Verordening betreffende de zorg van hetcollege van burgemeester en wethoudersvoor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen,de aanwijzing van de archiefbewaarplaats enhet beheer van de archiefbewaarplaats

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

a.wet:

de Archiefwet 1995;

b.gemeentelijke organen:

de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

c. archiefbewaarplaats:

de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archief- bewaarplaats;

d. beheerder:

degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;

e. beheerseenheid:

een door het college van burgemeester en wethouders als zodanig aangewezen organisatie-onderdeel;

f.informatiesysteem:

systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

Als gemeentelijke archiefbewaarplaats in de zin artikel 31 van de wet wordt door de gemeente Leiderdorp aangewezen de gemeentelijke archiefbewaarplaats van de gemeente Leiden gevestigd Boissotkade 2a te Leiden.

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder.

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer

van de gemeentelijke bescheiden en documentaire verzamelingen.

• Lid 1

  Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

• Lid 2

  Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Het college van burgemeester en wethouders stelt voor het beheer van de archief-bescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, gehoord de ter zake bevoegd raadscommissie I, voorschriften vast.

Het college van burgemeester en wethouders doet tenminste éénmaal per twee jaar aan de raad het verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet.

Onder de bevelen van het college van burgemeester en wethouders is de gemeente-secretaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archief- bescheiden en documentaire verzamelingen. Burgemeester en wethouders kunnen ter ondersteuning van de secretaris een deskundige aanwijzen, die in het bezit is van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

De gemeentesecretaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.

Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaar-plaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de gemeentesecretaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.

Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaar-plaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de gemeentesecretaris bevoegd ten be-hoeve van derden onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, af-schriften, uittreksels of bewerkingen.

De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onder-zoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de gemeentesecretaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.

De gemeentesecretaris brengt eenmaal per twee jaar verslag uit aan het college van burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.

• Lid 1

  Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na die van bekendmaking enwerkt terug tot en met 1 januari 1996.

• Lid 2

  De Archiefverordening Leiderdorp 1977 wordt ingetrokken.

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Leiderdorp 1998.