Hoofdstuk 2 Het informatiebeheer
Artikel 4
De informatiebeheerder voorziet in:
- a.
een jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;
- b.
een jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en wethouders over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures;
- c.
een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 12 bedoelde kwaliteitssteekproef;
- d.
administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de wet in is voorzien;
- e.
periodiek overleg tussen hem en de op basis van de beheerregeling aangewezen beheerders;
- f.
richtlijnen voor de bijhouding van de basisadministratie.
Artikel 5
De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders over de navolgende aspecten die voortvloeien uit deze basisregistratie te weten:
- a.
persoonsinformatievoorziening;
- b.
- c.
- d.
- e.
personeelsaangelegenheden.
Artikel 6
De informatiebeheerder beslist:
- a.
over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem;
- b.
op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de basisadministratie en de GBA-V;
- c.
op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers en derden tot het verkrijgen van gegevens uit de basisadministratie;
- d.
op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot het systematisch verkrijgen van gegevens;
- e.
over het toekennen van autorisaties met betrekking tot het bepaalde in dit artikel, onder b, c en d.
Artikel 7
De informatiebeheerder ziet er op toe dat:
- a.
de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;
- b.
de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking als genoemd in artikel 6 geschiedt volgens de bepalingen uit de wet, de Verordening basisadministratie en Wet bescherming persoonsgegevens;
- c.
de bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, evenals de beveiliging van de basisadministratie worden nageleefd;
- d.
dat alle in artikel 3, lid 1 genoemde functionarissen, alsmede de systeembeheerder op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingsysteem en van de gevolgen van deze installatie;
- e.
de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd.
Artikel 8
De informatiebeheerder, of een op grond van artikel 3, lid 1 aangewezen functionaris, neemt deel aan buitengemeentelijk overleg betreffende onderwerpen die het beheer van de basisadministratie aangaan.
Hoofdstuk 3 Het gegevensbeheer
Artikel 9
- 1.
De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:
- a.
de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de basisadministratie ;
- b.
het beheer van documentatie op het gebied van de wet en overige regelgeving op het gebied van de basisadministratie;
- c.
de communicatie met de afnemers en andere houders van basisadministraties over gegevensverwerking;
- d.
het verwerken van complexe mutaties en correcties met betrekking tot de basisadministratie;
- e.
het uitzetten van richtlijnen met betrekking tot het actualiseren en corrigeren van persoonsgegevens in de basisadministratie.
- 2.
De gegevensbeheerder beslist binnen 5 werkdagen op het in behandeling nemen van een melding van een afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een in de basisadministratie opgenomen (authentiek) gegeven en stelt de afnemer in kennis van deze beslissing.
Artikel 10
De gegevensbeheerder voorziet in:
- a.
de behandeling van wijzigingsverzoeken als bedoeld in artikel 81, 82 en 83 van de wet;
- b.
controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de basisadministratie.
Artikel 11
De gegevensbeheerder is bevoegd, in overleg met de applicatiebeheerder, vanuit de in artikel 9 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven betreffende de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke basisadministratie.
Artikel 12
Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten in de gemeentelijke basisadministratie onderworpen aan een audit door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangewezen auditinstelling.
De gegevensbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op het welslagen van de eerder vermelde audit.
Artikel 13
De gegevensbeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg.
Hoofdstuk 4 Het systeembeheer
Artikel 14
De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van het toepassingssysteem.
Artikel 15
De systeembeheerder voorziet in:
- a.
de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;
- b.
een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de GBA-apparatuur is opgesteld;
- c.
de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem;
- d.
de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen.
Artikel 16
De systeembeheerder is bevoegd:
- a.
direct maatregelen te treffen wanneer de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is; hij is verplicht achteraf ter zake te rapporteren aan de informatiebeheerder;
- b.
aanwijzingen te geven over:
- -
beheer toepassingssystemen;
- -
- -
reconstructiemaatregelen.
Artikel 17
De systeembeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg.
