CVDR296390_1Privacyregelement GBA Lansingerland 2013nlregelingLansingerland2018-10-30LansingerlandHeraut, 5 juni 2013 / InternetPrivacyregelement GBA Lansingerland 2013Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevensWet bescherming persoonsgegevensVerordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Lansingerlandcollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2013-05-07De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2013-06-062014-01-06Gewijzigde verordeningT13.00365GeenPrivacyregelement GBA Lansingerland 20131Algemene bepalingen
Daar waar in dit reglement de mannelijke persoonsvorm wordt gebruikt dient ook de vrouwelijke persoonsvorm te worden gelezen.
De bijlagen maken deel uit van dit reglement.
1BegripsbepalingenDit reglement verstaat onder (in alfabetische volgorde):
aangehaaktegegevens: de in de GBA opgenomen gegevens die niet behoren tot de persoonslijst of de verwijsgegevens, over één persoon in de GBA;
afnemer: bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht;
algemenegegevens: het geheel van gegevens als bedoeld in artikel 34, eerste lid onder a van de Wet GBA;
authentieke gegevens: het geheel van gegevens als bedoeld in artikel 3a van de Wet GBA en benoemd in artikel 58a Besluit GBA en vermeld in bijlage 1d Besluit GBA;
autorisatie: het verlenen van (rechtstreekse) toegang tot de GBA-gegevens;
beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke belast is met de dagelijkse zorg voor de GBA;
binnengemeentelijkeafnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente. Hieronder valt tevens te verstaan door de verantwoordelijke aangewezen instanties die taken uitoefenen die door het gemeentebestuur zijn opgelegd en/of belast zijn met de uitvoering van publiekrechtelijke taken;
WetGBA: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
derde: elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene;
GBA: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet GBA in de GBA van de gemeente is opgenomen;
persoonslijst: het geheel van gegevens als bedoeld in artikel 34, eerste lid, van de Wet GBA, over één persoon in de GBA;
reglement: het Privacyreglement GBA;
verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;
verordeningGBA: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Lansingerland;
verwijsgegevens: het geheel van gegevens als bedoeld in artikel 35, eerste lid van de Wet GBA, over één uitgeschreven persoon uit de GBA.
2Doel van de verbanden, toegang of verstrekking van de GBA-gegevens1.Binnengemeentelijke afnemers krijgen toegang tot de GBA, dan wel de beschikbare gegevens in de GBA worden verstrekt, voor de vervulling van hun taak.2.De toegang dan wel de verstrekking wordt door de verantwoordelijke vastgelegd in een convenant of overeenkomst.3.De verantwoordelijke wijst de binnengemeentelijke afnemers aan die aan de verplichtingen krachtens artikel 3b en 62 van de Wet GBA dienen te voldoen. 3Beheer van de GBA 1.Beheerder van de GBA is het hoofd Publiekszaken.2.De beheerder geeft invulling aan het onder artikel 2 bedoelde convenant of overeenkomst.2Bepalingen met betrekking tot de GBA4Verbanden met andere gemeentelijke registratiesOp grond van artikel 96 van de Wet GBA, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens (koppelen), worden aan de in Bijlage 1 Privacyreglement vermelde registraties, de in de tabel aangegeven algemene- en verwijsgegevens verstrekt, ten behoeve van de distributie van de juiste persoonsgegevens.5Rechtstreeks toegang tot de GBARechtstreekse toegang tot de GBA hebben:
de beheerder;
de door de beheerder aangewezen ambtenaren die werkzaam zijn op de afdeling Publiekszaken;
met inachtneming van artikel 88 en 89 Wet GBA wordt aan de in Bijlage 2 Privacyreglement GBA vermelde binnengemeentelijke afnemers een autorisatie verleend, voor de in de tabel aangegeven algemene- en verwijsgegevens, ten behoeve van de uitvoering van de aan hen opgedragen taken.
6Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt
Met inachtneming van artikel 88 en 89 Wet GBA worden aan de in Bijlage 3 Privacyreglement vermelde binnengemeentelijke afnemers de in de tabel aangegeven algemene- en verwijsgegevens systematisch verstrekt, ten behoeve van de uitvoering van de aan hen opgedragen taken.
De verantwoordelijke kan besluiten aan andere afnemers systematisch gegevens te verstrekken.
In het besluit worden tenminste de volgende punten schriftelijk vastgelegd:
het doel waarvoor de gegevens uit de basisadministratie nodig zijn;
de op deze registraties betrekking hebbende wettelijke regelingen en privacyreglementen;
een limitatieve en exacte opsomming van de benodigde gegevens.
7Verstrekkingen onder verantwoordelijkheid van de gemeente1.Met inachtneming van artikel 100, tweede lid Wet GBA kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in artikel 98 en 99 Wet GBA, aan Bijlage 4 Privacyreglement vermelde instanties de gegevens, zoals vermeldt in artikel 100, lid 2, van de Wet GBA op verzoek aan de in bijlage 4 vermelde instanties worden verstrekt voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad. 2.De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker.8Telefonische gegevensverstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemersAan binnengemeentelijke afnemers kunnen op telefonisch verzoek slechts incidenteel in aantoonbaar spoedeisende gevallen gegevens worden verstrekt indien:
buiten twijfel is dat het verzoek afkomstig is van een daartoe bevoegd persoon binnen de organisatie. Een en ander op basis van vooraf nadrukkelijk gemaakte afspraken en aan met name genoemde personen en:
de gegevens nodig zijn voor vervulling van de taken van de binnengemeentelijke afnemer en niet op een minder ingrijpende manier aan gegevens kan worden gekomen.
3Aangehaakte gegevens9Doel van de aangehaakte gegevensDe GBA heeft voor wat betreft de aangehaakte gegevens tot doel:
informatie te leveren aan de afdeling Publiekszaken ter uitvoering van activiteiten, verband houdende met de taken die bij deze dienst moeten worden uitgevoerd;
de binnengemeentelijke afnemers te voorzien van gegevens, voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van taken van die afnemers;
een ingeschrevene van hem betreffende gegevens te voorzien;
statistische informatie te leveren.
10Aangehaakte gegevens1.Van ingeschrevenen kunnen in de GBA de in Bijlage 5 Privacyreglement genoemde aangehaakte gegevens opgenomen zijn.2.De verantwoordelijke kan besluiten de aangehaakte gegevens uit te breiden dan wel in te krimpen.11Wijze van verkrijgingAangehaakte gegevens in de GBA worden verkregen door opgave van de ingezetene, door het geautomatiseerde systeem gegenereerde gegevens, door ambtenaren Publiekszaken in het kader van de uitvoering van wettelijke bepalingen en van afnemers en derden.12Verbanden, toegang en verstrekkingenAan binnengemeentelijke afnemers, ten aanzien van wie dit reglement voorziet in verbanden (artikel 4), toegang (artikel 5) en verstrekkingen (artikel 6), kan toegang tot de aangehaakte gegevens worden verleend, mits deze noodzakelijk zijn ter uitvoering van hun taken of bevoegdheden.13Verwijdering van gegevensAangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de bevolkingsadministratie verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen één jaar nadat het besluit is genomen.14Protocolplicht van aangehaakte gegevensDe beheerder houdt het verstrekken van aangehaakte gegevens als bedoeld in artikel 12, aan binnengemeentelijk afnemers als bedoeld in artikel 6, gedurende het jaar volgend op de verstrekking bij, voor zover aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de betrokken persoon onevenredig schaadt.15Rechten van de burgerOp de aangehaakte gegevens zijn alle rechten van de burger, genoemd in de Wet GBA, van toepassing.4Overige bepalingen16BeveiligingDe beheerder treft technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de gegevens als vermeld in het beveiligingshandboek GBA van de gemeente Lansingerland17Terugmeldplicht1.Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisadministratie, doet hiervan mededeling aan de verantwoordelijke.2.De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan.3.De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 62 Wet GBA en de artikelen 62 en 63 Besluit GBA.18Verplicht gebruikDe bepalingen met betrekking tot verplicht gebruik van een authentiek gegeven dat beschikbaar is in de GBA, genoemd in artikel 3b van de Wet GBA, zijn eveneens van toepassing voor binnengemeentelijke afnemers.
