| Organisatie | Almelo |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Uitvoeringsbesluit algemene subsidieverordening gemeente Almelo 2013 |
| Citeertitel | Uitvoeringsbesluit algemene subsidieverordening gemeente Almelo 2013 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | maatschappelijke zorg en welzijn |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 18-06-2013 | Onbekend | 21-05-2013 Almelo's Weekblad 17 juni 2013 | Onbekend |
De Algemene Subsidieverordening 2005 en de Nota subsidiebeleid 2005 van de gemeente moeten om een aantal redenen worden geactualiseerd, te weten:
Er is sprake van een verschuiving van een uitvoerende naar een regisserende en faciliterende overheid ( het Verschil Maken). Wij richten ons beleid op de maatschappelijke opgaven. Rond de maatschappelijke opgaven wordt nadrukkelijk de samenwerking met de stad gezocht. Subsidie is een instrument om de maatschappelijke partners te faciliteren ter bereiking van de gestelde doelen.
De raad is vanwege haar kaderstellende en controlerende taak in het politiek beraad aan de voorkant betrokken bij de actualisering van het subsidiebeleid door meningsvorming en debat. De uitkomsten hiervan zijn opgenomen in de Algemene Subsidieverordening 2013 en in dit Uitvoeringsbesluit (uitvoeringsbeleid en nadere regels ter uitvoering van de Algemene Subsidieverordening).
Deze uitkomsten hebben betrekking op:
De Algemene Subsidieverordening is een procedureverordening waarin regels over subsidieverstrekking worden opgenomen: de procedures voor het aanvragen, verstrekken en verantwoorden van subsidies.
De Algemene subsidieverordening 2013 bevat op hoofdlijnen de volgende onderdelen.
In dit Uitvoeringsbesluit worden door B&W de subsidieregels ter uitvoering van de Algemene subsidieverordening 2013 nader uitgewerkt. In de Algemene subsidieverordening zijn daartoe aparte artikelen opgenomen.
Hoofdstuk 2 Beleidsinhoudelijk kader
De Algemene wet bestuursrecht (Awb) stelt eisen aan de verlening van subsidies. Een daarvan is dat het doel waarvoor de subsidie wordt verleend vooraf helder moet zijn. Beleidsdoelen worden geformuleerd op de inhoudelijke beleidsterreinen (wat wordt gesubsidieerd) en zijn dus de basis voor de subsidieverlening (procedure in ASV). De beleidsterreinen zijn vermeld in artikel 3 van de Algemene Subsidieverordening 2013.
In het kader van het Verschil maken richten wij ons beleid op de maatschappelijke opgaven. Rond deze maatschappelijke opgaven wordt nadrukkelijk de samenwerking met de stad gezocht. Om deze opgaven te kunnen uitvoeren worden door de raad budgetten beschikbaar gesteld. Subsidie is een instrument om de maatschappelijk partners te faciliteren ter bereiking van de gestelde doelen.
Bij budgetsubsidie worden prestatieafspraken gemaakt op basis van vastgestelde
beleidsdoelstellingen en met mogelijke meting van maatschappelijke effecten.
Op een aantal specifieke beleidsterreinen bestaan er deelverordeningen met betrekking tot subsidieverlening. Deze zullen in 2013 worden geëvalueerd op nut en noodzaak en zonodig worden aangepast aan de Algemene subsidieverordening 2013 of worden ingetrokken.
De waarderingssubsidie is een stimuleringsbijdrage tot maximaal € 5.000 in een activiteit of activiteiten.
Op grond van artikel 20 lid 2 van de Algemene Subsidieverordening 2013 wordt nader bepaald dat de aanvrager bij meerjarige waarderingssubsidies bij de aanvraag een activiteitenverslag over het voorgaande jaar indient, waaruit blijkt dat de activiteiten daadwerkelijk zijn uitgevoerd.
Begripsomschrijving budgetsubsidie op grond van de Algemene Subsidieverordening: een subsidie van minimaal € 5.000,00 voor produkten en prestaties voor de duur van één of meerdere jaren op grondslag van een overeenkomst ter uitvoering van de subsidiebeschikking
Budgetsubsidiëring is een wijze van het toekennen van subsidie, gericht op het sturen op hoofdlijnen en het vergroten van de verantwoordelijkheid van de instellingen, verzakelijking van het beleid en een streven naar kostenbeheersing. De bedrijfsvoering van de instelling moet toegerust zijn voor de toepassing van budgetfinanciering, of er worden met de instelling afspraken gemaakt over het traject en de periode voor de omschakeling naar budgetsubsidiëring. De te maken afspraken zijn afhankelijk van de concrete situatie en vragen dan om maatwerk.
Bij budgetsubsidiëring is er sprake van scheiding in verantwoordelijkheid in kaderstelling (de gemeente bepaalt wat/ behoeftevraag) en in uitvoering (instelling bepaalt hoe).
