Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Zoeterwoude

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  Sector

  Iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie conform artikel 2 van de Organisatieverordening die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college heeft.

• b.

  Administratie

  Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie voor het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Zoeterwoude en voor de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• c.

  Financiële administratie

  Het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Zoeterwoude, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

  • 1.

    de financieel-economische positie;

  • 2.

    het financiële beheer;

  • 3.

    de uitvoering van de begroting;

  • 4.

    het afwikkelen van vorderingen en schulden en

  • 5.

    tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

• d.

  Administratieve organisatie

  Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging voor de verantwoordelijke leiding.

• e.

  Financieel beheer

  Het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Zoeterwoude.

• f.

  Rechtmatigheid

  Het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten.

• g.

  Doelmatigheid

  De mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

• h.

  Doeltreffendheid

  De mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

   

  ^*

Artikel 2. Planning begroting en verantwoording

• 1.

  Het college biedt ingaande 1 januari 2005 de raad jaarlijks, uiterlijk in de laatste raadsvergadering van het jaar, een planning aan waarin is opgenomen de planning voor het komende jaar met betrekking tot de volgende producten:

  • a.

    (meerjaren)programmabegroting (artikel 3);

  • b.

    perspectiefnota (artikel 5);

  • c.

    voor- en najaarsnota (voorheen le en 2e marap) (artikel 6);

  • d.

    jaarstukken (artikel 7);

• 2.

  De raad stelt jaarlijks de planning als bedoeld in het vorige lid vast.

Artikel 3. Programmabegroting

• 1.

  De raad stelt een programma-indeling vast voor de programmabegroting.

• 2.

  De raad stelt per programma vast:

  • a.

    de beoogde maatschappelijke effecten (wat willen we bereiken?);

  • b.

    de te leveren goederen en diensten (wat gaan we daarvoor doen?);

  • c.

    de baten en lasten (wat mag het kosten?).

• 3.

  Het college stelt per programma, indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren goederen en diensten.

• 4.

  De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid, vast.

• 5.

  Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

• 6.

  Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma's zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.

• 7.

  De raad heeft de mogelijkheid om aan het begin van een nieuwe zittingsperiode de indeling van de programma's aan te passen.

Artikel 4. Productenraming

• 1.

  Het college werkt de programmabegroting uit in een (meerjaren)productenraming. Het college neemt in de productenraming een overzicht op van de gemaakte onderverdeling van de programma's in de producten.

• 2.

  De onderverdeling van de programma's in de producten staat in principe vast voor dezelfde periode als de programma-indeling, tenzij er redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.

• 3.

  Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat:

  • a.

    de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productenraming;

  • b.

    de budgetten uit de productenraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;

  • c.

    de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.

Artikel 5. Perspectiefnota

Het college biedt de raad, conform de door de raad vastgestelde planning genoemd in artikel 2, jaarlijks een nota aan met de uitgangspunten en kaders voor het volgende begrotingsjaar. In deze perspectiefnota worden de bevindingen betrokken uit de tussentijdse rapportages van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 6 en de jaarstukken bedoeld in artikel 7.

Artikel 6. Tussentijdse rapportages en informatie

• 1.

  Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste vier maanden (voorjaarsnota) en de eerste acht maanden (najaarsnota) van het lopende boekjaar.

• 2.

  De voor- en najaarsnota worden aan de raad aangeboden conform de jaarlijks door de raad vastgestelde planning genoemd in artikel 2.

• 3.

  De inrichting van de voor- en najaarsnota sluit aan bij de programma-indeling van de begroting en gaat in op afwijkingen, zowel wat betreft de lasten en de baten, de geleverde goederen en diensten en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten.

• 4.

  In de voor- en najaarsnota wordt in ieder geval aandacht besteed aan:

  • a.

    inkomsten uit de algemene uitkering;

  • b.

    openstaande kredieten;

  • c.

    financieringsactiviteiten (treasury);

  • d.

    weerstandsvermogen;

  • e.

    grote projecten.

• 5.

  Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen, voor zover het betreft niet bij begroting vastgestelde verplichtingen, inzake:

  • a.

    investeringen groter dan € 10.000;

  • b.

    aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan € 10.000;

  • c.

    het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 50.000.

• 6.

  Het college informeert vooraf de raad en neemt pas een besluit nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen indien het college nieuwe, niet begrote, meerjarige verplichtingen aangaat waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan € 5.000.

Artikel 7. Jaarstukken

• 1.

  Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording naar de productenrealisatie en naar de programmaverantwoording.

• 2.

  Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma's. In de verantwoording geeft het college aan:

  • a.

    de bereikte maatschappelijke effecten (wat hebben we bereikt?);

  • b.

    de geleverde goederen en diensten (wat hebben we daarvoor gedaan?);

  • c.

    de baten en lasten (wat heeft het gekost?);

  • d.

    hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

• 3.

  De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma's of de beleidsdoelen van de programma's voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

   

^*

Artikel 8 Financiële positie

• 1.

  Het college draagt er zorg voor dat al het beleid, waartoe de raad heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting en de meerjarenramingen isopgenomen.

• 2.

  Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.

