Organisatie | Zandvoort |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Calamiteitenplan archiefruimten gemeente Zandvoort 2013 |
Citeertitel | Calamiteitenplan archiefruimten gemeente Zandvoort 2013 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | bestuur en gemeentelijke dienstverlening |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-05-2013 | Geen | 01-05-2013 | zaaknummer Z2013-000967, registratienummers 2013/02/001999 en 2013/03/004109 |
Voor de archieven die zijn opgeslagen in de archiefkluizen is het noodzakelijk een Calamiteitenplan op te stellen ter voorkoming en beperking van schade tijdens een noodsituatie waarbij archieven beschadigd of verloren dreigen te gaan.
In de verslaglegging door het Noord Hollands Archief is opgemerkt dat gemeente Zandvoort daarover zou moeten beschikken in het kader van de zorg voor een goede bewaring van archieven. Dit geldt ook voor de digitale gegevensbestanden. Een calamiteitenplan is één van de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) op basis waarvan het Noord-Hollands Archief de archiefzorg beoordeelt.
Het doel van dit calamiteitenplan archief is het voorkomen en beperken van schade tijdens eennoodsituatie, waarbij archieven beschadigd of verloren dreigen te gaan.
Wanneer er bijvoorbeeld brand uitbreekt in het gebouw, er, d.m.v. dit calamiteitenplan, voor gezorgdkan worden dat de juiste mensen op tijd ter plaatse zijn. Wanneer de brand geblust is er gelijk eenactieplan kan worden ingezet om zoveel mogelijk archief te redden en, waar nodig, archief te
Jaarlijks zal het Calamiteitenplan op actualiteit worden gecontroleerd door de senior beleidsmedewerker Facilitaire Zaken, dhr Rutgrink.
In hoofdstuk 1 van dit calamiteitenplan wordt als eerste vastgelegd wie waar voor verantwoordelijk istijdens een calamiteit en welke preventieve werkzaamheden moeten worden uitgevoerd. In hoofdstuk2 wordt de reikwijdte van dit calamiteitenplan beschreven en tenslotte staat in hoofdstuk 3 dehandelswijze per calamiteit.
In hoofdstuk 4 zijn opgenomen:
Als crisismanager/hoofd Bedrijfshulpverlening is aangesteld, conform het Bedrijfsnoodplan Raadhuis van Zandvoort, gelegen aan de Swaluëstraat 2, de heer Rutgrink, senior beleidsmedewerker van de afdeling Publieke Dienstverlening Werkeenheid Facilitaire Zaken. Bij een calamiteit m.b.t. documentaire en/of digitale informatie informeert de heer H. Rutgrink zodra hij gewaarschuwd is, uit hoofde van de gemeente Zandvoort het bedrijf
Documentenwacht, telefoon 055 – 5423147. Met laatstgenoemd bedrijf is een jaarabonnement op de calamiteitenservice gesloten voor eerste dienstverlening.
Tevens worden de gemeentesecretaris en de directe collega’s van de
werkeenheid Facilitaire Zaken geïnformeerd.
Documentenwacht is in overleg met senior beleidsmedewerker van de afdeling Publieke Dienstverlening Werkeenheid Facilitaire Zaken dhr H. Rutgrink verantwoordelijk voor de evacuatie van archiefbescheiden en het eventueel behandelen van archiefbescheiden tijdens en na een calamiteit.
In het bedrijfsnoodplan is opgenomen hoe er wordt gehandeld en gecommuniceerd in geval van een calamiteit met betrekking tot het raadhuis. Aangezien dhr H. Rutgrink tevens hoofd van de Bedrijfshulpverlening is en als 1ste wordt gewaarschuwd wordt het Calamiteitenplan voor de archieven –indien noodzakelijk- zo spoedig mogelijk in werking gesteld.
Dit calamiteitenplan geldt voor de archiefbescheiden in de archiefruimten bij DI, Burgerzaken en Maatschappelijke Dienstverlening alsmede de inhoud van de paternosterkasten op de kamer van DI.
