Organisatie | Tiel |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening op de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Tiel |
Citeertitel | Financiële verordening Tiel |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de financiële verordening gemeente Tiel 2005, vastgesteld door de raad op 17 maart 2004, gewijzigd op 8 november 2005.
Gemeentewet, art. 212
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
14-06-2008 | Nieuwe regeling | 21-05-2008 Zakengids 6 juni 2008 | Regelgevingregister2008 nr. 3.12; gemeenteraad 21 mei 2008, nr. 6 |
De raad van de gemeente Tiel, gelet op artikel(en) 212 van de Gemeentewetgelet op het advies van de commissie bestuur d.d. 24 april 2008;
vast te stellen de Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Tiel.
In deze verordening wordt verstaan onder:
iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college.
het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Tiel en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
Elk jaar worden de volgende rapportages aan de raad aangeboden:
Het college biedt voor 1 juni aan de raad een Perspectievennota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de ontwerpbegroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.
Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad voor, met uitzondering van de situaties, genoemd in lid 4.
Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van bestemmingsreserves en voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolheffing, reinigingsrecht en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.
Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofd van de publieke taak bedingt het college, indien mogelijk, zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:
Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
1.Het college zorgt voor en legt vast:
a.een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;
b.een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
c.de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
d.de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;
e.de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie.
Aldus besloten in zijn openbare vergaderingvan 21 mei 2008.
De raad voornoemd,
de griffier, de voorzitter,
Toelichting op de Financiële verordening Tiel
I. Indeling en inhoud van de financiële verordening
Voor de indeling van de nieuwe financiële verordening is de inhoud van artikel 212 Gemeentewet gevolgd. Dit artikel uit de Gemeentewet zegt dat de financiële verordening de uitgangspunten voor het financieel beleid en regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie moet bevatten. De elementen financieel beleid, financieel beheer en financiële organisatie komen terug in de hoofdstukindeling; achtereenvolgens de hoofdstukken 3, 4 en 5 gaan over deze onderwerpen. Het eerste lid van artikel 212 Gemeentewet stelt aanvullende eisen aan de inhoud van de verordening. De verordening moet waarborgen dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en interne controle wordt voldaan. Ook deze eisen vindt men terug in de indeling van de verordening. Zo behandelt het 2e hoofdstuk de verantwoording over de uitvoering van de begroting. In hoofdstuk 3 zijn kaders voor het financieel beleid opgenomen en in hoofdstuk 5 kaders voor de financiële organisatie. Deze kaders maken tezamen de interne controle waaronder de controle op de rechtmatigheid van de (financiële) beheershandelingen mogelijk. Regels over interne controle zelf staan in hoofdstuk 4, het hoofdstuk over het financieel beheer. De interne controle richt zich mede op de rechtmatigheid van de (financiële) beheershandelingen. Het tweede lid van artikel 212 Gemeentewet geeft aan welke regels in elk geval in de verordening moeten zijn opgenomen. De verordening moet in elk geval regels bevatten voor waardering en afschrijving van vaste activa, grondslagen voor de berekening van tarieven en prijzen en de algemene doelstellingen en te hanteren richtlijnen en limieten voor de financieringsfunctie. Deze regels zijn opgenomen in het hoofdstuk 3, het hoofdstuk over het financieel beleid. Uitgangspunt voor deze nieuwe verordening is de verkorte versie van de modelverordening van de VNG. In enkele gevallen zijn artikelen uit de uitgebreide versie overgenomen. In dat geval is aan het artikelnummer een “a” of “b” toegevoegd conform de nummering in die uitgebreide versie. Op deze wijze blijft er aansluiting met de huidige modelverordeningen van de VNG en de wijzigingen en aanvullingen, die daarin de komende jaren zullen plaatsvinden.Tevens zijn enkele artikelen uit de thans nog geldende financiële verordening van Tiel overgenomen (hierna te noemen “oude verordening”).In de artikelsgewijze toelichting op de volgende pagina’s wordt tevens aangegeven, waaraan de artikelen zijn ontleend. Indien daarover niets is vermeld, zijn de artikelen afkomstig uit de verkorte modelverordening van de VNG.
