CVDR297609_1Verordening voor de Audit Commissie Provincie OverijsselnlregelingOverijssel2016-11-29OverijsselProvinciaal Blad, PS/2012/391Verordening voor de Audit Commissie Provincie OverijsselProvinciewet, artikel 80provinciale statenbestuur en recht2012-07-11
De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht
2012-09-19nieuwe regelingPS/2012/391GeenGeenVerordening voor de Audit Commissie Provincie OverijsselArtikel 1 De commissieEr is een Audit Commissie die Provinciale Staten adviseert omtrent de in
artikel 3 opgesomde taken.Artikel 2 DoelDe Audit Commissie fungeert als de ogen en oren van Provinciale Staten. Zij
houdt toezicht op de uitvoering van de (financiële) kaders door het College.
Zij houdt toezicht op de voortgang van de verbeteringen in de planning-
& controlcyclus en de kwaliteit van de interne beheersing teneinde
Provinciale Staten haar taken op het financiële beheer beter te laten
uitvoeren.Artikel 3 Taken1. De Audit Commissie is belast met:) de kwaliteit van de planning-
& controlcyclus: het op hoofdlijnen bespreken van en het
adviseren van Provinciale Staten over notities en voorstellen
vanuit het College met betrekking tot de kwaliteit van de
planning- en controlcyclus (met in achtneming van de taak van de
Commissie Financiën).) het toezien op het proces van
interne beheersing en bedrijfsvoering en Provinciale Staten
hierover te adviseren.) het voorbereiden van de
behandeling van het jaarverslag en de jaarrekening (waaronder de
managementletter) door PS (met in achtneming van de taak van de
Commissie Financiën, waar het betreft de reguliere planning-
& controlcyclus) en het voeren van voorbereidende gesprekken
met de accountant.) het bespreken van de uitkomsten
van de door het College uitgevoerde doelmatigheidsonderzoeken
(onderzoeken 217a Provinciewet).) het op hoofdlijnen bespreken van
en het adviseren van Provinciale Staten, met inachtneming van de
verantwoordelijkheidsverdeling PS / GS, over notities en
voorstellen met betrekking tot artikel 216 lid 2 sub c
Provinciewet (regels betreffende de algemene doelstellingen en
de te hanteren richtlijnen en limieten van de
financieringsfunctie, evenals betreffende de administratieve
organisatie van de financieringsfunctie, daaronder begrepen
taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de
bijbehorende informatievoorziening).2. De Audit Commissie is tevens belast met het
voorbereiden en adviseren van Provinciale Staten over de benoeming van
de externe accountant.Artikel 4 Samenstelling1. De Audit Commissie bestaat uit vijf leden
(waaronder de voorzitter). De leden (waaronder burgerleden als bedoeld
in artikel 1 Reglement van Orde Provinciale Staten) worden door en uit
Provinciale Staten benoemd.2. De zittingsduur van de leden is gelijk aan
de duur van hun functie, respectievelijk het statenlidmaatschap.3. Provinciale Staten benoemen een voorzitter.
