Organisatie | Oegstgeest |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | VERORDENING OP DE RAADSCOMMISSIES 2012 |
Citeertitel | Verordening op de raadscommissies 2012 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | |
Externe bijlage | Taakvelden Raadscommissies |
Deze regeling is vervangen door het Reglement van orde voor de raadsvergaderingen en commissies van de gemeenteraad van de gemeente Oegstgeest 2016.
De verordening op de raadscommissies, laatstelijk vastgesteld bij raadsbesluit van 27 september 2007 wordt hierbij ingetrokken.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
20-03-2015 | 30-09-2016 | art. 4a | 05-03-2015 Elektronisch Gemeenteblad, 20-03-2015 | Onbekend. | |
17-01-2013 | 01-01-2013 | 20-03-2015 | nieuwe regeling | 20-12-2012 Oegstgeester Courant, 09-01-2013 | V033 |
In deze verordening wordt verstaan onder:
gremium bestaande uit de commissievoorzitters of diens plaatsvervanger, de voorzitter van de raad of diens plaatsvervanger en de griffier; | |
Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in de verordening moeten worden herhaald, is in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd.
Indien een onderwerp meerdere raadscommissies aangaat, wordt het onderwerp in de afzonderlijke raadscommissies besproken, tenzij het presidium beslist dat een gezamenlijke vergadering van de raadscommissies wordt belegd of de raads-commissie die het onderwerp het meest aangaat, het onderwerp behandelt.
Een raadscommissie heeft de volgende taken:
De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet.
De commissies kennen, met uitzondering van de commissie Audit, geen vaste samenstelling. De commissie Audit bestaat uit maximaal vier leden en maximaal twee plaatsvervangende leden die door de raad uit zijn midden worden benoemd. Indien in deze verordening wordt gesproken over leden wordt bedoeld raadsleden en plaatsvervangend commissieleden.
De raad kan op voorstel van de desbetreffende fracties plaatsvervangende commissieleden benoemen. Iedere fractie in de raad heeft het recht maximaal twee plaatsvervangende commissieleden te doen benoemen. Deze kandidaat-vervan-gende commissieleden dienen te voldoen aan de eisen van het lidmaatschap van de raad. De artikelen 15 en 28 van de Gemeentewet zijn op de plaatsvervangende leden van overeenkomstige toepassing. Het door de raad benoemde plaatsvervangend commissielid, tevens zijnde de woordvoerder én enige aanwezige van een fractie, ontvangt een vergoeding voor het bijwonen van de vergaderingen van de commissies conform het bepaalde in de Verordening geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden.
De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de Gemeentewet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Om er zorg voor te dragen dat iedere fractie en in het bijzonder ook kleine fracties in staat zijn om deel te nemen aan de vergaderingen van de raadscommissie bepaalt het derde lid dat iedere fractie plaatsvervangende leden kan voordragen. Voor de plaatsvervangende leden gelden dezelfde eisen als voor het lid van een raadscommissie. De vervangingsregeling genoemd in lid 3 geldt uitsluitend voor de op basis van het tweede lid benoemde leden.
Alvorens hun functie te kunnen uitoefenen, leggen de plaatsvervangende commissie-leden in handen van de voorzitter van de raad de volgende eed (verklaring en belofte) af: "Ik zweer (verklaar) dat ik, om tot lid van de commissie benoemd te worden, rechtstreeks noch middellijk, onder welke naam of welk voorwendsel ook, enige gift of gunst heb gegeven of beloofd. Ik zweer (verklaar en beloof) dat ik, om iets in dit ambt te doen of te laten, rechtstreeks noch middellijk enig geschenk of enige belofte heb aangenomen of zal aannemen. Ik zweer (beloof) dat ik getrouw zal zijn aan de Grondwet, dat ik de wetten zal nakomen en dat ik mijn plichten als lid van de commissie naar eer en geweten zal vervullen. Zo waarlijk helpe mij God Almachtig!” (Dat verklaar en beloof ik!”)
Artikel 14 van de Gemeentewet regelt de eed (verklaring en belofte) die raadsleden af moeten leggen voordat zij hun functie kunnen uitoefenen. Indien plaatsvervangend commissieleden aan de vereisten voor het raadslidmaatschap moeten voldoen, dienen ook zij een eed of verklaring en belofte af te leggen. Dit is bijvoorbeeld van belang voor de kennisneming van vertrouwelijke documenten.
De zittingsperiode van de leden, de plaatsvervangende commissieleden en de voorzitters is even lang als de zittingsperiode van de raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan.
Op grond van het tweede lid eindigt het (plaatsvervangend) lidmaatschap van een raadscommissie eveneens van rechtswege indien een lid niet meer voldoet aan de gestelde voorwaarden. Voorts indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet meer vertegenwoordigd is in de raad.