19Slotbepalingen
Dit reglement wordt aangehaald als “Privacyreglement GBA 2013”.
Het “Privacyreglement GBA 2011” van 27december 2011 wordt ingetrokken.
Dit reglement treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking.
Dit reglement ligt ter inzage bij de verantwoordelijke voor de GBA.
Burgemeester en wethouders van Lansingerland, 7 mei 2013Drs. Ing. Ad Eijkenaar Ewald van VlietSecretaris BurgemeesterBijlage 1 Privacyreglement GBAVerbanden/koppelingen met andere gemeentelijke registraties.
Burg Stand = module Burgerlijke Stand in Key2Burgerzaken Naturalisatie = module Naturalisatie in Key2BurgerzakenCovog = systeem voor het aanvragen van verklaring omtrent gedrag bij Ministerie van Veiligheid en JustitieRDW = koppeling met Rijksdienst voor het wegverkeer voor het aanvragen van rijbewijzen NGR = applicatie voor het aanvragen van reisdocumenten in Key2BurgerzakenRPL3= Module Raadplegen Derden via afdeling VV&H voor de uitvoering van taken op het gebied van woningzaken door Woningbouwcorporatie 3B Wonen. VV&H = applicatie van Buitengewoon Opsporings Ambtenaren Corsa = Het documenten management systeemGWS = Het digitaal informatiesysteem voor sociale dienstenKey2Jong Monitor = Het digitaal informatiesysteem voor leerplicht en leerlingenvervoerKey2Begraven = De digitale begraafplaatsadministratieKIM = Het gemeentelijke zakensysteem van KodisionBRS = Basis Registratie Systeem; wordt in 2013 vervangen door ESB en gegevensmagazijn van Neuron ESB = De Neuron ESB, een enterprise servicebus gebaseerd op Stuf, zorgt ervoor dat alle gegevens van en naar alle aangesloten applicaties worden gezondenGegevensmagazijn = Het Neuron gegevensmagazijn, waarin alle gegevens die een gemeente gebruikt zijn opgeslagen Het gegevensmagazijn en ESB worden beheerd door het afdelingshoofd Informatievoorziening & Faciliteiten.Bijlage 2 Privacyreglement GBAVoor het uitvoeren van de wettelijke taken binnen een gemeente, is het van essentieel belang dat de GBA kan worden geraadpleegd. Omdat het niet geoorloofd is om alle geregistreerde gegevens in de GBA te kunnen raadplegen, is het afhankelijk van de wettelijk uit te voeren taak welke GBA-gegevens wél geraadpleegd kunnen worden. Op verzoek en na goedkeuring van de privacybeheerder kunnen medewerkers autorisatie verkrijgen voor het raadplegen van persoonsgegevens in de GBA.
