat van de gemeente is, afgezien van de griffie,
igedeeld in de volgende afdelingen:
2. De organisatiestructuur van de ambtelijke organisatie is vastgelegd in aangehecht organigram (bijlage I).
Artikel 4 Hoofdtaken afdeling Dienstverlening
De kerntaken van de afdeling Dienstverlening zijn de zorg voor beleidsontwikkeling, de voorbereiding en de werkuitvoering op het gebied van:
Artikel 5 Hoofdtaken afdeling Ontwikkeling
De kerntaken van de afdeling Ontwikkeling zijn de zorg voor beleidsontwikkeling, de voorbereiding en de werkuitvoering op het gebied van:
Artikel 6 Hoofdtaken afdeling Bedrijfsvoering
De kerntaken van de afdeling Bedrijfsvoering zijn de zorg voor beleidsontwikkeling, de voorbereiding en de werkuitvoering op het gebied van:
Artikel 7 Leiding dagelijks beheer
Voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden verleent het college mandaten, machtigingen en volmachten aan de gemeentesecretaris, afdelingshoofden, teamcoördinatoren en medewerkers. Indien in een verleend mandaat het verlenen van ondermandaten niet is uitgesloten is de functionaris aan wie het desbetreffende mandaat is verleend, bevoegd tot het verlenen van ondermandaten.
Artikel 8 Benoeming, schorsing, ontslag afdelingshoofden
De afdelingshoofden worden op voordracht van de gemeentesecretaris benoemd, geschorst en ontslagen door het college.
De gemeentesecretaris draagt, ingevolgde de instructie als bedoeld in artikel 103, tweede lid van de Gemeentewet, als hoofd van de ambtelijke organisatie in het bijzonder zorg voor:
I. het college te informeren en adviseren bij de uitvoering van taken;
II. erop toe te zien dat het bestuur tijdig, volledige en correcte informatie en adviezen krijgt;
III. de eindverantwoordelijkheid te dragen voor de verslaglegging van de vergaderingen;
IV. het bevorderen van een goede ambtelijke ondersteuning van het college;
V. het sturen en bewaken van procedures en afspraken tussen bestuur en ambtelijke organisatie;
VI. het verstrekken van integrale en besluitrijpe voorstellen aan het college;
VII. het nemen van initiatief tot het ontwikkelen, evalueren en bijstellen van de lange termijn visie, doelen en strategie van de gemeente.
Het aansturen van het ambtelijk apparaat door
VIII. de aansturing van de afdelingshoofden op basis van afdelingsplannen (voortgangsoverleg) en concernplanning;
IX. te fungeren als klankbord voor de afdelingshoofden op de gebieden personeel, financiën, proces en inhoud.
X. de eindverantwoordelijkheid te dragen voor werving en selectie, beoordeling, ontwikkeling en ontslag van medewerkers met toepassing van de CAR/UWO;
XI. het tot stand laten komen van de strategische beleidsontwikkeling en coördinatie op integraliteit van beleid;
XII. het formuleren, bewaken en coördineren en (doen) realiseren van doel- en taakstellingen van de organisatie;
XIII. de eindverantwoordelijkheid te dragen voor de kwaliteit, kwantiteit en tijdigheid van de producten en/of diensten van de organisatie;
XIV. het realiseren van managementdoelstellingen;
XV. het dragen van de eindverantwoordelijkheid inzake de kaderstelling voor de gemeentebrede bedrijfsvoering en inzet van middelen;
XVI. het houden van functionerings- en beoordelingsgesprekken met de afdelingshoofden.
c. De organisatieontwikkeling als constant proces.
d. Het uitoefenen van zijn taak als WOR bestuurder op grond van de Wet op de ondernemingsraden (WOR).
e. Het bouwen en onderhouden van een (regionaal) relatienetwerk op bestuurlijk en ambtelijk niveau.
f. Het bevorderen en bewaken van de organisatorische samenhang door kaderstelling en control op middelengebied.
g. Het bevorderen en bewaken van de (bestuurlijk-ambtelijke) samenwerking binnen de organisatie en met organisatieonderdelen buiten de organisatie, met een nadruk op de Kempensamenwerking
Onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris draagt een afdelingshoofd, met in achtneming van de gemeentebrede kaders, zorg voor:
a. het leidinggeven aan een afdeling met strategische en/of afdelingsoverstijgende beleidsontwikkelingstaken waaronder de verantwoordelijkheid voor:
- het direct aansturen van de teamcoördinatoren en medewerkers van de afdeling;
- de coaching en ontwikkeling van de medewerkers binnen de afdeling naar een regisserende gemeente;
- de borging van de opdrachtgeverschap-/opdrachtnemerschapsrol;
- het formuleren, bewaken en realiseren van doel- en taakstellingen;
- de kwaliteit, kwantiteit en tijdigheid van de producten en/of diensten;
- de bedrijfsvoering van inzet van middelen en personeel op de afdeling;
- het maken van afdelingsplannen met doel- en taakstellingen;
- het managen van de toegewezen delen van beleidsvelden of programma’s;
- het (collectief met andere MT-leden) zorg dragen voor de integraliteit tussen afdelingen;
- de juridische en financiële rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van voorstellen.
