CVDR298229_1Beleidsnota Inkoop en Aanbesteden Rheden 2013nlregelingRheden2013-06-20RhedenRegiobode, 12-06-2013Beleidsnota Inkoop en Aanbesteden Rheden 2013Aanbestedingswet 2012gemeenteraadbestuur en recht2013-05-28De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2013-06-202023-09-29Nieuwe regelingGeenBeleidsnota Aanbestedingen Rheden 2007 is miv 20 juni 2013 ingetrokkenBeleidsnota Inkoop en Aanbesteden Rheden 2013In verband een wijziging in de nationale regelgeving, het ontstaan van
een grotere bewustwording van de Nederlandse (lagere) overheden over de
noodzaak van professioneel inkopen en aanbesteden is het van belang
gebleken een nieuwe beleidsnota Inkoop en Aanbesteden op te stellen.
Deze beleidsnota is gebaseerd op het door de Vereniging van Nederlandse
gemeenten ontwikkelde beleid als gevolg van de nieuwe Aanbestedingswet. Op een goede wijze inkopen en aanbesteden is van groot belang voor de
gemeente Rheden.Voor de gemeente Rheden is het belangrijk aandacht te besteden aan de
(verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk in
het licht van doelmatigheid, rechtmatigheid en integriteit. Een
professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid helpt de gemeenten om een
doelmatig inkoper te zijn. Het draagt niet alleen bij aan mogelijke
besparingen, maar geeft tevens zichtbare verbeteringen van de kwaliteit
van opdrachten. Denk hierbij ook aan efficiënte en innovatieve
oplossingen.Professionalisering van de aanbestedingspraktijk is niet alleen een
kwestie van (Europese) wetten en regels, maar ook van aanvullend beleid. De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor
samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerking binnen de
eigen organisatie als voor samenwerking met andere gemeenten of
aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld
betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten,
werkvoorzieningschappen, belastingen en sociale regelgeving.De gemeente participeert in regionaal verband in Intergemeentelijke
samenwerking voor inkoop en aanbesteden met de gemeenten: Arnhem, Lingewaard,
Overbetuwe en Renkum. In het kader hiervan is dit beleid met deze
gemeenten onderling afgestemd.Met betrekking tot Fair Trade (§4.2), Social Return on Investment (§4.3)
en lokaal MKB-beleid (§6.3) zijn in deze nota deze specifieke Rhedense
politieke speerpunten verwerkt. Kaders m.b.t. de aanbesteding van
huishoudelijke hulp i.h.k.v. de Wmo zijn opgenomen in hoofdstuk 5.De beleidsnota Inkoop en Aanbesteden wordt jaarlijks geëvalueerd,
waarbij een lijst van de aanbestedingen wordt opgesteld, gekoppeld aan
de doelen die de gemeente heeft willen behalen, heeft behaald of niet
heeft behaald.De Gemeente spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering
van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk. Daartoe stuurt de gemeente op
het doelmatig en rechtmatig besteden van gemeenschapsgeld.De gemeente betrekt bij de inkoop en aanbesteding van Werken, Leveringen
en Diensten verschillende gemeentelijke speerpunten op het gebied van
Economische ontwikkeling, Integriteit en Maatschappelijk Verantwoord
Ondernemen o.a. Social Return, Duurzaamheid en Fair Trade. In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces
inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen,
uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop in de Gemeente
plaatsvindt. De Gemeente leeft daarbij een aantal doelstellingen na (zie
verder hoofdstuk 2). Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische
omgeving, is de Gemeente continu bezig met het doorvoeren van
verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen
zijn hierbij leidend. Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het
algemene beleid van de Gemeente.Daarnaast gaat de Gemeente bij het Inkopen van Werken, Leveringen of
Diensten uit van:
Juridische uitgangspunten: hoe gaat de Gemeente om met de
relevante wet- en regelgeving? (Zie verder hoofdstuk 3.)
Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat de Gemeente om met
de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces? (Zie verder
hoofdstuk 4.)
Wet maatschappelijke ondersteuning: hoe gaat de gemeente om met
de aanbesteding van huishoudelijke hulp in het kader van de Wmo
(Hoofdstuk 5.)
Economische uitgangspunten: hoe gaat de Gemeente om met de markt
en Ondernemers? (Zie verder hoofdstuk 6.)
Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt de Gemeente in? (Zie
verder hoofdstuk 7.)
1DefinitiesIn dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:Contractant: de in de overeenkomst genoemde
wederpartij van de Gemeente.Diensten: Diensten als bedoeld in artikel 1.1 van
de Aanbestedingswet.Gemeente: de Gemeente Rheden.Gemeenten: de gemeente Arnhem, Renkum, Rheden, Overbetuwe
en/of Lingewaard streven naar zoveel waar mogelijk naar gezamenlijke
inkoop van Werken, Leveringen en Diensten.Inkoop: (rechts)handelingen van de Gemeente gericht
op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of
meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde
Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.Leveringen: Leveringen als bedoeld in artikel 1.1
van de Aanbestedingswet.Offerte: een aanbod in de zin
van het Burgerlijk Wetboek.Offerteaanvraag: een
enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Gemeente voor te
verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform deAanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2004/17/EG
en 2004/18/EG.Ondernemer: een
‘aannemer’, een
‘leverancier’ of een
‘dienstverlener’.Werken: Werken als bedoeld in artikel
1.1 van de Aanbestedingswet.2Gemeentelijke doelstellingenDe Gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende
doelstellingen realiseren:
Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat
gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde
wijze worden aangewend en besteedDe Gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en
de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid na.
Daarnaast koopt de Gemeente efficiënt en effectief in. De
inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan
de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in
redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en
verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De
Gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang
is voor Ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.
Een integere,
betrouwbare,
zakelijke en professionele
inkoper, opdrachtgever
en partner zijnProfessionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze
wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in
inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen
en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en
regelgeving. Het streven naar professioneel
opdrachtgeverschap en/of partnerschap komt tot uitdrukking
in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige
besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de
Contractant en in wederzijds respect tussen de Gemeente en
de Contractant. De Gemeente spant zich in om alle
inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer
voor zover die nodig zijn in het kader van het
inkoopproces.
Inkopen tegen de meest optimale (integrale)
prijs-kwaliteitverhoudingBij het Inkopen
van Werken, Leveringen en Diensten kan de Gemeente ook
interne en andere (externe) gemeentelijke kosten betrekken
in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken,
Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.
Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele
prestatieniveau van de GemeenteInkoop moet tenslotte ondersteunend zijn aan het gehele
prestatieniveau van de Gemeente en daar direct en
voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van
Inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de
gemeentelijke doelstellingen.
De Gemeente stelt een administratieve lastenverlichting
voor zowel zichzelf als voor Ondernemers
vooropZowel de Gemeente als Ondernemers verrichten vele
administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De
Gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld
proportionele eisen en criteria te stellen en door een
efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de
Gemeente hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). De
Gemeente maakt, waar mogelijk, gebruik van de uniforme
‘Eigen Verklaring’.
Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel
mogelijk aan op het algemene beleid van de
GemeenteIn het bijzonder sluit het beleid aan op het volgende
gemeentelijke beleid:
Kadernota Economische Ontwikkeling.
De Re-integratieverordening en Social Return.
de Integriteitsbeleid en Gedragscode voor
medewerkers.
Milieubeleidsplan.
Landschapsontwikkelingsplan.
Duurzaamheidsbeleid en Fair trade.
Meerjaren beleidskader Wmo.
Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische,
ethische en ideële, economische en organisatorische
uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en
aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende
hoofdstukken nader uitgewerkt.
