| Organisatie | Terneuzen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Mandaatbesluit |
| Citeertitel | Mandaatbesluit |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | mandaat volmacht machtiging |
| Externe bijlage | Mandateringslijst met Tozo en boetes BRP |
Zie de bijlage Mandateringslijst voor het overzicht van bevoegdheden
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 06-05-2020 | 01-03-2020 | Wijziging regeling ivm Tozo | 28-04-2020 | ||
| 18-03-2020 | 06-05-2020 | Aanpassing mandateringslijst voor dwangsom bevoegdheid aan Regionaal Bureau Leerlingzaken Zeeuws-Vlaanderen | 12-04-2016 | ||
| 25-10-2018 | 06-01-2014 | 18-03-2020 | Wijziging van de bijlage mandateringslijst | 09-10-2018 | 131487 |
| 01-01-2009 | 01-07-2009 | 25-10-2018 | inwerkingtreding 1 juli 2009 v.w.b. 4e tranche Awb, 1 oktober 2009 v.w.b. Wet investeren in jongeren, 1 januari 2009 v.w.b. overige bepalingen | 16-12-2009 Zeeuws Vlaams Advertentieblad, 30 december 2009 | Onbekend |
Het College van Burgemeester en Wethouders en de Burgemeester van de gemeente Terneuzen, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;
Gelet op onder andere de artikelen 75, tweede lid, 105 en 232 van de Gemeentewet en op titel 10.1, afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;
Overwegende dat het om redenen van doelmatigheid wenselijk is hun daarvoor in aanmerking komende bevoegdheden te mandateren of op te dragen aan hen ondergeschikte ambtenaren of aan anderen;
vast te stellen het onderstaande Mandaatbesluit en de bijbehorende artikelgewijze toelichting en bijlagen:
De aan een gemandateerde toegekende bevoegdheden worden eveneens geacht te zijn toegekend aan de in de hiërarchische lijn daarboven geplaatste functionarissen. Deze laatsten oefenen de bevoegdheid slechts uit hetzij bij afwezigheid of ontstentenis van de oorspronkelijke bevoegde gemandateerde en diens plaatsvervanger(s), hetzij op verzoek van de oorspronkelijk bevoegde gemandateerde of diens plaatsvervanger(s), dan wel na overleg daarmee.
Artikel 4 Vermelding bestuursorgaan
Ingeval van uitoefening van beslismandaat worden uitgaande stukken in de wij- of ikvorm geredigeerd en als volgt getekend:
“Burgemeester en Wethouders van Terneuzen, namens dezen” c.q.
“De Burgemeester van Terneuzen, namens deze”,
gevolgd door de handtekening, naam en functieaanduiding van degene die als (onder)mandaatverkrijger beslist of handelt.
In geval van uitoefening van ondertekeningsmandaat voor beschikkingen en beslissingen worden uitgaande stukken in de wij- of ik vorm geredigeerd en als volgt getekend:
“Overeenkomstig het besluit van Burgemeester en Wethouders, namens dezen,” c.q.
“Overeenkomstig het besluit van de Burgemeester, namens deze,”
gevolgd door de handtekening, naam en functieaanduiding van degene die als (onder)mandaatverkrijger beslist of handelt.
Artikel 5 Instructies en overige in acht te nemen regelingen
Bij de uitoefening van de bevoegdheden, bedoeld in dit besluit, worden toepasselijke wettelijke regelingen, beleidsregels, aanwijzingen, circulaires alsmede richtlijnen in acht genomen. Ten aanzien van bevoegdheden die financiële consequenties hebben, geldt bovendien dat hierin in de begroting moet zijn voorzien.
