Klachtenregeling inkoop en aanbesteden

Artikel 1: Begripsbepalingen.

In deze verordening wordt ten aanzien van de behandeling van klachten verstaan onder:

• -

  wet: Aanbestedingswet;

• -

  college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Sint-Michielsgestel;

• -

  Gids Proportionaliteit: de Gids Proportionaliteit, aangewezen bij Koninklijk Besluit van 11 februari 2013 tot richtsnoer waarin voorschriften zijn vervat met betrekking tot de wijze waarop door de aanbestedende dienst uitvoering wordt gegeven aan voorschriften ten aanzien van het aanbesteden;

• -

  klacht: uiting van ongenoegen over de wijze waarop door of mede namens de gemeente een procedure van inkoop of aanbesteding wordt gevolgd. Een klacht kan betrekking hebben op de onderwerpen genoemd in art. 1.10 van de wet. Een klacht kan ook betrekking hebben op een gedraging van een vertegenwoordiger van de gemeente die betrokken is bij het proces van inkoop en/of aanbesteden;

• -

  klager: elke natuurlijke persoon of rechtspersoon, die een mondelinge of schriftelijke klacht indient en die een rechtstreeks of afgeleid belang heeft bij de inkoop- of aanbestedingsprocedure (branchevereniging of belangenvereniging daaronder begrepen);

• -

  klachtbehandelaar: degene die met de behandeling van de klacht wordt belast;

• -

  inkoopcoördinator: een door het college van burgemeester en wethouders aangewezen medewerker van de gemeente Sint-Michielsgestel die is belast met de coördinatie van inkoop en aanbesteden;

• -

  projectleider: degene die ter uitvoering van een besluit van het college van burgemeester en wethouders een inkoop- of aanbestedingsprocedure volgt en als zodanig gemachtigd is om als vertegenwoordiger van de gemeente op te treden.

Artikel 2: Behandeling mondelinge klachten.

• 1.

  Klachten kunnen telefonisch of mondeling worden ingediend. Hierop wordt geprobeerd direct tot een oplossing te komen (informele bemiddeling door de inkoopcoördinator). Mondelinge klachten worden in principe mondeling afgedaan.

• 2.

  Een eventueel verzoek om hulp bij het op schrift stellen van de klacht wordt gehonoreerd, waarbij de klachtbrief ter ondertekening aan de klager wordt voorgelegd, ter bevestiging van de juiste notering van de klacht.

• 3.

  De op schrift gestelde klacht, als bedoeld in het vorige lid, wordt behandeld als een schriftelijke ingediende klacht.

Artikel 3: Indiening.

• 1.

  Klachten worden schriftelijk of per e-mail ingediend bij de inkoopcoördinator. Indien de klager dat wenst, wordt hem door de inkoopcoördinator medewerking verleend bij het op schrift stellen van de klacht conform het bepaalde in artikel 2, tweede lid.

• 2.

  Voor het indienen van een schriftelijke klacht kan gebruik worden gemaakt van het bij deze regeling gevoegde model.

• 3.

  Een klacht dient ten minste te bevatten:

  • a.

    de naam en het adres van de klager;

  • b.

    een dagtekening;

  • c.

    een omschrijving van het feit, de omstandigheid of de gedraging waartegen de klacht zich richt;

  • d.

    een omschrijving van de klacht en de reden van de klacht.

Artikel 4: Registratie, coördinatie en termijnbewaking.

• 1.

  De inkoopcoördinator is belast met de registratie, de coördinatie en de termijnbewaking met betrekking tot de afwikkeling van de klacht. Hij legt de klacht ter behandeling voor aan de klachtbehandelaar.

• 2.

  Indien de klacht betrekking heeft op de inkoopcoördinator of de klachtbehandelaar, wordt door zijn waarnemer zorg gedragen voor de activiteiten als genoemd in het eerste lid.

Artikel 5: Ontvangstbevestiging.

• 1.