3Juridische uitgangspunten3.1Algemeen juridisch kaderDe Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving
naUitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zal door de
Gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te
voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving
wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid
meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
Aanbestedingswet: dit nieuwe wettelijke kader
implementeert de Europese Richtlijnen 2004/18/EG en
2004/17/EG (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn
2007/66/EG (‘Recht beschermingsrichtlijn’). Deze wet
biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en
–beperkt– onder de (Europese) drempelwaarden en de
rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.
Europese wet- en regelgeving: wet- en
regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig
van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’
vormen momenteel de belangrijkste basis. De
interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan
volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen
etc. van de Europese Commissie.
Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor
overeenkomsten.
Gemeentewet: het wettelijke kader voor
gemeenten.
3.2UniformedocumentenDe Gemeente streeft er naar om uniforme documentente
hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat.
Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers
weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met
verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd.
Uniformiteit bevordert ook de onderlinge samenwerking tussen
gemeenten bij gezamenlijke inkoop en aanbestedingen.De Gemeente past bij iedere inkoop indien van toepassing in
ieder geval toe:
Aanbestedingsreglement werken 2012 (ARW 2012);
Uniforme klachtenregeling van het Ministerie van
Economische Zaken, Landbouw en Innovatie;
Algemene Inkoopvoorwaarden voor Leveringen en
Diensten;
Gids Proportionaliteit.
Bij de inkoop/aanbesteding van Leveringen en Diensten worden de
Algemene Inkoopvoorwaarden van toepassing verklaard. Per
inkoop-/aanbestedingsproject kunnen aanvullende voorwaarden van
toepassing worden verklaard.3.3Algemene beginselen bij Inkoop
Algemene beginselen van het
aanbestedingsrechtDe Gemeente neemt bij overheidsopdrachten en
concessieovereenkomsten boven de (Europese)
drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en
concessieovereenkomsten onder de (Europese)
drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend
belang de volgende algemene beginselen van het
aanbestedingsrecht in acht:
Gelijke behandeling: gelijke
omstandigheden mogen niet verschillend worden
behandeld, tenzij dat verschil objectief
gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte
discriminatie is verboden.
Non-discriminatie: discriminatie op
grond van nationaliteit mag niet.
Transparantie: de gevolgde procedure
dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn.
Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel
van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en
oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan
toe zijn.
Proportionaliteit (evenredigheid):de
gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de
inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in
verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De
Gemeente past het beginsel van proportionaliteit
toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en
criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met
betrekking tot de contractvoorwaarden.
Wederzijdse erkenning:
diensten en goederen van ondernemingen uit andere
lidstaten van de Europese Unie moeten worden
toegelaten voor zover die Diensten en goederen op
gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de
legitieme behoeften van de Gemeente.
Algemene beginselen van behoorlijk
bestuurDe Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene
beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het
gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en
vertrouwensbeginsel.
