| Organisatie | Zwolle |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Beheerregeling voor de gemeentelijke basisregistratie personen van de gemeente Zwolle |
| Citeertitel | Beheerregeling BRP gemeente Zwolle |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | bestuurlijke organisatie |
| Externe bijlagen | exb-2017-11703 Bijlage 1: Aanwijzing van beheerfunctionarissen Inwonerszaken Bijlage 2: Aanwijzing van beheerfunctionarissen SSC Bijlage 3: Mandaatbesluit |
Hoe wordt de gemeentelijke basisadministratie personen van de gemeente Zwolle beheerd ?
Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; Wet bescherming persoonsgegevens
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 02-05-2013 | 01-01-2013 | 01-09-2017 | nieuwe regeling | 23-04-2013 De Peperbus 01-05-2013 | cb 2013-04.23 |
[Klik hier om het document te downloaden]
Hoofdstuk 1 ALGEMENE BEPALINGEN
Het afdelingshoofd Burgerzaken is beheerder van de basisregistratie personen en van het autorisatiebesluit en in die hoedanigheid informatiebeheerder en privacybeheerder. Hij kan de taak van informatiebeheerder en privacybeheerder geheel of gedeeltelijk mandateren aan een of meer ondergeschikte ambtenaren.
Hoofdstuk 2 HET INFORMATIEBEHEER
De informatiebeheerder voorziet in:
a) een jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;
b) een jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en wethouders over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures;
c) een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 12 bedoelde kwaliteitssteekproef;
d) administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de wet in is voorzien;
e) periodiek overleg tussen hem en de op basis van de beheerregeling aangewezen beheerders;
f) richtlijnen voor de bijhouding van de basisregistratie personen.
De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders over de navolgende aspecten die voortvloeien uit deze basisregistratie te weten:
a) persoonsinformatievoorziening;
De informatiebeheerder beslist:
a) over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem;
b) op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen en de GBA-V;
c) op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers en derden tot het verkrijgen van gegevens uit de basisregistratie personen;
d) op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot het systematisch verkrijgen van gegevens; (onder systematische verkrijging wordt hier verstaan de spontane verstrekking van mutaties op gegevens, hetzij elektronisch hetzij op papier (mutatieberichTgeving))
e) over het toekennen van autorisaties met betrekking tot het bepaalde in dit artikel, onder b, c en d.
De informatiebeheerder ziet er op toe dat:
a) de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;
b) de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking als genoemd in artikel 6 geschiedt volgens de bepalingen uit de wet, de Verordening basisregistratie personen en Wet bescherming persoonsgegevens;
c) de bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, evenals de beveiliging van de basisregistratie personen worden nageleefd;
d) dat alle in artikel 3, lid 1 genoemde functionarissen, alsmede de systeembeheerder op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingsysteem en van de gevolgen van deze installatie;
e) de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd.
De informatiebeheerder, of een op grond van artikel 3, lid 1 aangewezen functionaris, neemt deel aan buitengemeentelijk overleg betreffende onderwerpen die het beheer van de basisregistratie personen aangaan.
Hoofdstuk 3 HET GEGEVENSBEHEER
1. De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:
a) de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de basisadministratie (het betreft hier de basisadministratie)
2. De gegevensbeheerder beslist binnen 5 werkdagen op het in behandeling nemen van een melding van een afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een in de basisadministratie opgenomen (authentiek) gegeven en stelt de afnemer in kennis van deze beslissing.
De gegevensbeheerder voorziet in:
De gegevensbeheerder is bevoegd, in overleg met de applicatiebeheerder, vanuit de in artikel 9 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven betreffende de opname en bijhouding van gegevens in de basisadministratie.
Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten in de basisadministratie onderworpen aan een audit door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangewezen auditinstelling.
De gegevensbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op het welslagen van de eerder vermelde audit.
De gegevensbeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg.
De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van het toepassingssysteem.
De systeembeheerder voorziet in:
a) de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;
b) een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de GBA-apparatuur is opgesteld;
c) de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem;
d) de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen.
De systeembeheerder is bevoegd:
a) direct maatregelen te treffen wanneer de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is; hij is verplicht achteraf ter zake te rapporteren aan de informatiebeheerder;
b) aanwijzingen te geven over:
De systeembeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg.
Hoofdstuk 5 HET APPLICATIEBEHEER
Het applicatiebeheer is ingevolge de samenwerking genoemd in artikel 4 gesplitst in ‘functioneel applicatiebeheer GBA’ en ‘technisch applicatiebeheer GBA’. Het functioneel applicatiebeheer GBA berust bij de functionarissen genoemd in bijlage 1. Het technisch applicatiebeheer GBA berust bij de functionarissen genoemd in bijlage 2.
