| Organisatie | Emmen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Algemene subsidieverordening gemeente Emmen 2013 |
| Citeertitel | Algemene subsidieverordening gemeente Emmen 2013 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-05-2013 | 01-02-2018 | nieuwe regeling | 28-03-2013 ZuidOosthoeker, 30-04-2013 | RA12.0114 |
De raad van de gemeente Emmen;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 20 november 2012, nummer: 12/809;
gelet op het bepaalde in artikel 149 van de Gemeentewet en titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht;
Vast te stellen de navolgende Algemene subsidieverordening gemeente Emmen 2013:
Hoofdstuk 1. ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 2. Reikwijdte verordening
Voor de volgende beleidsterreinen kan subsidie worden verstrekt:
- Economie en werkgelegenheid;
Hoofdstuk 3. AANVRAAG VAN DE SUBSIDIE
Artikel 5. Bij aanvraag in te dienen gegevens
Bij een aanvraag om subsidie overlegt de aanvrager de volgende gegevens:
een begroting en dekkingsplan van de kosten van de activiteiten, waar de subsidie voor wordt aangevraagd. Het dekkingsplan bevat een opgave van bij andere bestuursorganen of private organisaties of personen aangevraagde subsidies of vergoedingen ten behoeve van dezelfde activiteiten, onder vermelding van de stand van zaken daarvan;
Indien de aanvrager een rechtspersoon is met een (semi-) publieke taak, statutair gevestigd is in de gemeente Emmen en waarbij ten minste 50% van de exploitatie uit gemeentelijke subsidies bestaat, overlegt de aanvrager bij de aanvraag om subsidie een eigen Wopt-verklaring waarin de aanvrager aangeeft of de bij haar in dienst zijnde functionarissen en werknemers een lager inkomen (brutosalaris, inclusief eventueel vakantiegeld, eindejaarsuitkering, bonussen, (vertrek)premies en/of toelagen) genieten dan de voor het jaar voorafgaand aan het subsidiejaar vastgestelde inkomensgrens als bedoeld in artikel 8, tweede lid.
Hoofdstuk 4. WEIGERING VAN DE SUBSIDIE
Het college vermindert de maximaal te verlenen subsidie, indien er sprake is van een instelling of organisatie die een (semi-) publieke taak uitvoert en er blijkt dat een of meerdere personen in dienst van deze instelling of organisatie een brutosalaris geniet dat hoger is dan de voor het jaar voorafgaand aan het subsidiejaar vastgestelde inkomensgrens zoals bedoeld in artikel 6, lid 1 van de Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens (Wopt), of dat door het toekennen van een bonus, (vertrek)premie en/of toelage die inkomensgrens wordt overschreden. De maximaal te verlenen subsidie wordt met eenzelfde percentage verminderd als de overschrijding van de inkomensnorm. Voor deeltijders geldt de inkomensnorm naar rato van de deeltijdfactor.
Het college kan voor subsidies binnen door de raad vast te stellen beleidsterreinen of onderdelen daarvan bepalen dat de gevraagde subsidie kan worden geweigerd of de verleende subsidie kan worden ingetrokken in het geval en onder de voorwaarden, bedoeld in artikel 3 van de Wet bevordering integriteitbeoordelingen door het openbaar bestuur.
Hoofdstuk 6. VERPLICHTINGEN VAN DE SUBSIDIEONTVANGER
Artikel 12. Tussentijdse rapportage
Bij subsidies, hoger dan 75.000 euro, welke verleend worden voor activiteiten die meer dan een jaar in beslag nemen, kan het college de verplichting opleggen tot het tussentijds afleggen van rekening en verantwoording omtrent de verrichte activiteiten en de daaraan verbonden uitgaven en inkomsten. Een dergelijke tussentijdse verantwoording wordt niet vaker dan één keer per jaar gevraagd.
De subsidieontvanger doet onverwijld melding aan het college, zodra aannemelijk is dat de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, niet of slechts gedeeltelijk zullen worden verricht of dat niet of slechts gedeeltelijk aan de aan de beschikking tot subsidieverlening verbonden verplichtingen zal worden voldaan.
Artikel 14. Verklaring omtrent gedrag
Een vrijwilligersorganisatie dient als subsidieontvanger, naast het in lid 1 genoemde beleid, de registratielijst van de “stichting tuchtrecht vrijwilligerswerk” bij te houden en te hanteren, bij binnenkomst van een vrijwilliger en in die gevallen waarvoor een tuchtprocedure van toepassing is geweest.
Hoofdstuk 7. VERANTWOORDING EN VASTSTELLING VAN DE SUBSIDIE
Artikel 16. Verantwoording subsidies tot 10.000 euro
Bij een ambtshalve vaststelling als bedoeld in het eerste lid, onderdeel b, kan het college de aanvrager verplichten om op de door haar aangegeven wijze aan te tonen dat de activiteiten, waarvoor de subsidie wordt verstrekt, zijn verricht en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen.
Artikel 19. Hoogte van de subsidie
Het bedrag van de subsidievaststelling zal niet hoger zijn dan het bedrag zoals dit in het besluit tot verlening is toegekend.