3.4Grensoverschrijdend belangVoorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of
sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij
overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk
grensoverschrijdend belang past de Gemeente de algemene
beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten
en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend
belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten
waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben
of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde
marktanalyse.Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een
duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van
verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht,
de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet
worden uitgevoerd.Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een
duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de Gemeente een
passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort
uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te
verstrekken opdracht zal de Gemeente op haar website plaatsen
en/of op TenderNed.3.5Mandaat en volmachtInkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende
mandaatbesluit van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden
zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van
rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke
vertegenwoordiging.3.6AfwijkingsbevoegdheidUitgangspunt bij de inkoop en aanbesteding van Werken,
Leveringen en Diensten zijn de voorschriften van de Gids
Proportionaliteit en de Beleidsnota Inkoop en aanbesteden. Afwijkingen van de voorschriften van de Gids Proportionaliteit
en Beleidsnota Inkoop en Aanbesteden zijn slechts mogelijk en
toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van
het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente en
voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en
regelgeving mogelijk is.Waar het gaat om de keuze voor de te volgen inkoopprocedure
geldt in aansluiting daarop het volgende.De gekozen inkoopprocedure dient proportioneel te zijn in de zin
van de voorschriften van de Gids Proportionaliteit. Daarbij is
de in deze gids in hoofdstuk 3.4 opgenomen voorschrift 3.4.a
leidend. Van de op basis van de Gids Proportionaliteit en de Beleidsnota
Inkoop en Aanbesteden voorgeschreven procedure, kan in beginsel
slechts worden afgeweken in geval van dwingende spoed, als
gevolg van omstandigheden die niet voorzienbaar waren en buiten
de invloedsfeer van de Gemeente liggen.Afwijken van een Europese aanbestedingsprocedure is in principe
niet toegestaan. Ook de tijdsduur van een
aanbestedingsprocedure is geen reden om af te wijken
van een voorgeschreven procedure. 4Ethische en ideële uitgangspunten4.1Integriteit
De Gemeente Stelt bestuurlijke en ambtelijke
integriteit vooropDe Gemeente
heeft hoog in het vaandel staan dat haar bestuurders en
ambtenaren integer handelen. De bestuurders en
ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes.
Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor
bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt
voorkomen.
De Gemeente contracteert enkel met integere
OndernemerDe Gemeente wil enkel zaken doen met integere
Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of
illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van
Ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel
mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van
uitsluitingsgronden of het hanteren van de
‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.
4.2Duurzaam Inkopen
Bij Inkopen neemt de Gemeente
milieuaspecten in achtDe Gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het
maatschappelijk verkeer. De Gemeente streeft er naar om
in 2015 100%duurzaam in te kopen. Duurzaam
Inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in
het inkoopproces. Dit komt o.a. tot uitdrukking door het
volgende:
Bij de product- en marktanalyse inventariseert
de Gemeente welke Werken, Leveringen of Diensten
op het gebied van duurzaamheid op de markt worden
aangeboden.
In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de
selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten
overeenkomst worden duurzaamheidscriteria
opgenomen.
De Gemeente kan kiezen om digitaal in te kopen
(E-procurement, gebruik van e-mail etc.).
De Gemeente zal de aangeboden duurzame
oplossingen monitoren. Op deze wijze kan zij een
duurzame oplossing inbedden in de eigen
organisatie van de Gemeente en haar
werkwijze.
Voor een aantal ‘productgroepen’ zijn door
Agentschap.nl/Pianoo zogenaamde ‘duurzaamheidscriteria’
opgesteld. Het CROW (nationaal kennisplatform voor
infrastructuur, verkeer, vervoer en openbare ruimte)
heeft bijvoorbeeld de duurzaamheidscriteria die
betrekking hebben op de GWW-sector geschikt gemaakt voor
toepassing in RAW-bestekken door middel van het
opstellen van de ‘RAW-Catalogus Bepalingen – Duurzaam
Inkopen’. Deze duurzaamheidscriteria zullen daar waar
mogelijk worden opgenomen in bestekken/programma’s van
eisen.
Inkoop vindt op maatschappelijk
verantwoorde wijze
plaatsHierbij spelen onderwerpen als
arbeidsre-integratie, arbeidsomstandigheden en Social
Return. De Gemeente stimuleert in het bijzonder de
arbeidsdeelname van mensen met een afstand tot de
arbeidsmarkt.Daarnaast onderschrijft de gemeente het principe van
Fair trade. Producenten in ontwikkelingslanden verdienen
een eerlijke prijs te krijgen voor hun product. En dat
de omstandigheden waarin zij werken menswaardig zijn.
Dus geen kinderarbeid, extreem lange werkdagen.Met aandacht voor milieuvriendelijke productieprocessen.
Door, daar waar mogelijk een gecertificeerd Fair trade
product, te kopen. Werken, Leveringen en/of Diensten die
onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals
kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers,
niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn
gekomen, worden geweerd.
