Richtlijnen dienstreizen 2013

Artikel 1 Inleiding

Het komt regelmatig voor dat medewerkers van de gemeente Leek dienst- of studiereizen moeten maken naar bestemmingen elders in Nederland. Het gaat daarbij om bestemmingen dichtbij, maar ook om bestemmingen die verder weg liggen. Voor de medewerker in kwestie doen zich vaak vragen voor op de volgende terreinen:

• -

  dienstreis en werktijden;

• -

  dienstreis en te kiezen vervoermiddel;

• -

  dienstreis en te gebruiken lunch en/of diner.

Deze richtlijnen dienstreizen is bedoeld de medewerker handvatten te bieden voor het handelen op deze terreinen. Allereerst worden een aantal uitgangspunten geformuleerd, daarna worden richtlijnen puntsgewijs aangeduid. In de bijlage worden de richtlijnen met diverse voorbeelden geïllustreerd.

Artikel 2 Dienstreis en werktijden

De tijd die gemoeid is met het maken van een dienstreis wordt gerekend tot de werktijd. De tijd die valt buiten de gewone werktijden kunnen als "extra gewerkte" tijd worden geregistreerd (de zogenoemde plusminuten). Voor het binnendienstpersoneel dienen deze te worden bijgeschreven in de tijdregistratie en voor het buitendienstpersoneel worden deze vermeld op het urenbriefje.

Daarbij moet rekening worden gehouden met het feit dat voor lunchpauze dertig minuten en voor diner een uur eigen tijd wordt gerekend die niet als werktijd aangemerkt mogen worden! Dit betekent dat het totaal van de tijd die is besteed aan de dienstreis wordt geregistreerd als werktijd, onder aftrek van dertig minuten voor lunchpauze en een uur voor diner (beide verplicht indien van toepassing).

Artikel 3 Dienstreis en te kiezen vervoermiddel

Keuze 1: Dienst/bedrijfsauto's

Als uitgangspunt geldt dat voor vervoer gebruik moet worden gemaakt van de auto's, die door de gemeente Leek beschikbaar worden gesteld. In totaal beschikt de gemeente momenteel over vier auto's. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen dienstauto's en bedrijfsauto's.

Deze auto's worden als volgt uitgegeven.

Aan de opzichters van de afdeling Openbare Werken en de toezichthouders van de afdeling Veiligheid, Vergunningverlening en Handhaving worden in totaal twee bedrijfsauto's beschikbaar gesteld. Deze bedrijfsauto's worden op aanvraag toegewezen door de terreinmeester of de kantinebeheerder.

Ten behoeve van algemeen gebruik (medewerkers van de bestuursdienst en het bestuur) worden twee dienstauto's uitgegeven. Deze dienstauto's worden gereserveerd via het digitale reserveringssysteem.

Bij het gebruikmaken van de dienst/bedrijfsauto geldt dat reiskosten niet meer gedeclareerd kunnen worden (met uitzondering van gemaakte kosten voor parkeren en voor brandstof indien niet getankt kan worden met de gemeentepas), immers de kosten worden direct gemaakt op rekening van de gemeente.

Keuze 2: Openbaar vervoer

Pas wanneer blijkt dat geen dienstauto beschikbaar is, geldt dat gebruik moet worden gemaakt van de mogelijkheden van het openbaar vervoer. Vergoeding van kosten van openbaar vervoer vindt plaats op basis van 1e klasse, voor reguliere studiereizen geldt vergoeding op basis van 2e klasse.

Niet iedere bestemming is echter doelmatig (effectief c.q. efficiënt) te bereiken met het openbaar vervoer. Wanneer de plaats(en) van bestemming(en) niet doelmatig bereikbaar is (zijn) met het openbaar vervoer, kan gebruikgemaakt worden van het eigen vervoer (zie onder keuze 3 voor de vergoeding).