In de geest van de huidige opvatting over de gemeente als “regisserende overheid “ (Het Verschil Maken) past het om de bestaande afstand tussen instelling en gemeente te handhaven, waarbij de gemeente zich niet bemoeit met de bedrijfsvoering van de instelling.
Uitgangspunt is sluitend maatwerk per instelling.
Kenmerkend voor budgetsubsidiëring is dat de gemeente de hoofdlijnen van het beleid vaststelt (taak, budget, voorwaarden). De instellingen leggen verantwoording af over de besteding van budgetten in de vorm van prestaties. Het budget kan in principe ‘vrij’ besteed worden, onder de voorwaarde dat de afgesproken prestaties worden geleverd. Met de uitvoering en aansturing van de instelling heeft de gemeente geen directe bemoeienis; de instellingen krijgen meer ruimte voor hun interne bedrijfsvoering (vorming van financiële reserves is onder voorwaarden toegestaan). Budgetfinanciering moet leiden tot het beter realiseren van gemeentelijke beleidsdoelstellingen.
De meest zuivere vormen van budgetsubsidiëring zijn die waarbij sprake is van subsidiëring van prestaties met mogelijke meting van effecten. De voorwaarden voor toepassing hiervan zijn:
3. 1. 2.2 Aspecten van de budgetsubsidierelatie nader beschouwd
Een aantal aspecten van budgetsubsidiëring worden hieronder kort beschreven.
De hoogte van de subsidie is voor een bepaalde periode vastgelegd. Van de instelling wordt een bedrijfsmatige financiële aanpak gevraagd. Als een instelling geld overhoudt kan dit onder voorwaarden en op basis van maatwerk tot een bepaald maximum worden toegevoegd aan een algemene reserve. Als er een tekort is in een bepaald jaar kan dit niet op de subsidiënt worden verhaald. De voorwaarden worden in dit besluit beschreven onder de nadere regels.
Eisen aan de prestaties/activiteiten
Uit de bedrijfsmatige aanpak volgt de gedacht ‘voor wat, hoort wat’. De gemeente verleent subsidie voor prestaties die van belang worden geacht voor de samenleving of voor een bepaalde groep of een individu binnen die samenleving (facilitering). De gemeente kan eisen stellen aan onder anderen de hoeveelheid, de kwaliteit en het tijdstip van levering van de prestaties. Het is dus belangrijk om de prestaties en het belang hiervan te omschrijven.
Bij de subsidievaststelling wordt uitgegaan van de werkelijk door de instelling gerealiseerde prestaties op basis van de vooraf afgesproken kostprijs. Daarbij wordt ten behoeve van de vaststelling van de subsidie meegewogen of er omstandigheden bij de uitvoering zijn geweest die niet te beïnvloeden waren door de instelling.
Het is mogelijk om op basis van maatwerk in de subsidieovereenkomst een bepaling op te nemen over marges in de prestatieafspraken, waardoor een beperkte afwijking ten opzichte van de prestatieafspraken is toegestaan.
Vrijheid van besturen van instellingen
Hoe, met wie en op welke wijze de prestaties tot stand komen is een verantwoordelijkheid van de instellingen; de gemeente bemoeit zich hier niet mee. De gemeente vervult een voorwaardenscheppende rol en geen uitvoerende. Dit houdt in dat enerzijds een grotere verantwoordelijkheid bij de besturen komt te liggen, anderzijds krijgen ze meer mogelijkheden om zelf de instelling optimaal te besturen. Daarbij geldt uiteraard de beperking dat prestaties geleverd worden binnen de grenzen van de overeengekomen kwaliteitseisen.
Uit overweging van continuïteit en zekerheid, maar ook uit oogpunt van stimulering van een efficiënte bedrijfsvoering door instellingen en een juiste rolverdeling, kunnen met instellingen onder begrotingsvoorbehoud meerjarige budgetafspraken worden gemaakt.
Jaarlijks stelt de gemeente een subsidie vast, in principe binnen de kaders van de meerjarenafspraak.
Om aan te haken bij de gemeentelijke planning- en controlecyclus worden de gemaakte afspraken jaarlijks geëvalueerd.
Het gemeentelijk beleid wordt niet ieder jaar opnieuw vastgesteld. Daarom hoeft ook niet ieder jaar opnieuw te worden afgewogen welke activiteiten in welke omvang worden gewenst. Het is voor de gemeente en instellingen makkelijker om de subsidie voor een aantal jaren vast te leggen. Indien de situatie daartoe aanleiding geeft, kan evenwel (binnen het beschikbare budget) jaarlijks worden bijgestuurd op te leveren producten of activiteiten.
Uiteraard moet het mogelijk blijven indien de situatie dat noodzakelijk maakt, de subsidieovereenkomst open te breken.