II. Toelichting op de artikelen.
Voor de gehanteerde begrippen in de verordening gelden de definities uit de Gemeentewet, de Wet Fido, het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) en het Besluit accountantscontrole Provincies en Gemeenten. Overige begrippen worden in artikel 1 van de verordening gedefinieerd.In de oude Financiële verordening werden van veel meer begrippen de definities gegeven, zoals van doelmatigheid, doeltreffendheid, etc. Uitgangspunt van de nieuwe verordening is om overtollige ballast zoveel mogelijk te vermijden.Zo bevatte de oude verordening ook nog veel bepalingen over bijvoorbeeld de inhoud van de verplichte paragrafen bij de programmabegroting. Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) geeft hierover al veel nadere regels. Daarom zijn in de nieuwe verordening dergelijke uitgebreide bepalingen achterwege gelaten.
Dit artikel bevat bepalingen over de inrichting van de begroting en de jaarstukken. De indeling van de programma’s wordt door de raad vastgesteld. In de oude verordening was aangegeven dat de raad dat in ieder geval doet bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode. Gezien de praktijk van de afgelopen periode, waarbij de nieuwe raad stilzwijgend de huidige programma-indeling heeft gehandhaafd, is deze bepaling geschrapt. Het BBV bepaalt in aanvulling hierop dat het college de producten aan de programma’s toewijst. Op grond van artikel 189 Gemeentewet berust het budgetrecht bij de raad. De raad neemt uiteindelijk de beslissing welke bedragen hij voor taken en activiteiten op de begroting beschikbaar stelt. Gedurende het begrotingsjaar kan de raad op grond van artikel 192 Gemeentewet besluiten nemen tot wijziging van de begroting. De gemeente kan slechts uitgaven doen voor de bedragen die hiervoor op de begroting zijn gebracht (vierde lid artikel 189 Gemeentewet). De raad kan kiezen op welk niveau hij budgetten beschikbaar stelt. Hij kan er voor kiezen een budget voor een samenstel van activiteiten beschikbaar te stellen. In deze verordening is deze keuze vertaald naar het beschikbaar stellen van budgetten per programma. Dit laat onverlet dat bij de programma’s de budgetten nader kunnen worden uitgesplitst naar speerpunten, e.d..
Artikel 2a Planning- en controlcyclus (P&C)
Dit artikel is enigszins gewijzigd overgenomen uit de oude verordening.De belangrijkste wijziging is dat de programmabegroting voor 1 oktober moet worden aangeboden in plaats van voor 1 november. Dit was de afgelopen jaren al de praktijk.
Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken
In dit artikel zijn in aanvulling op het BBV bepalingen opgenomen voor de inrichting van de begroting en de jaarstukken. Zo wordt in het eerste lid het college opgedragen om daarin een overzicht van de productenraming resp. de productenrealisatie op te nemen. Dit zijn geen standaardverplichtingen in het BBV. Het gaat hier niet om de uitgebreide productenraming en productenrealisatie, maar om overzichten per programma van de producten die bij de programma’s horen, met daarbij vermeld het geraamde resp. het gerealiseerde saldo lasten -/- baten. Verder wordt de verplichting in het BBV om in de begroting aandacht te besteden aan de investeringen nader uitgewerkt door te bepalen dat er bij de uiteenzetting van de financiële positie een overzicht van de investeringen wordt gegeven. In Tiel gebeurt dat in de begroting in het overzicht nieuwe uitgaven in deel 3 van de begroting. De raad autoriseert met de vaststelling van de begroting waarin dit overzicht is opgenomen ook deze investeringen (zie ook artikel 4)In de jaarstukken nemen we de rapportage investeringen op als bijlage van de programmarekening.Verder wordt in het vierde lid voorgeschreven dat een overzicht wordt opgenomen van grote oninbare vorderingen of verzameling van oninbare vorderingen. In de praktijk komt het zelden voor dat een individuele vordering van meer dan € 25.000 niet inbaar is. Wel kan het zijn dat het totaal van de oninbare vorderingen die betrekking hebben hetzelfde onderwerp, bijvoorbeeld leges of parkeerbelastingen, meer dan € 25.000 bedraagt. Het is goed dat de raad hiervan dan op de hoogte is.