Artikel 20. Vaststelling subsidie
Indien uit de aard van de subsidie, dan wel de verantwoording daarvan, volgt dat voor de beslissing op de vaststelling van de subsidie een langere termijn nodig is dan de in het eerste lid genoemde termijn, dan bericht het college de subsidieontvanger daarvan zo spoedig mogelijk na ontvangst van de aanvraag tot subsidievaststelling.
Hoofdstuk 8. OVERIGE BEPALINGEN
Het college kan, in bijzondere gevallen, een of meerdere artikelen van deze verordening buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voor zover toepassing gelet op het belang van de aanvrager of subsidieontvanger leidt tot onbillijkheid van overwegende aard. Het van toepassing verklaren van dit artikel wordt gemotiveerd in het besluit. Uitgezonderd zijn de artikelen 1, 2 en 3.
De ‘Algemene subsidieverordening gemeente Emmen 2012 incl. 1e wijziging d.d. 27 september 2012’ worden op het in artikel 26 genoemde tijdstip ingetrokken.
Artikel 25. Overgangsbepalingen
Aanvragen om subsidie die zijn ingediend voor inwerkingtreding van deze verordening worden afgedaan volgens de bepalingen van de Algemene subsidieverordening gemeente Emmen 2012 incl. 1e wijziging d.d. 27 september 2012.
Deze verordening wordt aangehaald als ‘Algemene subsidieverordening gemeente Emmen 2013’.
Vastgesteld in de openbare vergadering van 28 maart 2013.
Artikel 1. Begripsomschrijvingen
In dit artikel wordt een aantal begrippen verduidelijkt, dat in de verordening wordt gehanteerd.
Er is in de definities een onderscheid gemaakt tussen verschillende vormen van subsidie.
De jaarlijkse subsidie, die voor meerdere jaren verleend kan worden en veelal op voortdurende activiteiten van een instelling betrekking heeft. Hierbij kan worden gedacht aan exploitatiesubsidie en subsidie in de loonkosten. In de onderhavige verordening is bepaald dat deze voor een periode van ten hoogste vier jaren worden verstrekt. Na het verstrijken van die periode kan uiteraard opnieuw worden besloten een jaarlijkse subsidie te verstrekken. Voor de periode van 4 jaar is gekozen, omdat deze termijn én aansluit bij de zittingstermijn van de raad (hoewel die termijnen uiteraard niet gelijk hoeven te lopen) én het een goede termijn lijkt om te bezien of eerder vastgestelde beleidsdoelen nog gelden en, zo ja, of die met de verstrekte subsidies worden gediend.
Als er subsidie voor langer dan drie jaar aan een instelling wordt verstrekt voor de uitvoering van dezelfde activiteit(en), ontstaat er een subsidierelatie, zoals beschreven in artikel 4:51 van de Awb en dient bij weigering van de subsidie voor een nieuw tijdvak een redelijke termijn in acht te worden genomen.
Eenmalige subsidies zijn subsidies die voor een eenmalige activiteit of een activiteit, waarvoor het college slechts voor een van te voren bepaalde tijd van maximaal 4 jaar subsidie wil verlenen. Te denken valt aan een subsidie ten behoeve van het doorgang doen vinden van de gebruikelijke activiteiten van de subsidieontvanger, terwijl die doorgang door bijzondere, incidentele omstandigheden anders niet gewaarborgd zou zijn. Hierbij kan worden gedacht aan inhuur van uitzendkrachten voor de vervanging van niet-verzekerd, arbeidsongeschikt geworden personeel, het vervangen van een teloor gegaan bedrijfsgebouw en dergelijke. Of aan projectsubsidies die worden gegeven voor door de subsidieontvanger te realiseren bijzondere projecten, zoals bijvoorbeeld een dansvoorstelling of kunstmanifestatie. Eenmalige subsidies hebben een looptijd, afhankelijk van de duur van het project en kunnen onder omstandigheden dus een looptijd hebben van langer dan een jaar.
Een bijzondere vorm van eenmalige subsidies betreft de zogenaamde waarderingssubsidies. Het is een benaming die door gemeenten veelal wordt gebruikt, maar in juridische zin niet veel toevoegt aan de benaming ‘eenmalige subsidie’. Waarderingssubsidies zijn subsidies die, zoals het woord al zegt, verstrekt worden om waardering voor de activiteiten van de ontvanger uit te drukken. Overigens dient in een afwijzing van een dergelijke subsidieaanvraag altijd helder te worden gemotiveerd dat de activiteiten, waarvoor subsidie wordt gevraagd, niet in aanmerking komen voor de waarderingssubsidie en niet de aanvrager pur sang. Deze subsidies mogen naar eigen wens van de ontvanger worden besteed en kunnen dus zowel worden gestoken in de reguliere activiteiten van de ontvanger als in extra activiteiten. Hiermee wordt nog steeds recht gedaan aan de reden, dat subsidies worden verstrekt: het bevorderen van bepaalde voor de gemeente, dan wel haar ingezetenen positieve doelen. Een uiting van waardering voor degenen, die die doelen bevorderen, draagt bij aan hun motivering en dus ook aan de wijze, waarop zij de doelen behartigen. Nu de besteding van deze subsidie geheel ter keuze van de ontvanger is, wordt ter zake van de besteding geen verantwoording geëist en is geregeld dat het moment van verlening van de subsidie tevens dat van de vaststelling daarvan is. Hiermee worden onnodige administratieve en bestuurlijke procedures voorkomen. Er wordt hierop nader ingegaan bij de toelichting op artikel 15 van deze verordening. Overigens is het zeer wel mogelijk om achtereenvolgens meerdere “eenmalige” waarderingssubsidies te verlenen. De facto is een waarderingssubsidie een eenmalige subsidie, waaraan geen verantwoordingseisen worden gesteld.