Dit plan geldt niet voor digitale gegevens en documentenbestanden omdat deze dagelijks middels een back-up en restoreprocedure op een andere locatie worden veiliggesteld.
Tevens is er een uitwijkprocedure die jaarlijks wordt geoefend op basis van een contract voor een computeruitwijk.
Aangezien de bedrijfshulpverlening (BHV) een belangrijke rol speelt bij de eerste acties in geval van een calamiteit zal dit plan specifiek onder de aandacht worden gebracht bij de BHV organisatie.
Wanneer bij controle, nadat rookmelders zijn afgegaan, blijkt dat het om een klein hanteerbaar brandje gaat in de archiefruimte of in de buurt ervan, deze proberen zelf te blussen m.b.v. de brandblussers in de archiefruimte. Wanneer het om een grotere brand gaat die niet geblust kan worden gelijk de BHV waarschuwen en zorg ervoor dat de archiefdeuren dicht zijn. De BHV zorgt ervoor dat het hele gebouw geëvacueerd wordt en zij regelen ook de contacten met de hulpverleners. Zie het Bedrijfsnoodplan Raadhuis van gemeente Zandvoort.
Om na wateroverlast de aangetaste archiefbescheiden veilig te stellen moeten de volgende maatregelen zo snel mogelijk (in ieder geval binnen 48 uur i.v.m. schimmelvorming) worden getroffen:
Wanneer de oorzaak van de wateroverlast is weggenomen, zorg er dan voor dat er in de archiefruimte koeldrogers worden geplaatst of de airconditioner aangezet wordt. Pomp het archief leeg, of laat dit doen door de brandweer. Probeer te bewerkstelligen dat binnen 48 uur na de wateroverlast de tempratuur onder de 20 graden Celsius ligt en de luchtvochtigheid onder de 55 procent ligt. Als dit niet lukt moet het archief geëvacueerd worden zie punt 5.
Inventariseer vervolgens of er archiefbescheiden nat zijn geworden.
a)Zo niet, laat dan 48 uur na de wateroverlast controleren of de archiefbescheiden schimmelsporen bevatten. Herhaal dit vervolgens na vier weken, 8 weken en 12 weken. Wanneer er schimmels worden aangetroffen moeten de stukken schoongemaakt worden door een restauratieatelier of moeten de archiefbescheiden worden gegammastraald.
b)Zo wel, laat dan een gespecialiseerd bedrijf komen om de natte archiefbescheiden op te halen, in te vriezen en ze daarna te laten vriesdrogen. Deze bedrijven verzorgen ook de voorbereidingen om de natte archiefbescheiden te evacueren. De droge archiefbescheiden kunnen blijven staan en moeten volgens punt 4a gecontroleerd worden op schimmels.
Wanneer de oorzaak van de wateroverlast niet direct kan worden weggenomen, of de tempratuur en luchtvochtigheid van de archiefruimte niet binnen 48 uur naar een aanvaardbaar niveau gebracht kan worden moeten alle archiefbescheiden geëvacueerd worden. Voor het evacueren van de archiefbescheiden moeten de volgende stappen doorlopen worden:
a)Stel een prioriteitenplan op waarin staat welke archiefbescheiden als eerste geëvacueerd moeten worden.
b)Laat de archiefbescheiden ophalen door Documentenwacht.
c)Behandel de archiefbescheiden volgens punt 4.
d)Wanneer de oorzaak van het wateroverlast is weggenomen en/of de tempratuur en luchtvochtigheid weer aan de vereisten waarden voldoen in de archiefruimte, kunnen de archiefbescheiden na goed schoonmaken van de ruimte worden teruggeplaatst.
Omdat alleen mensen van het archief de archiefruimte binnen en weer uit kunnen komen is diefstal van archiefbescheiden eigenlijk niet mogelijk. Daarnaast zijn alle bouwvergunningen (op een aantal na) en worden de constructieberekeningen in 2014 gedigitaliseerd. Vanaf 1 januari 2014 komen bezoekers van buiten niet meer met fysieke stukken in aanraking. Wel komt het voor dat externen de archiefruimte betreden voor bijvoorbeeld onderzoek maar deze worden altijd begeleid door een medewerker van de gemeente. Mocht diefstal toch voorkomen moeten de volgende punten uitgevoerd worden.
