Organisatie | Werkorganisatie Duivenvoorde |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de Werkorganisatie Duivenvoorde |
Citeertitel | Financiële Verordening Werkorganisatie Duivenvoorde |
Vastgesteld door | algemeen bestuur |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp | uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de Werkorganisatie Duivenvoorde |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
18-01-2013 | 27-04-2018 | nieuwe regeling | 08-01-2013 De Wassenaarse Krant, 15-01-2013; Groot Voorschoten, 17-01-2013 | Onbekend |
Het algemeen bestuur stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe zittingsperiode een indeling van de begroting, conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten, vast.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.
Bij de begrotingsbehandeling geeft het algemeen bestuur aan van welke nieuwe investeringen zij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.
Indien het dagelijks bestuur voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door het dagelijks bestuur in de eerstvolgende vergadering van het algemeen bestuur gemeld. Het dagelijks bestuur voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of het investeringskrediet of een voorstel voor bijstelling van het beleid, met inachtneming van artikel 35, lid 5, van de Wet gemeenschappelijke regelingen.
Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de Werkorganisatie Duivenvoorde over de eerste vier en de eerste acht maanden van het lopende boekjaar. De deelnemende gemeenten worden eveneens over dezelfde perioden gerapporteerd over de gerealiseerde diensten met daarbij een prognose van de nog te realiseren diensten en de effecten daarvan op de uitputting van de budgetten.
De kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden, als deze kosten voldoen aan de voorwaarden genoemd in artikel 60 van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies, lineair in vier jaar afgeschreven. Als deze kosten niet aan de genoemde voorwaarden voldoen worden deze direct ten laste van de exploitatie gebracht.
Het dagelijks bestuur biedt tenminste eenmaal in de vier jaar aan het algemeen bestuur een nota weerstandsvermogen en risicomanagement aan. In deze nota wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van risico's door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins. In de nota wordt tevens het gewenste weerstandscapaciteit bepaald. Het algemeen bestuur stelt de nota vast binnen zes maanden nadat de nota is aangeboden.
Het dagelijks bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico's aan van materieel belang en geeft een inschatting van de kans dat deze risico's zich voordoen. Het dagelijks bestuur brengt hierbij in elk geval de risico's in beeld en actualiseert de risico's genoemd in de nota, bedoeld in het eerste lid.
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de Werkorganisatie Duivenvoorde systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de vorderingen van debiteuren, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de schulden aan crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de vier jaar.
In de bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen. Daarbij wordt speciale aandacht gegeven aan:
Het dagelijks bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.
Het dagelijks bestuur draagt elk kalenderjaar zorg voor de interne toetsing van een aantal bedrijfsprocessen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik binnen de organisatie. Alle bedrijfsprocessen worden binnen een periode van vier kalenderjaren getoetst.
Artikel 15: Inkoop en aanbestedeing
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor en besluit tot interne regels vastgelegd in een protocol voor de inkoop en aanbesteding van leveringen, diensten en werken. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de terzake geldende wetgeving en regelgeving.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van 8 januari 2013,
Het Algemeen Bestuur, voornoemd,
de voorzitter, de concerndirectie,
De financiële verordening van de Werkorganisatie Duivenvoorde is een belangrijk instrument van het algemeen bestuur (bestaande uit de twee volledige colleges) om invloed uit te oefenen op het financiële proces. Met de verordening regelt het algemeen bestuur op hoofdlijnen de spelregels voor het financieel beleid, de financiële organisatie en het financieel beheer. Met de financiële verordening creëert het algemeen bestuur waarborgen voor de kwaliteit van de financiële functie van de Werkorganisatie. Ook geeft de verordening een nadere invulling aan de (financiële) verantwoording van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur. Gezien deze belangrijke functie verdient de inhoud van de financiële verordening aandacht van de beide colleges.
Randvoorwaarde is om geen onnodige administratieve lasten te laten ontstaan. Daarom wordt geen hele uitgebreide verordening vastgesteld. De voorliggende regeling volstaat om de Werkorganisatie aan te sturen en de deelnemende gemeenten goed te informeren.
Voor de indeling van de financiële verordening is de inhoud van artikel 212 Gemeentewet gevolgd. Dit artikel uit de Gemeentewet zegt dat de financiële verordening de uitgangspunten voor het financieel beleid en regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie moet bevatten. De elementen financieel beleid, financieel beheer en financiële organisatie komen terug in de hoofdstukindeling van de verordening. In de financiële verordening gaan achtereenvolgens de hoofdstukken 3, 4 en 5 over deze onderwerpen.
Het eerste lid van artikel 212 Gemeentewet stelt aanvullende eisen aan de inhoud van de verordening. De verordening moet waarborgen dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en interne controle wordt voldaan. Ook deze eisen vindt u terug in de verordening. Zo behandelt het tweede hoofdstuk de verantwoording over de uitvoering van de begroting. In hoofdstuk 3 zijn kaders voor het financieel beleid en in hoofdstuk 5 kaders voor de financiële organisatie opgenomen. Deze kaders maken te zamen de interne controle waaronder de controle op de rechtmatigheid van de (financiële) beheershandelingen mogelijk. Regels over interne controle zelf staan in artikel 13, als onderdeel van het hoofdstuk over het financieel beheer. De interne controle richt zich mede op de rechtmatigheid van de (financiële) beheershandelingen.
Het tweede lid van artikel 212 Gemeentewet geeft aan welke regels in elk geval in de verordening moeten zijn opgenomen. De verordening moet in elk geval regels bevatten voor waardering en afschrijving van vaste activa, grondslagen voor de berekening van tarieven en prijzen en de algemene doelstellingen en te hanteren richtlijnen en limieten voor de financieringsfunctie. Deze regels zijn opgenomen in het hoofdstuk 3, het hoofdstuk over het financieel beleid.