Artikel 2. Reikwijdte verordening
Aangegeven wordt voor welke beleidsterreinen subsidies kunnen worden verstrekt.
Artikel 3. Bevoegdheid college
Het college besluit ingevolge het eerste lid binnen de daarvoor door de raad vastgestelde kaders, zoals neergelegd in de gemeentebegroting en deze verordening. Dit betekent dat het college geen subsidies kan verlenen, die niet stroken met de door de raad vastgestelde algemene regels. Met besluiten over het verstrekken van subsidies in plaats van verlenen van subsidies wordt de bevoegdheid te besluiten over het gehele subsidieproces, dus ook het bevoorschotten, lager vaststellen, terugvorderen en dergelijke bedoeld.
In het eerste lid is bepaald dat het college daarbij de gemeentebegroting en (eventuele) subsidieplafonds in acht neemt.
In het tweede lid is de bevoegdheid van het college geregeld om voorwaarden aan de subsidie te verbinden. Zie hiertoe ook artikel 4:33 Awb en voor het verschil met verplichtingen artikel 4:37 Awb.
In het derde lid is bepaald dat het college naast deze verordening nog nadere regels mag opstellen. Hier is ook gebruik van gemaakt door vaststelling van de diverse beleidsregels voor subsidieverstrekkingen.
Ook de bevoegdheid om aan een subsidiebeschikking een uitvoeringsovereenkomst op grond van artikel 4:36 Awb te verbinden, berust bij het college.
Artikel 4. Subsidieplafond en begrotingsvoorbehoud
In de Awb zijn in de artikelen 4:25 tot en met 4:28 de belangrijkste bepalingen rondom het werken met een ‘subsidieplafond’ gegeven. Ingevolge het eerste lid van artikel 4 kan het college een of meer subsidieplafonds vaststellen. In de regel valt dit qua tijdstip vaak samen met of na de vaststelling van de begroting door de raad. Het college kan nadere regels opstellen omtrent de wijze van verdeling van de beschikbare middelen. Van deze bevoegdheid is gebruik gemaakt in de beleidsregels voor diverse subsidies.
Met het oog op de rechtszekerheid verlangt de Awb, dat het subsidieplafond bekend wordt gemaakt, vóórdat de periode waarop het betrekking heeft ingaat. Zo kunnen potentiële aanvragers tijdig weten hoeveel geld beschikbaar is. Indien het voor subsidie beschikbare bedrag enkel op de begroting vermeld staat en de gemeente deze bedragen niet als zijnde subsidieplafonds heeft gepubliceerd, kan de gemeente subsidieaanvragen niet ongemotiveerd weigeren wegens het bereiken van het bedrag in de begroting.
Lid 3 is het zogenaamde begrotingsvoorbehoud. Als de gemeentebegroting nog niet is vastgesteld en er formeel dus nog geen financiële ruimte door de raad beschikbaar is gesteld, wordt subsidie slechts verleend onder de voorwaarde dat de raad daarvoor geld beschikbaar zal stellen. Indien wordt gewerkt met een begrotingsvoorbehoud moet er rekening worden gehouden met het feit dat de gemeentelijke begroting voorgelegd wordt aan de provincie ter goedkeuring; pas daarna is er sprake van een definitieve begroting.
Artikel 5. Bij aanvraag in te dienen gegevens
In het eerste lid is bepaald dat een aanvraag voor subsidie schriftelijk dient te worden gedaan. Met ‘schriftelijk’ is meer bedoeld dan ‘op papier geschreven’. Zo kan een aanvraag ook digitaal worden gedaan, mits het college het door hem vastgestelde formulier ook in digitale vorm beschikbaar heeft gesteld.
Ingevolge artikel 4:29 Awb begint het subsidieproces met een aanvraag. Wat een aanvraag is en aan welke eisen deze moet voldoen staat in afdeling 4.1.1 van de Awb.
In het tweede lid van artikel 5 is bepaald welke gegevens de aanvrager dient te overleggen bij zijn subsidieaanvraag. De bevoegdheid van het college ter zake nadere regels te stellen, is geregeld in het vijfde lid. Het college kan zo desnoods per geval regelen welke gegevens dienen te worden verstrekt, waarbij het uitgangspunt is dat het college dit doet om de administratieve en bestuurlijke lasten voor alle betrokkenen zo beperkt mogelijk te houden.
In het tweede lid onder d, wordt verwezen naar de systematiek van subsidieverlening en verrekening bij jaarlijks (per boekjaar) verstrekte subsidies conform artikel 4:72 Awb. Een dergelijke verplichting dient in de beschikking tot subsidieverlening te worden opgenomen. Inzage in de financiële reserve van een instelling is slechts aan de orde voor de beoordeling van een jaarlijkse subsidieaanvraag van een grote instelling met overeenkomstige subsidiebehoefte.