Wanneer er diefstal is gepleegd en de vermoedelijke dader is nog in het gemeentehuis
Wanneer de diefstal is gepleegd en de vermoedelijke dader heeft het gemeentehuis al verlaten
Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij een archiefcalamiteit
Het college van burgemeester en wethouders van Zandvoort is uiteindelijk verantwoordelijk voor het gebouw en de archiefkluis. In het geval van calamiteiten is het soms praktischer een schematische weergave te maken. Zie voor deze schematische weergave het bedrijfsnoodplan van het raadhuis. Als het om een archiefcalamiteit gaat is er echter een specifieke expertise op dit gebied in huis en een rol weggelegd voor de DI coördinator en de archiefspecialisten van DI. De archiefruimtes zijn ook deel van het Bedrijfsnoodplan. Daar zij echter onder de Archiefwet vallen hebben deze ruimtes echter een status aparte. Hier dient men rekening mee te houden.
Algemene verantwoordelijkheden ingeval calamiteit
Naast de formele verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders, is de gemeentesecretaris, of zijn waarnemer, belast met de formele leiding van de organisatie van de BHV (Bedrijfshulpverlening) in het gemeentehuis. De praktische (uitvoerende) leiding ingeval van een ernstige situatie als gevolg van een calamiteit berust echter bij de ‘coördinator’ BHV, tot dat andere instanties als politie, brandweer, ambulance de afhandeling van de situatie overnemen. In een dergelijk geval heeft de gemeentesecretaris formeel de leiding. Gezorgd moet zijn voor een:
Ten aanzien van de maatregelen waarbij het beschermen van gebruikers van het gebouw wordt in het calamiteitenplan van de archiefruimten volstaan met een verwijzing naar het ‘Bedrijfsnoodplan Raadhuis van de gemeente Zandvoort. In het kader van dit calamiteitenplan, is de leidinggevende van de werkeenheid Facilitaire Zaken de uitvoerend verantwoordelijke. Hij kan intern opdracht geven om gevolgen van een calamiteit te beperken (medewerkers (DI-ers) van bureau Facilitaire Zaken en medewerkers van de Buitendienst. Externe deskundigen dienen zich echter te houden aan de reikwijdte van dit plan en de daarin vastgelegde maatregelen. Zie specifiek hiervoor dit calamiteitenplan voor archiefruimten.
Om tijdens een calamiteit het belangrijkste archief als eerste te redden is het belangrijk dat er een prioriteitenlijst wordt opgesteld, zodat tijdens een calamiteit voor iedereen duidelijk is welke archiefbescheiden al eerste geëvacueerd moeten worden.
Op 1 maart 2013 waren de volgende archiefbescheiden aanwezig in de archiefruimte van gemeente Zandvoort:
Op 1 maart 2013 waren de volgende archiefbescheiden aanwezig in de paternosterkasten en de ladenkasten op de afdeling bij PD/Facilitaire Zaken (=DI) van gemeente Zandvoort:
Op 1 maart 2013 waren de volgende archiefbescheiden aanwezig in de archiefruimte bij SoZa/Maatschappelijke Dienstverlening van gemeente Zandvoort:
aantal meters is inclusief niet-actuele clienten. Nieuwe aanvragen en recente beeindigingen zijn alleen aanwezig bij de klantmanagers op het bureau | |||||
Op 1 maart 2013 waren de volgende archiefbescheiden aanwezig in de archiefruimte bij PD/Burgerzaken van gemeente Zandvoort:
Op 1 maart 2013 waren de volgende archiefbescheiden aanwezig in de kluis in de kamer van de Raadsleden:
Op 1 maart 2013 waren de volgende archiefbescheiden aanwezig in de archiefladenkasten bij Personeelszaken:
Aan de hand van alle aanwezige archiefbescheiden is een prioriteitenlijst opgesteld. Hierin is voor alle archiefbescheiden aangegeven wat voor prioriteit ze hebben, waarbij prioriteit 1 staat voor de belangrijkste archieven en prioriteit 3 voor de minst belangrijke archieven.