Hoofdstuk 5 Het applicatiebeheer
Artikel 18
De applicatiebeheerder voorziet in:
- a.
een planning van periodieke gegevensverstrekkingen die op basis van het autorisatiebesluit wordt gedaan;
- b.
de communicatie bij storingen in hard- en software;
- c.
een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;
- d.
de toekenning van de autorisatieniveaus voor actualiseringen aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, de applicatiebeheerder en de informatiebeheerder op grond van een besluit van de informatiebeheerder;
- e.
de bijhouding van een dossier van de autorisaties, die overeenkomstig artikel 6 door de informatiebeheerder zijn toegekend;
- f.
het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;
- g.
de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;
- h.
de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan;
- i.
een oplossing, eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor de onder h genoemde problemen en klachten;
- j.
de voorlichting aan de alle in artikel 3 genoemde functionarissen met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;
- k.
de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk in overleg met de systeembeheerder;
- l.
de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de gemeentelijke basisadministratie worden ontleend;
- m.
de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens;
- n.
een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zonodig door inschakeling van een derde.
Artikel 19
De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:
- a.
de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;
- b.
het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;
- c.
de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde procedurebeschrijving voor de gemeentelijke basisadministratie;
- d.
het beheer van de tabellen van de gemeentelijke basisadministratie;
- e.
het beheer van de gebruikersdocumentatie.
Artikel 20
De applicatiebeheerder is bevoegd:
- a.
gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de gemeentelijke basisadministratie aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem;
- b.
over het gebruik van de gemeentelijke basisadministratie gedragsregels op te stellen.
Artikel 21
De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk.
Artikel 22
De applicatiebeheerder ziet erop toe dat voorgeschreven procedures uit het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd.
Artikel 23
De applicatiebeheerder neemt deel aan:
- a.
het overleg genoemd in artikel 4, onder e;
- b.
het externe gebruikersoverleg.
Hoofdstuk 6 Het privacybeheer
Artikel 24
De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:
- a.
de inhoudelijke afhandeling van de verzoeken als bedoeld in artikel 6, onder b, c en d van deze beheerregeling;
- b.
het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de wet en de Wet bescherming persoonsgegevens.
Artikel 25
De privacybeheerder voorziet in:
- a.
de afhandeling van de verzoeken om inzage in de gemeentelijke basisadministratie overeenkomstig artikel 79 van de wet respectievelijk artikel 35 van de Wet bescherming persoonsgegevens (inzage);
- b.
de behandeling van alle verzoeken om geheimhouding die op basis van artikel 102 lid 1 van de wet ingediend worden en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 102 lid 2 van de wet;
- c.
de afhandeling van verzoeken ingevolge de artikelen 36, 37 en 40 van de Wet bescherming persoonsgegevens;
- d.
de kennisgeving ingevolge artikel 38 van de Wet bescherming persoonsgegevens;
- e.
de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de gemeentelijke basisadministratie aan afnemers en derden.
Artikel 26
De privacybeheerder is bevoegd:
- a.
op grond van het in artikel 24, sub b genoemde toezicht, alle gebruikers van het toepassingssysteem aanwijzingen te geven;
- b.
ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de gemeentelijke basisadministratie, waarbij de persoonlijke levenssfeer in het geding is.
Artikel 27
De privacybeheerder is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de wet en daarbij behorende regelingen, de Wet bescherming persoonsgegevens voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.
Hoofdstuk 8 Het beveiligingsbeheer
Artikel 30
De coördinator informatiebeveiliging is verantwoordelijk voor het toezicht op naleving van de beveiligingsmaatregelen en -procedures zoals uitgewerkt in het Informatiebeveiligingsplan.
Artikel 31
De coördinator informatiebeveiliging is bevoegd om het management van het team Burgerzaken adviezen te geven ten aanzien van beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de wet en het Informatiebeveiligingsplan.
Artikel 32
De coördinator informatiebeveiliging ziet er op toe dat:
- a.
beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd;
- b.
de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden nageleefd.
Artikel 33
De coördinator informatiebeveiliging adviseert rechtstreeks aan het college van burgemeester en wethouders over beveiligingsaspecten die uit het Informatiebeveiligingsplan voortvloeien.
Artikel 34
De coördinator informatiebeveiliging voorziet in een jaarlijks verslag over de activiteiten inzake het Beveiligingsbeheer.
Hoofdstuk 9 Slotbepalingen
Artikel 35
De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor de gemeentelijke basisadministratie als bedoeld in artikel 1 evenals voor de daarin genoemde aangehaakte gegevens.
Artikel 36
- 1.
Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na die waarop zij is bekendgemaakt.
- 2.
Gelijktijdig met de inwerkingtreding van deze regeling wordt de Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie gemeente Leek 2008 ingetrokken.
Artikel 37
Deze regeling wordt aangehaald als Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie gemeente Leek 2013.