De applicatiebeheerder voorziet in:
a) een planning van periodieke gegevensverstrekkingen die op basis van het autorisatiebesluit wordt gedaan;
b) de communicatie bij storingen in hard- en software;
c) een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;
d) de toekenning van de autorisatieniveaus voor actualiseringen aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, de applicatiebeheerder en de informatiebeheerder op grond van een besluit van de informatiebeheerder;
e) de bijhouding van een dossier van de autorisaties, die overeenkomstig artikel 6 door de informatiebeheerder zijn toegekend;
f) het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;
g) de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;
h) de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan;
i) een oplossing, eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor de onder h genoemde problemen en klachten;
j) de voorlichting aan de alle in artikel 3 genoemde functionarissen met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;
k) de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk in overleg met de systeembeheerder;
l) de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de basisregistratie personen worden ontleend;
m) de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens;
n) een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zonodig door inschakeling van een derde.
De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:
a) de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;
b) het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;
c) de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde procedurebeschrijving voor de basisregistratie personen;
d) het beheer van de tabellen van de basisregistratie personen;
e) het beheer van de gebruikersdocumentatie.
De applicatiebeheerder is bevoegd:
a) gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de basisregistratie personen aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem;
b) over het gebruik van de basisregistratie personen gedragsregels op te stellen.
De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk.
De applicatiebeheerder ziet erop toe dat voorgeschreven procedures uit het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd.
De applicatiebeheerder neemt deel aan:
a) het overleg genoemd in artikel 4, onder e;
b) het externe gebruikersoverleg.
De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:
a) de inhoudelijke afhandeling van de verzoeken als bedoeld in artikel 6, onder b, c en d van deze beheerregeling;
b) het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de wet en de Wet bescherming persoonsgegevens.
De privacybeheerder voorziet in:
a) de afhandeling van de verzoeken om inzage in de basisregistratie personen overeenkomstig artikel 79 van de wet respectievelijk artikel 35 van de Wet bescherming persoonsgegevens (inzage);
b) de behandeling van alle verzoeken om geheimhouding die op basis van artikel 102 lid 1 van de wet ingediend worden en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 102 lid 2 van de wet;
c) de afhandeling van verzoeken ingevolge de artikelen 36, 37 en 40 van de Wet bescherming persoonsgegevens;
d) de kennisgeving ingevolge artikel 38 van de Wet bescherming persoonsgegevens;
e) de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de basisadministratie aan afnemers en derden.
De privacybeheerder is bevoegd:
a) op grond van het in artikel 24, sub b genoemde toezicht, alle gebruikers van het toepassingssysteem aanwijzingen te geven;
b) ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de basisregistratie personen, waarbij de persoonlijke levenssfeer in het geding is.
De privacybeheerder is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de wet en daarbij behorende regelingen,de Wet bescherming persoonsgegevens voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.
Hoofdstuk 7 DE GEGEVENSVERWERKING
De gegevensverwerkers voorzien in:
a) het verwerken van de gegevens in de basisadministratie overeenkomstig de voorschriften van de krachtens de wet voorgeschreven systeembeschrijving (Logisch Ontwerp GBA) en de handleiding uitvoeringsprocedures, voor zover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd;
b) het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;
c) de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt;
d) de behandeling van mutaties;
e) de behandeling van het netwerkverkeer, behalve de periodieke gegevensverstrekking;
f) de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerk- berichten;
g) de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 36 van de wet en ziet erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de Wet geen ontleningstatus is gegeven;
h) de dagelijkse controle van de in de basisadministratie aangebrachte actualiseringen;
i) de kennisgeving aan de ingeschrevene voor wat betreft de verwerking van:
j) de toezending van de complete persoonslijst aan de ingeschrevene ingeval van een:
Hoofdstuk 8 HET BEVEILIGINGSBEHEER
De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor het toezicht op naleving van de beveiligings-maatregelen en –procedures zoals uitgewerkt in het Informatiebeveiligingsplan.
De beveiligingsbeheerder is bevoegd om het management van de afdeling Burgerzaken adviezen te geven ten aanzien van beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de wet en het Informatiebeveiligingsplan.
De beveiligingsbeheerder ziet er op toe dat:
a) beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd;
b)de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden nageleefd.
De beveiligingsbeheerder adviseert rechtstreeks aan het college van burgemeester en wethouders over beveiligingsaspecten die uit het Informatiebeveiligingsplan voortvloeien.
De beveiligingsbeheerder voorziet in een jaarlijks verslag over de activiteiten inzake het Beveiligingsbeheer.
De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor de basisregistratie personen als bedoeld in artikel 1 van de Verordening Basisregistratie Personen evenals voor de daarin genoemde aangehaakte gegevens.
1. Deze regeling wordt aangehaald als ‘Beheerregeling BRP gemeente Zwolle’ en treedt in werking op 1 januari 2013.
2. De Beheerregeling GBA zoals vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zwolle op 31 maart 2005 wordt hiermee ingetrokken.
3. De regeling ligt ter inzage in het Informatiecentrum in het Stadskantoor.