Organisatie | Haaren |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Archiefverordening gemeente Haaren 2013 |
Citeertitel | Archiefverordening gemeente Haaren 2013 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Archiefwet 1995, art. 30 lid 1
Besluit Informatiebeheer
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
27-06-2013 | 03-07-2018 | Nieuwe regeling | 18-04-2013 De Leije, 19 juni 2013 | Raadsvoorstel 18 april 2013 |
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 2 april 2013.
gelet op artikel 30, eerste lid van de Archiefwet 1995
Besluit vast te stellen de navolgende:
Verordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.
Hoofdstuk II. De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerders.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ongeacht hun vorm.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast.
Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de gemeentearchivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze verordening treedt in werking 8 dagen nadat deze bekend is gemaakt in de weekkrant de Leije.
Met ingang van de datum van de inwerkingtreding van deze verordening vervalt de
“archiefverordening van Haaren 2006”.
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente
Vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente 18 april 2013.
Model archiefverordening gemeenten - memorie van toelichting
De gemeenten die deelnemen aan het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) blijven verantwoordelijk voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden; de integratie betreft alleen het beheer van de overgebrachte en het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden. De volgende taken en bevoegdheden worden overgedragen aan het bestuur van het BHIC:
Deze model Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van het in de aanhef genoemde artikel in de Archiefwet 1995.
Zij beschrijft in hoofdzaak de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen. De regeling voor het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, wordt beschreven in de Archiefverordening van het BHIC waaraan deze taken en bevoegdheden zijn gedelegeerd.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling (Stcrt. 70, 6 januari 2010 + wijziging Stcrt. 17967, 17 november 2010).
Dit model is voor zover noodzakelijk aangepast aan de dualisering van de medebewindsbevoegdheden met ingang van 8 maart 2006.
In algemene zin is vanaf die datum niet langer de gemeenteraad bevoegd om de archivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden komen dan te berusten bij het college van burgemeester en wethouders. Dit heeft onder andere tot gevolg dat het hoofdstuk over de archiefbewaarplaats in de oude verordeningen is overgeheveld naar het Besluit Informatiebeheer.
Voor de deelnemende gemeenten aan het BHIC is het niet noodzakelijk de archiefverordening op dit punt te wijzigen, omdat deze taken en bevoegdheden zijn overgedragen aan het bestuur van het BHIC.
Verder worden sinds de dualisering van het gemeentebestuur in 2002, gemeentelijke verordeningen ondertekend door de burgemeester en de griffier. Dat is ook in deze versie aangepast.
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Archiefregeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.
Een jaarlijkse verslaglegging wordt thans in veel gemeenten wenselijk geacht.