OmschrijvingRubriekFinWIZNAWVV&HCRIBCategorie 01 PersoonA-nummer 01.01.10xxxxxBSN 01.01.20xxxxxVoornamen 01.02.10xxxxxAdellijke titel/predikaat 01.02.20xxxxxVoorvoegsel geslachtsnaam 01.02.30xxxxxGeslachtsnaam 01.02.40xxxxxGeboortedatum 01.03.10xxxxxGeslachtsaanduiding 01.04.10xxxxxAanduiding naamgebruik 01.61.10xxxxxAanduiding gegevens in onderzoek01.83.10xxxxxDatum ingang onderzoek01.83.20xxxxxDatum einde onderzoek01.83.30xxxxxCategorie 02 Ouder1A-nummer 02.01.10xxBSN Ouder102.01.20xxVoornamen 02.02.10xxVoorvoegsel geslachtsnaam 02.02.30xxGeslachtsnaam 02.02.40xxGeboortedatum 02.03.10xxAanduiding gegevens in onderzoek02.83.10xxDatum ingang onderzoek02.83.20xxDatum einde onderzoek02.83.30xxCategorie 03 Ouder2A-nummer 03.01.10xxBSN Ouder203.01.20xxVoornamen 03.02.10xxVoorvoegsel geslachtsnaam 03.02.30xxGeslachtsnaam 03.02.40xxGeboortedatum 03.03.10xxAanduiding gegevens in onderzoek03.83.10xxDatum ingang onderzoek03.83.20xxDatum einde onderzoek03.83.30xxCategorie 04 NationaliteitNationaliteit04.05.10xAanduiding bijzonder Nederlanderschap04.65.10xAanduiding gegevens in onderzoek04.83.10xDatum ingang onderzoek04.83.20xDatum einde onderzoek04.83.30xCategorie 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschapA-nummer 05.01.10xxBSN partner05.01.20xxVoornamen 05.02.10xxVoorvoegsel geslachtsnaam 05.02.30xxxxxGeslachtsnaam 05.02.40xxxxxGeboortedatum 05.03.10xxDatum sluiting 05.06.10xxxxDatum ontbinding 05.07.10xxxxAanduiding gegevens in onderzoek05.83.10xxxxDatum ingang onderzoek05.83.20xxxxDatum einde onderzoek05.83.30xxxxCategorie 06 OverlijdenDatum overlijden06.08.10xxxxxAanduiding gegevens in onderzoek06.83.10xxxxxDatum ingang onderzoek06.83.20xxxxxDatum einde onderzoek06.83.30xxxxxCategorie 07 InschrijvingIndicatie geheim07.70.10xxxxxCategorie 08 VerblijfplaatsGemeente van inschrijving 08.09.10xxxxxDatum inschrijving gemeente08.09.20xFunctie adres08.10.10xGemeentedeel 08.10.20xxxxxDatum aanvang adreshouding 08.10.30xxxxStraatnaam 08.11.10xxxxxNaam openbare ruimte08.11.15xxxxHuisnummer 08.11.20xxxxxHuisletter 08.11.30xxxxxHuisnummertoevoeging 08.11.40xxxxxAanduiding bij huisnummer 08.11.50xxxxxPostcode 08.11.60xxxxxLocatiebeschrijving 08.12.10xxxxxLand waarnaar vertrokken 08.13.10xxDatum vertrek uit Nederland 08.13.20xxxAdres buitenland 108.13.30xxAdres buitenland 208.13.40xxAdres buitenland 308.13.50xxDatum vestiging in Nederland 08.14.20xxxAanduiding gegevens in onderzoek08.83.10xxxxxDatum ingang onderzoek08.83.20xxxxxDatum einde onderzoek08.83.30xxxxxCategorie 58 Verblijfplaats (historisch)Gemeente van inschrijving 58.09.10xxGemeentedeel 58.10.20xxDatum aanvang adreshouding 58.10.30xxStraatnaam 58.11.10xxNaam openbare ruimte58.11.15xxHuisnummer 58.11.20xxHuisletter 58.11.30xxHuisnummertoevoeging 58.11.40xxAanduiding bij huisnummer 58.11.50xxPostcode 58.11.60xxLocatiebeschrijving 58.12.10xxAanduiding gegevens in onderzoek58.83.10xxDatum ingang onderzoek58.83.20xxDatum einde onderzoek58.83.30xxCategorie 09 KindA-nummer 09.01.10xxBSN kind09.01.20xxVoornamen 09.02.10xxAdellijke titel/predikaat 09.02.20Voorvoegsel geslachtsnaam 09.02.30xxGeslachtsnaam 09.02.40xxGeboortedatum 09.03.10xxAanduiding gegevens in onderzoek09.83.10xxDatum ingang onderzoek09.83.20xxDatum einde onderzoek09.83.30xxCategorie 10 VerblijfstitelAanduiding verblijfstitel10.39.10xDatum einde verblijfstitel10.39.20xIngangsdatum verblijfstitel10.39.30xAanduiding gegevens in onderzoek10.83.10xDatum ingang onderzoek10.83.20xDatum einde onderzoek10.83.30xIngangsdatum