§ 1. Inrichting en verantwoordelijkheden
Besluit
Het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Amersfoort,
gelet op het bepaalde in artikel 160 eerste lid en artikel 103 tweede lid van de Gemeentewet,
overwegende dat het college de bevoegdheid heeft om nadere regels te stellen over de inrichting van de ambtelijke organisatie van de gemeente, met uitzondering van de griffie,
overwegende dat het college verplicht is om een instructie met nadere regels over de taak en de bevoegdheden van de secretaris te formuleren,
besluit vast te stellen het volgende Organisatiebesluit gemeente Amersfoort 2013.
Artikel 1 Inrichting van de organisatie
De organisatie van de gemeente Amersfoort is verdeeld in drie onderdelen. De lijnorganisatie bestaat uit de sector Maatschappelijke Ontwikkeling (MO) en de sector Stedelijke Ontwikkeling en Beheer (SOB). Gemeentebrede kaderstelling, beleid op de diverse bedrijfsvoeringsfuncties en ondersteuning van de primaire organisatieonderdelen wordt geleverd vanuit Concernmiddelen en door de aparte stafafdeling Strategie & Bestuur. Daarnaast is het archief Eemland een apart onderdeel in de ambtelijke organisatie. In figuur 1 is een schematisch overzicht van de organisatie opgenomen.
Figuur 1 organigram gemeente Amersfoort
Artikel 2 Inhoudelijke thema’s van de organisatieonderdelen
De organisatieonderdelen richten zich op de volgende thema’s:
1.De sector MO ontwikkelt beleid en voert taken uit op het gebied van welzijn, sport, onderwijs, cultuur, jeugd, zorg, veiligheid, wijken en publieksdiensten. De sector MO is verantwoordelijk voor het verstrekken van uitkeringen en het activeren van burgers die een uitkering ontvangen.
De sector SOB ontwikkelt beleid en stuurt de uitvoering aan op het gebied van economische en ruimtelijke ontwikkeling van de stad. Daarnaast verzorgt de sector SOB het beheer van de openbare ruimte.
Concernmiddelen ontwikkelt gemeentebrede kaders, stelt strategisch bedrijfsvoeringsbeleid en (waar nodig) tactisch beleid per bedrijfsvoeringsfunctie op en ondersteunt de primaire sectoren op het gebied van financiën, ICT, personeel en organisatie, juridische zaken, facilitaire zaken, financiële personeeladministratie en informatiebeheer. Concernmiddelen is tevens verantwoordelijk voor de heffing en invordering van lokale belastingen.
De afdeling Strategie & Bestuur levert directe ondersteuning aan het dagelijks bestuur en adviseert de ambtelijke organisatie over strategische thema’s.
Het Archief Eemland is het geheugen van de regio Eemland; het archief beheert de archieven van de gemeenten Amersfoort en diverse andere gemeenten in de regio alsmede van het waterschap.
Artikel 3 Concretisering van verantwoordelijkheden
In de lijnorganisatie zijn de belangrijkste verantwoordelijkheden en bevoegdheden als volgt belegd:
1.De gemeentesecretaris/algemeen directeur:
Staat aan het hoofd van de ambtelijke organisatie.
Is integraal eindverantwoordelijk voor de rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid van de door de ambtelijke organisatie uitgevoerde taken en daarop direct aanspreekbaar door het college.
Staat het college, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde.
Is directeur van de stafafdeling Strategie en Bestuur
2. De sectoren SOB, MO en CM en het Archief Eemland hebben een directeur. Deze is:
a. Is integraal verantwoordelijk voor het aan zijn organisatieonderdeel opgedragen takenpakket en daarop aanspreekbaar door de gemeentesecretaris/ algemeen directeur.
b. Is verantwoordelijk voor het bepalen en behalen van resultaten die het organisatieonderdeel moet leveren.
c. Is als lid van het GMT verantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie en voor de kwaliteit van de adviezen aan het College
d. Is verantwoordelijk voor de kwaliteit en inhoud van producten in de bestuurlijke cyclus en producten op het gebied van bedrijfsvoering.
e. Is hiërarchisch ondergeschikt aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur.
