CVDR299213_2Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2003nlregelingNuenen, Gerwen en Nederwetten2019-01-02Nuenen, Gerwen en NederwettenRond de Linde, 06-02-2003Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2003Gemeentewet, artikel 33, derde lidgemeenteraadbestuur en recht2003-01-30De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2003-02-072003-01-012019-01-02Nieuwe regelingOnbekendVerordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2003GeenGeenVerordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 20031Ambtelijke bijstand11.Een raadslid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een
verzoek om:
feitelijke informatie van geringe omvang;
inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn als
bedoeld in de Wet Openbaarheid van Bestuur.
2.Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op
informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de
secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.3.Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand
bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere
bijstand.4.De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de
griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde
bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan
worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer
ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig
mogelijk verlenen.21.Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris
ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, lid 3.2.De secretaris kan beslissen dat de ambtelijke bijstand geweigerd
wordt indien:
het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand
betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;
dit het belang van de gemeente kan schaden;
het bijstand, bedoeld in artikel 1, derde lid, betreft en de
fractie van het betreffende raadslid reeds volledig gebruik
heeft gemaakt van het aan deze fractie op grond van artikel
5, lid 2, beschikbaar gestelde aantal uren ambtelijke
bijstand.
3.Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt
de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het
raadslid dat het verzoek heeft ingediend.4.Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris
wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het
verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo
spoedig mogelijk over het verzoek.31.Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar
verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan
de secretaris.2.Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide
partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de
burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de
zaak.41.Elke raadsfractie heeft per jaar recht op ambtelijke bijstand als
bedoeld in artikel 1, lid 3, te verlenen door de griffier of een
medewerker van de griffie. De totaal beschikbare capaciteit wordt
gelijkelijk over alle fracties verdeeld.2. Elke raadsfractie heeft per jaar recht op ambtelijke bijstand als
bedoeld in artikel 1, lid 3, te verlenen door de reguliere
ambtelijke organisatie. De totaal beschikbare capaciteit wordt
gelijkelijk over alle fracties verdeeld.3. Jaarlijks voor 1 december verstrekt de griffier een overzicht van
het aantal uren ambtelijke bijstand als bedoeld in lid 1 en lid 2
waarop de fracties voor het daaropvolgende jaar recht hebben.4. De griffier houdt een register bij van de verleende ambtelijke
bijstand als bedoeld in artikel 1, lid 3, waarin per verzoek om
bijstand wordt opgenomen:
welk raadslid om bijstand heeft verzocht;
over welk onderwerp om bijstand is verzocht;
welke ambtenaar de bijstand heeft verleend;
hoeveel tijd het verlenen van de bijstand heeft gekost;
de reden waarom een verzoek is geweigerd.
51.Indien het zeteltal van een fractie dan wel het aantal fracties ten
gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt het recht op ambtelijke
bijstand met ingang van de eerste dag van de maand na de
verkiezingen.2.Bij splitsing van een fractie tijdens de zittingsperiode wordt het
op grond van artikel 4, eerste en tweede lid, vastgestelde recht op
ambtelijke bijstand voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de
betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de
splitsing betrokken leden.3.Bij samenvoeging van fracties tijdens de zittingsperiode wordt het
op grond van artikel 4, eerste en tweede lid, vastgestelde recht op
ambtelijke bijstand voor de nieuwe fractie bepaalt door de som van
de aan de oorspronkelijke fracties toegekende rechten op ambtelijke
bijstand.61.De griffier verstrekt na afloop van elk kwartaal per fractie een
overzicht van de aan die fractie verleende ambtelijke bijstand aan
de fractievoorzitter. Dit overzicht geeft ook aan op hoeveel uren
ambtelijke bijstand de fractie in dat jaar nog recht heeft.2.Het recht op ambtelijke bijstand is aan het kalenderjaar gebonden.