geldigheid 10.85.10xCategorie 60 Verblijfstitel (historisch)Aanduiding verblijfstitel60.39.10xDatum einde verblijfstitel60.39.20xIngangsdatum verblijfstitel60.39.30xIngangsdatum geldigheid 60.85.10xAanduiding gegevens in onderzoek60.83.10xDatum ingang onderzoek60.83.20xDatum einde onderzoek60.83.30xCategorie 11 GezagsverhoudingIndicatie gezag minderjarige11.32.10xIndicatie curatelenregister11.33.10xAanduiding gegevens in onderzoek11.83.10xDatum ingang onderzoek11.83.20xDatum einde onderzoek11.83.30xCategorie 12ReisdocumentSoort Ned. reisdocument12.35.10xNummer Ned.reisdocument12.35.20xDatum uitgifte reisdoc12.35.30xDatum einde geldigheid Ned. Reisdocument12.35.50xDatum inhouding reisdoc12.35.60xAanduiding inhouding/ vermissing12.35.70xAanduiding bezit buiten lands reisdocument12.37.10xCategorie 21 VerwijzingA-nummer 21.01.10xxXXxBSN21.01.20xXXXxVoornamen 21.02.10xxXXXVoorvoegsel 21.02.30xxXXxGeslachtsnaam 21.02.40xxXXxGeboortedatum 21.03.10xxXXxGemeente van uitschrijving 21.09.10xxXXxAangehaakte gegevensVoorletters persoonxxxxx
Fin = Afdeling Financiën & BelastingenWIZ= Team Werk, Inkomen en Zorg van de afdeling Publiekszaken NAW: Autorisatie voor een beperkte set aan gegevens, de zogenaamde NAW-gegevens, die nodig zijn voor een juiste adresseringVV&H= Afdeling Vergunning Verlening & Handhaving CRIB= Centraal Registratie- en Informatiebureau van mens en dier in het kader van CrisisbeheersingBijlage 3 PrivacyreglementVerstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt 1.Afdeling Bestuurszaken, secretariaatGegevens: NAWDatum huwelijkDoel: Huwelijksjubilea: 50, 60, 65, 70 en 80 jaar. 100 – jarigen2.Afdeling Bestuurszaken, team CommunicatieGegevens: NAWDoel: Uitnodigingen verzenden aan bepaalde doelgroepen, zoals nieuwe inwoners in de gemeente of inwoners van een wijk Bijlage 4 PrivacyreglementVerstrekkingen onder verantwoordelijkheid van de gemeenteDe verstrekking kan uitsluitend betrekking hebben op algemene en verwijsgegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden. Indien een persoon geheimhouding heeft ter voorkoming van verstrekking aan vrije derden wordt nimmer tot verstrekking overgegaan aan de in deze bijlage genoemde instanties.Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk niet-commercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene vereist.Aan de volgende instantie kunnen gegevens worden verstrekt ten behoeve van de actualisering van de onder hen rustende administraties:
door de gemeente gesubsidieerde instellingen met een niet commercieel doel;
landelijke instellingen, stichtingen en verenigingen met een CBF keurmerk;
instellingen of organisaties ten behoeve van:
maatschappelijke dienstverlening;algemene en geestelijke gezondheidszorg;kinderopvang;jeugdwelzijnswerk;ouderenzorg;gehandicaptenzorg;werkvoorziening;huisvesting (zoals woningbouwcorporatie 3B Wonen)woonruimteverdeling (zoals woningbouwcorporatie 3B Wonen)4.thuiszorgorganisaties.Bijlage 5 PrivacyreglementOverzicht van aangehaakte gegevens Voorletter(s) van de persoon, moeder, vader, partner en kinderen;Burgerlijke staat (ongehuwd, gehuwd, gescheiden en weduwe/weduwnaar);Gezinsverhouding;Adreshistorie, die voor 1-10-1994 is ontstaan;Historische persoonslijsten van personen die verhuisd zijn naar een andere gemeente;De historische persoonslijsten van personen die voor 1-10-1994 zijn overleden of vertrokken naar het buitenland;Binnengemeentelijke aantekeningen.Toelichting PrivacyreglementArtikel 1. - BegripsbepalingenIn dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt. Het privacyreglement gaat alleen over de GBA. Termen als bevolkingsadministratie spelen dan ook geen rol meer.Artikel 2. - Doel van de inzage of verstrekkingDit artikel formuleert het doel van de inzage en/of de verstrekking en regelt hoe dit wordt vastgelegd.De afnemers die de GBA als authentieke registratie moeten gebruiken worden separaat door het college aangewezen.Artikel 3. - BeheerMeestal zal het hoofd van de afdeling Publiekszaken belast zijn met de dagelijkse zorg over de GBA. Het kan natuurlijk ook iemand anders zijn. In de beheerregeling is aangegeven wie beheerder is. Zie hiervoor eveneens de NVVB-uitgave Burgerzaken en de procesaudit. Zo’n regeling moet er zijn op grond van artikel 14 van de Wet GBA. Artikel 4. - Verbanden met andere registratiesOp grond van dit artikel vindt verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA aan andere binnengemeentelijke afdelingen plaats. Het aanleggen van verbanden hangt samen met het gemeentelijk informatiebeleid. De Wet GBA verplicht tot het benoemen van de verbanden die in de gemeente zijn aangelegd tussen de verschillende administraties. Een voorbeeld van een dergelijk verband is die van de koppeling met een eventuele basisregistratie waarover de gemeente wellicht beschikt. Aangegeven moet worden welke registraties het betreft, waarvoor de gegevens worden gekoppeld, om welke afdeling het gaat en door wie de gegevens worden beheerd.In artikel 5 tot en met 8 wordt de rechtstreekse toegang tot de GBA inzichtelijk gemaakt, aan wie gegevens binnengemeentelijk worden verstrekt, onder welke voorwaarden gegevens worden verstrekt aan vrije derden en wie die vrije derden zijn.Artikel 5. - Rechtstreekse toegang tot de GBARechtstreekse toegang wil zeggen: het via een ‘on-line verbinding’ kunnen raadplegen of gebruiken van gegevens, zonder tussenkomst van anderen. Onderdeel 1 en 2 regelen de toegang van de beheerder en de medewerkers Publiekszaken tot de GBA. Onderdeel 3 regelt de toegang, het doel van de toegang en welke gegevens beschikbaar zijn voor binnengemeentelijke afnemers. Indien van toepassing, Onderdeel 4 is alleen nodig als de gemeente gebruikmaakt van een bewerker.Het verdient aanbeveling om een nieuwe inventarisatie te maken voor invulling van dit reglement. Bij de inventarisatie kan nu ook rekening worden gehouden met gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt. Behalve de reguliere afdelingen van een gemeente, zoals Financiën of Sociale Zaken, kunnen burgemeester en wethouders besluiten om ook toegang toe te staan aan organisaties die op grond van een gemeenschappelijke regeling taken van de gemeente uitvoeren. Te denken valt aan samenwerkingsverbanden op het terrein van belastingen, woning-toewijzing en dergelijke. Er bestaat geen verplichting om afdelingen van de gemeente of gemeenschappelijke regelingen rechtstreekse toegang tot de GBA te geven. Op grond van organisatorische overwegingen ligt dit ook niet voor de hand. Nog steeds geldt dat buitengemeentelijke afnemers en derden geen rechtstreekse toegang mogen hebben tot de GBA. Ze komen dan ook niet voor in dit reglement. Bijzondere aandacht is nodig voor een autorisatiestructuur voor het binnengemeentelijk gebruik van de GBA. Ook voor binnen-gemeentelijke afnemers gelden de eisen van de Wet GBA.De GBA-applicatie moet voorzieningen bevatten om gegevens en functies af te schermen. In verband met de problematiek van geheime afnemersindicaties is inmiddels