In het derde lid is geregeld dat bepaalde aanvragers een eigen verklaring dienen te overleggen waarin wordt aangegeven of de bij de instelling of organisatie in dienst zijnde functionarissen en werknemers een lager inkomen genieten dan de vastgestelde inkomensgrens. Het gaat hierbij om rechtspersonen met een (semi-)publieke taak, die statutair gevestigd zijn in de gemeente Emmen en die in hoofdzaak door gemeentelijke subsidies worden bekostigd. De grens is hierbij bepaald op 50% van de (jaar)exploitatie. Er wordt gesproken van gemeentelijke subsidies: dus ook van andere gemeenten dan Emmen. Rechtspersonen met een semi-publieke taak zijn rechtspersonen die actief zijn in dienstverlenende sectoren waar het marktmechanisme geen of slechts een beperkte rol speelt bij de afstemming van vraag en aanbod. Hierbij is er veelal sprake van een bepaalde mate van financiering of inkomsten uit publieke middelen. Meestal is er ook sprake van een wettelijke taak of een publiek belang. Een grote verscheidenheid van instellingen zijn belast met een semi-publieke taak. De activiteiten kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op onderwijs, zorg, nutsvoorzieningen (energie en water), wonen, openbaar vervoer, welzijn, goede doelen, openbare bibliotheken en openbare musea.
Met deze informatie kan worden getoetst of zich een situatie voordoet van overschrijding van de Wopt-norm. In dit onderdeel wordt dan ook verwezen naar de nadere bepalingen over de Wopt-norm en de reden van het moeten overleggen van de gevraagde bescheiden (zie artikel 8, lid 2).
In artikel 5, lid 4, worden meer formele eisen gesteld aan instellingen, die voor de eerste maal subsidie aanvragen.
Hier wordt de datum genoemd, waarvóór de subsidieaanvragen bij het college ingediend moeten zijn. In dit artikel wordt slechts een uiterste indiendatum genoemd voor (meer)jaarlijkse subsidies.
Hier worden de termijnen gegeven, waarbinnen het college gehouden is te beslissen op een aanvraag voor subsidie. In de Awb staan geen strikte beslistermijnen op een aanvraag om subsidie. Uitgangspunt is dat afhandelen binnen 16 weken de maximale termijn is, in principe wordt de aanvraag zo servicegericht dus zo snel mogelijk afgehandeld.
In het eerste lid worden de algemeen geldende weigeringsgronden, zoals opgenomen in artikel 4:35 Awb, met een nadere, op de gemeentelijke praktijk toegesneden grond aangevuld. Dit betreft het niet of niet in overwegende mate gericht zijn van de activiteiten van de aanvrager op de gemeente, dan wel haar ingezetenen of daaraan niet of nauwelijks ten goede komen.
In het tweede lid is een weigeringsgrond opgenomen op basis waarvan het college een aanvraag voor subsidie kan weigeren indien de subsidieontvanger zelf in de kosten kan voorzien.
In het derde lid is de relatie gelegd tussen het verlenen van subsidies en de hoogte van de salarissen bij subsidierelaties. Voorkomen moet worden dat instellingen en organisaties die (semi-)publieke taken uitvoeren, enerzijds subsidie uit publieke middelen ontvangen en anderzijds loonkosten hebben die voor deze organisaties en instellingen exorbitant hoog zijn. Als verminderingsgrond voor subsidie wordt hier overschrijding van de zogenoemde Wopt-norm genoemd, waarbij tevens rekening wordt gehouden met vakantiegeld, eindejaarsuitkering, bonussen, (vertrek)premies en/of toelagen. De gemeente Emmen zal alleen dan de maximaal te ontvangen subsidie verlenen, wanneer de betreffende instelling of organisatie zich niet ‘bezondigt’ aan overschrijding van de Wopt-norm. Dit betreft dan het personeel (inclusief bestuurders) dat in dienst is bij de betrokken instelling of organisatie. Over door de instelling of organisatie ingehuurd extern personeel hoeft de rechtspersoon geen inkomensverklaring af te leggen. Ten aanzien van de hoogte van het normbedrag is aangehaakt bij de Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens (Wopt). Daarbij staat helderheid omtrent het normbedrag voorop. Voor de vergelijking met de Wopt-norm worden vakantiegeld, eindejaarsuitkering, bonussen, (vertrek)premies en toelagen aangemerkt als bezoldiging en worden deze opgeteld bij het belastbare loon voor de bepaling van de inkomensgrens.
De hoogte van de inkomensgrens, de Wopt-norm, wordt na afloop van een jaar vastgesteld (voor 2010 € 193.000 euro, de norm voor 2011 is in februari 2012 bekend). Daarom is in dit artikel bepaald, dat voor de toetsing het ontvangen inkomen vergeleken wordt met de norm van het afgelopen jaar (met andere woorden: het inkomen uit het jaar x wordt vergeleken met de norm van het jaar x-1). Voor personen die niet fulltime in dienst zijn van de betreffende organisatie wordt de inkomensnorm gerelateerd aan de deeltijdfactor.
