CVDR296879_1Verordening op de vertrouwenscommissie en de raadscommissie met betrekking tot (her)benoemen en functioneren burgemeesternlregelingReusel-De Mierden2019-04-01Reusel-De MierdenD'n Uitkijk, 19-04-2013Verordening op de vertrouwenscommissie en de raadscommissie met betrekking tot (her)benoemen en functioneren burgemeesterGemeentewet, art. 61, 61a, 61c, 84, 86, 147, 149Archiefwet 1995, art. 15 en 31Archiefbesluit 1995, art. 9gemeenteraadbestuur en recht2013-04-09De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2013-04-202019-04-01nieuwe regelingR 13-016bestuur en recht1.Geen.Geen.Verordening op de vertrouwenscommissie en de raadscommissie met betrekking tot
(her)benoemen en functioneren burgemeesterDe gemeenteraad van de gemeente Reusel-De Mierden;gelezen het voorstel van het Fractievoorzittersoverleg;gelet op de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet,
de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het
Archiefbesluit 1995;gelet op de circulaire Benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming
burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
d.d. 20 augustus 2012;besluit vast te stellen de:Verordening op de vertrouwenscommissie en de raadscommissie
met betrekking tot (her)benoemen en functioneren burgemeester1BegripsbepalingCommissie: Vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester
voorbereidt of,Raadscommissie, die functioneringsgesprekken met de burgemeester houdt
en/of, Raadscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester
voorbereidt.2TaakDe commissie heeft tot taak:
de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester
voor te bereiden of
een functioneringsgesprek te houden met de burgemeester.
3Samenstelling commissie1.De commissie bestaat uit zoveel leden als dat er fracties zijn in de
gemeenteraad. Ze worden benoemd door en uit de gemeenteraad, van elke
fractie één.2.Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en
plaatsvervangend voorzitter van de commissie is, kiest de commissie deze
uit haar midden.4Ambtelijke ondersteuning1.De raadsgriffier is secretaris van de commissie.2.De gemeentesecretaris kan bij vervulling van de in artikel 2 onder a
genoemde taken als plaatsvervangend secretaris aan de commissie worden
toegevoegd.3.De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de
commissie.4.De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van, en heeft geen
stemrecht in, de commissie.5Adviseur1.De gemeenteraad kan een of meer wethouders aan de commissie toevoegen
als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 2 onder a
genoemde taken.2.De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de
commissie.3.Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de
commissie.6Geheimhouding1.De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de
commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.2.De (fungerend) voorzitter van de commissie wijst bij de
benoemingsprocedure in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht, die
rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet.3.De commissie legt bij de herbenoemingsprocedure en bij
functioneringsgesprekken in elke vergadering en elk gesprek, met
toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de
inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het
gesprek. De (fungerend) voorzitter van de commissie ziet erop toe dat
hieraan wordt voldaan.4.De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die
geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens
het bepaalde in de artikelen 9, vierde lid, 10, tweede lid, en 11 van
deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de
stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt
verstrekt.5.De commissie treft, met inachtneming van de artikelen 8, 9, tweede lid,
en 15 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze
waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van
bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats
en tijdstip van de gesprekken.6.De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de
Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe het derde
lid van deze verordening verplicht, niet opheffen.7.De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van
kracht.8.Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de
(plaatsvervangend) secretaris en, indien van toepassing, de
adviseur.7Vergaderingen
De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste
twee leden dit noodzakelijk achten.
De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering.De
voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur
tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, indien een
adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het
gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester.
De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft plus één van
het aantal leden aanwezig is.
De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij
meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem
heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen
bevindingen wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de
volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of
staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen
bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het
verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit. Het
gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot
uitdrukking gebracht.
8Contactpersoon bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure
De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.
Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van
‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten
stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het privé-adres
van de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van
archivering.
Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding
van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de
ingesloten stukken door de voorzitter en de secretarisondertekend en
vanaf het privé-adres van de secretaris verzonden.
9Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure1.De Gemeentewet bepaalt in artikel 61 lid 4 dat de commissie zich slechts
door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door haar nodig
geachte informatie over de kandidaten verschaft. Elk overleg met derden,
schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.2.De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten uit
voor een gesprek met de commissie. De commissie treft voorzieningen met
betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten wordt
beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de gesprekken
zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid van de gesprekken is
gewaarborgd.10Bijzondere bepalingen over functioneringsgesprekken1.Een commissie houdt minimaal eens in de twee jaar een
functioneringsgesprek met de burgemeester.2.Indien de fractievoorzitters dan wel de burgemeester de wens daartoe
kenbaar maken, houdt een commissie tussentijds een functioneringsgesprek
met de burgemeester.3.In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens
een 100-dagengesprek plaats.4.De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij
informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De
commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor
het functioneringsgesprek vast. De commissie en de burgemeester krijgen
voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing,
het verslag van het vorige functioneringsgesprek in te zien.5.Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester
als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De
commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan
de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de
andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan
het verslag van, en de afspraken uit, het vorige
functioneringsgesprek.6.Drie van de functioneringsgesprekken worden gevoerd in ieder geval vier
weken voorafgaand aan het klankbordgesprek dat de commissaris van de
Koning met de burgemeester heeft.7.In het laatste functioneringsgesprek voor de start van de
herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een
indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op
obstakels zal stuiten.11Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure
De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij
zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester.
Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaaraan de burgemeester,
de gemeenteraad en de commissaris van de Koning.
Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en
commissaris van de Koning te zenden, bespreekt de commissie dit met
de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat
niet openbaar wordt gemaakt.
Indien terzake van het functioneren van de burgemeester in het in
het vorige lid bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de
commissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de
gemeenteraad vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de
burgemeester.
12Verslag
De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de
voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming
verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning door
middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en
vertrouwelijke verslag bevat tenminste:
een weergave van de wijze waarop de commissie haar
werkzaamheden heeft verricht,
een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de
commissie; bij benoemingen wordt in het verslag van
bevindingen ook de volgorde van plaatsing van de kandidaten
op de aanbeveling gemotiveerd,
de vermelding of er sprake is van unanimiteit binnen de
commissie.en heeft in ieder geval de volgende bijlagen:
bij benoemingen: de conceptaanbeveling van twee
personen,
bij herbenoemingen: het verslag van het gesprek met de
burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de
conceptaanbeveling.
Van het functioneringsgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet
openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor raadsleden onder
geheimhouding ter inzage gelegd bij de raadsgriffier.
Een afschrift van het verslag van het functioneringsgesprek wordt
toegezonden aan de burgemeester en de commissaris van de
Koning.
13Onvoorziene gevallenIn alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet
voorziet, beslist de commissie.14Ontbinding van de commissieDe commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop:• bij benoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is
gemaakt dat in de vacature van burgemeester is voorzien;• bij een functioneringsgesprek: het verslag van het functioneringsgesprek
is vastgesteld;• bij herbenoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is
gemaakt dat de voordracht van de minister van BZK door een Koninklijk
besluit is gevolgd.15Archivering1.De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de
benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat op het tijdstip
bedoeld in artikel 14 alle archiefbescheiden onverwijld in een
verzegelde envelop en gerubriceerd als “geheim” worden overgebracht naar
