Organisatie | Rijswijk |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Instructie voor de griffier van de gemeente Rijswijk 2013 |
Citeertitel | Instructie voor de griffier van de gemeente Rijswijk 2013 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de instructie van de griffier uit 2003.
Gemeentewet, art. 107a lid 2
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
07-06-2013 | nieuwe regeling | 07-05-2013 Groot Rijswijk, 06-06-2013 | 13-017 |
De griffier heeft mandaat om besluitente nemen ter uitvoering van de Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden 2011, voor zover het betreft besluiten die genomen worden ten behoeve van raadsleden en leden van raadscommissie, en de Verordening, regelende de financiële bijdrage aan de fracties in de gemeenteraad 2005.
Voor de verrichting van uitvoerende werkzaamheden op het terrein van financieel beheer, personeelsbeheer en rechtspositie van ambtenaren, die werkzaam zijn bij de griffie, en raadsleden, informatievoorziening, archiefzaken, bibliotheekzorg en juridische dienstverlening maakt de griffier afspraken met de gemeentesecretaris.
Aldus besloten door de Raad van de Gemeente Rijswijk, in zijn openbare vergadering van 7 mei 2013.
de waarnemend griffier, de voorzitter,
J.A. Massaar, bpa H.W.M. Klitsie
In dit artikel wordt de algemene taakomschrijving gegeven van de griffier. Het betreft een uitwerking van het eerste lid van artikel 107a van de Gemeentewet. De artikelen 2:1 tot en met 2:17 bevatten de instructie voor de griffier.
De griffie stelt zich t.a.v. de gemeenteraad op als algemene vraagbaak. Diezelfde positie neemt de griffie in t.a.v. de inwoners van de gemeente. Inwoners die in contact willen komen met raadsleden of vragen hebben over de agenda van de raadsvergadering of hun inspreekrecht, kunnen normaliter bij de griffie terecht.
In het 2e lid is vastgelegd aan wie de griffier verantwoording over zijn werkzaamheden aflegt, zoals deze onder meer in artikel 2:1 nader zijn omschreven. Daarmee is tevens helder door wie de griffier wordt aangestuurd.
De algemene taakomschrijving van de griffier wordt in dit artikel nader omschreven. In het kort komen de taken van de griffier neer op het ondersteunen en adviseren van de bestuurlijke organen van de raad, diens voorzitter en de individuele raadsleden bij de uitoefening van hun taken en vergaderingen.
De griffier kan niet alle werkzaamheden zelf uitvoeren. Het staat hem vrij bepaalde taken op te dragen aan medewerkers van de griffie. In de praktijk zijn er nu al forumgriffiers aangewezen. Deze zullen gewoonlijk de forumvergaderingen bijwonen.
Dit artikel is onlosmakelijk verbonden met artikel 2:1 lid 2 van deze verordening. De werkzaamheden van de medewerkers van de griffie worden uitgevoerd in naam en onder verantwoordelijkheid van de griffier. De griffier legt vervolgens voor al deze werkzaamheden verantwoording af aan de raad met tussenkomst van de werkgeverscommissie en het presidium. Dit artikel vertoont overeenkomsten met afdeling 10.1.1 van de algemene wet bestuursrecht, waarin bepalingen zijn opgenomen over mandaat. Een directe verwijzing naar deze afdeling gaat echter niet op. De griffie is immers geen bestuursorgaan in de zin van de Awb.
Dit artikel behoeft geen toelichting.
In de artikelen 2:5 en 2:6 wordt een aantal bevoegdheden van de raad gemandateerd aan de griffier. Genoemde bevoegdheden zijn nu reeds middels een concreet mandaatbesluit van de raad gemandateerd aan de griffier. Artikel 2:5 bevat de mandatering van personele beslissingsbevoegdheden ten aanzien van het griffiepersoneel. Ook hiervoor geldt dat het mede gaat om lokale rechtspositionele voorschriften.
Het tweede lid van dit artikel zondert een aantal bevoegdheden op dit gebied uit. Uit het oogpunt van doelmatigheid, maar ook gezien het vertrouwelijke karakter van deze bevoegdheden, zijn deze niet gemandateerd. De raad neemt hierover een besluit naar aanleiding van een advies van de werkgeverscommissie.