Bij budgetsubsidies wordt gewerkt met een integrale kostprijs. Dit wil zeggen dat alle personele (inclusief cao-ontwikkelingen)- en materiële kostensoorten en risicio’s zijn meegenomen in de kostprijs van de prestaties of activiteiten (dan wel hiervoor reservevorming plaatsvindt).
Om een relatie te kunnen leggen tussen beleid, middelen, activiteiten, prestaties en maatschappelijke effecten is informatie nodig. Jaarverslag en jaarrekening blikken terug, jaarwerkplan met begroting blikken vooruit.
De stukken worden tegelijkertijd in april ingediend.
Door instellingen die een budgetsubsidie ontvangen wordt gedurende het jaar door de instelling kwartaalrapportages verstrekt, waarvoor afspraken worden gemaakt in de subsidieovereenkomst. Aan de tussentijdse rapportage wordt een kwartaalgesprek gekoppeld, waarin kan worden besloten tot bijstelling van de prestaties. De afspraken en bijstellingen worden vastgelegd in een kwartaalverslag, die gezien moeten worden als een aanvulling op de subsidieovereenkomst.
De termijnen voor indiening van de verantwoordingsdocumenten worden gebaseerd op de Planning & Control cyclus van de gemeente.
Volgens artikel 4:71, lid 1 onder g Awb is voor het vormen of wijzigen van reserves toestemming nodig van het college. Bij eenmalige subsidies is reservevorming niet toegestaan.
Mutaties in de reserves worden in de jaarrekening nader toegelicht in de toelichting op de balans.
Negatieve reserves op de balans zijn niet toegestaan.
De feitelijke ontwikkeling van de kosten kan bij budgetsubsidiëring niet meer verrekend worden. Een belangrijk onderdeel van budgetsubsidiëring is de mogelijkheid voor de instelling om reserves te vormen.
Voor de begripsvorming is het noodzakelijk om onderscheid te maken tussen:
Een toelichting op deze verschillende vormen van reserves is opgenomen in bijlage 2.
Bij een budgetsubsidie voor meerdere jaren kan een instelling worden geconfronteerd met zowel mee- als tegenvallers. Daarom kan zo’n systeem niet functioneren als niet wordt voorzien in de mogelijkheid om eventuele tegenvallers op te vangen en eventuele meevallers hiervoor te gebruiken. Het spreekt voor zich dat reserves niet onbeperkt ten laste van de gemeente mogen worden gevormd. Daarom zullen aan reservevorming nadere regels worden gesteld.
Loon- en prijsontwikkelingen/ indexering budget
In het kader van budgetsubsidiëring is afrekenen op basis van werkelijke kosten niet meer aan de orde. Zo is het de verantwoordelijkheid van de instelling om aan de wettelijke verplichtingen zoals de CAO te voldoen. Het beschikbare budget wordt jaarlijks voor de prijs- en loonontwikkelingen aangepast op basis van de door de raad bij de programmabegroting vastgestelde subsidie index.
Het beschikbare budget voor subsidieverlening wordt jaarlijks aangepast met de door de raad bij de programmabegroting vastgestelde subsidie index. Deze subsidie index is gebaseerd op de in de circulaires van het gemeentefonds vermelde indexeringen voor de loon-en prijsontwikkelingen.
Bij de vaststelling van de subsidie gaat het college na of de in de subsidieverlening c.q. budgetprestatieovereenkomst overeengekomen activiteiten en/of prestaties zijn gerealiseerd, en welke gevolgen dat heeft voor de vaststelling.
Bij subsidieverlening boven de € 50.000 wordt in de Algemene Subsidieverordening 2013 uitgegaan van vaststelling van de subsidie op basis van gerealiseerde activiteiten en prestaties en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten, een balans en een daarbij behorende accountantsverklaring.
Wij bepalen in dit Uitvoeringsbesluit niet het werkprogramma van de accountant om te komen tot zijn verklaring, dit is de verantwoordelijkheid van de accountant van de instelling. Wel zal de accountant zich bij zijn controle dienen te baseren op een (risico) analyse van de administratieve organisatie en interne controle van de subsidieontvanger en de door de subsidieontvanger gehanteerde systemen voor de vastlegging van de uitvoering van de overeengekomen activiteiten en prestaties.
De accountant moet op basis van deze analyse verklaren, dat de subsidie is besteed aan de uitgaven en inkomsten verbonden aan de uitvoering van de in de budgetprestatieovereenkomst overeengekomen activiteiten en/of prestaties.
De subsidieontvanger moet de realisatie van de activiteiten en prestaties en de daaraan verbonden uitgaven en inkomsten in de jaarrekening inzichtelijk maken.
Voor een doelmatige en doeltreffende vaststelling is het van belang dat de gemeente en de subsidieontvanger vooraf goede afspraken maken over de wijze van verantwoorden en de aspecten die in de controle worden betrokken, dit vereist maatwerk per subsidieverlening. Dit maatwerk zal de komende 2 jaar met de instellingen verder worden ontwikkeld, waarna zonodig een uitgebreide opsomming van de controleaspecten aan dit Uitvoeringsbesluit zal worden toegevoegd.
