Ongewenste omgangsvormen

Deze verordening is van toepassing op: ambtenaren in dienst van de gemeente Harderwijk in de zin van de Arbeidsvoorwaardenregeling Harderwijk (AVRH).

Tevens is de verordening van toepassing op personen die anderszins een werkrelatie hebben die vallen onder de verantwoordelijkheden van het bestuursorgaan.

Deze verordening verstaat onder:

• a

  ongewenste omgangsvormen: ongewenste toenadering, seksuele intimidatie of andere vormen van intimidatie, pesten of discriminatie (non)verbaal of fysiek gedrag van ongewenste aard;

• b

  bestuursorgaan: burgemeester en wethouders;

• c

  klacht: een mondeling of schriftelijk bij de vertrouwenspersoon ingediende, gemotiveerde klacht met betrekking tot seksuele intimidatie, dan wel eenzelfde klacht schriftelijk ingediend bij de klachtencommissie en/of het bestuursorgaan;

• d

  klager: de persoon die een klacht heeft ingediend;

• e

  aangeklaagde: de natuurlijke persoon tegen wie een klacht is ingediend;

• f

  contactpersoon: de persoon als bedoeld in de artikelen 4 en 5;

• g

  vertrouwenspersoon: de persoon als bedoeld in artikel 6;

• h

  klachtencommissie: de commissie als bedoeld in artikel 10;

• i

  betrokken organisatie: gemeentelijke organisatie.

Een klacht kan worden ingediend bij:

• a

  de vertrouwenspersoon;

• b

  de klachtencommissie;

• c

  het bestuursorgaan.

Het indienen van een klacht bij de vertrouwenspersoon kan zowel mondeling als schriftelijk gebeuren. Van de mondeling ingediende klacht maakt de vertrouwenspersoon terstond proces-verbaal op. De klager en de vertrouwenspersoon ondertekenen het proces-verbaal. De klager krijgt onmiddellijk nadat het proces-verbaal is opgemaakt, een afschrift daarvan uitgereikt door de vertrouwenspersoon. Bij de klachtencommissie en het bestuursorgaan kunnen alleen schriftelijke klachten worden ingediend. Van de schriftelijk ingediende klacht krijgt de klager binnen 7 dagen een bericht van ontvangst, toegezonden door degene bij wie de klacht is ingediend.

Een klacht die in eerste instantie is ingediend bij de klachtencommissie of het bestuursorgaan wordt ter behandeling doorgezonden naar de vertrouwenspersoon. De klager ontvangt van de doorzending binnen 7 dagen schriftelijk bericht van degene die de klacht heeft doorgezonden.

Een anoniem ingediende klacht wordt niet in behandeling genomen.

Het bestuursorgaan overlegt vooraf met de klager indien het aangifte doet bij Justitie van een klacht inhoudende de melding van een strafbaar feit als bedoeld in het Wetboek van Strafrecht. Verder ontvangen de klager en aangeklaagde schriftelijk bericht van de aangifte.

De contactpersoon wordt aangewezen door de directie van de betrokken organisatie. Dit is een adviseur van de afdeling Personeel & Organisatie.

De contactpersoon heeft tot taak:

• a

  voorlichtings- en preventie-activiteiten binnen de organisatie;

• b

  te zorgen voor de eerste opvang van de klager;

• c

  de klager die zich tot hem/haar wendt van advies te dienen ten aanzien van de te volgen procedure;

• d

  de klager en de aangeklaagde die zich tot hem/haar wendt op diens verzoek in contact brengen met de vertrouwenspersoon.

Het bestuursorgaan wijst een organisatie aan die verantwoordelijk is voor het aanstellen van één of meer personen als vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon dient over deskundigheid te beschikken op het gebied van hulpverlening, met name in het kader van seksuele intimidatie.

De vertrouwenspersoon is voor de uitvoering van haar taken verantwoording schuldig aan het bestuursorgaan via het bestuur van de aangewezen instelling.

De aangewezen instelling stelt de vertrouwenspersoon in de gelegenheid haar/zijn taken naar behoren te vervullen.

De vertrouwenspersoon heeft tot taak:

• a

  na ontvangst van een klacht de klager direct bij te staan en van advies te dienen;

• b

  door bemiddeling te trachten tot een oplossing van de gesignaleerde problemen te komen;

• c

  de klager op diens verzoek te ondersteunen bij het indienen van een klacht bij de klachtencommissie, het bestuursorgaan of een andere instantie;

• d

  voorzover nodig en gewenst, betrokkene te verwijzen naar gespecialiseerde hulpverleningsinstanties;

• e

  het onderhouden van contact met de klager om te bezien of het indienen van de klacht niet leidt tot repercussies voor de klager en om te bezien of, nadat de klacht is afgehandeld, de aanleiding van de klacht daadwerkelijk is weggenomen;

• f

  het registreren van de aard en de omvang van de overeenkomstig artikel 3 ingediende klachten;

• g

  het gevraagd en ongevraagd adviseren aan het bestuursorgaan over een beleid inzake voorkoming seksuele intimidatie bij de gemeente als werkgever;

• h

  het (doen) verzorgen van voorlichting over ongewenste omgangsvormen aan de medewerkers van de gemeentelijke organisatie;

• i

  het jaarlijks schriftelijk verslag uitbrengen aan het bestuursorgaan over zijn/haar werkzaamheden. Het verslag draagt een algemeen karakter en is zodanig opgesteld dat de anonimiteit van betrokkenen is gewaarborgd.