de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de gemeenteraad
aangewezen archiefbewaarplaats.2.De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de
benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat van de in het eerste
lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in
artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze
verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15,
lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de
openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.3.De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de
benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige
bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden
onmiddellijk worden vernietigd.4.De raadsgriffier draagt bij functioneringsgesprekken zorg voor een
afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het
afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de
burgemeester worden alle betreffende stukken door de raadsgriffier
vernietigd.16InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking met ingang van de dag na
bekendmaking.17CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald als “Verordening op de
vertrouwenscommissie en raadscommissie (her)benoemen en functioneren
burgemeester”.Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering op 9 april 2013.de griffier, de voorzitter(plv.),J.C.M. van Berkel E.A.M.C. van LaarhovenTOELICHTINGArtikel 3: Samenstelling commissieDe gemeenteraad bepaalt de samenstelling van de commissie en bepaalt of elke
fractie in de commissie is vertegenwoordigd. Veelal is de samenstelling van de
commissie die functioneringsgesprekken met de burgemeester voert anders,
beperkter, van aard dan die van de commissie die de aanbeveling tot benoeming of
herbenoeming van de burgemeester voorbereidt.Dit, om bij functioneringsgesprekken het ‘tribunaaleffect’ te vermijden.Het ‘tribunaaleffect’ kan bij grotere commissies overigens ook iets worden
gemitigeerd door woordvoerders aan te wijzen. De verordening geeft daarom de
mogelijkheid om de samenstelling van de commissie van taak tot taak - benoeming,
functioneringsgesprek en herbenoeming - te laten variëren. De commissie wordt op
grond van artikel 14 na afronding van haar taak ontbonden. Er hoeft dus niet
steeds een nieuwe verordening te worden vastgesteld; alleen wordt bij elke
nieuwe taak een nieuwe commissie ingesteld. Indien de voorkeur uitgaat naar een
vaste commissie, die de functioneringsgesprekken met de burgemeester voert, kan
de verordening daarop worden aangepast.RaadslidmaatschapDe commissie bestaat uit raadsleden. Dit brengt mee dat het lidmaatschap van de
commissie eindigt bij beëindiging van het raadslidmaatschap. Bij tijdelijke
beëindiging van het raadslidmaatschap, bijvoorbeeld bij tijdelijke vervanging
wegens ziekte, kan het commissielidmaatschap herleven zodra het
raadslidmaatschap herleeft, tenzij de betrokkene in de commissie inmiddels
blijvend is vervangen door een ander raadslid.Geen plaatsvervangende ledenArtikel 3, lid 3 van de modelverordening is niet overgenomen omdat de tekst als
te rigide wordt ervaren. Dit artikellid uit het model geeft namelijk aan dat “de
commissie geen plaatsvervangende leden kent”. Deze modelbepaling wil voorkomen
dat de commissie een ‘duiventil’ wordt. Indien een van de leden van de commissie
blijvend uitvalt, zou er wel blijvende vervanging plaatsvinden.De achtergrond van de modelbepaling wordt echter onderschreven.Artikel 5AdviseurZie de toelichting bij paragrafen II en X van de circulaire. Bij
functioneringsgesprekken ligt het niet voor de hand een of meer wethouders als
adviseur aan de commissie toe te voegen. Zie verder de toelichting bij artikel 9
onder Voorbereiding en informatiebronnen.Artikel 6Wettelijke geheimhoudingsplichtStrikt genomen is het overbodig om een geheimhoudingsplicht in een verordening
op te nemen en daarop bij de start van elke vergadering uitdrukkelijk te laten
wijzen, als die rechtstreeks voortvloeit uit de (in dit geval: Gemeente)wet. Dat
dit toch gebeurt, is omdat de praktijk uitwijst datde geheimhoudingsplicht niet vaak genoeg kan worden benadrukt.Artikel 8Termijn van aankondiging/uitnodigingIndien spoed niet is geboden, ligt een ruimere termijn voor uitnodiging,
bijvoorbeeld twee weken, voor de hand.Artikel 9ContactpersoonHet eerste lid van deze bepaling doet vanzelfsprekend niets af aan de
geheimhoudingsplicht. De geheimhouding dient zeer strikt in acht te worden
genomen. Sommige raadsgriffiers kiezen ervoor niets per post en per e-mail te
versturen, maar alles te laten lopen via ter inzage legging en, in het algemeen,
zo min mogelijk op papier te zetten.Artikel 10 e.v. FunctioneringsgesprekkenHet belang van functioneringsgesprekken staat buiten kijf. De houding waarin
dergelijke gesprekken niet nodig worden bevonden, is vrijwel verdwenen. Elke
nieuwe burgemeester krijgt bij het gesprek met de minister van BZK dan ook de
brochure Functioneringsgesprekken uitgereikt. Het burgemeestersambt ontwikkelt
zich steeds meer tot een politieke functie en de burgemeester ligt steeds vaker
