297573_1Nota inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Woerden 2013nlregelingWoerden2013-06-12Woerdense Courant 12 juni 2013Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Woerden Burgerlijk Wetboek, Aanbestedingswetalgemeencollege van burgemeester en wethouders2013-05-28De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2013-06-132017-03-01nieuwe regeling13A.00483Deze nota vervangt de nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Woerden
2010Nota ‘Inkoop- en aanbestedingsbeleid’ gemeente WoerdenInleidingVoor u ligt de nota ‘Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2013 van de gemeente
Woerden’, opvolger van de nota ‘Inkoop- en aanbestedingsbeleid
2010’.De landelijke ontwikkelingen op het gebied van professioneel Inkoop
staan niet stil en is niet alleen een kwestie van (Europese) wetten en
regels, maar ook van aanvullend beleid. De VNG heeft hierover een
convenant gesloten met de minister van Economische Zaken, Landbouw en
Innovatie (EL&I) en de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties en in samenwerking met gemeenten en na consultatie
van het bedrijfsleven het raamwerk VNG Model Inkoop- en
aanbestedingsbeleid ontwikkeld.Ook de wetgeving is dus volop in beweging. Met ingang van 1 april 2013
is de nieuwe Aanbestedingswet 2012 in werking getreden met de daarbij
behorende Gids Proportionaliteit en het Aanbestedingsreglement Werken
2012 (ARW 2012). Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is gebaseerd op het VNG Model en de
nieuwe wetgeving. Op basis van lokale beleidskeuze zijn eigen accenten
gelegd. Daarnaast is ook de Europese regelgeving en met name ook de
jurisprudentie daaromtrent volop in ontwikkeling. Ten slotte is de focus op naleving van de aanbestedingsregels door
overheden flink toegenomen. Kortom, redenen te over waarom een nieuw
beleidskader ten aanzien van Inkoop gewenst is.Een aantal zaken uit de Aanbestedingswet (verplicht gebruik van de ARW
2012, model Eigen verklaring en verplicht gebruik Gids
Proportionaliteit) wordt in het Aanbestedingsbesluit (AmvB) geregeld.
Bij aanbesteden moet de Gemeente het beginsel van proportionaliteit in
acht nemen. De Gids proportionaliteit geeft daar uitvoering aan en geeft
aanbestedende diensten een handvat om de hoogte van drempelbedragen en
de te volgen proportionele inkoopprocedure te bepalen. De
drempelbedragen (zie paragraaf 5.5 Bepalen van de inkoopprocedure) uit
dit beleid sluiten aan bij genoemde bedragen uit de Gids
proportionaliteit, die daarmee in belangrijke mate richtinggevend is
geweest voor dit aanbestedingsbeleid.Voor het bedrijfsleven is de aansluiting bij de Gids proportionaliteit
ook van groot belang omdat deze tot stand is gekomen in een schrijfgroep
waarbij MkB Nederland en het MkB - bedrijfsleven uit verschillende
sectoren vertegenwoordigd zijn. Hiermee wordt beoogd dat de
drempelbedragen MkB vriendelijk zijn.In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces
inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen,
uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop in de Gemeente
plaatsvindt. De Gemeente leeft daarbij een aantal centrale
doelstellingen na (zie hoofdstuk 2). Aangezien Inkoop plaatsvindt in een
dynamische omgeving, dient de Gemeente continu bezig te zijn met het
doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke
doelstellingen (zie hoofdstuk 2) zijn hierbij leidend. Daarnaast gaat de Gemeente bij het Inkopen van Diensten, Leveringen en
Werken uit van:
Juridische uitgangspunten: hoe gaat de Gemeente om met de
relevante regelgeving? (zie verder hoofdstuk 3);
Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat de Gemeente om met
de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces? (zie verder
hoofdstuk 4);
Economische uitgangspunten: hoe gaat de Gemeente om met de markt
en Ondernemers? (zie verder hoofdstuk 5);
Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt de Gemeente in? (zie
verder hoofdstuk 6)
DefinitiesIn dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:Aanbesteding(en): Een inkoopprocedure die ertoe leidt dat een opdracht van de Gemeente
voor Diensten, Leveringen of Werken verstrekt wordt aan één of meerdere
Ondernemers.Contractant:De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente.Diensten:Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI): Indien de opdracht aan de inschrijver met de EMVI wordt gegund, spelen
verschillende criteria die verband houden met het voorwerp van de
opdracht eenrol. Voorbeelden van deze criteria zijn:
kwaliteit, prijs, technische waarde,esthetische en
functionele kenmerken, milieutechnische eigenschappen, gebruikskosten,
rentabiliteit, klantenservice en technische bijstand, leveringstermijn,
plan van aanpak en uitvoeringstermijn.Europese aanbestedingsrichtlijn (EU) Richtijn 2004/18/EG van 31 maart 2004 betreffende de coördinatie van
deprocedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten
voor Diensten, Leveringen en Werken.Gemeente:De gemeente Woerden, zetelend Blekerijlaan 14 te Woerden.Inkoop:(Rechts)handelingen van de Gemeente gericht op de verwerving van
Diensten, Leveringen of Werken en die een of meerdere facturen van een
Ondernemer met betrekking tot bedoelde Diensten, Leveringen of Werken
tot gevolg hebben.Inkoop omvat procesmatig het inventariseren en specificeren van hetgeen
ingekocht dient te worden, het selecteren en contracteren van de meest
geschikte Ondernemer, het daadwerkelijk bestellen van Diensten,
Leveringen en Werken en het bewaken van hetgeen ingekocht dient te
worden inclusief de nazorg. (Zie hoofdstuk 6 Organisatorische