De vertrouwenspersoon bepaalt zij/nhaar werkwijze.

De vertrouwenspersoon is bevoegd informatie in te winnen bij de klager, de aangeklaagde, evenals bij getuigen en anderen, voorzover de uitvoering van haar taken daartoe noodzaakt. Zij neemt daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht ter bescherming van de privacy van de direct betrokkenen.

Personen die door de vertrouwenspersoon uit hoofde van de in het voorgaande lid gegeven bevoegdheid worden benaderd, zijn, voorzover het betreft personeelsleden in dienst van het bestuursorgaan, verplicht de gevraagde informatie te verstrekken en omtrent verzoek en informatieverstrekking geheimhouding in acht te nemen. Deze verplichtingen gelden ook voor het bestuursorgaan.

De vertrouwenspersoon meldt de klacht onverwijld aan het bestuursorgaan als de inhoud van de klacht daartoe naar haar mening aanleiding geeft.

De vertrouwenspersoon houdt van de door haar behandelde klachten een archief bij.

De vertrouwenspersoon is het eerste aanspreekpunt bij redelijke vermoedens van of klachten met betrekking tot ongewenste omgangsvormen.

De vertrouwenspersoon probeert zo mogelijk door bemiddeling tot een oplossing van de klacht te komen voorafgaand aan de klachtenprocedure bij de klachtencommissie.

Voordat de vertrouwenspersoon een klacht volgens de verordening in behandeling neemt, zorgt hij/zij ervoor dat de klager de consequenties hiervan kent en verzekert zij zich ervan dat de klager akkoord gaat met de klachtenprocedure. De vertrouwenspersoon confronteert, met instemming van de klager, de aangeklaagde met de klacht.

Als een klacht is ingediend overeenkomstig het bepaalde in artikel 3 informeert de vertrouwenspersoon de aangeklaagde zo spoedig mogelijk maar in ieder geval binnen 14 dagen.

De vertrouwenspersoon stelt de klager en de aangeklaagde in de gelegenheid een gesprek met hem/haar te hebben. Van beide gesprekken maakt de vertrouwenspersoon een verslag. De klager en aangeklaagde ontvangen binnen 7 dagen een afschrift van het respectievelijke verslag.

Indien na gesprekken met ten minste de klager en de aangeklaagde de vertrouwenspersoon de klacht niet kan afhandelen, verwijst hij/zij de klager naar de klachtencommissie. In dat geval ondertekenen de klager en de aangeklaagde de verslagen van de respectievelijke gesprekken. Weigert de klager of de aangeklaagde ondertekening dan wordt daarvan zo mogelijk onder vermelding van redenen, door de vertrouwenspersoon melding van gemaakt. De vertrouwenspersoon zendt de verslagen onverwijld door naar de klachtencommissie.

De vertrouwenspersoon onderhoudt contact met de klager om te bezien of:

• a

  het indienen van de klacht niet leidt tot repercussies voor de klager;

• b

  de aanleiding van de klacht, nadat deze is afgehandeld, daadwerkelijk is weggenomen.

Het bestuursorgaan stelt een klachtencommissie in voor de onder hem/haar ressorterende openbare scholen en in dienst zijnde ambtenaren.

De klachtencommissie bestaat uit 3 leden en 3 plaatsvervangende leden.

In de klachtencommissie hebben zowel mannen als vrouwen zitting.

De vertrouwenspersoon, het bestuursorgaan, de gemeente-ambtenaren kunnen geen lid of plaatsvervangend lid zijn van de klachtencommissie.

De leden en plaatsvervangende leden van de klachtencommissie worden door burgemeester en wethouders benoemd en ontslagen.

De leden en plaatsvervangende leden van de klachtencommissie worden benoemd voor een periode van 4 jaar. Zij treden op de dag van het aftreden van de gemeenteraad af en zijn terstond herbenoembaar. De voorzitter en de leden van de commissie kunnen op ieder moment ontslag nemen. De aftredende voorzitter en de aftredende leden van de commissie blijven hun functie vervullen totdat in de opvolging is voorzien.

Het bestuursorgaan stelt de klachtencommissie in de gelegenheid haar taken naar behoren te vervullen.

Het bestuursorgaan verleent ambtelijke ondersteuning aan de klachtencommissie. Een adviseur van de afdeling P&O is hiervoor aangewezen.

