CVDR289110_1Instructie voor de griffier van de gemeente LarennlregelingLaren2013-05-05LarenLarens Journaal 03-05-2013 Instructie voor de griffier van de gemeente LarenGemeentewet, art. 107a, lid 2gemeenteraadbestuur en recht2013-04-24De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2013-05-052020-12-01nieuwe regelingRaadsbesluit 2013/14-VBestuur en rechtGeen.Geen.Instructie voor de griffier van de gemeente LarenDe raad van de gemeente Laren;gelezen voorstel 2013/14 d.d. 25 maart 2013 van het presidium;gelet op artikel 107a, lid 2, Gemeentewet;B E S L U I T : vast te stellen de Instructie voor de griffier.1Begripsbepalingen1:1In deze instructie wordt verstaan onder: griffier: de op grond van
artikel 107 Gemeentewet door de raad benoemde functionaris; griffie
: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad,
bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid
functionerende ambtenaren; werkgeverscommissie: een door de raad op
grond van artikel 83 van de Gemeentewet ingestelde commissie waaraan
de werkgeversfunctie van de griffie(r) is gedelegeerd; presidium:
gremium zoals gedefinieerd in artikel 5 van het Reglement van orde
voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad;
termijnagenda: plannings- en sturingsinstrument voor de
(strategische) agendering van (meerjarige beleidsprioriteiten en
–voorstellen van de raad. 2Instructie voor de griffier2:1TAAK EN BEVOEGDHEDENDe griffier verleent advies en bijstand aan de raad, zijn leden en
alle door de raad ingestelde commissies, werkgroepen en overige
organen en draagt zorg voor de logistieke, procedurele en
procesmatige voorbereiding en nazorg van de vergaderingen daarvan;
De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en
bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming
door de raad.2:2LEIDINGGEVEN EN MANAGEMENTDe griffier is eindverantwoordelijk functionaris en geeft
hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie. De griffier
geeft functioneel leiding aan medewerkers van de ambtelijke
organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad
en/of uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand. De griffier
geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die
ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren. De griffier
rapporteert jaarlijks aan de raad over de (uitvoering van)
activiteiten van de griffie. De griffier beheert de budgetten van de
raad en griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de
raad over de wijze van omgaan hiermee.2:3BESTUURLIJK EN AMBTELIJK OVERLEG1. De griffier heeft periodiek overleg met de
werkgeverscommissie over de invulling van de werkgeversrol door de raad;2. De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de secretaris;3. De griffier en de secretaris hebben periodiek overleg over
de planning en uitvoering van de termijnagenda (‘bestuurlijke planning’), de kwaliteit van het bestuurlijk
besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het maken en nakomen van afspraken tussen raad en college.4. De griffier overlegt met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening.5. De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in externe overlegsituaties.2:4AGENDERING1. De griffier ondersteunt het presidium bij het opstellen van
de voorlopige agenda van vergaderingen van de raad en zijn commissies.2. De griffier adviseert het presidium bij het opstellen van de termijnagenda (‘bestuurlijke planning’) van de raad.3. De griffier adviseert het presidium of een ingediend voorstel
rijp is voor agendering in de raad en controleert daartoe de
voorstellen van de raad.2:5BESTUURLIJKE BESLUITVORMING1. De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet
voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de
invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen. 2. De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming.3. De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en
draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad.4. De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking
door het college en de burgemeester.5. De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en
het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.2:6ONDERZOEK1. De griffier draagt desgevraagd zorg voor ondersteuning van de
rekenkamerfunctie, die de raad kan instellen op grond van artikel
81oa van de Gemeentewet. 2. De griffier draagt zorg voor de
ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de raad kan instellen
op grond van artikel 155a van de Gemeentewet. 3. De griffier draagt
zorg voor ondersteuning van door leden van de raad gewenste
onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a Gemeentewet.2:7COMMUNICATIE EN VOORLICHTING1. De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering
van het communicatiebeleid van de raad.2. De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter
inzage legging van raadsbesluiten en de agenda’s en verslagen van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies.3. De griffier geeft voorlichting aan burgers over het
spreekrecht.4. De griffier draagt, op verzoek van de raad, zorg voor de
organisatie van een Informatiebijeenkomst, hoorzitting en inspraakavond, zoals bedoeld in afdeling 3.4 van de Algemene wet
bestuursrecht.2:8VERHINDERING EN VERVANGING1. Indien de griffier meer dan 14 dagen verhinderd is zijn ambt
te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie.2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door
een daartoe door de raad aangewezen plaatsvervanger.3Slotbepalingen3:1In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier
voor zover nodig overleg met de voorzitter van de
werkgeverscommissie.3:2Deze instructie kan worden aangehaald als ‘Instructie voor de
griffier van de gemeente Laren’.3:3Deze Instructie treedt in werking op 5 mei 2013. Op dat moment
vervalt de Instructie griffier d.d. 25 juni 2008.Vastgesteld door de raad in zijn openbare vergadering van 24 april
2013.drs. T.W. Zwemmer drs. E.J. Roestgriffier voorzitter