Prioriteit 1: Belangrijkste archieven. Deze moeten zowel vanuit administratief als uit cultuurhistorisch oogpunt koste wat kost beschermd worden
Notulen Raad en B&W: Deze notulen moeten als eerst gered worden in het geval van een calamiteit, want hierin staat namelijk het gevoerde beleid door de gemeente. D.m.v. deze notulen kan de besluitvorming van de gemeente worden herleid, dit is belangrijk als bewijslast en voor de bedrijfsvoering. Daarnaast zijn ze ook vanuit cultuurhistorisch oogpunt bij historisch onderzoek van groot belang.
Gemeente Zandvoort te bewaren: dit is archief dat afkomstig is vanaf 1980 tot heden en op bewaren is gezet. Het archief van 1980 tot 1 oktober 2008 is alleen fysiek aanwezig en is voor de gemeente zowel administratief (als bewijslast en voor de bedrijfsvoering) al cultuurhistorisch van belang. Het archief na september 2008 is wel zowel fysiek als digitaal aanwezig.
Prioriteit 2: Iets minder belangrijke archieven. Verlies is jammer, maar niet catastrofaal. De bescheiden zijn eventueel vervangbaar.
Vernietigbare documenten burgerzaken: bevat registers met (her)vestigingen uit het buitenland. Zolang deze mensen nog leven, zijn de gegevens belangrijk als bewijsvoering. Vandaar dat deze stukken ook langer dan honderd jaar bewaard moeten blijven, en het dus belangrijk is dat de stukken veilig gesteld worden ten tijden van een calamiteit.
Prioriteit 3: Minst belangrijke archieven. Bescheiden hebben weinig waarde en zijn eventueel gemakkelijk te vervangen.
Deze prioriteitenlijst hangt in de archiefruimte samen met bijlage 4.3 lijst van personen en organisatie die gewaarschuwd moeten worden.
Adressen en telefoonnummers (op volgorde van prioriteit)
Gebouwenbeheerder Gemeente Zandvoort
T. Woning 023- 5740226 t.woning@zandvoort.nl
Senior beleidsmedewerker Facilitaire Zaken van de afdeling Publieke Dienstverlening
H. Rutgrink 023 5740218, 06-19393924 h.rutgrink@zandvoort.nl
E. de Dreu, 023 5740107, e.de.dreu@zandvoort.nl
Afdelingshoofd Publieke Dienstverlening
E. Lefferts, 023 5740139 e.lefferts@zandvoort.nl
Vriesdrogen / Transport, Restauratie-atelier Sterken / Documentwacht Beekbergen,
tel: 055-5423147 / 06-53939353. Fax. 055-5430614, info@sterken.nl
Voor ontruimingsmateriaal en informatie: Noord-Hollands Archief, telnr. 023-5172700, faxnr. 023-5172720, info@noord-hollandsarchief.nl
Provinciaal Archiefinspecteur Mw. Drs M.L. Loef en dhr K. Schabbing, telefoon 023 514 46 55, Fax: 023 514 30 30
E-mail: loefm@noord-holland.nl, schabbingc@noord-holland.nl
Restauratie-atelier Sterken / Documentwacht Beekbergen, tel: 055-5423147 / 06-53939353, info@sterken.nl
Jansen, Wijsmuller & Beuns B.V., Veerdijk 44, 1531 MS, Wormer, tel: 075- 6211001, fax: 075- 621 6811.
Veha, Anthonie Fokkerstraat 1, 3772 MP, Barneveld, tel: 0342- 490409, fax: 0342-490975.
Raadpleeg de ‘Gouden Gids’ voor een dichtbijgelegen bedrijf.
Alle schademeldingen aan verzekeringsmaatschappij door de werkeenheid Financiën 023 5740(111).
In geval van een calamiteit betreffende het pand wordt altijd F. Beijk +31 (06) 51352809 in kennis gesteld.