Regels ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen gemeente Oldambt 2013

Artikel 1  

Inleiding

In het kader van de toets op de rechtmatigheid is het beleid t.a.v. misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O-beleid) een van de criteria waarop de accountant de jaarrekening toetst. In deze interne regels wordt beschreven wat misbruik en oneigenlijk gebruik is en welk beleid de gemeente Oldambt in dit kader hanteert.

Wat is M&O-beleid

Misbruik en oneigenlijk gebruik zijn aan de orde bij die activiteiten waarbij informatie van derden (belanghebbenden) van groot belang is voor het verlenen c.q. vaststellen van uitkeringen, vergoedingen, subsidies, heffingen, belastingen en vergunningen. Maar er is meer. Het M&O-beleid zal ook een zekere interne werking hebben m.b.t. de uitvoering van de ingestelde M&O-maatregelen. Bij de uitvoering van het M&O-beleid kunnen zich namelijk ook binnen de organisatie op vele plaatsen (integriteits)problemen voordoen die uiteindelijk tot misbruik (i.c. fraude) of oneigenlijk gebruik kunnen leiden. Hetzelfde geldt voor het inzetten van het gebruik van gemeentelijke eigendommen, anders dan waarvoor deze zijn bedoeld.

Definities

Misbruik (onrechtmatig)

Onder misbruik wordt verstaan: Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of uitkeringen te verkrijgen of niet of een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen.

Oneigenlijk gebruik (niet-onrechtmatig)

Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan: Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.

Beleid

Het M&O-beleid bestaat uit de volgende categorieën maatregelen:

1. Regelgeving m.b.t. beleid

2. Voorlichting

3. Controlebeleid

4. Sanctioneren

5. Evaluatie

Ad 1. Regelgeving m.b.t. beleid

Het is van belang om bij de totstandkoming van nieuw beleid aandacht te besteden aan regelgeving met betrekking tot M&O gevoelige aspecten. Daartoe zijn de volgende activiteiten noodzakelijk:

• Het screenen van verordeningen op:

- onduidelijkheden van bepalingen

- tegenstrijdigheden van bepalingen

- handhaafbaarheid van bepalingen

• Waarborgen in de subsidieverordening en de verordening gemeentelijke heffingen:

- Dat instellingen expliciet verklaren bij het indienen van een subsidieaanvraag dat de gegevens betrouwbaar zijn

- En/of dat instellingen verplicht meewerken aan het beoordelen van de betrouwbaarheid en de geldigheid van de verstrekte gegevens

- En/of dat het college specifieke controlemaatregelen bij de instelling kan (laten) uitvoeren

• Vastleggen in de Regeling Budgethouderschap en het Mandaatbesluit:

- Opnemen in de regeling dat de budgethouder ook verantwoordelijk is voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik

Ad 2. Voorlichting

Via voorlichting kunnen burgers, bedrijven, instellingen etc. op de hoogte worden gebracht van het bestaan en de inhoud en toepassing van wet- en regelgeving door de gemeente. Hiervoor kunnen o.a. de volgende middelen worden ingezet:

• Brochures over integriteitsbeleid en M&O-beleid van de gemeente

- Wat zijn de risico’s

- Wat verwacht de gemeente van de burgers/bedrijven/instellingen e.d.

- Wat is het handhavingsbeleid van de gemeente

• Integriteitsbeleid en M&O-beleid publiceren op het internet/intranet

• Heldere voorwaarden over M&O-beleid opnemen in relevante verordeningen

- Korte samenvatting van het beleid maken met daarin een verwijzing naar het uitvoeriger stuk

Ad 3. Controlebeleid

Door middel van controle kan gesignaleerd worden of er sprake is van misbruik en/of oneigenlijk gebruik. Hiervoor zijn soorten van controle toepasbaar:

• Processen

- In alle daarvoor in aanmerking komende processen is functiescheiding aangebracht. Dit houdt in dat in alle gevallen waar dit noodzakelijk of wenselijk is, bijv. inkoop en aanbesteding, minimaal het vier-ogen-principe wordt toegepast (controle en uitvoering worden gescheiden).

- Waar gebruik gemaakt wordt van geautomatiseerde systemen is waar mogelijk de functiescheiding middels autorisaties geregeld. Een medewerker kan hierdoor geen handelingen verrichten waartoe hij/zij niet is gemachtigd

- In de vastgestelde mandaatregeling is beschreven wie welke bevoegdheden heeft

• Integriteitbeheersende maatregelen

- Integriteitscodes, deze zijn vastgelegd in de gedragscode voor ambtenaren

• Verbijzondering interne controle

- Uitvoeren van de werkprogramma’s zoals die zijn opgenomen in de jaarlijkse Interne Controleplannen (IC-plannen), die door de organisatie zijn vastgesteld.

- Uitvoeren steekproefsgewijze periodieke beoordelingen van de resultaten van de werkprogramma’s uit de IC-plannen, zoals aangegeven in het overkoepelend Intern Controle Plan Gemeente Oldambt.

Ad 4. Sanctioneren

Om te kunnen reageren op geconstateerd misbruik is een adequaat sanctiebeleid vereist, dat aansluit op de regelgeving. Voorbeelden hiervan zijn:

• Terugvordering/restitutie van onterecht verstrekte subsidiegelden als onjuistheden (achteraf) worden geconstateerd

• Intrekken van een vergunning als onjuistheden (achteraf) worden geconstateerd

• Ontslaggronden

Ad 5. Evaluatie

Gebreken kunnen worden ontdekt en hersteld wanneer in de fase van beleidsevaluatie expliciet aandacht wordt besteed aan M&O. Instrumenten hiervoor zijn o.a.:

• Periodieke doeltreffendheidsonderzoeken

• Steekproefsgewijze audits

• Onderzoeken door de rekenkamer

Uitgangspunten van beleid

Centraal uitgangspunt van M&O-beleid is dat elk organisatieonderdeel verantwoordelijk is voor te nemen maatregelen gericht op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik binnen processen of activiteiten waarbij informatie van derden van groot belang. Te denken valt aan het verlenen c.q. vaststellen van uitkeringen, vergoedingen, subsidies, heffingen, belastingen en vergunningen. Het M&O-beleid wordt met het vaststellen van deze notitie geformaliseerd.

Slotbepalingen

Deze regels treden – na behoorlijk te zijn bekend gemaakt – in werking op 1 januari 2013.

In de gevallen waarin deze regels niet voorzien beslist het college van burgemeester en wethouders.

Het college kan in bijzondere gevallen besluit af te wijken van deze regels, indien toepassing van deze regels leiden tot ongewenste situaties en onbillijkheden van overwegende aard.

Deze regels kunnen worden aangehaald als Regels M&O-beleid gemeente Oldambt 2013.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oldambt op 18 december 2012.

De secretaris,     De voorzitter,

H.J.J. Groothuis   P. Smit