Niet-genoten ambtelijke bijstandsuren kunnen niet worden
overgeheveld naar een volgend dienstjaar.3.De griffier verstrekt de desbetreffende portefeuillehouder in het
college desgewenst een afschrift van het verzoek uit het
register.71.Een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijk bijstand of
de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden.2.Indien het college of leden van het college informatie wensen over
een dergelijk verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het
gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het
betrokken raadslid.2Fractieondersteuning81.Elke fractie heeft het recht om ten behoeve van fractieactiviteiten
om niet gebruik te maken van lokaliteiten in het gemeentehuis.2.Onder gebruik van lokaliteiten is tevens begrepen de personele inzet
van bodedienst en de verstrekking van koffie en thee.3.De bode is belast met de toewijziging van de verschillende
ruimten.4.Indien een fractie buiten de in het vergaderschema opgenomen
fractievergaderingen gebruik wenst te maken van een ruimte in het
gemeentehuis, wordt dit voornemen tenminste 10 dagen van tevoren
kenbaar gemaakt aan de griffier.91.Voor het inzien van raadsstukken, documentatie en vakliteratuur
wordt om niet een leeskamer ter beschikking gesteld aan alle raads-
en burgercommissieleden.2.Deze ruimte is voorzien van een koffieapparaat en een
kopieermachine, welke om niet gebruikt kan worden.101. Uitsluitend ten behoeve van fractieactiviteiten kan elke fractie om
niet gebruik maken van de kopieerfaciliteiten van het
gemeentehuis2.Het aantal gemaakte kopieën worden per fractie geregistreerd.
Jaarlijks ontvangen de fractievoorzitters een overzicht van de per
fractie gemaakte kopieën.11Jaarlijks bij de begrotingsbehandeling zal worden bezien in hoeverre een
financiële bijdrage voor de fractieondersteuning noodzakelijk en
financieel haalbaar is3Slotbepaling12Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2003.Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 30 januari 2003,DE RAAD VOORNOEMD,de voorzitter,de griffier.Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het
verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het
verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van
openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier of een
ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt
hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur
heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van
bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de
artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet.Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan
van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het
college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de
ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen
zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de
ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van
posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering
van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de
verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen
in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op
toe dat er voortgang blijft in het proces.In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen
tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren
gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie
bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet
griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de
griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.Op grond van het tweede lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris
weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het
eerste lid, onderdeel a en b betreft.Artikel 2Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet
vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de
reguliere ambtelijke organisatie. In dit artikel is verder aangegeven dat de
uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is
voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg
voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken
raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de
burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180
Gemeentewet).Artikel 3Ook indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn of
haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie
worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in
het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het
betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de
secretaris.Artikel 4Het recht op ambtelijke bijstand komt toe aan elk individueel raadslid. Om
praktische redenen is er voor gekozen om de omvang van het recht op bijstand
niet te koppelen aan individuele raadsleden maar een totaalrecht per fractie
vast te stellen. Door aan iedere raadsfractie een vooraf bepaalde hoeveelheid
uren op ambtelijke bijstand door de griffier en de reguliere ambtelijke
organisatie toe te kennen wordt een extra garantie geboden dat dit recht ook
geëffectueerd kan worden. Het biedt de organisatie bovendien de mogelijkheid
enigszins grip te houden op de omvang van de werkzaamheden. Deze begrenzing
geldt niet voor eenvoudige informatieverschaffing als bedoeld in artikel 1,
eerste lid, onderdeel a en b. Deze hulp kan onbeperkt verleend worden.Het register dat door de griffier wordt bijgehouden maakt het mogelijk na te
gaan hoe vaak er al een beroep is gedaan op de ambtelijke organisatie en kan een
belangrijke rol spelen bij het in kaart brengen van de behoefte aan deze
voorzieningen.Voor 2003 is de totale beschikbare capaciteit voor ondersteuning van de raad in
kaart gebracht. Naast de ambtelijke bijstand als bedoeld in deze verordening
wordt daarin ook rekening gehouden met de diverse griffiers- en
notulistenfuncties alsmede de ontwikkeling van het instrumentarium voor wat
betreft de dualisering. Dit levert het volgende overzicht op.