uitgangspunten).Leveringen:Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO)Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen is een vorm van ondernemen
gericht op economische prestaties (profit), met respect voor de sociale
kant (people), binnen de ecologische randvoorwaarden (planet): de
triple-P benadering.Offerte:Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.Offerteaanvraag:Een enkelvoudige- of meervoudige onderhandse Aanbesteding van de
Gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) Aanbesteding
conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen
2004/17/EG en 2004/18/EG.Ondernemer:Een ‘dienstverlener’, een ‘leverancier’ of een ‘aannemer’.Werken:Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.De Gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende
doelstellingen realiseren:
Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op
controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en
besteed
Rechtmatig inkopen houdt in, dat de
aanbestedingsregels en de bepalingen van het Inkoop- en
aanbestedingsbeleid worden nageleefd
Doelmatig inkopen betekent, dat effectief en
efficiënt wordt ingekocht, in de zin dat de inspanningen en
uitgaven daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het
beoogde doel, de kosten in redelijke verhouding staan tot de
opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke
middelen centraal staan.
Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele
inkoper en opdrachtgever zijn
Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze
wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in
inhoudelijke kennis over de in te kopen Diensten, Leveringen en
Werken, de marktomstandigheden en de relevante wet- en
regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap
komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie,
slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement,
vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de
Gemeente en de Contractant. De Gemeente spant zich in om alle
inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor
zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
Professioneel integer
Overheden hebben een voorbeeldrol in de samenleving. De
inkopende ambtenaar neemt het gemeentebelang als uitgangspunt
bij de uitoefening van de inkoopfunctie. Hij ondersteunt
eerlijke concurrentie, streeft te allen tijde het hoogst
mogelijke niveau van deskundigheid na en komt afspraken en
overeenkomsten na.
Markt, tenzij
Bijdrage Inkoop: kennis, kunde en ervaring van de markt ten
volle benutten en gaat daarom bij alle activiteiten die nodig
zijn om de doelstelling van de Gemeente te behalen in beginsel
ervan uit dat de markt wordt ingeschakeld.
Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs -
kwaliteit verhouding
Bij het Inkopen van Diensten, Leveringen en Werken kan de
Gemeente ook interne en andere (externe) gemeentelijke kosten
betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen
Diensten, Leveringen en Werken speelt een belangrijke rol.
Een continue positieve bijdrage leveren aan de
collegedoelstellingen van de Gemeente Eén van de doelstellingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid
is een continue positieve bijdrage leveren aan de
collegedoelstellingen. De belangrijkste inkoopgerelateerde doelstellingen van het
college en de bijdrage die Inkoop daaraan kan leveren zijn:
Meer mogelijkheden bieden aan lokale en regionale
OndernemersBijdrage Inkoop: bij enkelvoudige en meervoudige onderhandse
Aanbestedingen hiervoor voorwaarden scheppen en bij Nationale en
Europese Aanbestedingen de mogelijkheden benutten.
Versnelling van gemeentelijke procedures en vermindering
van regeldrukBijdrage Inkoop: administratieve lastenverlichting voor zowel
zichzelf als voor Ondernemers.
Mensen aan het werk helpenBijdrage Inkoop: in Aanbestedingen Social Return on Investment
opnemen en hieraan uitvoering geven in de overeenkomst.
DuurzaamheidsdoelstellingenBijdrage Inkoop: invulling geven aan de
duurzaamheidsdoelstellingen van de Gemeente door in
Aanbestedingen duurzaamheidscriteria op te nemen.
Administratieve lastenverlichtingDe Gemeente houdt rekening met de inzet die van marktpartijen
wordt gevraagd bij een inkoop. En streeft er naar om de
transactiekosten voor beide partijen zo laag mogelijk te houden.
Dat betekent dat er zo veel mogelijk raamcontracten en grotere
aanbestedingen worden uitgezet, uiteraard binnen de grenzen van
de rechtmatigheid. De contracten die de Gemeente sluit zijn
gericht op beperking van de administratieve lasten voor beide
partijen, zowel in de inschrijffase als gedurende de
uitvoeringsfase.
De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving
na
Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de
Gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te
voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving
wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid
meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op
het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De
‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste
basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan
volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de
Europese Commissie.
Aanbestedingswet: dit nieuwe wettelijke
kader implementeert de Europese Richtlijnen 2004/18/EG en
2004/17/EG (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG
(‘Recht beschermings richtlijn’). Deze wet biedt één kader voor
overheidsopdrachten boven en - beperkt - onder de (Europese)
drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese)
Aanbestedingen.
Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor
overeenkomsten.