Dit artikel is overgenomen uit de uitgebreide modelverordening en bepaalt dat vooraf aan het opstellen van de begroting (voor de zomer) een Perspectievennota aan de raad wordt aangeboden waarin de hoofdlijnen voor het beleid en de financiële kaders voor de komende jaren zijn vastgelegd. De kaders geven richting aan het college voor het opstellen van de ontwerpbegroting en de meerjarenraming. In Tiel is dit al enkele jaren een goed gebruik en wordt jaarlijks de Perspectievennota door de raad behandeld. In tegenstelling tot de modelverordening wordt niet bepaald dat de raad de nota vaststelt, gezien de ervaringen in het verleden. Overigens is het college van mening dat vaststelling door de gemeenteraad wel gewenst is.
Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredieten
Artikel 4 bevat nadere regels voor de autorisatie van de begroting en investeringskredieten. Autorisatie van de baten en lasten vindt op programmaniveau plaats (lid 1). Voor begrotingswijzigingen doet het college gedurende het jaar en bij de voortgangsrapportages voorstellen aan de raad (lid 2). Naast lopende uitgaven doen gemeenten ook investeringen. Ook uitgaven voor investeringen moeten worden geautoriseerd. Voor de autorisatie van deze investeringskredieten is er voor gekozen deze bij begrotingsbehandeling mee te nemen. Investeringen en lasten van door de raad vastgestelde beheersprogramma’s zoals het Gemeentelijk Rioleringsplan (GRP) worden niet meer in de begroting opgenomen maar rechtstreeks in de productenraming; de raad hoeft hiervoor dan ook geen afzonderlijke budgetten meer vast te stellen (de financiële consequenties zijn via de producten al opgenomen bij de programma’s)Meestal komen gedurende het begrotingsjaar nieuwe investeringsvoornemens op tafel die bij het opstellen van de ontwerpbegroting nog niet waren voorzien. Het derde lid van het artikel regelt de autorisatie van de investeringskredieten voor deze investeringen. In artikel 5a van de uitgebreide modelverordening en in onze oude verordening zijn bepalingen opgenomen over de bevoegdheid van het college om in afwijking van de begroting uitgaven te doen zonder voorafgaande toestemming van de raad.In het vierde lid van dit artikel wordt deze mogelijkheid ook weer gecreëerd. In het vijfde lid wordt bepaald dat de raad de voorwaarden waaronder dit kan geschieden bepaalt. Dit is inmiddels gebeurd in de notitie afwijkingenbeleid welke op 18 januari 2006 door de raad is vastgesteld.
Artikel 5. Voortgangsrapportages
Een belangrijk onderdeel van de planning en controlcyclus voor de raad zijn de voortgangsrapportages.Op basis van voortgangsrapportages wordt de raad geïnformeerd over de uitputting van budgetten en investeringskredieten en de voortgang van de uitvoering van het beleid. Er is conform de verkorte versie van de modelverordening en de oude verordening van Tiel gekozen voor twee tussenrapportages. Alleen zijn de perioden waarover in de rapportages verslag wordt gedaan niet genoemd. De oude verordening sprak nog van 4-maands en 8-maandsrapportages. Gelet op de voorbereidingstijd en het relatief veel tijd vragende politieke besluitvormingstraject van voorbespreking, collegebehandeling, commissie- en raadsbehandeling zijn deze perioden niet altijd haalbaar. In de praktijk zal er wel naar gestreefd worden om in de voortgangsrapportages over deze perioden te rapporteren, maar het kan zijn dat een iets kortere periode moet worden aangehouden. Het tweede lid bevat bepalingen over de minimale inhoud van de rapportage en luidt hetzelfde als de oude verordening. Als derde lid is, net als in de oude verordening, bepaald dat de voortgangsrapportages dezelfde indeling in programma's moeten hebben als de begroting en de jaarrekening.
Artikel 6.Waardering & afschrijving vaste activa
In het tweede lid van artikel 212 Gemeentewet is onder letter a de uitdrukkelijke bepaling opgenomen dat de financiële verordening in elk geval de regels voor waardering en afschrijving van activa bevat. Hieraan is in artikel 6 invulling gegeven. In afwijking van de modelverordening zijn hier de bepalingen van de oude verordening gehandhaafd. Verwezen wordt naar door de raad vast te stellen regels voor waardering en afschrijving op vaste activa. Deze regels zijn vastgelegd in het raadsbesluit van 6 juni 2004, waarin de nota Afschrijvingsbeleid 2004 van de gemeente Tiel is vastgesteld. Mede naar aanleiding van het BMC-rapport zal in de loop van 2008 een nieuw voorstel aan de raad worden voorgelegd.