TotaalGriffierGGZBZMidd.BMOStructureel:Raads-/Commissiegriffier(s)550185125125115Notulisten395143143108Subtotaal945185268268223-Incidenteel:Ontwikkeling instrumentarium440340--100Ambtelijke bijstand1.150700100150100100Vervanging griffier145---145Vragen ex art. 37 Reglement van Ordep.m.p.m.p.m.p.m.p.m.Overige vragen, vragenhalfuurtje e.d.p.m.p.m.p.m.p.m.p.m.Totaal2.6801.225368418323345
Waar het in deze verordening met name om gaat is de ambtelijke bijstand. In de
verordening is er voor gekozen om het recht op ambtelijke bijstand van zowel de
griffier als van de reguliere ambtelijke organisatie voor elke raadsfractie
vooraf te kwantificeren, dit om een onevenredig beslag op de beschikbare
capaciteit door enige fractie te voorkomen. Daarbij wordt de beschikbare
capaciteit gelijkelijk verdeeld over de verschillende raadsfracties.Voor het jaar 2003 is de verdeling als volgt:
TotaalGriffierGGZBZMidd.BMOStructureel:Raads-/Commissiegriffier(s)550185125125115Notulisten395143143108Subtotaal945185268268223-Incidenteel:Ontwikkeling instrumentarium440340--100Ambtelijke bijstand1.150700100150100100Vervanging griffier145 ---145Vragen ex art. 37 Reglement van Ordep.m.p.m.p.m.p.m.p.m.Overige vragen, vragenhalfuurtje e.d.p.m.p.m.p.m.p.m.p.m.Totaal2.6801.225368418323345
Waar het in deze verordening met name om gaat is de ambtelijke bijstand. In de
verordening is er voor gekozen om het recht op ambtelijke bijstand van zowel de
griffier als van de reguliere ambtelijke organisatie voor elke raadsfractie
vooraf te kwantificeren, dit om een onevenredig beslag op de beschikbare
capaciteit door enige fractie te voorkomen. Daarbij wordt de beschikbare
capaciteit gelijkelijk verdeeld over de verschillende raadsfracties.Voor het jaar 2003 is de verdeling als volgt:
Jaarlijks kan aan de hand van de beschikbare capaciteit dan wel een grotere
behoefte een nieuwe verdeling worden opgemaakt. In de verordening is vastgelegd,
dat de griffier uiterlijk op 1 december aan alle fractievoorzitters een
overzicht geeft van het recht op ambtelijke bijstand voor het daarop volgende
jaar.Artikel 5Aangezien de omvang van het recht op ambtelijke bijstand op fractieniveau wordt
vastgesteld, moet er in de verordening ook een regeling worden opgenomen wat te
doen, als het aantal dan wel de grootte van de fracties wijziging ondergaat. Dat
kan zich voordoen bij verkiezingen, dan wel bij splitsing of samenvoeging van
fracties.Bij verkiezingen vindt er herbereking plaats op basis van de nieuwe
getalsverhoudingen in de raad. Voor het aantal maanden t/m de verkiezingsmaand
gebeurt dit op basis de oude samenstelling en voor de eerste maand na de
verkiezingen t/m het einde van het jaar op basis van de nieuwe samenstelling. De
basisberekening zoals neergelegd in artikel 5, lid 1 en lid 2, geldt voor de
gehele zittingsperiode.Tussentijds kunnen zich echter wijzigingen voordoen als gevolg van splitsing of
samenvoeging van fracties. Bij splitsing van fracties is bepaald, dat het recht
voor de oorspronkelijke fractie over de nieuwe fracties verdeeld wordt op basis
van het bij de splitsing betrokken aantal raadsleden. Daarmee wordt voorkomen,
dat andere fracties rechten moeten inleveren als gevolg van zo'n splitsing. Bij
samenvoeging van fracties geldt, dat de rechten van de oorspronkelijke fracties
worden opgeteld.Een nieuwe verdeling op basis van de in artikel 5 vermelde
berekeningssystematiek vindt pas plaats na de eerstvolgende verkiezingen. De
eerste verdeling vindt plaats op basis van de getalsverhoudingen in de
gemeenteraad op het moment van vaststellen van deze verordening.Artikel 6Teneinde de fractievoorzitters in de gelegenheid te stellen de voor hun fracties
ingezette ambtelijke capaciteit te bewaken en zo nodig bij te sturen, is
bepaald, dat elk kwartaal een overzicht van de verleende ambtelijke bijstand
evenals het nog resterende tegoed aan de fractievoorzitters wordt
verstrekt.Het recht op ambtelijke bijstand is jaargebonden. Dit houdt in, dat, indien in
enig jaar niet het volledige recht wordt gebruikt, het restant niet kan worden
overgeboekt naar een volgend jaar.In lid 3 van dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat de betrokken
portefeuillehouder op de hoogte is van het feit dat bijstand is verleend door
onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de vergroting
van de afstand tussen raad en college die met de dualisering is gecreëerd, is
het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verschaffen van
ambtelijke bijstand. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke
gevallen hiervan melding wordt gemaakt.Artikel 7Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen
gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk
opereert van het college. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand
gebrachte ontvlechting van posities. De mogelijkheid wordt dan ook geopend dat
een raadslid aangeeft dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de
verleende bijstand geheim wordt gehouden.Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet
om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het
tweede lid bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het
betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelende ambtenaar. Dit biedt
bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek
om ambtelijke bijstand.De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de
reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot
de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet
goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop
aan te spreken.Artikel 8Artikel 33 van de Gemeentewet geeft de fracties ook recht op
fractieondersteuning. Veelal is dit een geldelijke vergoeding doch de wet sluit
niet uit dat dit op geld waardeerbare faciliteiten kunnen zijn. Mede gelet op de
zorgelijke financiële positie, heeft de werkgroep Dualisering er voor gekozen om
voorlopig voor het jaar 2003 de fractieondersteuning te beprken tot de
facilitaire voorzieningen. In artikel 8 betreft dit het om niet ter beschikking
stellen van ruimten in het gemeentehuis ten behoeve van fractieactiviteiten.