Gemeentewet: het wettelijke kader voor
gemeenten.
3.2. Uniforme documentenDe Gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij
een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering
draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk
gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden
geconfronteerd. De Gemeente past bij de betreffende Inkoop in ieder
geval toe:
Aanbestedingsreglement Werken 2012 (‘ARW 2012’);
Richtsnoeren Leveringen en Diensten van het Ministerie van
Economische Zaken;
Klachtenregeling bij aanbestedingen gemeente Woerden 2013;
Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Woerden;
Gids Proportionaliteit;
Eigen verklaringen betreffende onder en boven het Europese
drempelbedrag;
Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van
Werken (‘UAV 2012’);
Rationalisering Bouw en Utiliteitsbouw (‘RAW - bestek 2010’) in
relatie met UAV 1989;
Standaardbestekken Bouw en Utiliteitsbouw (‘STABU’).
3.3. Algemene beginselen bij Inkoop
Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht
De Gemeente neemt bij overheidsopdrachten en
concessieovereenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en
bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de
(Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend
belang de volgende algemene beginselen van het
aanbestedingsrecht in acht:
Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen
niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil
objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte
discriminatie is verboden.Non discriminatie: Discriminatie op grond van
nationaliteit mag niet.Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar
(en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel
van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en
oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen,
voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet
onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht.
De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de
te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en
inschrijvingen en met betrekking tot de
contractvoorwaarden.Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van
ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten
worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op
gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften
van de Gemeente.
Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van
behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel,
motiveringsbeginsel, vertrouwensbeginsel en
zorgvuldigheidsbeginsel.
Gelijkheidsbeginsel: De Gemeente moet gelijke
gevallen op gelijke wijze behandelen zoals in neergelegd in
artikel 1 van de Grondwet.
Motiveringsbeginsel: De Gemeente moet haar besluiten
goed motiveren: de feiten moeten juist zijn en de motivering
moet logisch en begrijpelijk zijn.
Vertrouwensbeginsel: Wie op goede gronden erop mag
vertrouwen dat de Gemeente een bepaald besluit neemt, heeft daar
ook recht op.
Zorgvuldigheidsbeginsel: De Gemeente moet een
besluitzorgvuldig voorbereiden en nemen.
c. Samenvoegen (clusteren) en percelen (zie Aanbestedingswet
2012, artikel 1.5)
Opdrachten mogen niet onnodig worden samengevoegd. Als
opdrachten worden samengevoegd moet de aanbestedende dienst dit
in de aanbestedingsstukken motiveren.
Een opdracht moet worden opgedeeld in meerdere percelen. Als dit
niet passend is moet de aanbestedende dienst dit in de
aanbestedingsstukken motiveren.
3.4 Gunning onder opschortende voorwaarden (standstill
periode)Zowel voor de meervoudige onderhandse Aanbestedingen (onderhandse c.q.
na selectie), de Nationale Aanbestedingen (openbare c.q. met
voorafgaande selectie) als de Europese Aanbestedingen (openbare c.q. met
voorafgaande selectie) vindt de gunning onder opschortende voorwaarden
plaats.De schriftelijke mededeling dient gemotiveerd te zijn. De minimale
termijn die in acht genomen moet worden bedraagt twintig (20) dagen.
Deze termijn is bedoeld om afgewezen inschrijvers in staat te stellen
bezwaar aan te tekenen. Na deze termijn kan tot definitieve gunning
worden overgegaan.Indien een kort geding aanhangig is gemaakt tegen de (voorlopige)
gunning, zal de gemeente Woerden niet overgaan tot gunning van de
Opdracht, voordat een uitspraak is gedaan, tenzij een zwaarwegend belang
onverwijlde gunning vereist. Daarnaast zal de gemeente Woerden de overige Inschrijvers zo spoedig
mogelijk schriftelijk mededeling doen van het kort geding. De mededeling
bevat een aanduiding van het onderwerp van het geschil en hetgeen
gevorderd wordt.3.5 Grensoverschrijdend belangVoorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is
van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en
concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang
past de Gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe.
Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk
grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en
concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers
interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde
marktanalyse.Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk
grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende
omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht
en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk
grensoverschrijdend belang, zal de Gemeente een passende mate van
openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het
transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht
zal de Gemeente op haar website plaatsen en/of in andere gebruikelijke
platforms, zoals dagbladen.3.6 Mandaat en volmachtBesluiten tot het aangaan van een overeenkomst worden in naam van het
college genomen, dat deze bevoegdheid om uitvoering te geven aan het
beleid in ruime mate heeft neergelegd bij de directie en teammanagers of
zo veel lager in de organisatie als wenselijk is. Deze
mandaatbevoegdheid is opgenomen in het gemeentelijk mandaatregister,
vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders. Dit
mandaatregister is van toepassing op alle inkopen van de Gemeente. Overeenkomsten worden ondertekend in naam van de burgemeester. In het
mandaatregister zijn, onder instructies en voorwaarden, bepaalde
functionarissen gemachtigd namens de burgemeester tot ondertekening van
de overeenkomst over te gaan.3.7 AfwijkingsbevoegdheidAfwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk
en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het
college van burgemeester en wethouders en voor zover een en ander op
basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.Het voorstel aan het college van burgemeester en wethouders dient
voorzien te zijn van een advies van het cluster Inkoop &
Aanbesteding.4. Ethische en ideële uitgangspunten4.1 Integriteit
De Gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit
vooropDe Gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en
ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden
zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en
objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt
voorkomen.
De Gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en
ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden
zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en
objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt
voorkomenDe Gemeente wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die
zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een
toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop (en
Aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de
toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de
‘Gedragsverklaring Aanbesteden.
4.2. Markt, tenzijIn elke fase van het inkoopproces wordt de toegevoegde waarde van de
markt kritisch bekeken. De opdrachten van de Gemeente moeten zo veel
mogelijk meerwaarde hebben voor de samenleving. Daarom wordt zorgvuldig
afgewogen wat de Gemeente kan uitbesteden en wat niet. Alleen in die
gevallen waar de risico’s onacceptabel zijn of de kosten onevenredig
hoog zijn, ziet de Gemeente af van inschakeling van de markt en voert
zij de activiteiten zelf uit. In alle andere gevallen wordt in beginsel
uitgaan van uitbesteding aan een marktpartij. De Gemeente geeft marktpartijen ruimte om creativiteit en innovatie te
brengen bij het bereiken van de doelstellingen. De doelstellingen
blijven centraal staan, maar de Gemeente staat open voor andere manieren
om dat te bereiken dan met inzet van het eigen apparaat. Dat betekent
dat bij het bepalen van de ‘bestelling’ niet de oplossing, maar de eisen
aan de oplossing centraal staan. Pas wanneer dit beeld scherp is, komt
de focus te liggen op de inhoud van de opdracht. Dat laatste kan samen
met de marktpartijen en in sommigen gevallen de burgers worden bepaald.
Op deze wijze kan de markt ook een gunstige aanbod doen. Zo verlopen
aanbestedingen op een eerlijke en concurrerende manier en worden de
doelen van de Gemeente zo effectief en efficiënt mogelijk bereikt. Het
bereiken van die doelen begint vanuit de programmabegroting. Daar wordt
als eerste het ‘Markt, tenzij’ principe toegepast. Als de
programmabegroting onvoldoende kansen biedt, wordt het principe binnen
de projecten toegepast. Er ontstaat zo een gelaagdheid om het ‘Markt
tenzij’ principe toe te passen. Hoe eerder dit gebeurt, hoe hoger de
toegevoegde waarde.4.3Duurzaam InkopenBij Inkopen neemt de Gemeente milieuaspecten in achtEen schoner, duurzamer en zuiniger Nederland! Daarvoor gaan het Rijk en
de gemeenten zich inspannen, zo is afgesproken in het bestuursakkoord
over het klimaat- en energiebeleid. Overheden hebben gezamenlijk een
groot inkoopvolume en kunnen door duurzaam in te kopen een duurzame
productie afdwingen bij het bedrijfsleven. Sinds 2012 wordt er door de Gemeente voor zo veel mogelijk voor 100%
duurzaam ingekocht. Duurzaam inkopen is het toepassen van milieu- en/of
sociale aspecten in het inkoopproces, zodat dit uiteindelijk leidt tot
de daadwerkelijke levering van een product, dienst of werk dat aan deze
milieu- en/of sociale aspecten voldoet. Bij elk inkooptraject worden relevante duurzaamheidsaspecten als
selectie- en/of gunningscriteria opgenomen.Een productgroep, bijvoorbeeld Bedrijfskleding, Drukwerk,
Groenvoorzieningen, Straatmeubilair etc., is 100% duurzaam ingekocht
indien bij de Aanbesteding de criteria van die productgroep van
Agentschap NL zijn toegepast. De criteria bestaan uit eisen die moeten
en wensen die kunnen worden opgenomen in de inkoopdocumenten (bestek of
programma van eisen en wensen). De eisen geven het minimale duurzaamheidsniveau aan dat moet worden
bereikt, wil de betreffende Inkoop als duurzaam kunnen worden
bestempeld. Agentschap NL heeft bij het op- en vaststellen van de
duurzaamheidscriteria rekening gehouden dat er voldoende aanbod is en de
kosten niet substantieel stijgen. Bij iedere duurzame Inkoop door de
Gemeente is de leverancier verplicht aan deze eisen te voldoen. Met de ‘wensen’ kunnen opdrachtnemers zich onderscheiden tijdens de
gunningsfase. De wensen zijn een aanvulling op de eisen. Door het
meenemen van de wensen in een Aanbesteding kan een nog hoger
duurzaamheidsniveau worden bereikt.Gezien de in het energie en klimaatsbeleidsplan vastgelegde ambitie om
te komen tot een zo veel mogelijk CO2-neutrale gemeentelijke
organisatie en een CO2-neutrale stad, worden leveranciers bij
relevante inkooptrajecten gevraagd naar de bijdragen aan de structurele
reductie van de CO2-uitstoot.De duurzaamheidscriteria zijn te vinden op de site van PIANOo
Expertisecentrum Aanbesteden, http://www.pianoo.nl/dossiers/duurzaam-inkopen, nu
onderdeel van Agentschap NL.b. Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze
plaatsHierbij spelen onderwerpen als arbeidsreïntegratie,
arbeidsomstandigheden en - indien passend - Social Return on Investment.
De Gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij
stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van
arbeidsgehandicapten in het arbeidsproces. Daarnaast worden Diensten,
Leveringen en/of Werken geweerd die onder niet aanvaardbare
arbeidsomstandigheden tot stand komen of zijn gekomen.Om uitdrukking te geven aan hun maatschappelijke verantwoordelijkheid,
stellen bedrijven gedragscodes op met gedragsnormen. Die gedragscodes
hebben een vrijwillig karakter. De ILO (International Labour
Organization), is een gespecialiseerde organisatie van de Verenigde
Naties. Zij houdt zich bezig met arbeidsvraagstukken. De ILO werd
opgericht vanuit het idee dat een duurzame vrede niet mogelijk zou zijn
zonder sociale rechtvaardigheid. Goede gedragcodes hebben tenminste de
volgende acht basisnormen van het ILO opgenomen:
verbod op kinderarbeid;
verbod op dwangarbeid;
verbod op discriminatie van werknemers;
vrijheid van (vak)vereniging en recht op collectieve
arbeidsonderhandelingen;
betaling van een leefbaar loon;
buitensporig werk komt niet voor en overwerk wordt
gecompenseerd;
er zijn veilige en gezonde werkomstandigheden;
arbeiders hebben een wettig arbeidscontract.
Wij vragen alle potentiële opdrachtnemers de bovengenoemde acht
ILO-normen te onderschrijven. c. Social Return on InvestmentSocial Return on Investment is onderdeel van Maatschappelijk Verantwoord
Ondernemen. De Gemeente hecht grote waarde aan het verbeteren van de
positie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Hiervoor
verplicht de Gemeente zich om voor Diensten, Leveringen en Werken Social
Return on Investment toe te passen. Hoe het best inhoud gegeven kan
worden aan de invulling van Social Return on Investment wordt bij elke
inkoopopdracht bepaald.d. Social werkvoorzieningDe Gemeente maakt deel uit van een sociaal werkvoorzieningschap. Het
werkvoorzieningschap is een zelfstandige organisatie en maakt geen
onderdeel uit van de Gemeente. Het betreft een openbaar lichaam op grond
van de Wet gemeenschappelijke regelingen.De Gemeente kan een opdracht aan een Sociale Werkvoorziening (SW)
verlenen zonder toepassing van de (gehele) Europese
aanbestedingsrichtlijn, wanneer de SW - voorziening voldoet aan de
voorwaarden blijkt uit de wet- en regelgeving en jurisprudentie op dit
gebied.De Raad van de gemeente Woerden heeft op 29 mei 2008 vastgesteld de
Verordening uitsluitend recht aan de Gemeenschappelijke Regeling ‘De
Sluis’ voor de volgende werkzaamheden ten aanzien van beheer van de
openbare ruimte in de Gemeente:
het verwijderen van zwerfvuil;
het legen van papierbakken;
het onderhoud van openbaar groen
4.4 InnovatieDe Gemeente streeft naar innovatie bij Diensten, Leveringen en/of Werken
in het inkoopproces. Bij innovatiegericht inkopen wordt doelgericht
gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Gemeente ruimte aan de
Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan
bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe oplossing (radicale innovatie),
maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een
bestaand ‘product’. Naast de innovatie gericht op het product kan innovatie ook betrekking
hebben op het inkoopproces. Hierbij wordt door de toepassing van een
contractvorm die innovativiteit bij de wederpartij van de Gemeente
stimuleert en de Aanbesteding daarvan creativiteit ontlokt uit de markt.
Men besteedt bijvoorbeeld niet aan op basis van een volledig uitgewerkt
bestek, maar op basis van een op ‘output’ gerichte vraagspecificatie. De Gemeente streeft er naar, met name Werken, minder traditioneel aan te
besteden en in plaats daarvan gebruik te maken van aanbestedingsvormen
zoals ‘design & construct’. Speciale aandacht gaat uit naar innovatieve initiatieven en
mogelijkheden die lokale en regionale Ondernemers kunnen bieden. Door het naar boven bijstellen van de onderhandse aanbestedingsdrempels
voor Werken ontstaan kansen voor lokale en regionale Ondernemers om
innovatieve ideeën en oplossingen in de praktijk te brengen. 5. Economische uitgangspunten5.1 Product- en marktanalyse
Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product-
en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard
van de opdracht niet wordt gerechtvaardigdEen productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het
‘product’. Een marktanalyse leidt tot het noodzakelijke inzicht in de
relevante markt(vorm) en de daarop opererende partijen
(aanbieders en afnemers) en hoe de markt- en (eventueel)
machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld kopers- of
verkopersmarkt). En ook hoe de (eventuele) branche specifieke
regelingen en gebruiken zijn. Een marktconsultatie met
Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. Een goede product- en marktanalyse is dan ook van nut bij de
raming van de opdracht en bij het bepalen van de aan Ondernemers
te stellen proportionele (selectie) eisen, criteria en
(uitvoerings) voorwaarden.