4.3Social ReturnDe gemeente neemt bij alle aanbestedingen voor Werken vanaf de
drempel voor Meervoudig onderhands aanbesteden en voor
Leveringen en Diensten vanaf de drempel voor Europees
aanbesteden sociale criteria op in de aanbestedingsstukken
waaronder criteria in het kader van ‘Social Return’.Door inschrijving verbindt de potentiële Ondernemer zich aan
deze eisen. Bij zwaarwegende omstandigheden, of wanneer de criteria
disproportioneel zijn, of in bepaalde marktsituaties, kan de
gemeente gemotiveerd besluiten af te zien van de Social Return
eis.Het oordeel over de zwaarwegende omstandigheden is een
bevoegdheid van het college.4.4InnovatieDe Gemeente moedigt -daar waar mogelijk- innovatiegericht
Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt
gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Gemeente
ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te
bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe
innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van
de eigenschappen van een bestaand ‘product’.5Wet maatschappelijke ondersteuningBij de inkoop en aanbesteding van Hulp bij het Huishouden in het
kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning wordt rekening
gehouden met datgene wat er in de uitvoering wordt geconstateerd op
het gebied van noodzakelijke ondersteuning. Er wordt daarnaast
rekening gehouden met de gewenste ondersteuning en het specialisme
van de markt. Vraag en aanbod wordt gematched per doelgroep en zo
mogelijk per dorp. Iedere vorm van dienstverlening voor Hulp bij het
Huishouden aan iedere burger met een ondersteuningsbehoefte is
maatwerk. Sturing op maatwerk en kwaliteit zijn in deze de kritische
succesfactoren. E.e.a. passend binnen de door de gemeenteraad van
Rheden hiervoor vastgestelde financiële kaders.6Economische uitgangspunten6.1Product-en marktanalyseInkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product-
en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard
van de opdracht niet wordt gerechtvaardigdDe Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door
indien mogelijk- een product en/of marktanalyse uit te voeren.
Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het
‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt
tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die
daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen
zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een
marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de
marktanalyse.6.2Onafhankelijkheidenkeuzevoordeondernemersrelatie
De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van
Ondernemers niet wenselijkDe Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte
van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de
contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn
in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de
keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook
vanwege de naleving van de (Europese) wet- en
regelgeving.
De Gemeente kiest voor de meest aangewezen
ondernemersrelatieGedurende de contractperiode kan bij de Contractant
afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door
bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten,
productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van
prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest
aangewezen ondernemersrelatie. De mate van
(on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt
onder andere bepaald door de financiële waarde van de
opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de
sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van
alternatieve Ondernemers.
6.3Lokale economie en MKB
De Gemeente heeft oog voor de lokale economie,
zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie
van Ondernemers leidtIn gevallen waar een enkelvoudig onderhandse
Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse
Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving
is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de
lokale economie en lokale Ondernemers. De Gemeente spant
zich actief in om, zoveel als mogelijk, lokale
Ondernemers te betrekken.Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de
Gemeente moet niet onnodig regionale, nationale,
Europese of mondiale kansen laten liggen.
‘Local sourcing’ kan bijdragen
aan de doelmatigheid van de Inkoop.
De Gemeente heeft oog voor het midden- en
kleinbedrijf (MKB)Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke
kansen moeten krijgen. De Gemeente houdt echter bij haar
Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf
in het oog. Dit kan de Gemeente doen door gebruik te
maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van
het aangaan van combinaties en onderaanneming, het
verminderen van de lasten en het voorkomen van het
hanteren van onnodig zware selectie- en
gunningscriteria.