3. Het gemeentelijk managementteam (GMT):
a. Bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur (voorzitter) en de directeuren SOB, MO en CM.
b. Het team is als geheel verantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie en voor de kwaliteit van de adviezen aan het College.
c. Is verantwoordelijk voor de samenhang en het gecoördineerd handelen van de verschillende onderdelen van de ambtelijke organisatie.
d. Adviseert de gemeentesecretaris/algemeen directeur over inhoudelijke thema’s van het primair proces.
e. Adviseert de gemeentesecretaris/algemeen directeur over gemeentebrede bedrijfsvoeringskaders.
4. De verantwoordelijkheden van het afdelingshoofd vloeien één-op-één voort uit de hierboven beschreven verantwoordelijkheden van de directeuren.
Artikel 4 Benoeming en ontslag
- 1.
Het college benoemt, schorst en ontslaat de gemeentesecretaris/algemeen directeur.
- 2.
Overige directeuren worden benoemd, geschorst en ontslagen door de gemeentesecretaris/algemeen directeur
§ 2. Instructie gemeentesecretaris/algemeen directeur
Artikel 5 Ondersteuning van het college
De gemeentesecretaris/algemeen directeur:
- 1.
Zorgt voor een doeltreffende en doelmatige ondersteuning van het college.
- 2.
Zorgt er gevraagd en ongevraagd voor dat leden van het college over de informatie beschikken die zij nodig hebben om hun functie goed te kunnen vervullen.
- 3.
Zorgt, los van de verantwoordelijkheden van de burgemeester, voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.
- 4.
Zorgt voor een gedegen en tijdige advisering van het college.
- 5.
Is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de, voor het besluitvormingsproces noodzakelijke, procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van de door het college genomen besluiten.
- 6.
Zorgt ervoor dat de door het college genomen besluiten worden vastgelegd in een besluitenlijst en dat een presentielijst wordt bijgehouden.
- 7.
Staat de burgemeester terzijde in diens hoedanigheid als bestuurlijk coördinator.
- 8.
Bevordert, in overleg met de burgemeester, een goede afstemming tussen college, burgemeester en ambtelijke organisatie.
- 9.
Is uitsluitend via het college formeel aanspreekbaar door de gemeenteraad.
- 10.
Voert regelmatig overleg met de griffier over de wijze waarop ambtelijk bijstand en ondersteuning kan worden verleend aan de raad en raadsleden. Daarbij kan de griffier aangeven welke verzoeken prioriteit hebben.
- 11.
Voert regelmatig overleg met de burgemeester en de griffier over onderwerpen waarover het college graag met de raad van gedachten wil wisselen.
Artikel 6 Verantwoordelijkheid ambtelijke organisatie
De gemeentesecretaris/algemeen directeur:
- 1.
Is algemeen directeur en hoogst aangestelde ambtenaar in de organisatie.
- 2.
Is, met inachtneming van de verantwoordelijkheden van de overige directeuren, verantwoordelijk voor:
- a.
Het tijdig, volledig en kwalitatief hoogwaardig adviseren en ondersteunen van het college en de burgemeester.
- b.
De wijze waarop ambtelijk bijstand wordt verleend aan de raad en de raadsleden, met inachtneming van de organisatieverordening van de raad.
- 3.
Bevordert, met inachtneming van de verantwoordelijkheden van de directeuren, een goede samenhang tussen de verschillende organisatieonderdelen.
Artikel 7 Benoeming locosecretaris
1. Het college benoemt de directeur Concernmiddelen, Stedelijk beheer en ontwikkeling en Maatschappelijke ontwikkeling tot respectievelijk eerste, tweede en derde loco-secretaris. .