5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de
ondernemersrelatie
De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van
Ondernemers niet wenselijkDe Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van
Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de
contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het
maken van keuzes bij haar Inkoop waaronder de keuze van
Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving
van de (Europese) wet- en regelgeving.
De Gemeente kiest voor de meest aangewezen
ondernemersrelatieGedurende de contractperiode kan bij de Contractant
afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te
behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen
(innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in
dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate
van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder
andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht,
switchkosten, mate van concurrentie in de sector
(concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve
Ondernemers.
5.3 Lokale en regionale economie en lokale en regionale
OndernemersDe Gemeente zoekt actief naar mogelijkheden voor de lokale en regionale
economie en doet dit binnen de bestaande regelgeving en zonder dat dit
tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt. Lokale en
regionale Ondernemers hebben in beginsel geen bevoorrechte positie ten
opzichte van andere Ondernemers. De Gemeente heeft echter wel oog voor
de belangen van de lokale en regionale Ondernemers. Voor opdrachten
onder de drempels voor meervoudig onderhandse Aanbesteding wordt, voor
zover mogelijk en/of wenselijk ook één (1) of meer lokale aannemers,
leveranciers of dienstverleners uitgenodigd om mee te dingen naar een
opdracht.De Gemeente moet niet onnodig buitenregionale, Nationale, Europese of
mondiale kansen laten liggen. Aan de andere kant kan ‘Lokaal- of
regionaal aanbesteden’ in het voorkomend geval bijdragen aan de
doelmatigheid van de Inkoop, zonder afbreuk te doen aan de
rechtmatigheid. In de huidige economische crisis kiest de Gemeente er voor, daar waar
mogelijk, de positie van de lokale en regionale Ondernemers te
verbeteren/versterken. De drempelbedragen voor onderhandse Aanbestedingen van Diensten,
Leveringen en Werken worden naar boven bijgesteld. Hierdoor ontstaan
kansen voor lokale en regionale Ondernemers. Bij Nationale en Europese aanbestedingsprocedures wordt er zo veel als
mogelijk en zinvol met percelen gewerkt, dit om de kansen van het
midden- en kleinbedrijf in het algemeen en mogelijk ook van het lokale
en regionale midden- en kleinbedrijf te vergroten {zie paragraaf 3.3
Algemene beginselen bij Inkoop, onder c, Samenvoegen (clusteren) en
percelen}.Combinatievorming en onderaanneming wordt zo veel als mogelijk en zinvol
toegestaan, de administratieve lasten worden verlicht en er worden
proportionele selectie- en gunningcriteria gesteld. Bovendien wordt het sluiten van raamovereenkomsten met meerdere
Ondernemers bij iedere daarvoor in aanmerking komende opdracht
overwogen. Hierdoor kunnen ‘kleinere’ lokale en regionale Ondernemers
ook aan ‘grotere’ Aanbestedingen deelnemen.5.4 SamenwerkingsverbandenDe Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor
samenwerking bij inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de
eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere Gemeenten of
aanbestedende diensten. 5.5 Bepalen van de inkoopprocedureBij het bepalen van de inkoopprocedure hanteert de Gemeente de volgende
methode:De Gemeente zal - met inachtneming van de Gids Proportionaliteit - bij
de onderstaande geraamde bedragen de volgende procedures hanteren,
tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type Inkoop en het karakter
van de markt waarin de potentiële inschrijvers opereren. In dat laatste
geval kan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente
Woerden ook kiezen voor een andere procedure, aangezien het voor
bepaalde inkopen niet te kwantificeren is in een vast bedrag.