Toelichting Mandaatbesluit 2009
1. Inleiding: Wat moet worden verstaan onder mandaat en volmacht?
De Algemene wet bestuursrecht (Awb) verstaat onder mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Onder volmacht verstaat deze wet de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten. Machtiging: een handeling zijnde noch een publiekrechtelijk noch een privaatrechtelijk rechtshandeling. Voorbeelden zijn: het horen van belanghebbenden, het uitbrengen van adviezen en het verrichten van feitelijke handelingen. Omdat de Awb voorts bepaalt dat de bepalingen over het mandaat van overeenkomstige toepassing zijn op volmacht en machtiging, wordt in deze toelichting alleen nog maar gesproken over mandaat. In juridische zin zijn mandaatverlener en mandaatontvanger één. De mandaatontvanger neemt besluiten als ware hij het bestuursorgaan. Feitelijk neemt de gemandateerde het besluit, maar juridisch is dit een besluit van het bestuursorgaan i.c. het College van Burgemeester en Wethouders of de Burgemeester als bestuursorgaan. De gemandateerde dient daarom het besluit altijd te ondertekenen “namens het College van Burgemeester en Wethouders” om naar buiten toe aan te duiden dat het een juridisch besluit is van het College. Bezwaarschriften tegen een in mandaat genomen besluit dienen dan ook altijd te worden gericht aan het College. In elk in mandaat genomen besluit dient dit uitdrukkelijk te worden vermeld. Omdat het College juridisch verantwoordelijk is en blijft voor het in mandaat genomen besluit is het vanzelfsprekend dat in politiek of anderszins beleidsgevoelige zaken de gemandateerde niet van zijn mandaat gebruik maakt, doch in dergelijke situaties de aangelegenheid ter besluitvorming aan het College voorlegt. Het behoeft uiteraard geen betoog dat de gemandateerde moet blijven binnen de grenzen van zijn mandaat.
Het bovenstaande zal hieronder worden uitgewerkt.
Een Mandaatbesluit moet voldoen aan de volgende eisen:
Voor de bevoegdhedenverdeling is gekozen voor getrapte mandaatverlening: mandaat aan afdelingshoofden welke die bevoegdheden vervolgens naar eigen inzichten kunnen door ondermandateren naar de werkvloer. Zie verder hieronder bij c.
Voorts is gekozen is voor gedetailleerde overzichten met een opsomming van bevoegdheden. Dit type lijsten is weliswaar bewerkelijk om te formuleren maar is juridisch duidelijker.
In elke gemeente bestaat een groot deel van de beslissingen uit eenvoudige routinebeslissingen. Het betreft vaak uitvoeringstaken op basis van medebewind of raadsverordeningen en er is geen sprake van politieke aspecten. Onze burgers en ondernemers verlangen bij zulke simpele beslissingen een passende beslistermijn van de gemeente. Deze beslissingen zijn te omschrijven als eenvoudige, niet voor discussie vatbare beslissingen, oftewel routinebeslissingen. Typische voorbeelden zijn: loterijvergunningen, bouwmeldingen, gehandicaptenparkeerkaarten, afgifte rijbewijzen, tegemoetkoming vervoerskosten t.b.v schoolbezoek en dergelijke.
Voor adequate beslistermijnen in verhouding tot de complexiteit van het onderwerp is er een oplossing in de vorm van mandaat. Mandatering mag niet enkel gezien worden als middel om het bestuur te ontlasten en om burgervriendelijk te werken (vlotte afdoening). Het dient ook om de verantwoordelijkheden binnen de organisatie duidelijker te identificeren en om een grotere band te scheppen tussen medewerkers en hun werkzaamheden. Mandatering is daarom een motiverende factor voor het personeel. Door het personeel verantwoordelijk te maken voor bepaalde zaken, zal er ook meer betrokkenheid ontstaan met die onderwerpen. Deze betrokkenheid kan de kwaliteit van besluitvorming verhogen.
Ook al heeft mandaat betrekking op routinezaken, soms wijkt een aanvraag net iets af van het beleid ter zake of kan een op het eerste gezicht eenvoudig besluit verregaande consequenties hebben. Daarom worden aan mandaat de gebruikelijke beperkingen verbonden: geen mandaat indien er sprake is van bestuurlijk of politiek gevoelige kwesties, mogelijk zwaarwegende financiële of juridische consequenties, afwijking van de College-beleidslijn, beslissing op bezwaar, etc. etc. Ook zo bij correspondentie met andere bestuursorganen.
c.Mandaatverkrijger / Niveau beslissingen
Gestreefd wordt naar beslissingen op het niveau waarbij besluiten zo doelmatig mogelijk kunnen worden genomen, dit afhankelijk van de aard van de te nemen beslissing. Mandaat brengt geen wijziging in bestaande hiërarchische verhoudingen, d.w.z dat een leidinggevende een aanwijzingsbevoegdheid heeft tegenover zijn ondergeschikten. Denkbaar is dat als de leidinggevende gebruik maakt van die aanwijzingsbevoegdheid er geen sprake meer is van een routinebesluit.
d.Afwijzingen vallen in beginsel niet onder het mandaat
Het College is terughoudend ten aanzien van de mandatering van voor de burger negatieve besluiten. Er is als hoofdregel voor gekozen om afwijzende besluiten niet onder het mandaat te laten vallen, tenzij het mandaat specifiek betrekking heeft op de weigering of intrekking van een besluit of handhaving.
e.Bezwaar bij Burgemeester en Wethouders
Indien een burger het niet eens is met een onder mandaat genomen besluit, kan deze bezwaar aantekenen. De besluitvorming komt in dat geval terug bij het bevoegde bestuursorgaan, waardoor de burger alsnog (via de commissie bezwaarschriften) zijn verhaal kan doen tegenover een bestuursorgaan.
