Leidraad bij organisatieveranderingen

Leidraad bij organisatieveranderingen

• Inleiding

• Hoofdstuk 1: Uitgangspunten m.b.t. algemene organisatieveranderingen

• Hoofdstuk 2: De fasen van het veranderingsproces

De voor u liggende leidraad is bedoeld als richtlijn bij organisatorische en personele veranderingen als gevolg van genoemde beleidswijzigingen. De leidraad moet gezien worden als een beknopte handleiding waarin slechts hoofdlijnen zijn aangegeven. Het verschaft inzicht in het veranderingsproces en zal met soepelheid gehanteerd dienen te worden zodat per situatie de nodige speelruimte aanwezig is. De leidraad is ook bedoeld als een uitwerking het ambtenarenreglement, waar gesproken wordt over ingrijpende veranderingen.

In dit hoofdstuk worden uitgangspunten geformuleerd met betrekking tot algemene organisatieveranderingen. Deze veranderingen kunnen zowel beperkt als ingrijpend zijn. Het antwoord of er sprake is van een beperkte of een ingrijpende organisatieverandering zal de opdrachtgever in overleg met de ter zake bevoegde medezeggenschapsorganen en de direct betrokkenen moeten bepalen. Mochten deze van beperkte aard zijn dan wordt steeds door de opdrachtgever bepaald in hoeverre, en zo ja in welke vorm de uitgangspunten 6 en 7 aan de orde zijn. Onder een algemene organisatieverandering wordt verstaan:

• -

  opheffing, inkrimping of uitbreiding van een of meer organisatorische eenheden (onder meer door splitsing en/of samenvoeging);

• -

  deel personeelsbezetting gaat over naar een nieuwe organisatorische eenheid;

• -

  wijziging van de taak van de eenheid of wijze van uitvoering;

• -

  beëindiging dienstverband van een deel van de bezetting in verband met overganig in andere isntellingen en dergelijke.

Indien dit onder andere kan leiden tot:

• -

  ingrijpende wijziging taakverdeling (taakinhoud)

• -

  overplaatsing medewerkers;

• -

  overgang van medewerkers naar een ander lichaam (derhalve ontslag).

• In de afweging zullen sociale criteria een gelijkwaardige plaats in dienen te nemen naast de technische en financieel-economische.

• Opdrachtgevers kunnen zijn: gemeenteraad, college van burgemeester en wethouders, directeur.

• Opdrachtgever draagt de eindverantwoordelijkheid. Met de uitvoering kunnen andere leidinggevenden belast worden, welke zorg dienen te dragen voor de duidelijkheid van het proces.

• Naast het overleg met de OR. hebben ook de direct betrokkenen recht op informatie en inspraak. Zij zullen dus voor de opdrachtverstrekking ingelicht moeten worden en daarna invloed moeten kunnen uitoefenen op te nemen beslissingen ten aanzien van de werkplek.

• De OR wordt door de bestuurder tijdig en fasegewijs op de hoogte gesteld. Het GO wordt op dezelfde wijze door het college over voorgenomen organisatieveranderingen geïnformeerd. Over belangrijke gevolgen voor het personeel worden zij in algemene zin geïnformeerd. Over iedere gedwongen overplaatsing of ontslag wordt met het GO overleg gevoerd.

• Uitgangspunt is dat zo mogelijk geen gedwongen ontslagen plaats zullen vinden. Het mogelijke zal gedaan worden om een passende werkkring aan te bieden. Zoveel mogelijk dient voorkomen te worden dat tot gedwongen overplaatsing moet worden overgegaan.

• Het college stelt richtlijnen vast ten aanzien van de uitvoering en de begeleiding van de hier-voor genoemde algemene organisatieveranderingen. Hierbij wordt onderscheid gemaakt naar de fase van organisatieverandering (zie: hoofdstuk 2).

Als nadere aanvulling van de rechtspositie gelden de volgende uitgangspunten:

• -

  voor iedere ambtenaar die zijn functie verliest dient binnen het kader van het dienstbelang zo mogelijk een passende betrekking binnen de gemeente gezocht te worden of in overleg met de ambtenaar een geschikte betrekking;

• -

  een passende betrekking of passende werkzaamheden kan/kunnen de ambtenaar opgedragen worden;

• -

  voor een geschikte betrekking of geschikte werkzaamheden is overeenstemming vereist tussen het college en de ambtenaar;

• -

  bij de voorbereiding van organisatieveranderingen behoudt de ambtenaar zijn aan-spraak op zijn salaris en zijn vooruitzichten;

• -

  bij overplaatsing zal garantie worden verleend met betrekking tot salaris(aanspraken). Eventuele toelagen worden afgebouwd.