Om te komen tot deze wijze van verantwoorden zullen de subsidieontvangers de administratie hierop aan moeten passen, dit zal een ontwikkelproces zijn.
Bij subsidieverleningen tussen de € 5.000 en € 50.000 moet de subsidieontvanger, in het inhoudelijk verslag bij de aanvraag tot vaststelling, ook de realisatie van de activiteiten en prestaties en de daaraan verbonden uitgaven en inkomsten inzichtelijk maken.
3.1.2.3 Voorwaarden voor de invoering van budgetsubsidiëring
Voordat budgetsubsidiëring bij een instelling kan worden ingevoerd, is het belangrijk dat aan een aantal randvoorwaarden is voldaan.
Voor de gemeente is het met name van belang te kunnen sturen op hoofdlijnen. Dit betekent dat vooraf geformuleerde beleidsdoelstellingen worden vertaald naar operationele doelstellingen.
Aan de kant van de instellingen is het van groot belang dat op adequate wijze (integrale) kostprijzen worden gehanteerd voor de geleverde producten.
Niet alle instellingen zullen (direct) in staat zijn om op deze wijze te werken. Het is daarom belangrijk te toetsen in hoeverre zij hierin meekunnen. Het kan nodig zijn een instelling daarbij te ondersteunen, wanneer specifieke kennis of middelen ontbreken. Per instelling zal dit worden beoordeeld.
Een bijzonder aandachtspunt aan de kant van de gemeente is de koppeling van de subsidiesystematiek aan de gemeentelijke planning- en controlecyclus. Dit betekent dat nieuwe begrotingswensen tijdig bij de gemeente moeten worden ingediend zodat deze in het integrale afwegingsproces kunnen worden meegenomen; en dat tijdig gegevens over de realisatie van prestaties beschikbaar zijn, zodanig dat waar nodig de gemeentebegroting kan worden aangepast.
Materieel betekent dit dat nieuwe aanvragen dan wel afwijkingen van prestaties en/ of budgetten voor 1 april van een lopend jaar beschikbaar moeten zijn.
Dit proces ziet er op hoofdlijnen als volgt uit:
3.1.2.4 Maatschappelijk aanbesteden
Maatschappelijk aanbesteden is een nieuwe methodiek, die onder anderen binnen het Sociale Domein toegepast zal worden naast of met gebruik making van budgetsubsidiëring. Voor zover dit zal gebeuren met gebruikmaking van het instrument subsidie biedt de Algemene subsidieverordening 2013 voldoende ruimte.
Momenteel wordt tijdens het proces om te komen tot een budgetprestatieovereenkomst door middel van een één op één relatie met een instelling een maatschappelijke vraag geformuleerd. Bij maatschappelijk aanbesteden worden de partijen door middel van coalitievorming gevraagd een bijdrage te leveren aan de integrale oplossing van een maatschappelijk probleem.
3.2 Nadere regels als bedoeld in de Algemene subsidieverordening 2013
In de Algemene subsidieverordening 2013 is in de artikelen 3 lid 2, 4 lid 3 en 9 lid 3 opgenomen dat het college ter uitvoering van de ASV nadere regels kan stellen, die uiteraard niet in strijd mogen zijn met de ASV.
In het politiek beraad van 25 september 2012 zijn in dat kader een aantal vragen en stellingen aan de raad voorgelegd. De uitkomsten daarvan waren:
De raad kan instemmen met bepalingen in de Algemene subsidieverordening, waarbij voor de noodzakelijke omvang van de egalisatiereserve bij de instelling wordt uitgegaan van adequaat maatwerk op basis van risico-inventarisatie. Daarbij kan vooraf door de gemeente worden bepaald welke componenten in de risico-inventarisatie mogen worden meegenomen.
De huidige praktijkervaringen met budgetsubsidiëring is dat de algemene kaders voldoen, maar dat het noodzakelijk is een aantal criteria in het subsidiebeleid op te nemen voor sluitend maatwerk per instelling ten aanzien van de noodzakelijke omvang van de egalisatiereserve, een daarbij horende risico-inventarisatie en aan de instelling te stellen kwaliteitseisen. De situatie verschilt immers door verschil in schaalgrootte en meerdere subsidiestromen per instelling.
Op basis van een door de gemeente te beoordelen risico-inventarisatie door de instelling, kan maatwerk per instelling worden geleverd. Daarbij kan vooraf door de gemeente worden bepaald welke componenten in de risico-inventarisatie mogen worden meegenomen.
In artikel 4 lid 3 van de ASV is bepaald dat het college nadere regels kan stellen ter uitvoering van de ASV. Daarbij zijn genoemd: reservevorming, risico-inventarisatie en kwaliteitseisen.