b. het aansturen van processen die op grond van integraliteit en/of complexiteit en/of financiële gevolgen en/of politieke gevoeligheid extra sturing behoeven binnen de afdeling en ervoor zorg dragen dat werkzaamheden en processen die samenhang hebben integraal worden aangepakt aan de voorkant van het proces.
c. het integraal informeren en het integraal adviseren van de gemeentesecretaris en het Management Team en draagt bij aan de ontwikkeling en functioneren van de organisatie.
d. integrale strategische beleidsinitiëring, -ontwikkeling en –kaderstelling van de afdeling, waaronder:
- het signaleren en analyseren van maatschappelijke en politieke strategische ontwikkelingen en vertalen van deze ontwikkelingen in strategische beleidsinitiatieven;
- het toetsen van beleidsvoornemens op effect.
e. het adviseren en rapporteren aan de directie en het bestuur over realisatie van gestelde doelen, inzet van middelen en strategische beleidsontwikkelingen betreffende het werkterrein.
f. het terugkoppelen van informatie en besluitvorming van het college en het Management Team aan de medewerkers van de afdeling.
Aan een afdelingshoofd is, voor zover niet anders bepaald in andere besluiten, het mandaat verleend om opdracht tot waarneming van een andere betrekking te geven aan zijn medewerkers.
Een afdelingshoofd vervangt een teamcoördinator bij afwezigheid of wijst daarvoor een vervanger aan.
Het afdelingshoofd voert functionerings- en beoordelingsgesprekken met de tot zijn afdeling behorende teamcoördinatoren en medewerkers.
Onder de verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd draagt een teamcoördinator, met in achtneming van de gemeentebrede kaders, de zorg voor de dagelijkse coördinatie en werkverdeling binnen een team medewerkers met verantwoordelijkheid voor het eindresultaat, waaronder:
advisering afdelingshoofd inzake personele aangelegenheden, waaronder onder meer reis- en verblijfkosten, werving, selectie en aanstelling personeel, aanpassing arbeidsduur, toekennen van besluiten tot bezoldiging personeel, opdracht waarneming andere betrekking, waarnemingstoelage, toekennen persoonlijke toelage, vaststellen arbeidsduur op afwijkende omvang, uitvoeren CAR/UWO terzake spaar- en vakantieuren, verlagen bezoldiging, toestemming gebruik motorvoertuig;
De voorzitter van het Management Team stelt de vergaderdata en agenda voor de vergaderingen vast. De vergaderingen vinden in beginsel wekelijks plaats. Ieder lid van het Management Team kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de voorzitter indienen en de voorzitter verzoeken in bijzondere omstandigheden een extra vergadering bijeen te roepen.
Artikel 14 Taken Management Team
Het Management Team heeft tot doel het bewaken en integraal managen van de eenheid in uitoefening van de organisatiebrede opgedragen taken en het bevorderen van het goed functioneren van de ambtelijke organisatie door middel van:
a. de totstandkoming en uitvoering van de afdelingsplannen op zowel concern- als afdelingsniveau;
b. de gemeentebrede organisatieontwikkeling, waaronder het inbedden van de ontwikkelstrategie in processen, cultuur en medewerkers;
c. de gemeentebrede kaderstelling op het gebied van middelen en de control daarop;
d. de coördinatie van activiteiten en informatie tussen afdelingen onderling en in relatie tot het bestuur;
e. de coördinatie van de planning, prioriteitenstelling en voortgang van de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording;
f. het doelmatig en doeltreffend functioneren van de organisatie;
g. de coördinatie van de majeure organisatiebrede projecten op het gebied van bedrijfsvoering en organisatieontwikkeling;
h. het nemen van de verantwoordelijkheid voor integraliteit in de aanpak van afdelingsoverstijgende processen/projecten;
i. de informatie-uitwisseling van gemeenschappelijke zaken;
j. tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen en het onderling afstemmen van reacties daarop.
Hoofdstuk 5 Beleidsvoorbereiding, begroting, beleidsuitvoering en rekening
Artikel 16 Planning & Controlcyclus
De gemeentelijke planning & controlcyclus omvat de volgende stukken:
Artikel 17 Budgettoedeling en begrotingsuitvoering
Het concernplan wordt vastgesteld door het college, dit voorafgaand aan het begrotingsjaar. Afdelingsplannen worden voor aanvang van het betreffende begrotingsjaar vastgesteld door de gemeentesecretaris. Met de vaststelling van de afdelingsplannen worden de budgetten en investeringskredieten toegewezen aan de budgethouders, die ten aan zien van de desbetreffende budgetten en investeringskredieten invulling geven aan het budgethouderschap.