Indien er sprake is van meerdere bestuurders met een inkomen boven de norm, dan worden de inkomens bij elkaar opgeteld en wordt daarover het minderingspercentage berekend. Het percentage waarmee de subsidie wordt verminderd wordt afgerond op 1 decimaal.
De subsidieaanvragende instelling dient een verzoek in voor een subsidie van 150.000 euro en heeft hier volgens de subsidieregels ook recht op. In dat geval zou de subsidieverlening 150.000 euro zijn. Nu blijkt echter dat de bestuurder een vergoeding ontvangt van 210.000 euro, terwijl de inkomensnorm 193.000 euro is. De overschrijding van de norm is 8,8%. Dat betekent dat de maximaal te verlenen subsidie à 150.000 euro met 8,8% wordt verminderd, zodat aan de instelling een subsidie wordt verleend ter grootte van 136.800 euro.
Indien er sprake zou zijn van een tweede bestuurder die een vergoeding ontvangt van 250.000 euro, dan wordt de vermindering als volgt bepaald. De totale vergoeding is 460.000 euro, de inkomensnorm is 386.000 euro (tweemaal de standaard). Dat betekent dat de maximaal te verlenen subsidie wordt verminderd met 19,2%.
Een bijzondere weigeringsgrond is opgenomen in artikel 9. Het betreft het geval dat de aanvrager van een subsidie de toets van de Wet Bibob niet kan doorstaan. Daarbij is niet van belang of de activiteiten, waarvoor subsidie wordt gevraagd, op zichzelf beoordeeld subsidiabel zijn. Het gaat bij deze weigeringsgrond louter om de persoon, dan wel rechtspersoon van de aanvrager.
De Wet Bibob is bedoeld als aanvulling op bestaande instrumenten, die het college reeds ter beschikking heeft. Het college zal bij ieder beleidsdoel, dat het wil subsidiëren, zich de vraag moeten stellen of er enig risico is van het faciliteren van strafbare feiten en of die risico’s niet voldoende worden ondervangen met de bestaande toetsing van aanvragen. Het is niet mogelijk te bepalen dat de Wet Bibob generiek op alle subsidies wordt toegepast. Het college dient zelf een afweging te maken in welke situatie toepassing zinvol is.
Artikel 10. Verlening van de subsidie
Ingevolge het eerste lid geeft het college al in het besluit tot verlening van de subsidie aan op welke wijze de verantwoording van de ontvangen subsidies dient plaats te vinden. Hiermee wordt bereikt dat degene, aan wie de subsidie is toegekend, van meet af aan duidelijk is aan welke voorwaarden en administratieve eisen hij dient te voldoen. In het tweede lid is geregeld dat het college de ontvanger verplichtingen kan opleggen.
In artikel 4:37 Awb staan de standaardverplichtingen vermeld welke het college bij de beschikking tot subsidieverlening aan de subsidieontvanger kan opleggen.
Bij de in het tweede lid van artikel 10 te stellen verplichtingen kan worden gedacht aan bijvoorbeeld het verzekeren van de zaken, die voor de uitvoering van de gesubsidieerde activiteit noodzakelijk zijn, de arbeidsvoorwaarden voor het personeel van de subsidieontvanger, reservevorming, het bestuur, het aanstellen van toezichthouders, de inrichting van de administratie en de benodigde toestemming van het college voor het aangaan van rechtshandelingen als bedoeld in artikel 4:71 Awb.
Het is van belang voor de verantwoording, dat op een heldere manier wordt aangegeven wat met de verlening van de subsidie wordt verlangd. Oftewel: welke indicatoren leiden tot beantwoording van de vraag of de prestatie is geleverd. Als de prestatieverlening te gedetailleerd of juist te algemeen is geformuleerd, kunnen er onbedoeld problemen ontstaan bij de verantwoording.
Artikel 11. Betaling en bevoorschotting
Voorschotten worden automatisch (ambtshalve) verstrekt volgens het in de subsidieregeling of de verleningsbeschikking opgenomen bevoorschottingsritme. De bevoorschottingsbeschikking wordt ambtshalve gegeven op het moment van de verleningsbeschikking. De subsidieaanvrager hoeft geen aanvra(a)g(en) voor bevoorschotting in te dienen of tussentijdse overzichten van prestaties of uitgaven te overleggen.
Omdat de bevoorschotting mede afhankelijk is van de aard van de te subsidiëren activiteit is er voor gekozen om de termijnen, waarop de (automatische) bevoorschotting plaats vindt, niet in de verordening te noemen. Het bevoorschottingsritme en de hoogte van de voorschotten worden in de verleningsbeschikking vermeld.
De subsidieontvanger is volgens artikel 13 verplicht melding te doen van omstandigheden die van invloed kunnen zijn op de hoogte van het verleende bedrag. De subsidieverstrekker kan vervolgens, indien nodig, door een wijziging van de verleningsbeschikking het bevoorschottingsritme en de hoogte van de voorschotten aanpassen. Na vaststelling van de subsidie wordt het resterende bedrag (het vastgestelde bedrag verminderd met de verleende voorschotten) uitgekeerd aan danwel teruggevorderd van de subsidieontvanger.