2. Het college benoemt voor de bezetting van de crisisbeheerorganisatie in vakantieperiodes aanvullend tot 4e en 5e loco-secretaris het hoofd van de afdeling Veiligheid en wijken en de senior beleidsadviseur belast met openbare orde en veiligheid.
§ 3. Sturing en verantwoording
Artikel 8 Maximaal sturen op doelen en resultaten
Sturing op doelen en resultaten staat centraal. Sturing op bedrijfsvoering (artikel 9) en externe verantwoording (artikel 10) zijn daarvan afgeleid. Sturing op doelen en resultaten gaat uit van:
- 1.
Een vier jarencyclus, waarbij aan het begin van een raadsperiode, op basis van in elk geval het coalitieakkoord, een meerjarenbegroting opgesteld wordt met duidelijke doelstellingen en een beperkte set aan indicatoren. In de drie volgende jaren wordt bestuurlijk en begrotingstechnisch volstaan met een bijstelling. Verantwoording is volgend op dit principe.
Een gescheiden beleids- en begrotingsproces. De beleidsverantwoording en –evaluatie zijn losgekoppeld van de P&C-cyclus.
De directeuren stellen, met inachtneming van de meerjarenbegroting en bijstellingen daarop, jaarlijks een contract op voor hun onderdeel (zie ook art. 3, lid 2, sub b). Dit contract bevat concrete prestaties en producten, inclusief middelen, die hun organisatieonderdeel moet leveren.
Verantwoording over doelen en resultaten vindt plaats door middel van gesprekken tussen raadsleden, portefeuillehouder en ambtelijke deskundigen.
Een continu beleidsproces waarin beleidsverantwoording gespreid plaatsvindt gedurende de raadsperiode. Jaarlijks bepaalt de raad welke onderwerpen prioriteit hebben. Doordat de verantwoording is losgekoppeld van de P&C-cyclus kan de jaarrekening worden gereduceerd tot de kern: een financiële verantwoording over het afgelopen jaar. Een continu beleidsproces levert continu financiële kaders op, hierdoor kan de kadernota achterwege blijven.
Sturing en verantwoording over de essentie en streeft niet per definitie naar volledigheid van informatie.
De essentie op raadsniveau is of er afwijkingen zijn of dreigen. Het college rapporteert halfjaarlijks over essentiële wijzigingen, zodat de raad tijdig kan bijsturen.
Met de halfjaarlijkse rapportage wordt de raad geïnformeerd over de totale voortgang.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeuren informeren het college regelmatig over de voortgang van bestuurlijke producten.
Artikel 9 Sturing op bedrijfsvoering
Sturing op bedrijfsvoering is volgend op de bestuurlijke cyclus en richt zich op een set van essentiële bedrijfsvoeringskengetallen.
- 1.
Bedrijfsvoering is ondersteunend en faciliterend aan de realisatie van doelen en resultaten van de primaire processen.
- 2.
Gemeentesecretaris/algemeen directeur, directeuren en afdelingshoofden dragen zorg voor een doelmatige bedrijfsvoering en bedrijfsinformatie.
Artikel 10 Juiste administratieve geldstromen
- 1.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur legt, met inachtneming van de verantwoordelijkheden van het college, jaarlijks verantwoording af over de rechtmatige besteding van middelen en het voeren van een adequate boekhouding volgens vastgelegde eisen.
- 2.
De inrichting van de (financiële) administratie voldoet aan de eisen uit het BBV, aan overige relevante wettelijke bepalingen en aan de eigen eisen en regelgeving.
§ 4. Checks & Balances
Artikel 11 Systeem van checks & balances
- 1.
Het systeem van checks & balances is gericht op het behalen van de afgesproken en geambieerde prestaties en besturing van de organisatie en het in beeld brengen en hanteerbaar houden van risico’s.
- 2.
In dit systeem onderscheiden we drie kernbegrippen:
- a.