Dienstreizen die met de trein gemaakt worden, hebben meestal als vertrekpunt het station in Groningen of Haren. Wanneer gereisd wordt naar dit vertrekpunt per bus, geldt een vergoeding van de daadwerkelijk gemaakte kosten. Wordt hiervoor echter de eigen auto gebruikt, dan bedraagt de vergoeding € 0,19 per kilometer.

Keuze 3: Eigen vervoer

Wanneer gereisd wordt met eigen vervoer (wanneer keuze 1 en 2 niet tot de mogelijkheden behoren), geldt een vergoeding per gereden kilometer van € 0,19.

Artikel 4 Dienstreis en te gebruiken lunch en/of diner

De gemeente Leek hanteert de Reisregeling binnenland van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) als uitgangspunt voor het vergoeden van diverse kosten die gemoeid zijn met het maken van een dienstreis. Deze vergoedingen zijn gecategoriseerd in een aantal componenten die voor vergoeding in aanmerking komen. Deze zijn:

• -

  lunchcomponent;

• -

  dinercomponent;

• -

  dagcomponent;

• -

  avondcomponent;

• -

  ontbijtcomponent;

• -

  logiescomponent.

De hoogte van de bedragen staan vermeld op intranet van de gemeente. Deze componenten zijn natuurlijk alleen declarabel wanneer hiervan ook daadwerkelijk gebruikgemaakt wordt en de kosten nog niet op een andere wijze worden vergoed (bijvoorbeeld: wanneer de lunch is inbegrepen bij de studiekosten, kan geen lunchcomponent worden gedeclareerd). Een bewijsstuk moet worden overgelegd bij de declaratie (behalve voor de dagcomponent).

Vorenstaande is in artikel 5, Richtlijnen samengevat. Daarna zijn in de bijlage als aparte toelichting voorbeelden opgenomen om een en ander nader te verduidelijken. Mocht u toch nog vragen en/of opmerkingen hebben, dan verzoeken wij u deze voor te leggen aan uw afdelingsmanager.

Artikel 5 Richtlijnen

Dienstreis en -tijd

• -

  Voltijders binnendienst, "extra gewerkte" tijd buiten de normale werktijden: bijtellen in de tijdregistratie.

• -

  Deeltijders binnendienst, "extra gewerkte" tijd buiten afgesproken werktijden (roostertijden): bijtellen in de tijdregistratie.

• -

  Medewerkers buitendienst, "extra gewerkte" tijd buiten vaste werktijden op urenbriefje bijtellen.

• -

  Per feitelijk genoten lunch 30 minuten of diner 1 uur van het totaal aftrekken (zie tevens onderstaande voorbeelden in de bijlage).

   

Dienstreis en vervoer

1. Keuze vervoermiddel:

• -

  Dienstauto: indien beschikbaar altijd gebruikmaken van de dienstauto.

• -

  Openbaar vervoer: pas wanneer geen dienstauto ter beschikking staat, gebruikmaken van het openbaar vervoer

• -

  Eigen vervoer: wanneer geen dienstauto beschikbaar is en niet doelmatig gereisd kan worden per openbaar vervoer, mag gebruikgemaakt worden van eigen vervoer.

   

2. Reizen per openbaar vervoer:

• -

  Leek - Groningen v.v. om treinstation te bereiken: € 0,19 per kilometer met eigen auto of daadwerkelijk gemaakte kosten voor openbaar vervoer;

• -

  Groningen - bestemming v.v.: kosten openbaar vervoer 1e klasse/voor reguliere studiereizen geldt een vergoeding op basis van 2e klasse.

   

3. Reizen met eigen vervoer:

• -

  Leek - bestemming v.v.: € 0,19 per kilometer.

Artikel 6 Citeertitel en inwerkingtreding

Deze richtlijnen worden aangehaald als Richtlijnen dienstreizen 2013 en treden in werking op 1 juli 2013 onder gelijktijdige intrekking van de Richtlijnen dienstreizen 2010.