Veelal zal dit betreffen het houden van fractievergaderingen maar er zijn ook
andere activiteiten van fracties denkbaar. Omdat geen vaste ruimten beschikbaar
zijn, zal de verdeling van de beschikbare ruimten over de fracties door de bodes
plaatsvinden. Teneinde te kunnen waarborgen dat er én ruimte én personele
bezetting aanwezig is, dienen activiteiten, die buiten het vergaderschema
plaatsvinden, tenminste 10 dagen daarvoor aan de griffier te worden gemeld.Artikel 9Naast de vergaderfaciliteiten als bedoeld in artikel 8 wordt aan alle raadsleden
en burgercommissieleden ook continu een leeskamer beschikbaar gesteld. Deze
ruimte kan gebruikt worden om de ter inzage liggende stukken in te zien en
documentatie te raadplegen e.d. Ook een koffieautomaat en een kopieermachine
behoren tot de beschikbaar gestelde faciliteit.Artikel 10Naast het beschikbaar stellen van ruimten, kunnen de fracties ook ondersteund
worden door het beschikbaar stellen van kopieerfaciliteiten. Echter uitsluitend
voor activiteiten van de fracties in de raad. Het is dus niet de bedoeling dat
alle partijdrukwerk bij de gemeente kan worden neergelegd. Teneinde inzicht te
krijgen in de omvang daarvan, zal registratie daarvan plaatsvinden. Jaarlijks
wordt aan de fractievoorzitters een overzicht verstrekt van de omvang van het
gebruik van deze faciliteit.Artikel 11Niet mag worden uitgesloten, dat het in de (nabije) toekomst voor een goed
functioneren van de fracties nodig is om daar ook een financiële bijdrage voor
ter beschikking te stellen. In de verordening is vastgelegd, dat van jaar tot
jaar bij de behandeling van de begroting bekeken wordt:
of het ontbreken van financiële ondersteuning afbreuk doet aan het goed
functioneren van de fracties;
of een financiële bijdrage budgettair in te passen is.
Gelet op de precaire financiële situatie van de gemeente wordt vooralsnog voor
het jaar 2003, buiten de in deze verordening genoemde facilaire ondersteuning,
afgezien van een financiële ondersteuning van de fracties.Artikel 12Dit artikel behoeft geen toelichting.BIJLAGEGEDRAGSREGELS M.B.T. INFORMATIEVRAGEN EX ART. 1 LID 1 VERORDENIG AMBTELIJKE
BIJSTAND 2002• Bij korte informatieve vragen dan wel verzoeken om afschrift van
dan wel inzage in stukken heeft het raadslid de keuze uit contact met de
griffier dan wel direct contact met de betrokken ambtenaar.• Korte informatieve vragen dan wel het verzoeken om afschrift van
bepaalde stukken worden bij voorkeur telefonisch dan wel via E-mail
gesteld.• Indien een dergelijk verzoek niet telefonisch of via E-mail kan
worden afgedaan dan wel als een raadslid inzage wil hebben in bepaalde stukken,
wordt vooraf telefonisch contact opgenomen met de griffier of de behandelend
ambtenaar, teneinde af te spreken wanneer een bezoek gelegen komt.• Artikel 1 lid 1 is uitdrukkelijk bedoeld voor informatieve vragen,
inzage in of afschriften van stukken. In principe moet er van uit worden gegaan,
dat dit verzoeken betreft die slechts een kort tijdsbeslag vergen van de
betrokken medewerker. Dit legt beperkingen op bij zowel de vragensteller als bij
de beantwoorder daarvan. Van beide zijden vergt dit de nodige discipline.• Indien een verzoek als bedoeld in artikel 1 lid 1 van de
Verordening meer dan 10 minuten vergt, wordt het beschouwd als bijstand op basis
van artikel 1 lid 3 van de verordening. De werkelijk bestede tijd wordt
geregistreerd en afgeboekt van het tegoed aan bijstandsuren van de betrokken
fractie.In juni 2003 een tussenevaluatie houden en in december een eindevaluatie over de
praktische werking van deze gedragsregels. Zonodig bijstelling van de afspraken
dan wel aanpassen van de verordening.