(Bedragen zijn exclusief BTW)DienstenLeveringenWerkenEnkelvoudig tot € 50.000,00tot € 50.000,00tot € 150.000,00Meervoudigtot € 200.000,00tot € 200.000,00tot € 1.500.000,00 Nationaalkan tot € 200.000,00kan tot € 200.000,00kan tot € 5.000.000,00Europeesvanaf Europees drempelbedrag€ 200.000,00vanaf Europees drempelbedrag€ 200.000,00vanaf Europees drempelbedrag€ 5.000.000,00
Enkelvoudig
onderhandse OfferteaanvraagDe Gemeente vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte.Meervoudig
onderhandse OfferteaanvraagDe Gemeente vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan
vijf Ondernemers een Offerte.Nationaal
aanbestedenOnder de (Europese) drempelbedragen kan de Gemeente nationaal
aanbesteden. De Gemeente zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een
aankondiging plaatsen.Europees aanbestedenBoven de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente in beginsel Europees
aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van
de geldende wet- en regelgeving.5.6 2B - DienstenDe drempelbedragen van ‘Diensten’ hebben betrekking op 2A en 2B
Diensten. Voor de zogenaamde 2B - Diensten geldt een uitzondering, omdat
wordt aangenomen dat het niet Europees aanbesteden van deze Diensten de
mededinging tussen lidstaten niet wezenlijk beïnvloedt. Bij 2A -
Diensten is de gemeente verplicht om een Europese aanbestedingsprocedure
toe te passen. Bij 2B - Diensten is dit, ook al wordt het drempelbedrag
overschreden, niet verplicht. Men is alleen verplicht om vooraf
specificaties op te stellen en het achteraf te melden. Met name Diensten
m.b.t. gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening vallen onder
het regime.5.7 Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) versus laagste
prijsHet gunningscriterium EMVI biedt de mogelijkheid om onderscheidende
(kwalitatieve) aanbiedingen vanuit de markt te verkrijgen. Criteria op
basis van EMVI moeten bij Europese Aanbestedingen verplicht worden
gebruikt. Onder het Europese drempelbedrag kan gekozen worden voor beoordeling op
basis van EMVI of laagste prijs. Als wordt gekozen voor het criterium
laagste prijs dan dient dit in de aanbestedingsdocumenten voldoende te
worden gemotiveerd.5.8 Raming en financiële budgetInkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve
voorafgaande schriftelijke raming van de overheidsopdracht. De raming
bepaalt immers met name de, op basis van de Europese regelgeving en
mogelijk op basis van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid, (verplicht) te
volgen inkoopprocedure(s). Het is daarbij van belang, dat voorgenomen
overheidsopdrachten niet kunstmatig worden gesplitst
(‘splitsingsverbod’) met als doel zich bewust aan de
aanbestedingsregelgeving te onttrekken.Daarnaast is de raming ook van belang, om de financiële haalbaarheid van
de opdracht te bepalen. Inkoop vindt (dan ook) slechts plaats nadat is
vastgesteld dat het financiële budget beschikbaar en toereikend is. De
Gemeente wil immers op geen enkele wijze het risico lopen, dat
verplichtingen worden aangegaan die zij niet kan nakomen.5.9 Eerlijke mededinging en commerciële belangenDoor objectief, transparant en non discriminerend te handelen, bevordert
de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand
houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De
Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de
mededinging vervalsen. Hoewel er op de Gemeente een verregaande motiveringsverplichting rust
aangaande bijvoorbeeld de gunning van een overheidsopdracht, deelt de
Gemeente op grond van de aanbestedingsregelgeving bepaalde gegevens niet
mee indien openbaarmaking van die gegevens de toepassing van de wet in
de weg zou staan, met het openbaar belang in strijd zou zijn, de
rechtmatige commerciële belangen van Ondernemers zou kunnen schaden, of
afbreuk aan de eerlijke mededinging tussen hen zou kunnen doen. 6. Organisatorische uitgangspunten6.1 InkoopprocesHet inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het
voortrajectStap Fase inkoopproces: Toelichting: 1. Voortraject • Bepalen van inkoopbehoefte; • Bepalen van het aanbod ( bijvoorbeeld product- en marktanalyse); • Raming en bepalen van het financiële budget;• Keuze Offerteaanvraag2. Specificeren • Opstellen van eisen en wensen; • Omschrijven van de opdracht;• Opstellen Offerteaanvraag;3. Selecteren • Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers; • Bekendmaking opdracht via verzenden van de Offerteaanvraag, de website of Tenderned; • Offertes evalueren; • Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende wet- en regelgeving);• Gunning aan winnende Ondernemer;4. Contracteren • Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) Contractant; • Registreren getekende overeenkomst; • Informeren afgewezen Ondernemers;5. Bestellen • Uitvoeren van de opdracht; • Eventueel met het doen van bestellingen;6. Bewaken • Bewaken termijnen; • Controleren nakoming afgesproken prestaties; • Tijdige betaling facturen;7. Nazorg • Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd;• Evalueren overeenkomst met Contractant.De belangrijkste onderdelen bij de ondersteuning van het inkoopproces
zijn:
Inkooporganisatie {borging van functiescheiding met name tussen
bestellen en betalen, centrale- of decentrale inkooporganisatie,
opleidingsniveau van inkoopfunctionarissen, kennismanagement
(opleidingen, verhoging van kwaliteit en up - to - date zijn van
inkoopadviezen)}.