Reservevorming en risico-inventarisatie:
Voor het leveren van maatwerk is op basis van ervaring het stellen van een minimum of maximum percentage te algemeen. Het kan immers zijn dat een egalisatiereserve gebaseerd op het totaal van het in een bepaald jaar ontvangen subsidiebedrag niet noodzakelijk is voor een specifieke instelling. Zeker om te voorkomen dat er sprake is van het creëren van “dood geld” op de balans bij de instelling
Bij budgetsubsidiëring kan het college de instelling verplichten een egalisatiereserve te vormen.
Voor het bepalen van de noodzakelijke en maximale omvang van de egalisatiereserve wordt door de instelling een meerjaren risico-inventarisatie opgesteld, er is daardoor sprake van maatwerk. De risico-inventarisatie maakt jaarlijks onderdeel uit van de subsidieaanvraag. Na instemming van de gemeente met de componenten en de omvang wordt de risico-inventarisatie opgenomen in de budgetprestatieovereenkomst. De instelling kan de gemeente in het subsidiejaar verzoeken componenten aan de risico-inventarisatie toe te voegen.
De financiële gevolgen van de in de risico-inventarisatie opgenomen componenten kunnen ten laste worden gebracht van de egalisatiereserve.
Exploitatieoverschotten (efficiencywinsten ten opzichte van de budgetafspraken en de in de kostprijs opgenomen opslag voor risico’s) worden toegevoegd aan de egalisatiereserve.
Indien de werkelijke omvang van de egalisatiereserve uitgaat boven de noodzakelijke en maximale omvang volgens de risico-inventarisatie, is de instelling verplicht om bij de subsidievaststelling het meerdere aan de gemeente terug te betalen.
Dit maatwerk zal de komende 2 jaar met de instellingen verder worden ontwikkeld, waarna zonodig een uitgebreide opsomming van de componenten aan dit Uitvoeringsbesluit zal worden toegevoegd.
Componenten die onder anderen in de risico-inventarisatie kunnen worden opgenomen zijn: personele lasten vanuit cao-verplichtingen en eventuele juridische consequenties.
De instellingen dienen er rekening mee te houden dat de gemeente geen budgetten reserveert voor subsidies ter dekking van exploitatietekorten.
Bij intrekking of beëindiging van de gesubsidieerde activiteiten en/of prestaties is de instelling verplicht de egalisatiereserve aan de gemeente terug te betalen, na evenredigheid van de mate waarin de subsidieverlening heeft bijgedragen aan de egalisatiereserve.
Ook voor dit onderdeel is maatwerk van belang, en zal de komende 2 jaar met de instellingen verder worden ontwikkeld, waarna zonodig een uitgebreide opsomming van componenten aan dit Uitvoeringsbesluit zal worden toegevoegd. Deze systematiek is mede bedoeld om uitvoering te kunnen geven aan de keuze voor het uitgangspunt van vertrouwensprincipe op basis van verantwoorde risico-acceptatie, en daardoor te komen tot een subsidiebeleid op basis van een sobere en doelmatige bedrijfsvoering bij de instelling. Wij kiezen voor deze systematiek van stellen van regels vooraf in plaats van het toetsen van uitkomsten op basis van vergelijkende budgetanalyses (bijvoorbeeld benchmarking) achteraf. In de praktijk blijkt dat de componenten van deze vergelijkende budgetanalyses vaak niet eenduidig zijn en leiden tot niet oplosbare meningsverschillen met de instellingen.
Kwaliteitseisen die aan de instelling kunnen worden opgelegd en waarvoor door de instelling volgens artikel 10 lid e van de Algemene subsidieverordening 2013 bij de subsidieaanvraag een verklaring moet worden ingediend:
In artikel 3 lid 2 is bepaald dat het college nadere regels kan stellen aan de te subsidiëren activiteiten, de doelgroepen en de verdeling van de subsidie per beleidsterrein.
Dit artikel gaat over subsidieplafond en begrotingsvoorbehoud, waarin is bepaald dat bij het instellen van een subsidieplafond op een beleidsterrein het college nadere regels kan stellen omtrent de verdeling van het beschikbare bedrag.
De in deze twee artikelen genoemde nadere regels worden bepaald door de beleidsinhoud gericht op de maatschappelijk vraagstukken en de programmabegroting.
Vaststelling gerealiseerde prestaties
Voor de verplichtingen van de subsidieontvanger ten aanzien van de bij de aanvraag tot vaststelling in te dienen accountantsverklaring en het inhoudelijk verslag met betrekking tot de gerealiseerde prestaties, wordt verwezen naar hoofdstuk 3.1.2.2 onder accountantsverklaring op bladzijde 10.
Het juridisch kader is uitgewerkt in de Algemene subsidieverordening 2013 en de daarbij behorende toelichting. Voor nadere informatie wordt hier kortheidshalve naar verwezen.