In hoofdstuk 2 wordt een inzicht gegeven in het procesmatige karakter van een verandering binnen een organisatie. Organisaties zijn voortdurend in beweging. Dat geeft voldoende aanleiding te veronderstellen dat er sprake is van een proces of een aantal processen dat zich voltrekt ongeacht of er sprake is van een bewust voorgenomen of te ontwikkelen organisatieveranderingen. Elk veranderingsproces is verschillend en de inhoud van zo 'n proces is van te voren moeilijk in te schatten. Het is dan ook verstandig bij zo 'n proces een aantal fasen te onderscheiden waardoor het inzichtelijker wordt. Per fase kan dan een plan van aanpak worden opgesteld en elke fase zal kunnen worden afgerond met een besluit.

• De initiatiefnemers (college, directie) nemen contact op met de afdeling P&O.

• Gezamenlijk wordt een formulering opgesteld ten behoeve van een duidelijke en juiste probleemstelling.

• Indien hierbij een vooronderzoek noodzakelijk is geschiedt dit in overleg met de direct betrokkenen en de ter zake competente medezeggenschapsorganen. (Een en ander geschiedt onder verantwoordelijkheid van de toekomstige opdrachtgever).

• Na formulering van de probleemstelling wordt een opdracht geformuleerd. Deze bevat onder meer:

  • -

    de opdrachtgever;

  • -

    aanleiding en probleemstelling;

  • -

    doelstelling en richting verandering;

  • -

    direct betrokkenen;

  • -

    mogelijke voorwaarden;

  • -

    globale indicatie gevolgen (ook personele consequenties);

  • -

    tijdschema per fase;

  • -

    overlegprocedures;

  • -

    kosten indicatie (eventueel);

  • -

    inschakeling externe adviseur, stuurgroep P&O, werkgroep en dergelijke

• De opdrachtgever stelt de opdracht vast (college bij ingrijpende veranderingen).

• De opdrachtgever neemt principebeslissing ten aanzien van. hoofdlijnen en procedure.

• Na principebesluit m.b.t. de hoofdlijnen van de organisatieverandering wordt wederom informatie verstrekt en overleg gevoerd met de medezeggenschapsorganen en direct betrokkenen. Hierbij komt ook de uitwerking van de verdere procedure qua opzet en tijdplanning aan de orde.

• Indien vooronderzoek gehouden is, worden de bevindingen medegedeeld en is dit onderzoek ter inzage voor direct betrokkenen (behalve indien dit vertrouwelijk is).

Deze fase wordt uitgevoerd met de opdrachtgever of door functionarissen die met de voorbereiding belast worden en de betrokken adviseurs. Mogelijk wordt een stuurgroep of werkgroep ingesteld (onder verantwoordelijkheid opdrachtgever).

• Nadere uitwerking en/of aanpassing van de hoofdlijnen (met name aard en omvang van de veranderingen).

• Inventarisatie en analyse van het beschikbare materiaal.

• Het formuleren van toepasbare alternatieven alsmede het aangeven van mogelijke voor- en nadelen en consequenties.

• Bij alternatieven:

  • -

    vergelijking huidige en toekomstige situatie.

  • -

    (takenpakketten of wijze van taakuitoefening).

  • -

    overzicht van functies die de verandering betreffen.

  • -

    de relaties met/of invloed op andere eenheden.

• Aangeven en globaal uitwerken van de aard en omvang van de sociale en rechtpositionele gevolgen.

• Overzicht geven van huidige en toekomstige informatie. Tijdens de onderdelen A en B vindt regelmatig overleg plaats met de direct betrokkenen en worden suggesties van bestuurders, Ondernemingsraad, Georganiseerd Overleg en dergelijke verwerkt (onderdelen A en B kunnen gelijktijdig of achter elkaar afgehandeld worden).

• Opstelling van het rapport in concept-vorm als advies.

• Rapport wordt voorgelegd aan opdrachtgever (inclusief vermelding mate van instemming van betrokkenen, afwijkingen van de hoofdlijnen en hoe de uitwerking ter hand moet worden genomen).

• Opdrachtgever neemt principebeslissing over gewenste uitwerking.

• Principebeslissing wordt medegedeeld aan betrokkenen, Ondernemingsraad eventueel Georganiseerd Overleg (ingrijpende verandering).

• Definitief besluit college.

• Opdrachtgever wijst personen aan ten behoeve van de invoering, waarbij eventueel werkgroep/begeleidingsgroep ingesteld kan worden.

• Zonodig nadere uitwerking door afdeling P&O van overeengekomen rechtspositionele gevolgen (uitvoering sociaal plan).

• Beslissing college t.a.v. overplaatsingen, wijzigingen, functies e.d. (voorbereiding door afdeling P&0 in overleg met betrokkenen en met inachtneming van randvoorwaarden).

In fase 3 kan besloten worden een evaluatie te houden met betrekking tot de effecten van de organisatieverandering geruime tijd nadat het veranderingsproces is afgesloten.

Klik hier voor de werklijst fasering.