Artikel 212 Gemeentewet bepaalt in het tweede lid, letter b dat de verordening in ieder geval de grondslagen bevat voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen prijzen en tarieven voor rechten. De grondslag voor de prijzen en tarieven vormt de samenstelling van de kostprijs van de diensten waarvoor prijzen en heffingen in rekening worden gebracht. In artikel 7 van de verordening staan de kaders voor de bepaling van de kostprijzen van de gemeentelijke diensten. Lid 1 van het artikel bepaalt dat de kostprijs bestaat uit de directe kosten en de indirecte kosten die direct met de dienst samenhangen.Het tweede lid bepaalt dat onder de indirecte kosten ook worden verstaan bijdragen aan bestemmingsreserves en voorzieningen voor noodzakelijke vervanging van betrokken activa en de compensabele BTW. Hiermee wordt invulling gegeven aan de mogelijkheid die artikel 229b Gemeentewet biedt om bijvoorbeeld compensabele BTW door te belasten in rioolheffing, reinigingsrecht en afvalstoffenheffing, hetgeen in Tiel sinds 2003 wordt toegepast.De kaders in het artikel vormen de basis waarbinnen het college zijn systematiek van kostentoerekening kan vormgeven en de kostenverdeelsleutels voor de toerekening van indirecte kosten kan vaststellen.
Artikel 8. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen
Het vaststellen van de tarieven voor belastingen, rechten en leges is een bevoegdheid van de raad, die niet kan worden gedelegeerd (artikel 156 Gemeentewet). Het eerste lid van de deze verordening artikel bepaalt dat de raad de tarieven voor de belastingen jaarlijks vaststelt. Het vaststellen van de prijs voor een gemeentelijke dienst of de levering van goederen of werken (die niet vallen onder artikel 229 Gemeentewet) is een privaatrechtelijk besluit. Dergelijke besluiten zijn een bevoegdheid van het college (eerste lid, letter e artikel 160 Gemeentewet). Daar waar bij het vaststellen van de prijs voor een gemeentelijke dienst of de levering van goederen of werken een publiek belang in het geding is en prijzen lager dan marktconform worden vastgesteld, is het aan de raad om het publiek belang te definiëren en het college kaders mee te geven voor het afwijken van marktconforme prijzen. Het tweede en derde lid bepalen dat de raad eens in de vier jaar deze kaders voor de prijzen voor gemeentelijke diensten en de verhuur en verkoop van onroerend goed vaststelt. Het vierde lid bepaalt dat de besluiten voor het vaststellen van nieuwe prijzen en het wijzigen van prijzen ter kennisneming aan de raad worden aangeboden.
Artikel 9. Financieringsfunctie
De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 212 Gemeentewet de expliciete bepaling dat de financiële verordening hierover regels voor het beleid en de organisatie bevat. In artikel 9 wordt invulling aan deze wettelijke plicht gegeven. Het eerste lid bevat richtlijnen voor de uitvoering van de financieringsfunctie. In het tweede lid staan de kaders voor het financieel beleid opgesomd, die bij de uitvoering in acht moeten worden genomen. De bepalingen zijn grotendeels gelijk aan die in de huidige verordening.Het verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties mogen gemeenten alleen uit hoofde van de publieke functie (artikel 2 Wet Fido). Daarbij bepaalt het tweede lid van artikel 160 Gemeentewet dat een besluit tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen niet eerder wordt genomen dan nadat de raad een ontwerpbesluit is toegezonden en hij zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college heeft kunnen brengen.Het derde lid stelt aanvullende eisen aan dergelijke besluiten. Het publieke belang moet door het college worden gemotiveerd. Daarbij draagt de verordening het college op bij het aangaan van dergelijke overeenkomsten zo mogelijk zekerheden te bedingen. Overigens is dit deels al eerder en uitgebreider bepaald in de beleidslijn gemeentegaranties en geldleningen zoals deze is vastgesteld in de raad van 19 mei 2004.