een regeling getroffen voor toegang van medewerkers van de afdeling Publiekszaken tot het toepassingssysteem. Artikel 6. - Verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemersHet is denkbaar dat aan binnengemeentelijke afnemers wel ‘systematisch’ gegevens worden verstrekt zonder hun rechtstreekse toegang tot de GBA te geven. In dit verband kan worden gedacht aan periodieke selecties. Deze verstrekkingen moeten eveneens inzichtelijk worden gemaakt in het reglement. Ook hiervoor gelden de vereisten van de Wet GBA. Voor verstrekkingen op papier is reeds een voorziening getroffen in de Wet GBA. Ook hier ligt het voor de hand om een inventarisatie te maken.Overeenkomstig artikel 96 van de Wet GBA dient de regio politie aangemerkt te worden als een binnengemeentelijke afnemer.Artikel 7. - Overige verstrekkingenIn dit artikel kunnen de verstrekkingen die het college wil toestaan op grond van artikel 100 Wet GBA, worden geregeld. Dat zijn de verstrekkingen aan ‘vrije derden’. Hier mogen alleen derden worden opgenomen en gegevens aan hen worden verstrekt als wordt voldaan aan de eisen die artikel 100 Wet GBA stelt. Deze voorwaarden zijn:– Er mogen geen gegevens worden verstrekt aan rechtspersonen met winstoogmerk, met andere woorden: commerciële instellingen.– In het reglement moet per (categorie) vrije derde(n) het doel van de verstrekking worden aangeven. – Verstrekkingen kunnen alleen plaatsvinden voorzover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene dan wel van de rechten of vrijheden van anderen. – Nagegaan moet worden of de verstrekking gerechtvaardigd is door een dringende maatschappelijke behoefte en in verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd. Dit doel moet niet op een minder ingrijpende wijze te bereiken zijn. – Elke verstrekking moet worden getoetst op proportionaliteit en subsidiariteit. – Bij verstrekkingen aan organisaties buiten de Europese Unie moet men nagaan of het beschermingsniveau voor verwerking passend is. Of landen een passend beschermingsniveau bieden, kan worden nagevraagd bij het Cbp.– Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk niet-commercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene vereist.Mogelijke categorieën voor verstrekkingen zijn:– door de gemeente gesubsidieerde instellingen, zoals verenigingen;– stichtingen met een maatschappelijk doel.Alleen de volgende gegevens mogen worden verstrekt: ‘algemene en verwijsgegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden’. Artikel 8. - Telefonische gegevensverstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemersTelefonische verstrekkingen moeten zoveel mogelijk worden voorkomen. Echter is het in de praktijk niet mogelijk om dit volledig uit te sluiten. Door zeer strikte regels op te stellen en vooraf hier afspraken over te maken worden telefonische verstrekkingen tot het minimum beperkt. In artikel 9 tot en met 15 wordt de registratie van de aangehaakte gegevens beschreven. De aangehaakte gegevens zelf worden genoemd in bijlage 5.Artikel 12. - Verbanden, toegang en verstrekkingenDit artikel voorziet in de relaties van aangehaakte gegevens. Hierbij staat de publiekrechtelijke taak van de afnemer als criterium centraal.Artikel 14. - Protocolplicht van aangehaakte gegevensDit artikel verplicht de beheerder de verstrekking van gegevens te protocolleren. Deze plicht is beperkt tot situaties waarin aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de geregistreerde onevenredig schaadt. Dit