Klachtenregeling bij aanbesteden gemeente Woerden 2013

Artikel 1 Begrippen

• 1.

  Klacht: een schriftelijke melding van een onderneming die belang heeft bij de aanbesteding aan de aanbestedende dienst, waarin de ondernemer gemotiveerd aangeeft op welke punten hij het niet eens is met de aanbesteding of een onderdeel daarvan.

• 2.

  Ondernemer: hieronder vallen ondernemers die belang hebben bij de verwerving van een specifieke overheidsopdracht, t.w.:

  • ·

    geïnteresseerde ondernemers;

  • ·

    (potentiële) inschrijvers en gegadigden;

  • ·

    onderaannemers van (potentiële) inschrijvers en gegadigden;

  • ·

    brancheorganisaties en branchegerelateerde adviescentra van ondernemers.

• 3.

  Klachtbehandeling: onderzoek naar de klacht.

• 4.

  Klachtafhandeling: de klager schriftelijk en gemotiveerd in kennis stellen van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht, alsmede van de eventuele conclusies die daaraan worden verbonden.

• 5.

  Klachtenmeldpunt: aanspreekpunt dat onafhankelijk en met een frisse blik de klacht bekijkt en daarover een advies uitbrengt aan de aanbestedende dienst.

• 6.

  Aanspreekpunt: teammanager van het cluster Juridische en Facilitaire Zaken.

• 7.

  Aanbestedende dienst: het verantwoordelijke aanbestedende team van de gemeente Woerden.

• 8.

  Commissie van Aanbestedingsexperts: externe en onafhankelijke Commissie van Aanbestedingsexperts ingesteld door de minister van Economische Zaken.

Artikel 2 Doel

Het doel van de regeling is:

• -

  het geven van een laagdrempelige interne procedure voor de wijze waarop de aanbestedende dienst de klacht behandelt en afhandelt;

• -

  dat zowel de aanbestedende dienst als de ondernemer van een klacht kunnen leren en deze kennis bij toekomstige aanbestedingen in de praktijk brengen;

• -

  om misverstanden, onbedoelde fouten en ten onrechte gestelde eisen te herstellen, zodat niet nodeloos de gang naar de rechter wordt gemaakt.

Artikel 3 Reikwijdte

• 1.

  Deze regeling is van toepassing op de behandeling en afhandeling van klachten bij aanbestedingen die binnen de werking van de Aanbestedingswet 2012 vallen.

• 2.

  Klachten kunnen niet gaan over het aanbestedingsbeleid van de gemeente Woerden.

Artikel 4 Klachtbehandeling

• 1.

  De ondernemer dient zijn klacht schriftelijk of per e-mail bij het klachtenmeldpunt in. Hierin maakt hij duidelijk dat het over een klacht gaat en waarover hij klaagt en hoe volgens hem het knelpunt zou kunnen worden verholpen. De klacht bevat verder de dagtekening, naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres van de ondernemer en de aanduiding van de aanbesteding. Anoniem klagen kan niet.

• 2.

  Aan de indiening van een klacht zijn geen kosten verbonden.

• 3.

  Klachten waarover reeds een gerechtelijke procedure aanhangig is kunnen niet worden voorgelegd aan het klachtenmeldpunt.

• 4.

  Het klachtenmeldpunt bevestigt per omgaande de ontvangst van de klacht. In de bevestigingwordt aangegeven dat de aanbestedende dienst ervan uitgaat dat de ondernemer kiest vooreen afhandeling volgens de onderhavige regeling. Ook wordt aangegeven dat als de ondernemer wil dat de klachtenprocedure in de zin van titel 9.1 van de Awb wordttoegepast, hij dit moet laten weten.

• 5.

  Het klachtenmeldpunt onderzoekt vervolgens, eventueel aan de hand van door de ondernemer en de aanbestedende dienst aanvullend verstrekte gegevens, of de klacht terecht is. Het klachtenmeldpunt begint zo spoedig mogelijk met dit onderzoek, zet dit voortvarend voort en houdt daarbij rekening met de planning van de aanbestedingsprocedure. Het klachtenmeldpunt brengt aan de aanbestedende dienst schriftelijk verslag uit van het onderzoek naar de klacht.

Artikel 5 Klachtafhandeling

• 1.

  1.Wanneer de aanbestedende dienst na het onderzoek door het klachtenmeldpunt tot deconclusie komt dat de klacht terecht of gedeeltelijk terecht is en de aanbestedende dienstcorrigerende en/of preventieve maatregelen treft, dan deelt de aanbestedende dienst dit zospoedig mogelijk schriftelijk mee aan de ondernemer en het klachtenmeldpunt. Ook de andere (potentiële) inschrijvers/gegadigden worden op de hoogte gesteld. Afhankelijk van de fase in de aanbestedingsprocedure kan het voorkomen dat de maatregelen door de contactpersoon van de aanbesteding bij de aanbestedende dienst aan de betrokkenen in de aanbesteding worden gecommuniceerd op hetzelfde moment als de indiener van de klacht het bericht krijgt. Dit om bevoordeling van partijen te voorkomen.

• 2.

  Wanneer de aanbestedende dienst na het onderzoek door het klachtenmeldpunt tot de conclusie komt dat de klacht niet terecht is, wijst hij de klacht gemotiveerd af en bericht hij de ondernemer en het klachtenmeldpunt.

• 3.

  Het klachtenmeldpunt kan op verzoek van de ondernemer of de aanbestedende dienstvoorstellen dat de klacht, voordat daarop door de aanbestedende dienst wordt beslist, voorbemiddeling of advies wordt voorgelegd aan de Commissie van Aanbestedingsexperts.

• 4.

  Als de aanbestedende dienst aan de ondernemer heeft laten weten hoe hij de klachtadresseert, of als de aanbestedende dienst nalaat om binnen een redelijke termijn op de klacht te reageren, dan kan een klager de klacht aan de Commissie van Aanbestedingsexperts voorleggen.

Artikel 6 Klachtregistratie

Het klachtenmeldpunt draagt zorg voor de registratie van de klachten.

Artikel 7 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag volgend waarop zij bekend is gemaakt.

Artikel 8 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als ‘Klachtenregeling bij aanbesteden gemeente Woerden 2013’.