Indien in de verleningsbeschikking niet anders is bepaald, vindt betaling van het voorschot binnen zes weken na verzending van de verleningsbeschikking plaats. Zie artikel 4:87, lid 1, Awb.
Artikel 12. Tussentijdse rapportage
Aan meerjarig verstrekte subsidies, hoger dan 75.000 euro, kan de mogelijkheid verbonden worden om jaarlijks een tussentijdse verantwoording te vragen. Het college moet vooraf bepalen welke vereisten worden gesteld aan de tussentijdse, inhoudelijke en financiële verantwoording, bij voorkeur door middel van standaardformulieren. Het ligt voor de hand dat dit regime in ieder geval lichter is dan het regime wat is opgesteld voor de eindverantwoording als bedoeld in artikel 17.
In het eerste lid is bepaald dat de subsidieontvanger verplicht is een tijdige (dat wil zeggen zonder nodeloos tijdsverloop) mededeling bij de gemeente te doen wanneer het aannemelijk is dat de gesubsidieerde activiteit niet, niet tijdig, niet geheel of niet volgens alle daaraan verbonden verplichtingen zal worden verricht. In dat geval zal de subsidie lager of op nihil worden vastgesteld of zullen nadere afspraken worden gemaakt over het aanpassen van de verplichtingen, bijvoorbeeld het geven van meer tijd voor de uitvoering van de activiteiten. Bij het niet voldoen aan deze meldingsplicht kan, indien dat achteraf mocht blijken, met toepassing van artikel 4:49 Awb alsnog de subsidievaststelling worden ingetrokken, omdat de ontvanger wist en behoorde te weten dat de vaststelling onjuist was. Terugvordering van de subsidie, inclusief wettelijke rente van het hele subsidiebedrag, kan in een dergelijk geval proportioneel worden geacht, omdat de ontvanger dan misbruik maakte van het gegeven vertrouwen, dat ten grondslag ligt aan de onderhavige subsidieverordening.
Voor de volledigheid wordt opgemerkt dat de meldingsplicht niet geldt na vaststelling van de subsidie of voor zover er (op verzoek van de belanghebbende) door de subsidieverlener een ontheffing is verleend van de verplichting om een prestatie overeenkomstig de subsidietoekenning uit te voeren.
In het tweede lid is bepaald dat een subsidieontvanger het college ogenblikkelijk moet berichten indien de Wopt-norm wordt overschreden. Bovenstaande toelichting op het eerste lid geldt evenzeer voor de meldingsplicht van dit lid.
Artikel 14. Verklaring omtrent gedrag
In lid 1 wordt de verplichting vastgelegd om te beschikken over vastgesteld beleid waarin de verplichting is vastgelegd dat een verklaring omtrent gedrag moet worden overlegd waar deze wettelijk nog niet bestaat. Deze verplichting is opgenomen ter bescherming van minderjarigen.
Er wordt uitgegaan van de eigen verantwoordelijkheid van subsidieontvanger om te bepalen waar de scheidslijn ligt tussen diegenen die een verklaring omtrent gedrag moeten overleggen en diegenen waarvoor dit niet geldt. Bij het bepalen van die scheidslijn kan gedacht worden aan het optreden van kwetsbare situaties zonder toezicht van derden. Dit geldt bijvoorbeeld niet voor vervoer van minderjarigen naar het sportveld, maar wel voor trainingssituaties van een trainer met kinderen. Omdat de situatie voor elke organisatie anders ligt, dient de subsidieontvanger hier zelf beleid voor te maken. De subsidieontvangers kunnen daarbij gebruik maken van het stappenplan 'In veilige handen'. In de subsidieaanvraag 2013 en specifiek in het jaarverslag over 2013 dient het beleid van de subsidieontvanger te worden vermeld. Voor de uitvoering van het door u vastgestelde beleid is de subsidieontvanger zelf verantwoordelijk.
In lid 3 wordt vrijwilligersorganisaties gevraagd om voor incidenten en nieuwe vrijwilligers die met minderjarigen omgaan de registratielijst van de “Stichting Tuchtrecht Vrijwilligerswerk” te hanteren, teneinde te voorkomen dat een kwaadwillende medewerker van de ene organisatie naar de andere kan overstappen. Eerder heeft het College Bescherming Persoonsgegevens toestemming verleend voor het beheren van een dergelijke registratielijst. Op deze lijst worden alleen mensen opgenomen die volgens een vastgestelde tuchtprocedure zijn veroordeeld. Op de website van de Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV) www.nov.nl en op de website van de Stichting Tuchtrecht Vrijwilligerswerk www.tuchtrechtvrijwilligerswerk.nl/registratielijst is de meest actuele informatie over dit onderwerp beschikbaar.
In lid 4 wordt aangegeven dat bij het ontbreken van een tuchtprocedure binnen de vereniging of organisatie, het gebruik van de tuchtprocedure van de “stichting tuchtrecht vrijwilligerswerk” verplicht is. Wanneer in uw vereniging of organisatie een eigen tuchtrechtregeling wordt gehanteerd, dient u of uw vakorganisatie een overeenkomst af te sluiten met Vereniging NOV, zodat u ook de registratielijst van de Stichting Tuchtrecht Vrijwilligerswerk kunt hanteren om te melden en te raadplegen.