4.2 Algemene wet bestuursrecht (Awb)
De basisregeling voor het proces van subsidiëring is de subsidietitel in hoofdstuk 4 van de Awb. Met de subsidietitel is gestreefd naar een algemene subsidieregeling met het oog op een doelmatig subsidiebeheer en het verschaffen van voldoende rechtszekerheid aan de subsidieontvanger. De Awb benadrukt de inhoudelijke afweging voor de verlening van subsidies. De vrijheid van de gemeente om zelf de inhoud te bepalen van het subsidiebeleid wordt niet beperkt.
Op 1 januari 1998 is de derde tranche van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) in werking getreden. Deze tranche bevat onder meer “Titel 4.2 Subsidies”, waarin algemene regels zijn opgenomen over subsidiëring, die uiteraard ook voor de gemeentelijke overheid gelden.
De Awb geldt ten opzichte van gemeentelijke bepalingen als hogere regelgeving. De raad kan dus geen regels vaststellen die in strijd zijn met de betreffende regels.
Ook het letterlijk overnemen van dwingende Awb-bepalingen is niet mogelijk.
4.3 Algemene Subsidieverordening (ASV)
De ASV bevat de procedureregels voor het subsidieproces. Het gaat daarbij om de rechten en plichten van subsidiegever en subsidieontvanger. Voorts gaat het in op de onderscheiden bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de gemeenteraad en het college van Burgemeester en Wethouders.
De subsidieverordening vormt dus de basis voor het proces van subsidieverlening.
Met betrekking tot het subsidieproces is de gemeente verantwoordelijk voor het stellen van de kaders. De volgende uitgangspunten zijn daarbij van belang:
Door het vaststellen van de programmabegroting bepaalt de gemeenteraad wat zij wenst te subsidiëren en de omvang van de daarvoor beschikbare budgetten (subsidieplafond). De volgorde van het indienen in de tijd van de subsidieaanvragen is niet bepalend voor de uiteindelijke subsidieverlening per instelling.
Om de subsidietitel uit de Awb op een juiste wijze toe te passen, is het van belang dat helder is wat er onder subsidie wordt verstaan. Subsidie is een materieel begrip en wordt omschreven in artikel 4:21, eerste lid Awb. Voldoet een geldverstrekking aan de daar genoemde voorwaarden, dan is het een subsidie, hoe ook genaamd.
Er is sprake van een subsidie als het gaat om geldverstrekkingen, die aan de volgende kenmerken voldoen:
In het tweede tot en met het vierde lid van artikel 4:21 Awb wordt vervolgens aangegeven welke beleidsterreinen en onderwerpen zijn uitgezonderd (fiscale faciliteiten en uitkeringen aan doelgroepen) van de subsidietitel van de Awb en welke juist worden aangewezen (bekostiging van onderwijs en onderzoek). Overigens kunnen afzonderlijke wetten ook bepalen of de subsidietitel wel of niet van toepassing is.
Verdere informatie over het subsidiebegrip is in de Algemene subsidieverordening 2013 opgenomen in hoofdstuk 2 van de algemene toelichting.
4.5 Subsidieovereenkomst en overheidsopdracht
In artikel 4:36 van de Awb zijn de volgende artikelen opgenomen.
De (budget)subsidieovereenkomst dient in beginsel dus ter uitvoering van de subsidiebeschikking, waarbij in de overeenkomst geen bepalingen zijn opgenomen over de afdwingbaarheid van de prestaties. Er is sprake van een publiekrechtelijke overeenkomst en geen aanbestedingsplicht. Als de prestaties volgens de overeenkomst niet worden geleverd, kan de subsidie lager worden vastgesteld.
In de (budget)subsidieovereenkomst kan ook, zoals in lid 2 bedoeld, nakoming van de activiteiten door de subsidieontvanger worden afgedwongen. In dat geval is er sprake van een overheidsopdracht en dus een privaatrechtelijke overeenkomst en aanbestedingsplicht.
Maatschappelijke diensten vallen echter vrijwel altijd in de 2B ) categorie, waardoor slechts twee onderdelen van aanbesteding technische voorschriften van toepassing zijn, te weten: het gebruik van technische specificaties en bekendmaking.
Overheidsopdrachten zijn schriftelijke overeenkomsten onder bezwarende titel die tussen een of meer ondernemers en een of meer aanbestedende diensten zijn gesloten en betrekking hebben op de uitvoering van werken, de levering van producten of de verlening van diensten in de zin van deze richtlijn.
Bij het verlenen van een subsidie is het noodzakelijk om, voordat de B&W nota wordt opgesteld c.q. het budget wordt aangevraagd bij de raad en de subsidiebeschikking wordt samengesteld, de btw-gevolgen van de subsidieverlening in kaart te brengen.