betekent dat herleidbare verstrekkingen niet geprotocolleerd worden. Herleidbare verstrekkingen zijn terug te voeren aan de hand van een autorisatiebesluit of een gemeentelijke regeling en indicaties op de persoonslijst van de burger. Met andere woorden een dergelijke verstrekking kan worden gereconstrueerd. Dat geldt niet voor de niet-herleidbare verstrekkingen. Bijvoorbeeld bij ad-hoc vragen en voor verstrekkingen op basis van de verordening zonder indicatie op de persoonslijst. Deze verstrekkingen zullen wel worden geprotocolleerd. Artikel 16 t/m 18 bevatten bepalingen over beveiliging, de terugmeldverplichting,verplicht gebruik, intrekking van de oude verordening (reglement), datum van inwerkingtreding, citeertitel en de terinzagelegging.Artikel 16. - BeveiligingVeel gemeenten hebben een beveiligingsplan geschreven. Voor de GBA moet dit beveiligingsplan in ieder geval voldoen aan de eisen die Het Logisch Ontwerp stelt. Artikel 31 Besluit GBA stelt dat er voldoende voorzieningen van technische en organisatorische aard getroffen moeten zijn ter beveiliging van de in de GBA vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens.Het daarin gestelde kunt u uitsplitsen naar de volgende aandachtsgebieden:– Het systeem dan wel de methode voor het ontwikkelen, uitvoeren, meten dan wel controleren en bijsturen van beveiligingsmaatregelen;– de maatregelen van technische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen;– de maatregelen van organisatorische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen.Artikel 53 Besluit GBA is van toepassing indien een gemeente gebruikmaakt van een bewerker. In dat geval geldt:– dat er een systeem dient te zijn ter waarborging voor de gemeente dat de bewerker voldoet aan het gestelde in en krachtens artikel 53 Besluit GBA.Als laatste geldt in het kader van beveiliging wat in paragraaf 7.3.5 staat:– het transport van alternatieve media met GBA-berichten moet voldoen aan de geldende eisen.Artikel 17. - TerugmeldingIn dit artikel worden de binnengemeentelijke afnemers de verplichting opgelegd om verschillen te melden. Omdat de GBA gezien wordt als de basisadministratie moeten hierin de meest actuele gegevens zijn vermeld. In de praktijk komt het regelmatig voor dat bijv. verhuizingen wel bij een andere afdeling binnen de gemeente worden doorgegeven en niet bij de afdeling Publiekszaken. Om de GBA zo actueel mogelijk te houden worden verschillen aan Publiekszaken doorgegeven die vervolgens hier actie op zal ondernemen teneinde de juiste gegevens vast te stellen. Gezien het belang van de GBA wordt bij de melding van verschillen geen onderscheid gemaakt tussen authentieke en niet authentieke GBA-gegevens. Verder regelt dit artikel dat nadere invulling zal worden gegeven aan de wijze van melding aan en terugmelding vanuit de GBA.Artikel 18.- Verplicht gebruikAlle afnemers, dus ook de binnengemeentelijke afnemers moeten verplicht gebruik maken van de authentieke gegevens in de GBA. Volgens artikel 3b van de Wet GBA mag alleen worden afgeweken indien:
bij het gegeven een aantekening Onjuist of Onderzoek is geplaatst;
de afnemer een terugmelding heeft gedaan;
bij wettelijk voorschrift anders is bepaald(andere wet dan de Wet GBA, die van toepassing voor de uitvoering van de taak door de afnemer);
een goede vervulling van de taak van de afnemer wordt belet bij gebruik van het gegeven in de GBA .
Artikel 19. - SlotbepalingIn dit artikel is de citeertitel opgenomen en de terinzagelegging geregeld.