  Namens de klachtbehandelaar bevestigt de inkoopcoördinator de ontvangst van een klacht binnen 5 werkdagen aan de klager.

• 2.

  De ontvangstbevestiging bevat informatie over de procedure van behandeling van de klacht.

• 3.

  De inkoopcoördinator stelt de projectleider binnen 5 dagen na ontvangst op de hoogte van de klacht.

Artikel 6: De Klachtbehandelaar.

• 1.

  Een klacht wordt onderzocht en behandeld door het hoofd van de afdeling BMO van de gemeente Sint-Michielsgestel.

• 2.

  Indien de klachtbehandelaar bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft betrokken is geweest, wijst het college van burgemeester en wethouders een andere klachtenbehandelaar aan.

• 3.

  De klachtbehandelaar stelt een dossier op naar aanleiding van de klacht.

• 4.

  De klachtbehandelaar stelt de klager en de projectleider in de gelegenheid nadere stukken betreffende de klacht in te dienen.

• 5.

  De klachtbehandelaar nodigt de klager en de betreffende projectleider uit voor een hoorzitting. Hij stelt in de hoorzitting partijen in elkaars aanwezigheid in de gelegenheid hun standpunten kenbaar te maken.

• 6.

  De klachtbehandelaar is door het college aangewezen om namens het college een beslissing te nemen over de klacht.

Artikel 7: Vereisten voor het in behandeling nemen van een klacht.

• 1.

  Een klacht wordt in behandeling genomen door de klachtbehandelaar, indien de klager voldoende belang heeft bij de klachtbehandeling.

• 2.

  De inkoopcoördinator bekijkt of de klacht aan het vereiste van artikel 3, derde lid voldoet.

Artikel 8: Hoor en wederhoor.

• 1.

  De hoorzitting vindt zoveel mogelijk binnen 3 weken na ontvangst van de klacht plaats.

• 2.

  Het horen vindt plaats in gezamenlijke aanwezigheid van de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft alsmede de projectleider. De inkoopcoördinator is desgevraagd bij het horen aanwezig.

• 3.

  Zowel de klager als degene over wie geklaagd wordt, kunnen zich in het gesprek laten vergezellen of bijstaan door een gemachtigde.

• 4.

  Zo nodig worden getuigen gehoord. Ambtenaren van de gemeente die als getuige worden opgeroepen, zijn verplicht hieraan gehoor te geven.

• 5.

  Van het horen wordt een verslag gemaakt door de klachtenbehandelaar. Afschriften van de verslagen worden toegezonden aan de klager, degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, de projectleider, de vak-portefeuillehouder en aan eventuele getuigen en gemachtigden.

Artikel 9: Beslissing klachtbehandelaar.

• 1.

  Aan de hand van zijn bevindingen naar aanleiding van het door hem verrichte onderzoek komt de klachtbehandelaar tot zijn beslissing.

• 2.

  Hij stelt de klager en de projectleider in kennis van zijn beslissing. Hij vermeldt daarbij zijn bevindingen en de overwegingen die hebben geleid tot zijn beslissing.

• 3.

  Het college wordt in kennis gesteld van de beslissing van de klachtbehandelaar.

• 4.

  Door de zorg van de inkoopcoördinator wordt de beslissing van de klachtbehandelaar in geanonimiseerde vorm kenbaar gemaakt aan alle inschrijvers bij de betrokken aanbesteding.

Artikel 10: Externe klachtenbehandeling.

Indien de klager het niet eens is met de uitkomst van het onderzoek naar de klacht in eerste instantie, kan hij zijn klacht voorleggen aan de Landelijke commissie Aanbestedingsexperts.

Artikel 11: Inwerkingtreding en citeertitel.

• 1.

  Deze regeling treedt in werking op de achtste dag na publicatie.

• 2.

  Deze regeling kan worden aangehaald als: "Klachtenregeling Inkoop en Aanbesteden".