3. Waarborgen uitvoering Mandaatbesluit
Met het vaststellen van enkel een regeling is men er niet. Niet alleen moet de regeling up-to-date blijven, ook moeten er mechanismen zijn waardoor de organisatie alert blijft bij de toepassing. Te denken valt aan de volgende waarborgen.
Het is wenselijk dat mandaatverkrijgers periodiek bezien of er nog sprake is van juiste mandaattoepassing en –verhoudingen. Dit kan via een overleg met de portefeuillehouder of via marap’s.
3.Scheiding verantwoordelijkheden (inhoud en controle)
In het kader van integraal management ligt de verantwoordelijkheid voor de inhoud van mandaatbesluiten bij de functionele afdelingen. Het nieuwe team Bestuur heeft een regie- en coördinatietaak om organisatiebreed de (juridische) kwaliteit te waarborgen. Dit team verzorgt de periodieke actualisatie en bekendmakingen van (onder)mandaat.
In dit artikel worden verschillende begrippen die in het besluit worden gehanteerd gedefinieerd. Om praktische redenen zijn machtigingen geen afzonderlijke categorie maar zijn deze handelingen ondergebracht bij mandaat en volmacht.
Dit artikel zou voor zich moeten spreken. In afwijking van de bepalingen omtrent ondermandaat worden bij de eerste vaststelling van dit Mandaatbesluit door het College de functionarissen rechtstreeks aangewezen.
Hierin is een regeling voor ondermandaat opgenomen. Degene aan wie een bevoegdheid is gemandateerd mag die bevoegdheid ondermandateren aan hiërarchisch aan hem ondergeschikten. Dit moet altijd schriftelijk en wordt ter kennis van het bestuursorgaan (B&W of Burgemeester) gebracht. Het tweede lid stelt het verlenen van een volmacht door de ge(vol)machtigde aan andere hiërarchisch ondergeschikte gelijk aan ondermandaat. Om greep te houden op de bevoegdhedenverdeling bij mandaat aan externen hebben deze laatste niet de bevoegdheid tot ondermandaat.
Artikel 4 Vermelding bestuursorgaan
Artikel 4 verplicht de vermelding bij de uitoefening van de bevoegdheid dat wordt besloten of gehandeld namens het bestuursorgaan. In het tweede lid wordt in dit verband aangegeven hoe uitgaande stukken moeten worden ondertekend.
Artikel 5 Instructies en overige in acht te nemen regelingen
De Algemene wet bestuursrecht geeft de mogelijkheid voor de mandaatgever om per geval of in het algemeen instructies te geven over de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid. Verder worden overige in acht te nemen toepasselijke regelingen genoemd. Dit is de “grootste open deur” van deze regeling, maar ze komt in elke mandaatregeling voor.
In artikel 6 worden de gevallen genoemd die in ieder geval aan het bestuursorgaan ter beoordeling moeten worden voorgelegd. Het bestuursorgaan kan dan beslissen dat de gemandateerde de zaak zelf mag afdoen of kan zelf een besluit nemen. Lid 1 sub d geeft aan dat onderwerpen die “politiek gevoelig” zijn aan het bestuurorgaan moeten worden voorgelegd. Dit criterium is voor discussie vatbaar. Er is namelijk jurisprudentie waarin wordt geoordeeld dat dergelijke vage criteria voor velerlei uitleg vatbaar en onduidelijk zijn, hetgeen in strijd is met de rechtszekerheid. Gezien het grote belang van deze bepaling voor de praktijk is het criterium toch opgenomen. Verdere jurisprudentie zal moeten worden afgewacht. Het tweede lid bepaalt dat stukken gericht aan andere bestuursorganen worden ondertekend door het bestuursorgaan, behoudens zaken met een routinematig karakter.
De VNG adviseert om een expliciete bepaling op te nemen dat het niet nakomen van de terugkoppelingsverplichting niets afdoet aan de geldigheid van de in mandaat genomen beschikking. Hiermee wordt volgens de VNG de terugkoppeling een interne zaak van de organisatie en kunnen vervelende consequenties in juridische procedures worden voorkomen. Dit is verwoord in het derde lid.