Het totaalbeeld van de gehele inkoopfunctie is dan ook:6.2 Inkoop in de organisatieDe inkooporganisatie moet dusdanig ingericht zijn dat het de principes
van integraal management ondersteunt.De inkopende ambtenaar neemt het gemeentelijk belang als uitgangspunt
bij de uitoefening van de inkoopfunctie. Hij onderhoudt een positieve
relatie met leveranciers, waarbij ook de belangen van de leverancier in
het oog moeten worden gehouden. Verkregen informatie tijdens uitoefening
van de inkoopfunctie wordt vertrouwelijk behandeld. Hij ondersteunt
eerlijke concurrentie, streeft te allen tijde het hoogst mogelijke
niveau van deskundigheid na en komt afspraken en overeenkomsten na.In het duale bestel is de gemeenteraad het bevoegde orgaan voor het
stellen van kaders van het inkoopbeleid. De wijze waarop daar binnen
deze kaders invulling aan wordt gegeven, is voorbehouden aan het
college. De raad controleert vervolgens of het college bij de uitvoering van het
inkoopbeleid binnen de vastgestelde beleidskaders is gebleven.Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Woerden is
verantwoordelijk voor een efficiënte besteding van middelen en geeft
invulling aan de door de raad gestelde kaders.De ambtelijke betrokkenheid richt zich op de uitvoering van het beleid,
onder verantwoording van het college van burgemeester en wethouders. De (tactische) inkoopactiviteiten zijn in het kader van integraal
management decentraal belegd. Deze werkwijze heeft als voordelen de
directe (budget) verantwoordelijkheid van de organisatie-onderdelen, de
inzet van de materiekennis van het organisatieonderdeel en snellere
besluitvorming. Nadelen van een decentrale Inkoop zijn de verdeelde
inkoopkracht, geen uniforme opstelling naar de markt en de beperkte
mogelijkheid tot opbouwen van specifieke inkoop- en
materiedeskundigheid, waardoor minder specialisatie optreedt.De gecoördineerde inkoopfunctie van de Gemeente benut de voordelen en
vangt de nadelen van de decentrale Inkoop op.Het belangrijkste deel van het inkoopproces vindt plaats vóór het
contracteren. De meeste invloed op de integrale kosten wordt uitgeoefend
tijdens de specificatie- en de selectiefase.Het vroegtijdig inzetten van medewerkers van het cluster Inkoop &
Aanbesteding staat daarom centraal in de verdere professionalisering van
de inkoopfunctie van de Gemeente en in de uitvoering van dit
inkoopbeleid.Om de professionaliteit en kwaliteit van de tactische inkoopactiviteiten
te borgen, hanteert de Gemeente een standaardwerkwijze op het gebied van
Inkoop en aanbesteden, die regelmatig geactualiseerd wordt. De verantwoording over het gemeentebrede inkoopbeleid wordt ingepast in
de bestaande budgetcyclus en checksessies van de Gemeente.De accountant ziet in haar jaarlijkse controle toe op de rechtmatigheid
van de inkoopfunctie.De verantwoording over het gemeentebrede inkoopbeleid wordt ingepast in
de bestaande budgetcyclus en checksessies van de Gemeente.De accountant ziet in haar jaarlijkse controle toe op de rechtmatigheid
van de inkoopfunctie.Bij Nationale (meervoudig onderhands en openbaar) en Europese
Aanbestedingen wordt door de vakafdeling de concept offerteaanvraag
inclusief het bestek/programma van eisen en wensen opgesteld dat door
het cluster Inkoop & Aanbesteding op de volgende uitgangspunten zal
worden getoetst:
Wet- en regelgeving;
objectiviteit;
non discriminatie;
transparantie;
Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen te weten:
duurzaamheidcriteria;
mensen met afstand tot de arbeidsmarkt, dat zijn zij die (lang)
niet hebben gewerkt door ziekte of uitkering of doordat ze een
fysieke of mentale handicap hebben.
Indien met de vakafdeling niet tot overeenstemming kan worden gekomen
over bovenstaande uitgangspunten dan wordt overeenkomstig het gestelde
in de nota ‘Inkoop- en aanbestedingsbeleid’ het college van burgemeester
en wethouder om een oordeel gevraagd.Tot en met de gunning wordt vanuit het cluster Inkoop & Aanbesteding
de administratieve werkzaamheden uitgevoerd voor openbare Nationale en
Europese Aanbestedingen, met uitzondering van de Aanbestedingen
gebaseerd op het RAW. De hierbij behorende administratieve werkzaamheden
worden door de betreffende vakafdeling zelf verzorgd.Het cluster Inkoop & Aanbesteding dient na voltooiing van
meervoudige onderhandse Aanbestedingen een opgave te krijgen van de
uitgevoerde Aanbesteding. Met uitzondering van de RAW Aanbestedingen. De
werkzaamheden worden door de betreffende vakafdeling geadministrateerd
en jaarlijks beschikbaar gesteld aan het cluster Inkoop &
Aanbesteding. Hiervoor dient gebruik te worden gemaakt van het
vastgestelde meldingsformulier
(N:\Afdelingsapplicaties\Ondersteuning\pub\cluster inkoop)6.3 InkoopdossierInkoop wordt schriftelijk, bij voorkeur digitaal, vastgelegd in een
inkoopdossier. Het inkoopdossier bevat alle ten behoeve van de interne
en externe controle benodigde inkoop- en aanbestedingsdocumenten. De
betrokken inkoper is verantwoordelijk voor de volledigheid van het
inkoopdossier. Na opdrachtverstrekking wordt het inkoopdossier compleet
bij het gemeentelijk archief aangeleverd en op de voorgeschreven wijze
gearchiveerd.6.4 ContractendatabaseEr is een contractendatabase. Hierin zijn op overzichtelijke wijze alle
door de afdelingen aangemelde contracten opgenomen. De contractendatabase heeft onder andere als doel de behandelende
medewerker tijdig te informeren welke contracten aflopen, verlengd
kunnen worden of opnieuw moeten worden aanbesteed.De vakafdeling draagt er zorg voor dat na de ondertekening van het
contract behorende bij de Aanbesteding, een afschrift aan het cluster
Inkoop & Aanbesteding wordt verstuurd ten behoeve van de
contractendatabase.Aldus besloten door burgemeester en wethouders op 28 mei 2013