• 3.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten.

Artikel 9. Waardering en afschrijving vaste activa

Voor het beleid ten aanzien van waardering en afschrijving van vaste activa wordt verwezen naar de notitie "activabeleid". Deze notitie wordt periodiek herzien.

Artikel 10. Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor het beleid ten aanzien van openstaande vorderingen en de daartoe te treffen voorziening wordt verwezen naar de (geactualiseerde) notitie "invordering" Deze notitie wordt periodiek herzien.

Artikel 11. Reserves en voorzieningen

Voor het beleid ten aanzien van reserves en voorzieningen wordt verwezen naar de(geactualiseerde) notitie "reserves en voorzieningen". Deze notitie wordt periodiek herzien.

Artikel 12. Financieringsfunctie

• 1.

  Het college stelt regels op ter uitvoering van de financieringsfunctie en legt deze regels en de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een besluit financieringsstatuut (treasurystatuut).

• 2.

  Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

   

^*

Artikel 13. Lokale heffingen

Bij de begroting en jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale heffingen verslag van:

• a.

  het beleid ten aanzien van de lokale heffingen;

• b.

  de kostendekkendheid van de rioolrechten, de afvalstoffenheffing en de reinigingsrechten;

• c.

  de geraamde respectievelijk gerealiseerde opbrengsten per lokale heffing;

• d.

  het kwijtscheldingsbeleid, het volume en bedrag aan kwijtscheldingen;

• e.

  de (ontwikkeling van de) lokale lastendruk.

Artikel 14. Weerstandsvermogen en risicomanagement

Voor het beleid ten aanzien van het weerstandsvermogen en het risicomanagement wordt verwezen naar de notitie "weerstandsvermogen en risicomanagement" waarin in ieder geval aandacht geschonken dient te worden aan: gewenste omvang van de weerstandscapaciteit; mogelijke risico's; de relatie tussen weerstandscapaciteit en mogelijke risico's.

Artikel 15. Onderhoud kapitaalgoederen

• 1.

  In de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen in de begroting en jaarstukken neemt het college het beleid op omtrent het gewenste onderhoud van de kapitaalgoederen, de uit het beleidskader voortvloeiende financiële consequenties en de vertaling van deze consequenties naar de begroting. De kapitaalgoederen betreffen onder andere: wegen, riolering, water, groen, openbare verlichting, civieltechnische kunstwerken en de gemeentelijke gebouwen.

• 2.

  Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen, als bedoeld in lid l, verslag over de voortgang van het geplande onderhoud, inclusief eventueel achterstallig onderhoud.

• 3.

  De op de kapitaalgoederen betrekking hebbende beheersplannen dienen regelmatig geactualiseerd te worden.

Artikel 16. Financiering

Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaffinanciering in ieder geval verslag van:

• a.

  de kasgeldlimiet;

• b.

  de renterisiconorm;

• c.

  de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende vier jaar;

• d.

  de rentekosten en renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

Artikel 17. Bedrijfsvoering

• 1.

  In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting en jaarstukken wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering die aandacht behoeven respectievelijk hebben gekregen.

• 2.

  Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in artikel 213a Gemeentewet, en de uitputting van de bijbehorende budgetten.

Artikel 18 verbonden partijen.

• 1.

  De paragraaf verbonden partijen in de begroting en jaarstukken bevat de visie op verbonden partijen in relatie tot de realisatie van de doelstellingen die zijn opgenomen in de begroting.

• 2.

  Er wordt ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beëindigen van bestaande verbonden partijen, het wijzigen van bestaande verbonden partijen en eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen.

• 3.

  Van de bestaande verbonden partijen wordt per verbonden partij het financiële belang en de zeggenschap van de gemeente aangegeven.

Artikel 19. Grondbeleid

Voor het grondbeleid wordt verwezen naar de notitie "grondbeleid".

Artikel 20. Financiële organisatie

Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:

• a.

  een op de gemeentelijke taken helder toegesneden organisatie;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de regels voor de opdrachtverlening;

Artikel 21. Registratie bezittingen, activa en vermogen

• 1.

  1.Het college draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van de geactiveerde, of in het verleden geactiveerde, bezittingen. In de registratie worden ook opgenomen niet geactiveerde kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en de niet- of nettogeactiveerde investeringen in de openbare ruimte.

Artikel 22. Aanbesteding en inkoop

Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie.

Artikel 23. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts;

• c.

  het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de terzake geldende wet- en regelgeving;

• e.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de terzake geldende wet- en regelgeving;

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 24. Financiële administratie

Het college draagt er zorg voor dat:

• a.

  de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

• b.

  de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

   

^*

Artikel 25. Inwerkingtreding.

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag volgende op die van de bekendmaking, met dien verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatíe en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het begrotingsjaar 2004 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

• 2.

  Met ingang van dezelfde datum vervalt de "Beheersverordening 2000"zoals vastgesteld in de raad van 9 maart 2000, met dien verstande dat deze van kracht blijft ten aanzien van de begroting, jaarstukken e.d. over het verslagjaar 2003.

Artikel 26. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Financiële verordening gemeente Zoeterwoude 2004".