De klachtencommissie heeft tot taak:

• a

  het onderzoeken van de door tussenkomst van de vertrouwenspersoon ontvangen klachten en het daaromtrent rapporteren en adviseren aan het bestuursorgaan;

• b

  het gevraagd en ongevraagd adviseren aan het bestuursorgaan over een beleid inzake voorkoming seksuele intimidatie; en

• c

  het jaarlijks schriftelijk verslag uitbrengen aan het bestuursorgaan over haar werkzaamheden.

Het bepaalde in artikel 8 is, voorzover van toepassing, van overeenkomstige toepassing op de werkwijze van de klachtencommissie.

De commissie kan een huishoudelijk reglement vaststellen, waarin die onderwerpen worden geregeld, die nadere bepaling behoeven. Het huishoudelijk reglement mag geen bepalingen bevatten in strijd met deze verordening en de wet.

De zittingen van de klachtencommissie zijn niet openbaar.

Indien de klachtencommissie een schriftelijke klacht ontvangt zonder tussenkomst van de vertrouwenspersoon, zendt zij deze klacht door naar de vertrouwenspersoon overeenkomstig het bepaalde in artikel 3, lid 3.

De commissie stelt vast of de klacht ontvankelijk is. Een klacht is niet ontvankelijk indien:

• a

  de klacht namens anderen is ingediend;

• b

  de klacht geen betrekking heeft op ongewenste omgangsvormen en/of personen zoals genoemd in artikel 1;

• c

  ter zake een gerechtelijke procedure loopt c.q. is beëindigd;

• d

  de klacht reeds is behandeld door de klachtencommissie, tenzij sprake is van nieuwe feiten;

De klachtencommissie onderzoekt de klacht door klager, aangeklaagde, vertrouwenspersoon en eventuele getuigen te horen. Dit horen geschiedt, afhankelijk van het belang van de klager, binnen één maand nadat de klacht bij de commissie is ingediend. Indien de aangeklaagde weigert te worden gehoord, zal de commissie per aangetekend schrijven de klacht bekendmaken en hem/haar uitnodigen daarop alsnog schriftelijk of mondeling te reageren binnen een termijn van één week.

De klager en de aangeklaagde kunnen zich bij het horen door adviseurs laten bijstaan. De kosten verbonden aan de bijstand door een raadsman of -vrouw zijn niet verhaalbaar op het bestuursorgaan.

Van het horen als bedoeld in het vierde lid worden verslagen gemaakt. De verslagen worden door gehoorde en de voorzitter van de commissie ondertekend. Weigert een gehoorde ondertekening, dan wordt daarvan in het verslag zo mogelijk onder vermelding van redenen, melding gemaakt. Een afschrift van het verslag wordt aan gehoorde toegezonden binnen twee weken na het horen.

De commissie kan tijdens de behandeling van de klacht een oplossing bereiken, die ertoe leidt dat de klager de klacht intrekt.

Van haar bevindingen brengt de klachtencommissie schriftelijk rapport uit aan het bestuursorgaan, de klager en aangeklaagde uiterlijk 3 weken nadat het horen is afgesloten. De klachtencommissie geeft in haar rapport een gemotiveerd oordeel over de klacht.

Indien de klachtencommissie de klacht gegrond acht, brengt zij in het rapport tevens advies uit omtrent de te treffen maatregelen die in eerste instantie gericht zijn op het beëindigen c.q. het voorkomen van herhaling van seksuele intimidatie door de aangeklaagde.

Voordat het bestuursorgaan naar aanleiding van het rapport van de klachtencommissie tot besluitvorming overgaat, stelt het bestuursorgaan de klager en de aangeklaagde op de hoogte van de conclusies van de klachtencommissie.

Binnen 6 weken na ontvangst van het rapport van de klachtencommissie neemt het bestuursorgaan een besluit ter zake.

De in het vorige lid bedoelde termijn kan eenmaal met ten hoogste 4 weken worden verlengd.

Een verlenging als bedoeld in het derde lid wordt voor de afloop van de in het tweede lid genoemde termijn schriftelijk medegedeeld aan:

• a

  de klager;

• b

  de aangeklaagde; en

• c

  de klachtencommissie.

Het besluit van het bestuursorgaan wordt schriftelijk meegedeeld aan de betrokkenen. De klachtencommissie krijgt hiervan een afschrift.

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet beslist het bestuursorgaan.

Het bestuursorgaan draagt er zorg voor dat een exemplaar van deze verordening in de betrokken organisaties op een voor alle belanghebbenden toegankelijke plaats ter inzage ligt.

Deze verordening kan worden aangehaald als “Klachtenregeling ongewenste omgangsvormen gemeente Harderwijk 2010”. Deze verordening vervangt de “Klachtenregeling seksuele intimidatie gemeente Harderwijk 2000”.