6.4SamenwerkingDe Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor
samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen
binnen de eigen organisatie als voor samenwerking met andere
gemeenten of aanbestedende diensten.Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking
hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten,
werkvoorzieningschappen, belastingen en sociale
regelgeving.De gemeente participeert in regionaal verband in
Intergemeentelijke samenwerking voor inkoop en aanbesteden met
de gemeenten: Arnhem, Lingewaard, Overbetuwe en Renkum.6.5Bepalen van de inkoopprocedureDe Gemeente zal -met inachtneming van de Gids Proportionaliteit-
de inkoopprocedure bepalen, tenzij blijkt dat deze niet aansluit
bij het type Inkoop en het karakter van de markt waarin de
Ondernemers opereren. In dat laatste geval kan de Gemeente ook
kiezen voor een andere procedure, aangezien het voor bepaalde
Inkopen niet te kwantificeren is in een vast bedrag. Enkelvoudig
onderhandse
OfferteaanvraagDe Gemeente vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte.Meervoudig
onderhandse
OfferteaanvraagDe Gemeente vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten
hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte.Nationaal
aanbestedenOnder de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente nationaal
aanbesteden. De gemeente zal voorafgaand aan de opdracht een
aankondiging plaatsen.Europees
aanbestedenBoven de Europese drempelbedragen zal de Gemeente in beginsel
Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de
geldende wet- en regelgeving. 6.6Raming en financiële budgetInkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke, reële en
objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De
raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de
opdracht te bepalen. De Gemeente wil immers niet het risico
lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan
nakomen.6.7Eerlijke mededinging en commerciële belangenDe Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken
Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht
gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en
non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een
eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden
van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De
Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar
inkoopproces die de mededinging vervalsen.7Organisatorische uitgangspunten7.1InkoopprocesHet inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf
het voortraject.
StapFase
inkoopprocesToelichting1Voortraject- Bepalen van inkoopbehoefte- Bepalen van het aanbod (bijv. product- en
marktanalyse)- Raming en bepalen van het financiële
budget- Keuze Offerteaanvraag2Specificeren- Opstellen van eisen en wensen- Omschrijven van de opdracht- Opstellen Offerteaanvraag3Selecteren- Eventuele voorselectie geïnteresseerde
Ondernemers- Bekendmaking opdracht via verzenden van de
Offerteaanvraag, de website of TenderNed- Offertes evalueren- Nader onderhandelen (indien mogelijk op
grond van de geldende wet- en regelgeving)- Gunning aan winnende Ondernemer4Contracteren- Tekenen (raam)overeenkomst met (winnende)
Contractant- Registreren getekende overeenkomst- Informeren afgewezen Ondernemers5Bestellen- Uitvoeren van de opdracht- Eventueel met het doen van bestellingen6Bewaken- Bewaken termijnen- Controleren nakoming afgesproken
prestaties- Tijdige betaling facturen7Nazorg- Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld
prijsindexeringen of looptijd- Evalueren overeenkomst met Contractant
7.2VerantwoordelijkenHet college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk
voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid.Vastgesteld bij raadsbesluit d.d. 28 mei 2013, nr. 11.De Steeg, 28 mei 2013De raad voornoemd,voorzitter.griffier.Voorwoord Inleiding 1 Definities 2 Gemeentelijke doelstellingen 3 Juridische uitgangspunten 3.1 Algemeen juridisch kader 3.2 Uniformedocumenten 3.3 Algemene beginselen bij Inkoop 3.4 Grensoverschrijdend belang 3.5 Mandaat en volmacht 3.6 Afwijkingsbevoegdheid 4 Ethische en ideële uitgangspunten4.1 Integriteit 4.2 Duurzaam Inkopen 4.3 Social Return 4.4 Innovatie 5 Wet maatschappelijke ondersteuning 6 Economische uitgangspunten 6.1 Product-en marktanalyse 6.2 Onafhankelijkheidenkeuzevoordeondernemersrelatie 6.3 Lokale economie en MkB 6.4 Samenwerking 6.5 Bepalen van de inkoopprocedure 6.6 Raming en financiële budget 6.7 Eerlijke mededinging en commerciële belangen 7 Organisatorische uitgangspunten 7.1 Inkoopproces 7.2 Verantwoordelijken