Het verplicht stellen van een Verklaring omtrent gedrag voor het verkrijgen van subsidie sluit misbruik niet uit. Ook het bijhouden en gebruiken van een registratielijst en integriteitsbeleid doen dat niet. Het laat wel zien dat subsidieontvanger en de gemeente Emmen bewust bezig zijn met het onderwerp. Ook dat kan potentiële plegers afschrikken.
Artikel 15. Overige verplichtingen van de subsidieontvanger
In artikel 15 zijn de overige verplichtingen van de ontvanger van de subsidie opgenomen, als ook de plicht belangrijke wijzigingen te melden aan het college. Overigens moet “schriftelijk” hier niet al te letterlijk worden opgevat; een melding per e-mail kan ook voldoende zijn. Niets belet de gemeente om bij twijfel direct contact op te nemen met de subsidieontvanger en om nadere stukken te vragen.
Artikel 16. Verantwoording subsidies tot 10.000 euro
Kenmerkend voor subsidies tot 10.000 euro is dat een vast bedrag (lump sum) wordt verstrekt en dat de subsidieontvanger achteraf niet standaard verantwoording hoeft af te leggen aan de subsidieverstrekker. De subsidieontvanger hoeft geen aanvraag voor subsidievaststelling (verantwoording) in te dienen. Hierdoor kunnen de lasten voor zowel de subsidieaanvrager als de subsidieverstrekker worden verminderd.
In het geval van directe vaststelling (eerste lid, onderdeel a) worden de bewijsstukken van de prestatie direct met de aanvraag meegestuurd. Ook indien de activiteiten nog niet hebben plaatsgevonden, kan onderdeel a worden toegepast. De toepassing is dan onder meer afhankelijk van de aard van de subsidie (bijvoorbeeld een ‘waarderingssubsidie’) en risicoafweging van de subsidieverstrekker. Steekproefsgewijze controle na de vaststelling is mogelijk, maar leidt alleen in bijzondere gevallen, zoals fraude, tot terugvordering.
In het geval van verlening, gevolgd door ambtshalve vaststelling (eerste lid, onderdeel b), wordt in de subsidiebeschikking vermeld wanneer de gesubsidieerde activiteiten moeten zijn verricht. De subsidie wordt vervolgens, binnen 13 weken na de datum waarop de activiteiten uiterlijk moeten zijn verricht, ambtshalve vastgesteld door de gemeente. De ambtshalve vaststelling zal in de praktijk veelal al vóór het verstrijken van de termijn gebeuren, namelijk als het vanuit oogpunt van een efficiënte werkwijze wenselijk wordt geacht, dat dergelijke vaststellingsbeschikkingen op een vaste datum worden genomen. Wel dient de gemeente binnen een beperkte termijn, hier is gekozen voor 13 weken na afloop van de activiteit, te reageren.
Artikel 17. Verantwoording subsidies vanaf 10.000 tot 75.000 euro
In dit artikel is aangegeven op welke wijze de subsidiënt de aan hem verleende subsidie aan het college dient te verantwoorden. Ingevolge artikel 10, eerste lid, wordt de wijze van verantwoording al bij het besluit tot verlening van de subsidie aan de ontvanger bekend gemaakt.
Het tweede lid bepaalt, dat de subsidieontvanger moet aantonen dat de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, zijn uitgevoerd. Daarbij zal vooraf door de subsidieverstrekker al moeten zijn aangegeven op welke manieren het aantonen kan plaatsvinden. Er kunnen daarbij verschillende instrumenten worden gebruikt, zoals bestuurs- en activiteitenverslagen, een managementverklaring, een deskundigenverklaring of andere bewijsstukken (bijvoorbeeld een publicatie) enz.
Ook hier kan het college bepalen dat bepaalde categorieën van subsidies, dan wel subsidieontvangers, niet tot verantwoording van de aan hen verleende subsidie hoeven over te gaan. Te denken valt daarbij aan subsidies van een beperkte omvang of subsidies, die aan een vertrouwde ontvanger worden verstrekt, dan wel subsidies die voor een doel worden aangewend, dat nadere verantwoording van de besteding van het geld overbodig maakt. Bij dit laatste kan worden gedacht aan de huurkosten van een gebouw. De verantwoorde besteding van de subsidie blijkt dan immers al uit het feit, dat het betreffende gebouw in gebruik is bij de subsidieontvanger.
Ingevolge het vierde lid kan het college bepalen dat het voor de verantwoording andere stukken en bewijzen verlangt dan gebruikelijk en uit hoofde van de gewone bedrijfsvoering van de subsidieontvanger al worden opgesteld. Te denken valt aan de verslagen, die rechtspersonen uit hoofde van de wet al dienen op te stellen en die natuurlijk naar gelang van de hoedanigheid van de betreffende rechtspersoon verschillen.
Artikel 18. Verantwoording subsidies vanaf 75.000 euro
Bij subsidies van 75.000 euro of meer wordt uitgegaan van de traditionele afrekening van subsidies, namelijk op basis van gerealiseerde kosten en baten. De vaststelling van de subsidie vindt in beginsel plaats op basis van uitgevoerde activiteiten en gerealiseerde kosten. Bij de financiële verantwoording mag de subsidieverstrekker een door een accountant opgesteld stuk vragen. Het is echter niet verplicht daar in alle gevallen om te vragen. Zekerheid kan ook worden verkregen door steekproefsgewijze controles van de uitvoeringsinstanties of door verantwoording in de jaarrekening van een instelling.