Onder artikel 10 zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de gemeentelijke administratie. Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens moeten voldoen. Dit artikel is zo goed als ongewijzigd overgenomen van de vorige verordening.
De accountant toetst jaarlijks bij de controle van de gemeenterekening of deze een getrouw beeld geeft van de gemeentelijke financiën en of de (financiële) beheershandelingen die eraan ten grondslag liggen rechtmatig zijn verlopen. Artikel 11 draagt het college op maatregelen te treffen op basis waarvan de gemeente zelf nagaat of de cijfers in de administraties een getrouw beeld geven en of de financiële beheershandelingen die aan de baten en lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen rechtmatig (zijn) verlopen.
Artikel 12. Misbruik en oneigenlijk gebruik
Artikel 12 bepaalt dat in gemeentelijke regelingen en werkprocedures voldoende maatregelen worden getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen te voorkomen. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld het treffen van voldoende verificatiemaatregelen vooraf van de antecedenten van een aanvrager van een gemeentelijke subsidie, zodat subsidies daadwerkelijk worden verstrekt aan rechthebbenden. Het treffen van afdoende maatregelen op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik maakt deel uit van het rechtmatigheidoordeel van de accountant.
Artikel 13. Financiële organisatie
Artikel 13 geeft de uitgangspunten voor de financiële organisatie. Volgens het eerste lid letter a van artikel 160 Gemeentewet is het college bevoegd regels vast te stellen voor de ambtelijke organisatie van de gemeente. Het college wordt onder letter a, b, c en d van het artikel uit de verordening opgedragen bepaalde regels die de financiële organisatie betreffen, vast te leggen in besluiten. De regels bedoeld onder de letters a en b kan het college gezamenlijk vastleggen in een organisatiebesluit. Hierin kunnen ook de regels voor de inrichting van de organisatie van de financieringsfunctie worden opgenomen, zoals wordt bedoeld onder letter d. In Tiel zijn nadere regels van financiering e.d. nu nog opgenomen in een Treasurystatuut dat door de raad is vastgesteld. In dit artikel wordt het opstellen van het treasurystatuut opgedragen aan het college. Dit past in de lijn van de verdeling van taken tussen de raad en het college.Ons huidige treasurystatuut dateert uit 2001 en is niet meer actueel. Het is de bedoeling het in de loop van 2008 aan te passen.Onder letter f wordt het college opgedragen ook de kostenverdeelsleutels voor het toerekenen van kosten aan de producten vast te leggen.
Artikel 13a. Inkoop en aanbesteding
Artikel 13a is overgenomen uit de uitgebreide modelverordening en draagt het college op een inkoopreglement op te stellen. In Tiel is al zo’n inkoop- en aanbestedingsregeling van kracht.
Artikel 13b. Subsidieverstrekking en steunverlening
Voor de steunverlening en subsidieverstrekking aan ondernemingen en instellingen (die volgens het Europees mededingingsrecht als onderneming worden aangemerkt) zijn de Europese staatssteunregels (artikel 87, 88 en 89 EG-verdrag), de Europese regels voor diensten van algemeen economisch belang (artikel 86 EG-verdrag), de regels uit de Algemene Wet Bestuursrecht en de eigen subsidieverordening van toepassing. Het artikel stelt dat het college beheersmaatregelen neemt, die er voor zorgen dat deze regelgeving wordt nageleefd. Deze maatregelen zijn in 2005 al door het college vastgesteld.
De verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 212 Gemeentewet ingestelde verordening. Het artikel bepaalt dat de verordening in werking treedt met ingang van 1 juni 2008.
Artikel 15 geeft de naam aan (Financiële verordening Tiel), waarmee in de gemeentelijke stukken naar deze verordening moet worden verwezen.
Binnen twee weken na vaststelling door de raad moet het college de verordening aan gedeputeerde staten zenden (artikel 214 Gemeentewet). Gedeputeerde staten kunnen op elk gewenst moment een onderzoek instellen naar het beheer en de inrichting van de financiële organisatie en de verordening ex artikel 212 Gemeentewet (artikel 215 Gemeentewet).