De Audit Commissie wijst uit haar midden een plaatsvervangende
voorzitter aan.4. Het lidmaatschap van de Audit Commissie
vervalt door ontslagname of door een met redenen omkleed besluit van
Provinciale Staten.5. Indien er een vacature ontstaat, voorzien de
Staten in de eerstvolgende Statenvergadering in de ontstane
vacature.Artikel 5 Ondersteuning1. De Griffier is verantwoordelijk voor het
secretariaat van de Audit Commissie. Een door de Griffier aan te wijzen
functionaris staat de Audit Commissie terzijde en draagt zorg voor het
secretariaat.2. De functionaris als bedoeld onder artikel
5.1 draagt zorg dat van de (openbare en geheime) vergaderingen een
verslag wordt gemaakt.3. Het verslag van de geheime vergadering ligt
voor de leden van de Audit Commissie ter inzage bij de onder 5.1
genoemde functionaris.Artikel 6 Vergaderingen1. De Audit Commissie vergadert zo dikwijls de
voorzitter dit nodig oordeelt of ten minste twee leden onder opgave van
redenen dit aan de voorzitter vragen.2. De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij
draagt er zorg voor dat de oproepingen - spoedeisende gevallen
uitgezonderd - ten minste tien dagen voor de vergadering aan de leden
worden verzonden.3. De oproepingen vermelden datum, tijd,
plaats en de te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die
onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd aan de leden
toegezonden.4. De vergaderingen en de in het tweede en
derde lid bedoelde oproepingen en stukken als ook de besluitenlijsten
worden ter kennis gebracht van Provinciale Staten en het College van
Gedeputeerde Staten.Artikel 7 Besluitvorming over adviezen1. Adviezen van de Audit Commissie aan
Provinciale Staten worden vastgesteld bij meerderheid van stemmen.2. De Audit Commissie kan slechts beraadslagen
en besluiten over adviezen, wanneer meer dan de helft van het aantal
zitting hebbende leden aanwezig is.3. Indien over een voorstel door geen van de
leden stemming wordt verlangd, wordt het geacht te zijn aangenomen.4. Bij het staken van de stemmen beslist de
voorzitter.Artikel 8 Bevoegdheden1. De Audit Commissie is bevoegd aan
Provinciale Staten over de in artikel 2 genoemde onderwerpen adviezen
uit te brengen.2. In het kader van de uitoefening van haar in
artikel 3 bedoelde taken is de Audit Commissie bevoegd informatie in te
winnen bij en te overleggen met het College, de provinciale rekenkamer,
en de accountant als bedoeld in artikel 3, eerste lid onder c.3. De Audit Commissie is bevoegd in het kader
van haar adviesfunctie ten behoeve van Provinciale Staten die
voorbereidende handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving
en de selectie van of het beëindigen van de relatie met danwel het
ontslag van de accountant als bedoeld in artikel 3, tweede lid.Artikel 9 Uitnodiging bijwonen vergaderingen1. De Audit Commissie is bevoegd om het
College, de provinciale rekenkamer, de accountant als bedoeld in artikel
3, eerste lid onder c, belanghebbenden en deskundigen uit te nodigen
voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan de
beraadslagingen.Artikel 10 Openbare en geheime vergaderingen1. De vergaderingen van de Audit Commissie
worden in het openbaar gehouden.2. De deuren worden gesloten wanneer de helft
van de aanwezige leden of de voorzitter het nodig acht op grond van
artikel 10, tweede lid onder e of f van de Wet openbaarheid van
bestuur.3. De aanwezige leden van de Audit Commissie
beslissen vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.4. Op een geheime vergadering zijn de
bepalingen als bedoeld in artikel 80 lid 5 juncto 91 van de Provinciewet
van toepassing.5. De Audit Commissie kan besluiten dat in
een geheime vergadering anderen aanwezig mogen zijn.6. Voor de afloop van de geheime vergadering
beslissen de aanwezige leden overeenkomstig artikel 25, eerste lid
danwel artikel 91 van de Provinciewet of omtrent de inhoud van de
stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden.7. Indien voor de stukken op grond van
artikel 25, eerste danwel tweede lid of artikel 91, eerste danwel tweede
lid van de Provinciewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken
onder berusting van de onder 5.1 genoemde functionaris en verleent deze
de leden van de Audit Commissie inzage.Artikel 11 EvaluatieDe Verordening voor de Audit Commissie Provincie Overijssel wordt twee jaar
na inwerkingtreding geëvalueerd door Provinciale Staten.Artikel 12 VerantwoordingDe Audit Commissie brengt met inachtneming van het bepaalde in artikel 10,
jaarlijks verslag uit aan Provinciale Staten over haar werkzaamheden en
bevindingen.Artikel13 Onvoorziene gevallenIn gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de
toepassing ervan, beslist de Audit Commissie op voorstel van de
voorzitter.Artikel 14 InwerkingtredingDit besluit treedt in werking op de dag volgende op die van zijn
bekendmaking.Artikel 15 CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald als VERORDENING VOOR DE AUDIT
COMMISSIE PROVINCIE OVERIJSSEL.