onder vuur. Aanbevelingen tot niet-herbenoeming brengen grote bestuurlijke en
persoonlijke schade mee die koste wat kost moet worden voorkomen. Dit pleit voor
het instigeren van een cultuur waarin regelmatige onderlinge reflectie op het
functioneren van burgemeester en gemeenteraad culmineert in formele
functioneringsgesprekken. Mocht na een aantal jaren blijken dat de samenwerking
ondanks pogingen daartoe toch niet naar wens functioneert dan kan tijdig worden
gesproken over de toekomst en kan de commissaris van de Koning tijdig worden
ingeseind.FrequentieEen keer per twee jaar met elkaar overleggen over het wederzijds functioneren is
te weinig als er problemen zijn en – zo wordt wel eens ervaren – te veel als het
goed gaat. Dit laatste blijkt in de praktijk niet juist te zijn. In goede tijden
wordt door een regelmatig reflectiemoment een manier van communiceren ontwikkeld
waarop in mindere tijden kan worden teruggegrepen. En ook als het goed gaat, mag
daar natuurlijk bij stil worden gestaan. Het advies is functioneringsgesprekken
daarom periodiek, in elk geval jaarlijks, te laten plaatsvinden, maar het
absolute minimum is tweejaarlijks. Waarom wordt er in deze verordening dan toch
gesproken over tweejaarlijks? De ervaring leert dat hoe frequenter en formeler
de procedurevoorschriften zijn, des te meer aan de raadsgriffier wordt
overgelaten. Om de belasting daarom laag te houden, is gekozen voor een
uitgebreide gesprekkenronde om het jaar. In het tussenliggende jaar kan als
alles goed loopt elkaar kort de spiegel worden voorgehouden. Als het slecht
loopt, kan jaarlijks een functioneringsgesprek plaatsvinden.Voorbereiding en informatiebronnenEen functioneringsgesprek wordt gestart op initiatief van de raadsgriffier. De
raadsgriffier vormt een spilfunctie in het proces. Aan het functioneringsgesprek
zijn geen vormvereisten verbonden. Het kan plaatsvinden met een delegatie uit de
gemeenteraad, mits daarin coalitie en oppositie zijn vertegenwoordigd. Een goed
functioneringsgesprek valt of staat met een goede voorbereiding. De burgemeester
opereert niet in een vacuüm. De gesprekken kunnen bijvoorbeeld worden voorbereid
in, en de resultaten daaruit teruggekoppeld via, het presidium. In de
verordening is voor wat betreft de (her)benoeming voor terugkoppeling gekozen
via ter inzage legging voor de hele gemeenteraad. In de voorbereiding kan worden
gesproken met een of meer leden van het college, een samenwerkingspartner op het
gebied van OOV, de gemeentesecretaris en de raadsgriffier. Van al deze
gesprekken worden verslagen opgemaakt. Die verslagen vormen de basis voor het
gesprek. Het verdient aanbeveling de kring van geraadpleegden niet groter te
maken dan hier aangegeven.Zachte heelmeestersHet is van belang in en buiten het gesprek kritiek te organiseren en ook
daadwerkelijk te geven. Zelfs als dat niet in de traditie ligt. De praktijk
leert dat te laat – of niet – gegeven kritiek tot grote problemen kan leiden in
de onderlinge samenwerking en – uiteindelijk – bij de herbenoemingsprocedure.
Het is de taak van de raadsgriffier om hem bekende kritiek op het functioneren
van de burgemeester en/of de gemeenteraad zichtbaar en bespreekbaar te
maken.De commissaris van de KoningHet is te adviseren om bij serieuze kritiek op het functioneren dit vroegtijdig
met de commissaris van de Koning te bespreken.Artikel 11Problematische herbenoemingMocht een door de burgemeester gewenste herbenoeming op obstakels stuiten,
raadpleeg dan tijdig de kabinetschef van de commissaris van de Koning. Deze
heeft ervaring met de juridische mogelijkheden en onmogelijkheden in een
dergelijke situatie en legt zo nodig contact met het ministerie van BZK. De
praktijk leert dat de bestuurlijke schade, die een aanbeveling tot
niet-herbenoeming voor alle betrokkenen met zich meebrengt, vaak kan worden
beperkt.Artikel 12Voorbeeldopbouw van het verslag van bevindingenOp verzoek volgt hier een voorbeeld van de mogelijke opbouw van het verslag van
bevindingen. Het is van belang er zorg voor te dragen dat het verslag voldoende
onderbouwing bevat van de visie van de commissie, nu de gemeenteraad op basis
van het verslag van bevindingen besluit over de aanbeveling. Zie ook de
toelichting bij de paragrafen V en XI van de circulaire onder De verhouding
gemeenteraad-vertrouwenscommissie, respectievelijk De verhouding gemeenteraad
tot de raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt.Bij benoeming1.Proces: in een inleiding wordt vermeld hoe de vacature is ontstaan.Er wordt informatie gegeven over de samenstelling van de vertrouwenscommissie en
(belangrijke eisen uit) de profielschets en hoe die te lezen is in het licht van
het in de profielschetsvergadering verhandelde. Na informatie over de
openstelling van de vacature en procedurele informatie over de ontvangst van de
selectie van kandidaten van de commissaris van de Koning kan het onderdeel
Proces worden afgesloten met procedurele informatie over de opzet van de
selectiegesprekken en eventuele assessments. Dit hoofdstuk bevat dus uitsluitend
procedurele informatie.