In de voorbereidingsfase moeten daarvoor een drietal vragen worden beantwoord:
Om de btw-gevolgen in kaart te brengen en de bovenstaande vragen te kunnen beantwoorden, is de checklist ‘btw-heffing bij subsidieverlening’ ontwikkeld. Deze checklist is toegevoegd als bijlage bij dit Uitvoeringsbesluit.
De gemeente is verantwoordelijk voor de uitvoering van de checklist en de instelling is verplicht om de benodigde informatie te verstrekken.
Het doorlopen van deze checklist, voordat de B&W nota wordt opgesteld c.q. het budget wordt aangevraagd bij de raad en de subsidiebeschikking wordt samengesteld, heeft een verplicht karakter. De antwoorden op de vragen van de checklist dienen vastgelegd te worden in het desbetreffende dossier.
Het op een juiste wijze doorlopen van de checklist kan een onverwachte kostenpost (btw) voorkomen c.q. een eventuele besparing voor de gemeente opleveren (lagere omvang subsidiebedrag).
Daarnaast is het op een juiste wijze doorlopen van de checklist van belang voor de exacte vastlegging van de subsidievoorwaarden (is de subsidie in – of exclusief btw etc.).
Indien er bij het doorlopen van de checklist onduidelijkheden zijn, dient contact te worden opgenomen met de medewerker subsidiemanagement.
Bijlage 1: checklist btw-heffing bij subsidieverstrekking
Bij het verlenen van een subsidie is het noodzakelijk om, voordat de B&W nota wordt opgesteld c.q. het budget wordt aangevraagd bij de raad en de subsidiebeschikking wordt samengesteld, de btw-gevolgen van de subsidieverlening in kaart te brengen.
Het zorgvuldig doorlopen van de onderstaande checklist is hierbij van groot belang. Hiervoor zijn drie redenen aan te wijzen, te weten:
Indien door de subsidieontvanger btw is verschuldigd over een subsidie kan een voordeel ontstaan bij de subsidieontvanger, omdat deze recht op aftrek heeft voor btw op kosten. De investerings- en/of exploitatielasten van de subsidieontvanger worden hierdoor lager. Dit kan een reden zijn om het subsidiebedrag naar beneden bij te stellen.
Indien er bij het doorlopen van de checklist onduidelijkheden zijn, is het van belang dat contact wordt gezocht met een deskundige. De contactpersoon binnen de gemeente Almelo is de medewerker subsidiemanagement.
1.Is sprake van toekenning van een subsidie aan een orgaan binnen de gemeente Almelo (intern, bijvoorbeeld tussen twee diensten)?
Ja: geen btw-heffing over de subsidie. Over interne ‘prestaties’ is geen btw verschuldigd.
2.Is de subsidieontvanger ondernemer voor de btw (beschikt de aanvrager bijvoorbeeld over een btw-nummer)?
Nee: geen btw-heffing over de subsidie.
3.Verricht de subsidieontvanger btw-vrijgestelde prestaties met de subsidie (zie onderdeel 3.)?
4.Verricht de subsidieontvanger een prestatie (c.q. prestaties) rechtstreeks voor de gemeente Almelo? (Met andere woorden: is de gemeente Almelo afnemer van de prestatie?)
5.Bestaat er een rechtstreeks verband tussen de hoogte van de subsidie en de prestaties die de subsidieontvanger voor de gemeente Almelo verricht?
Ja: zeer waarschijnlijk btw-heffing. Ga naar vraag 9.
Nee: zeer waarschijnlijk geen btw-heffing.
6.Is er een rechtstreeks verband tussen de subsidie en het aantal c.q. de prijs van de prestaties die de subsidieontvanger voor derden verricht (met andere woorden: is er sprake van een prijssubsidie)?
Nee: zeer waarschijnlijk geen btw-heffing.
7.Heeft de subsidieontvanger recht op betaling van de subsidie zodra welbepaalde handelingen ten behoeve van derden zijn verricht?
Nee: zeer waarschijnlijk geen btw-heffing.
8.Stelt het feit dat de subsidieontvanger subsidie ontvangt hem objectief gezien in staat het goed te leveren of de dienst te verrichten tegen een lagere prijs?
Ja: zeer waarschijnlijk btw-heffing. Ga naar vraag 10.
Er is zeer waarschijnlijk sprake van btw-heffing over de subsidie. Dit houdt in dat de subsidieontvanger 21% (of 6%) btw over de subsidie aan de Belastingdienst dient te voldoen. De subsidieontvanger dient ten aanzien van de subsidie een factuur met btw aan de gemeente Almelo uit te reiken. Ga naar vraag 11.
Er is zeer waarschijnlijk sprake van btw-heffing over de subsidie. Dit houdt in dat de subsidieontvanger 21% (of 6%) btw over de subsidie aan de Belastingdienst dient te voldoen en deze btw aan de gemeente in rekening brengt. Bij subsidieverlening dient expliciet opgenomen te worden dat de subsidie inclusief eventueel verschuldigde btw is. Ga naar vraag 11.