Planning: vanuit de ambities en plannen van het politiek bestuur is het lijnmanagement (algemeen directeur, directeuren, afdelingshoofden) verantwoordelijk voor het bepalen van de te behalen resultaten en de kaders waar binnen die resultaten behaald moeten worden. Lijnmanagers zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit en zijn daarmee de (enige) persoon die stukken paraferen;
- b.
Bedrijfsvoering: faciliterende en ondersteunende activiteiten die de uitvoering van het primair proces mogelijk maken. Aansturing en verantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering ligt bij de lijn;
- c.
Control: vanuit beheersingsbehoefte kritisch beoordelen en adviseren of een voorgestelde planning haalbaar is (proactief) of tijdens de uitvoering onafhankelijk toetsen of voorgenomen activiteiten binnen de vastgestelde kaders gerealiseerd worden en of bijstelling nodig is. De controller heeft een eigenstandige verantwoordelijkheid, wat wil zeggen dat hij/zij gevraagd en ongevraagd toegang heeft tot informatie, mee kan kijken bij de totstandkoming van stukken of bij de uitvoering van projecten. De controller toetst maatregelen en activiteiten bovendien op passendheid in het systeem. Hij is aanspreekbaar op de kwaliteit van de bestuurlijke informatie. De controller is bevoegd tot escalatie naar het hogere besturingsniveau.
Artikel 12 Control en de controlfunctie
- 1.
Control betreft alle middelenfuncties: organisatie, personeel, financiën, ICT, huisvesting, communicatie en juridische zaken, alsmede de beleidscontrol.
- 2.
Tot het aandachtsgebied van control behoort de rechtmatige, doelmatige en doeltreffende inzet van de middelen en het risicomanagement.
- 3.
De controlfunctie wordt centraal geïnitieerd en samenhangend uitgevoerd, onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur.
- 4.
Daarnaast heeft elke directeur een eigen controller voor zijn organisatieonderdeel.
- 5.
De controlrol wordt onafhankelijk uitgevoerd
- 6.
De controller heeft toegang tot alle informatie
- 7.
Control houdt in het checken van de aanwezigheid, werking en toepassing van de controlsystemen, waaronder met name het systeem van risicomanagement
- 8.
Control gaat ook over de checks op de bedrijfsvoering (maar niet over de inhoud daarvan)
- 9.
Control gaat ook over de checks op het financiële beleid en strategie (maar niet over de inhoud daarvan)
Artikel 13 Rollen en verantwoordelijkheden in control
- 1.
Alle directeuren zijn expliciet verantwoordelijk voor control van hun organisatieonderdeel.
- 2.
De concernbrede verantwoordelijkheid voor control is belegd bij de gemeentesecretaris/algemeen directeur.
- 3.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur wijst de rol van de controllers toe aan functionarissen in de organisatie.
De controller:
Heeft een onafhankelijke rol;
Heeft toegang tot alle informatie en overleggen die relevant zijn voor de uitvoering van zijn verantwoordelijkheid;
Geeft gevraagd en ongevraagd advies aan het lijnmanagement op het gebied van control:
- I.
Adviseert over de haalbaarheid van de voorgestelde planning;
- II.
Adviseert over de risico’s van inhoudelijke voorstellen;
- III.
Adviseert over de risico’s van gemeentebrede strategische voorstellen;
- IV.
Toetst in welke mate voorgenomen activiteiten binnen de afgesproken kaders gerealiseerd worden en adviseert over bijsturing.
5 a. De controllers adviseren en rapporteren aan de Algemeen Directeur vanuit het perspectief van control. De controllers geven gezamenlijk invulling aan de gemeentebrede control;
b. Controllersadviezen blijven apart zichtbaar bij besluitvorming in het college. Hiermee kan het college alle invalshoeken meenemen in de besluitvorming;
c. De controllers dragen zorg voor de vastlegging van de gemeentebrede kaders van control;
d. De controllers hebben t een zelfstandige rapportage- en (escalatie)lijn naar het college.