Indien er wordt gekozen voor het opvragen van een accountantsverklaring, is het van belang dat de gemeente en de subsidieontvanger voorafgoede afspraken maken over de wijze van verantwoorden en over de aspecten, die in de controle worden betrokken. Hierbij kan het raadzaam zijn om ook de accountant te consulteren. In de regel worden drie niveaus van controle onderscheiden:
een rechtmatigheidsverklaring bij een financiële verantwoording plus een Assurance-rapport bij het activiteitenverslag.
Artikel 19. Hoogte van de subsidie
In artikel 10 is geregeld dat het college een subsidie kan verlenen. In artikel 20 is de subsidievaststelling geregeld. Een subsidievaststelling kan gezamenlijk met de verlening worden vastgesteld (zie ook artikel 16).
Volgens artikel 4:46, eerste lid van de Awb stelt het college de subsidie overeenkomstig de subsidieverlening vast. Uiteraard moet er wel een voorafgaande beschikking tot subsidieverlening zijn gegeven. Artikel 19 is in feite een aangepaste weergave van dit Awb-artikel, in die zin dat de subsidievaststelling niet meer mag bedragen dan hetgeen in de subsidieverlening is besloten. Minder kan uiteraard wel, mits voldaan wordt aan bepaalde voorwaarden (zie o.m. het tweede lid van artikel 4:46 Awb).
Concreet houdt dit in dat de subsidieontvanger bij de aanvraag van de subsidie een correct en volledig overzicht moet hebben van de gewenste subsidie. Op het moment van aanvragen moet duidelijk zijn welk subsidiebedrag noodzakelijk is. Wanneer aan het einde van de subsidieperiode blijkt dat er een tekort is, zal dit niet opgevangen kunnen worden door het subsidiebedrag -ten opzichte van de verlening- te verhogen.
Overigens geldt nog wel de mogelijkheid van een eenmalige subsidie wanneer er sprake is van bijzondere, incidentele omstandigheden. Hierbij kan worden gedacht aan het vervangen van een teloor gegaan bedrijfsgebouw en dergelijke. Zie ook de toelichting bij artikel 1.
Artikel 20. Vaststelling subsidie
In dit artikel is geregeld binnen welke termijn het college besluit ter zake van de vaststelling van de subsidie.
Ingevolge het derde lid kan het college, naast deze verordening, categorieën van subsidies of subsidieontvangers aanwijzen voor wie de subsidie wordt vastgesteld zonder dat hiervoor door de subsidieontvanger een aanvraag moet worden ingediend. Hierdoor kunnen de lasten voor zowel de subsidieaanvrager als de subsidieverstrekker worden bespaard.
Artikel 21. Standaardberekeningswijzen van uurtarieven en uniforme kostenbegrippen
Een veel gebruikte methode voor de bepaling van de omvang van het subsidiebedrag is de berekening van de (gedeeltelijke) bijdrage aan de werkelijke kosten van subsidiabele activiteiten. Hierbij is een belangrijke basis voor de financiering/subsidie (kostengrondslag) de inzet van personeel. De subsidieontvanger moet zich verantwoorden over het aantal subsidiabele uren en de totstandkoming van de uurtarieven. Bij het bepalen van de standaardberekeningswijzen voor de berekening van uurtarieven kan het college aansluiten bij de berekeningswijzen, zoals die in het Rijksbrede subsidiekader worden gehanteerd:
een forfaitair vastgesteld uurtarief.
Het toekennen van subsidies dient ook te voldoen aan het Europees recht. Hierbij moet met name gedacht worden aan de situatie dat een subsidie staatssteun blijkt te zijn. In dat geval is er sprake van (financiële) steun die onrechtmatig is en tevens onverenigbaar. De regels omtrent staatssteun zijn vastgelegd in het Verdrag van Lissabon (m.n. art. 106 t/m 108) en diverse verordeningen van de Europese Commissie, zoals de verordening inzake de ‘de minimis-vrijstelling’ en de ‘Algemene groepsvrijstellingsverordening’.
Wanneer de Europese Commissie tot het oordeel komt dat er sprake is van onrechtmatige en onverenigbare staatssteun, dan dient de steun inclusief rente teruggevorderd te worden. Dit omdat er (achteraf gezien) sprake is van concurrentievervalsing. Voor de terugvordering moet een wettelijke basis beschikbaar zijn. Het tweede lid voorziet in deze basis.
Opgemerkt moet worden dat de Europese Commissie heeft bepaald dat een gemeente geen verwachtingen kan wekken dat er geen sprake is van staatssteun. Met andere woorden: de subsidie-ontvanger kan zich er niet op beroepen dat hem was aangegeven dat er geen sprake van staatssteun zou zijn.
De te treffen voorziening, die niet in de verordening is voorzien, dient altijd binnen de doelstellingen van de subsidie te passen. De toepassing van de hardheidsclausule dient beperkt te blijven tot individuele gevallen en dient uitgebreid te worden gemotiveerd.