In de Verordening Rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden 2011 en de Verordening regelende de financiële bijdrage aan de fracties in de gemeenteraad 2005 zijn de geldelijke voorzieningengeregeld voor raads- en commissieleden en politieke fracties. Ter uitvoering van deze beide verordeningen worden in de praktijk besluiten genomen. Het is doelmatig de uitvoering van deze verordeningen over te laten aan de griffier. Uiteraard betreft het alleen de bevoegdheid om besluiten te nemen ten aanzien van raadsleden, leden van raadscommissies en de politieke fracties die in de raad zijn vertegenwoordigd.
Dit artikel behoeft geen toelichting.
Aan het mandaat is een aantal voorschriften verbonden. In ieder geval moet gehandeld worden volgens bestaand beleid en mag de begroting niet worden overschreden. Daarnaast zal de griffier behoedzaam met zijn bevoegdheid moeten omgaan. In geval van twijfel of een besluit bestuurlijke of politieke implicaties kan hebben, zal de griffier moeten overleggen met het presidium dan wel de voorzitter van het presidium of diens plaatsvervanger. Besluiten die de griffier persoonlijk aangaan zijn uitgezonderd van het mandaat.
Om wettechnische reden voert de griffier de taken voortvloeiende uit artikel 160 van de Gemeentewet (met name het sluiten van overeenkomsten) uit in mandaat van het college. Het college zal hiervoor een mandaatbesluit nemen. In onderhavig artikel worden aan dit mandaat de voorschriften verbondengenoemd in artikel 2:8, voor zover mogelijk, van toepassing verklaard.
Niet alle activiteiten of voorzieningen die de griffie of de raad nodig heeft, zijn ondergebracht bij de griffie om redenen van efficiency. In artikel 2:10 wordt een aantal uitvoerende werkzaamheden genoemd waarvoor de griffier afspraken moet maken met de gemeentesecretaris.
Zoals bekend staat de griffier de raad, de fora en de raadscommissies terzijde bij de uitoefening van hun taak. De gemeentesecretaris is op zijn beurt belast met de leiding van de ambtelijke organisatie en richt zich dus met name op het college. In zoverre hebben de gemeentesecretaris en de griffier een duidelijk verschillende verantwoordelijkheid en een verschillend takenpakket. Er bestaat geen ondergeschiktheid, maar nevengeschiktheid tussen beide functionarissen. Desalniettemin zal het regelmatig voorkomen dat de griffier een beroep zal moeten doen op de secretaris (en omgekeerd). Het ligt dan ook in de rede dat de griffier met de secretaris op basis van de Verordening op de ambtelijke bijstand 2011 eens in de zoveel tijd overleg pleegt over de manier waarop bijvoorbeeld ambtenaren uit de ambtelijke organisatie door de griffier ingeschakeld kunnen worden.
Dit artikel behoeft geen toelichting.
De griffier heeft de algemene en dagelijkse leiding over de griffie. Hij fungeert zodanig als manager. Dit houdt mede in dat de griffier zorg draagt voor een adequate aansturing van de raadsgriffie.
De griffier is tevens verantwoordelijk voor het financiële beheer van de griffie. Het gaat in dit artikel alleen om de budgetten van de raad en de griffie binnen de gemeentelijke planning en controlcyclus. Het financiële beheer van de gemeente is uiteraard de verantwoordelijkheid van het college.
De in dit artikel genoemde periodieke overleggen zijn een uitvloeisel van de invoering van het dualisme.
De artikelen behoeven geen toelichting.
In artikel 155a van de Gemeentewet is bepaald dat de raad op voorstel van een of meer van zijn leden een onderzoek naar door het college of de burgemeester gevoerde bestuur kan instellen. Een dergelijk onderzoek wordt uitgevoerd door een door de raad in te stellen onderzoekscommissie. De ondersteuning van deze commissie vindt plaats door de griffier. Het betreft hier niet de rekenkamercommissie.
Voor de raad, als door de burgers gekozen vertegenwoordiging, is communicatie naar de burger en met de burger erg belangrijk. In dit artikel zijn de taken en verantwoordelijkheden van de griffier in deze communicatie opgenomen.
Dit artikel behoeft geen toelichting