| Organisatie | Meppel |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Inkoopbeleid |
| Citeertitel | Inkoopbeleid |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Dit beleid vervangt het inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgesteld op 11 december 2007
Algemene wet bestuursrecht, art. 4:81
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 09-05-2013 | nieuwe regeling | 25-04-2013 Elektronisch gemeenteblad, 08-05-2013 | 177627 |
Dit inkoopbeleid geeft de doelen, kaders, uitgangspunten en (rand)voorwaarden aan van de gemeente Meppel met betrekking tot de inkoop van werken, leveringen en diensten.
De praktische invulling en uitwerking van dit inkoopbeleid is vastgelegd in de inkoophandleiding van de gemeente Meppel, die is vastgesteld door het college van B&W van de gemeente Meppel.
Dit inkoopbeleid is op 25 april 2013 vastgesteld door de gemeenteraad van de gemeente Meppel en heeft zowel interne, als na openbaarmaking en inwerkintreding daarvan, externe werking
Artikel 2 Gemeentelijke doelen
De gemeente stelt zich de navolgende doelen met betrekking tot inkoop:
Teneinde vorengenoemde doelen te verwezenlijken zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten en (rand)voorwaarden geformuleerd en vastgelegd in dit inkoopbeleid.
Artikel 3 Juridische uitgangspunten en (rand)voorwaarden
De gemeente hanteert de navolgende juridische uitgangspunten en (rand)voorwaarden:
Inkoopbeleid en aanbestedingsregels
Inkoop vindt plaats met inachtneming van dit inkoopbeleid.
Algemene beginselen van inkoop
Inkoop vindt op een doelmatige, rechtmatige, transparante, objectieve en non discriminatoire wijze plaats.
Duidelijk grensoverschrijdend belang
Voorafgaande aan de start van een inkoopproces met een geraamde waarde onder het Europese drempelbedrag vindt een toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang.
Uniformiteit en uniforme documenten
Artikel 4 Ethische en ideële uitgangspunten en (rand)voorwaarden
De gemeente onderschrijft de NEVI gedragscode ‘Handreiking verantwoord inkopen.’ De NEVI gedragscode is te raadplegen op de website van de NEVI. (www.nevi.nl/gedragscode). Nadrukkelijk zal er aandacht zijn voor Social Return en Duurzaamheid.
De gemeente wil door het stellen van sociale contractvoorwaarden bij inkopen, personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt en leerlingen aan een werkplek helpen.
De gemeente zet zich maximaal in om werken, leveringen en diensten duurzaam in te kopen.
Artikel 5 Economische uitgangspunten en (rand)voorwaarden
De gemeente hanteert de navolgende economische uitgangspunten en (rand)voorwaarden:
De gemeente streeft naar een optimale ontwikkeling van het leveranciersmanagement waarbij kritisch wordt gekeken naar het aantal leveranciers en de prestatie van leveranciers.
Lokale economie en lokale ondernemers
De gemeente streeft ernaar om de lokale economie te versterken zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt.
De gemeente streeft naar innovatie bij de uitvoering van werken of het leveren van producten of diensten.
Lastenverlichting en integrale kosten-kwaliteitsverhouding
Artikel 6 Organisatorische uitgangspunten en (rand)voorwaarden
De inkoopfunctie is binnen de gemeente Meppel centraal georganiseerd. De centrale adviesfunctie inkoop en aanbesteding heeft de regie over het proces. De afdelingen zijn verantwoordelijk voor de (technische) specificaties.
De gemeente staat open voor innovatie van het inkoopproces en streeft naar een continue optimaliseren van de inkoopfunctie in de te leveren bijdragen aan het uitvoeren van de gemeentelijke programma’s.
Wanneer door bundeling van inkoopvolumes en/of het efficiënt uitvoeren van een gemeenschappelijk inkoopproces er op kwalitatief, procesmatig en financieel gebied voordeel valt te behalen staat de gemeente positief tegenover samenwerking met andere organisaties.
Contractbeheer en contractmanagement
Contracten worden in een centrale database beheerd en bewaakt. de juiste contactgegevens dienen op het juiste moment voor de juiste persoon beschikbaar te zijn. De gemeente streeft naar een optimaal gebruik en uitnutting van de afgesloten contracten.
Een vorm van inkoop die uitgaat van concurrentiestelling waarbij ondernemers in staat worden gesteld om ter zake van de uitvoering van een werk, een levering of een dienst een aanbod te doen.
Het geheel van geldende geschreven en ongeschreven rechtsregels bij inkoop en aanbesteden voortvloeiende uit nationale en Europese wet- en regelgeving en jurisprudentie.
Het proces dat ervoor zorgt dat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats is, ter ondersteuning van het gehele contractmanagementproces.
Het proces waarbij, op basis van verkregen input, getekende contracten en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd, beheerd en bewaakt, teneinde volledige benutting van contracten te faciliteren en managementrapportages te genereren.
Werkzaamheden niet zijnde leveringen en/of werken, zoals vastgelegd in Bijlage II van Richtlijn 2004/18/EG.
Effectief en efficiënt, in de zin dat de inspanningen en uitgaven daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel en de kosten in redelijke verhouding staan tot de opbrengsten, het zo zuinig mogelijk aanwenden van de gemeentelijke middelen.
De omstandigheid waarbij een buiten Nederland gevestigde ondernemer daadwerkelijk interesse heeft of kan hebben in (gunning en uitvoering van) de opdracht of raamovereenkomst.
(Rechts-) handelingen gericht op de verwerving van werken, leveringen of diensten en die een of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde werken, leveringen of diensten tot gevolg hebben. Inkoop omvat procesmatig het inventariseren en specificeren van hetgeen ingekocht dient te worden, het selecteren en contracteren van de meest geschikte ondernemer, het daadwerkelijk bestellen van werken, leveringen en/of diensten en het bewaken van hetgeen ingekocht dient te worden inclusief de nazorg.
De organisatie van, de methoden en procedures en de informatievoorziening met betrekking tot het inkoopproces.
Het proces in de periode tussen de vraag van de gemeente en het aanbod van de markt, gericht op en resulterend in een opdracht of raamovereenkomst of in een op basis van een raamovereenkomst geplaatste opdracht.
De inkoopvoorwaarden van de gemeente Meppel.
De aankoop, leasing, huur of huurkoop met of zonder koopoptie van producten, waarbij leveringen ook de werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren kunnen omvatten.
Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement. Kennisnetwerk voor inkoop.
Gelijke gevallen, omstandigheden en personen, gelijk behandelen.
Een leverancierskeuze die gebaseerd is op feiten en niet op meningen en waarbij onafhankelijke methoden worden toegepast.
Een ieder die werken, leveringen of diensten op de markt aanbiedt, derhalve respectievelijk een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ en/of een ‘dienstverlener’.
Een schriftelijke overeenkomst tussen een of meer aanbestedende diensten en een of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden
inzake te plaatsen overheidsopdrachten vast te leggen.
Het voldoen aan de aanbestedingsregels en de bepalingen van dit inkoopbeleid.
Het opnemen van een voorwaarde in de aanbesteding ten behoeve van het creëren van extra werk(ervarings)plaatsen voor mensen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt.
Zorgvuldig, duidelijk, controleerbaar en zonder willekeur en/of favoritisme.
Het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.