Bevindingen: in het verslag wordt chronologisch de inhoud en het verloop
van alle beraadslagingen in, en gesprekken door, de commissie verwerkt.
De bevindingen met betrekking tot de afzonderlijke kandidaten kunnen
desgewenst geanonimiseerd worden gepresenteerd. De kandidaten worden dan
bijvoorbeeld aangeduid door letters. De namen van de kandidaten die op
de conceptaanbeveling staan, worden vanzelfsprekend wel genoemd. Zij
worden uitgebreider besproken. Afgesloten wordt met een advies over
welke twee kandidaten in welke volgorde op de aanbeveling zouden moeten
staan. Deze conclusie wordt onderbouwd en aangegeven wordt of de
commissie unaniem is in dit voorstel. Indien kandidaten zich gedurende
de procedure terugtrekken, wordt de reden daarvan vermeld in het
verslag.
Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van de
commissie.
Bij herbenoemingSommige herbenoemingsprocedures lopen vlekkeloos. Soms gaat het moeilijker. Als
stelregel geldt dat het hele verloop van de procedure zowel procedureel als
inhoudelijk in het verslag van bevindingen zijn weerslag krijgt. De opbouw van
het verslag van bevindingen kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien:
Proces: Na een inleiding volgt procedurele informatie over de
samenstelling van de raadscommissie, die de aanbeveling heeft voorbereid
en over de functioneringsgesprekken (frequentie, gesprekspartners) die
gedurende de ambtstermijn met de burgemeester zijn gehouden.
Dan volgt chronologisch inhoudelijke informatie over de werkzaamheden
van de commissie en over de inhoud van de met informanten en de
burgemeester gevoerde gesprekken. Ook de aard en inhoud van eventuele
tussentijdse contacten met de commissaris van de Koning wordt
vermeld.
Bevindingen: In het verslag wordt kort de inhoud en het verloop van alle
beraadslagingen in, en gesprekken door, de commissie verwerkt.
Bevindingen met betrekking tot het functioneren van de burgemeester
kunnen bijvoorbeeld worden geordend naar criteria uit de profielschets
en afspraken uit functioneringsgesprekken. Afgesloten wordt met een
conclusie.
Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van de
commissie.
Verslag bij functioneringsgesprekkenHet verslag bevat de feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de
aanwezigen bij het gesprek. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld
van het besprokene. Het kan bondig en beknopt, ook puntsgewijs. Wel is van
belang dat het verslag een goed beeld geeft van het gesprek en de gemaakte
afspraken, zodat de overige raadsleden bij inzage, de commissie die het volgende
functioneringsgesprek voert en de commissaris van de Koningin zich een goed
beeld daarvan kunnen vormen. Daarom is het van belang ook de sfeer te schetsen,
waarin het gesprek plaatsvond.Artikel 15Digitale bestanden in de benoemings- en
herbenoemingsprocedureDe Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 maken geen onderscheid naar de
vorm van bescheiden en zijn dus zowel op papieren als op digitale bescheiden van
toepassing. Ingeval er sprake is van digitale bestanden en bij de door de
gemeente aangewezen archiefbewaarplaats de mogelijkheid bestaat tot digitale
opslag dienen de daarvoor geldende regels te worden gevolgd en moet op
overeenkomstige wijze de geheimhouding van de betrokken bescheiden worden
gegarandeerd.