12.Kan de gemeente de op de factuur in rekening gebrachte btw in aftrek brengen via de btw-aangifte?
Nee: ga naar vraag conclusie 1.
Wordt bij de hoogte van het subsidiebedrag rekening gehouden met het recht op aftrek van voorbelasting van de subsidieontvanger? Of anders gezegd: heeft de subsidieaanvrager bij de opgaaf van de kosten op basis waarvan de hoogte van de subsidie wordt vastgesteld rekening gehouden met recht op aftrek van voorbelasting?
Met de subsidieontvanger kan worden afgesproken dat deze eventueel verschuldigde btw separaat aan de gemeente in rekening brengt (de door de subsidieontvanger aan de gemeente uit te reiken factuur dient daarbij aan de vereisten van de Wet op de omzetbelasting 1968 te voldoen). Dan wordt expliciet de voorwaarde opgenomen dat, indien de btw bij de gemeente niet verrekenbaar is, de subsidieontvanger de door de gemeente aan de subsidieontvanger betaalde btw terug dient te betalen. Bij twijfel worden de btw-gevolgen van de subsidie afgestemd met de Belastingdienst.
3. Overzicht btw vrijgestelde prestaties
De heffing van btw blijft achterwege, wanneer een subsidie of bijdrage wordt verstrekt aan een ondernemer die prestaties verricht die zijn vrijgesteld op grond van artikel 11 van de Wet op de omzetbelasting 1968, mits de subsidie of bijdrage wordt gebruikt ten behoeve van die vrijgestelde prestaties.
Hieronder treft u een omschrijving aan van diverse vrijstellingen zoals opgenomen in artikel 11 van de Wet op de omzetbelasting 1968. Vanwege de nogal technische omschrijving hebben wij ter verduidelijking voorbeelden opgenomen.
Bijlage 2: Reserves en voorzieningen
Bij budgetsubsidiëring kan het college de instelling verplichten een egalisatiereserve te vormen.
Voor het bepalen van de noodzakelijke en maximale omvang van de egalisatiereserve wordt door de instelling een meerjaren risico-inventarisatie opgesteld, er is daardoor sprake van maatwerk. De risico-inventarisatie maakt jaarlijks onderdeel uit van de subsidieaanvraag. Na instemming van de gemeente met de componenten en de omvang wordt de risico-inventarisatie opgenomen in de budgetprestatieovereenkomst. De instelling kan de gemeente in het subsidiejaar verzoeken componenten aan de risico-inventarisatie toe te voegen.
De financiële gevolgen van de in de risico-inventarisatie opgenomen componenten kunnen ten laste worden gebracht van de egalisatiereserve.
Exploitatieoverschotten (efficiencywinsten ten opzichte van de budgetafspraken en de in de kostprijs opgenomen opslag voor risico’s) worden toegevoegd aan de egalisatiereserve.
Indien de werkelijke omvang van de egalisatiereserve uitgaat boven de noodzakelijke en maximale omvang volgens de risico-inventarisatie, is de instelling verplicht om bij de subsidievaststelling het meerdere aan de gemeente terug te betalen.
De instellingen dienen er rekening mee te houden dat de gemeente geen budgetten reserveert voor subsidies ter dekking van exploitatietekorten.
Bij intrekking of beëindiging van de gesubsidieerde activiteiten en/of prestaties is de instelling verplicht de egalisatiereserve aan de gemeente terug te betalen, na evenredigheid van de mate waarin de subsidieverlening heeft bijgedragen aan de egalisatiereserve.
Een bestemmingsreserve is een onderdeel van het eigen vermogen, en dient ter dekking van een vooraf door het bestuur van de instelling vastgestelde bestemming. Deze bestemming moet passen binnen de doelstelling van de instelling en de door de gemeente verleende subsidie. Voor een bestemmingsreserve wordt door de instelling een bestedingsplan opgesteld waarin onder anderen is opgenomen: de naam, het doel, de noodzakelijke omvang en het bestedingsjaar. Dit bestedingsplan maakt onderdeel uit van de jaarlijkse subsidieaanvraag. Bestemmingsreserves mogen slechts met instemming van het college van burgemeester en wethouders worden gevormd.
Voorzieningen worden gevormd om concrete verplichtingen af te dekken, of om lasten gelijkmatig in de tijd te verdelen, bijvoorbeeld een voorziening voor groot onderhoud. Het treffen van voorzieningen is onderdeel van de resultaatsbepaling. De bepaling van het resultaat dient te geschieden volgens een bestendigde gedragslijn, die onafhankelijk is van de vermoedelijke uitkomst. Voorzieningen mogen de feitelijke verplichtingen of risico’s niet overstijgen.
Het reserve- en voorzieningenbeleid van de instelling maakt onderdeel uit van haar financiële beleid dat wordt opgenomen in het meerjarige beleidsplan.