De collegeleden zijn geen lid van commissies (artikel 82, tweede lid, van de Gemeentewet). Hun aanwezigheid is daardoor niet langer vanzelfsprekend, de commissie kan per vergadering beslissen of de aanwezigheid van een collegelid al dan niet gewenst is en of hij aan de beraadslagingen mag deelnemen.
De raadscommissie kan het college verzoeken de secretaris aanwezig te laten zijn in de vergadering en deel te laten nemen aan de beraadslagingen als bedoeld in deze verordening.
Indien de commissie het wenselijk acht dat de secretaris bij een vergadering van een commissie aanwezig is, zal de commissie het college moeten verzoeken de secretaris aanwezig te laten zijn en deel te laten nemen aan de beraadslagingen. Het college is immers zijn werkgever. Deze bepaling geldt ook voor andere ambtenaren.
De vergaderingen van de raadscommissies vangen aan om 20.00 uur en vinden plaats in de raadzaal of trouwzaal van het gemeentehuis. De vergaderingen eindigen om uiterlijk 23.30 uur. Indien op dat tijdstip een agendapunt in behandeling is, wordt de beraadslaging en besluitvorming daarover zo spoedig mogelijk afgerond. Aansluitend inventariseert de voorzitter over welke nog niet behandelde agendapunten de aanwezige leden het woord wensen te voeren. Agendapunten waarover geen enkel aanwezig lid het woord wenst te voeren, worden vervolgens, bij hamerslag van de voorzitter, als hamerstuk aangemerkt. De agendapunten ten aanzien waarvan één of meer van de aanwezige leden te kennen hebben gegeven het woord te willen voeren, worden aangehouden tot een volgende commissievergadering, tenzij de commissie terstond een andere datum voor de beraadslaging en besluitvorming over de overgebleven agendapunten vaststelt of andere gronden zich daartegen verzetten.
De vergaderingen van de raadscommissies vinden plaats op een vaste dag en plaats. Een commissie vergadert vaker als de voorzitter het nodig oordeelt of indien ten minste twee fracties hierom vragen. Teneinde nachtelijke vergaderingen voor zowel raadsleden als publieke belangstellenden zoveel mogelijk te voorkomen, wordt een eindtijd (uiterlijk 23.30 uur) aan de vergaderingen van de commissie verbonden.
De stukken welke dienen ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda worden gelijktijdig met het verzenden van de voorstellen voor de leden ter inzage gelegd. Indien na dit tijdstip stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden. Ter inzage leggen geschiedt bij voorkeur via de website van de gemeente inclusief het besloten deel.
In de leden 1 t/m 3 van dit artikel gaat het, naast de geheime stukken, om de zogenaamde "achterliggende" stukken waarvan vaak in de voorstellen melding wordt gemaakt (bijvoorbeeld ambtelijke adviezen, toelichtende nota's, etc.). Deze liggen in principe (m.n. de ambtelijke adviezen) voor de leden ter inzage.
Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken meldt dit uiterlijk voor 12.00 uur op de dag van de vergadering aan de griffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp of onderwerpen waarover hij het woord wil voeren. De voorzitter kan, indien de commissie daarmede instemt, niet-aangemelde sprekers het woord laten voeren.
Bij de behandeling van ieder agendapunt stelt de voorzitter de toehoorder, die een daartoe strekkend verzoek bij de griffier heeft ingediend, in de gelegenheid het woord te voeren over het aan de orde zijnde agendapunt. In de commissies kan ook worden ingesproken over niet-geagendeerde zaken. Dit kan bij het daarvoor opgevoerde agendapunt ‘Spreekgelegenheid voor het publiek’.
De leden van de raad, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders hebben het recht een voorstel tot wijziging van de notulen aan de raadscommissie te doen, indien de notulen onjuistheden bevatten of niet duidelijk weergeven hetgeen gezegd of besloten is. Een voorstel tot verandering dient voor de vaststelling van de notulen bij de commissiegriffier te worden ingediend.
Het recht om aanpassing voor te stellen (lid 3) komt ook toe aan het raadslid dat bij de desbetreffende vergadering niet aanwezig was. Het is aan de raad om te beslissen of een voorgestelde wijziging of aanvulling geaccepteerd wordt. Een afwijzing van een dergelijk voorstel is niet vatbaar voor beroep (aldus de Afdeling Rechtspraak van de Raad van State).
Het tweede lid bewerkstelligt dat een lid, de burgemeester, een wethouder, de griffier of de secretaris op ieder gewenst moment een voorstel van orde kan doen. Een voorstel van orde heeft betrekking op het verloop van de vergadering. Artikel 23 geeft een regeling voor een voorstel van orde. Het tweede lid heeft geen betrekking op interrupties.
Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een verzoek van een lid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de commissie van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan hij uitdrukkelijk besluiten tot een volgende termijn.
Een lid kan een voorstel doen over de spreektijd van de leden en de overige aanwezigen.
Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.
De voorzitter kan de raadscommissie voorstellen aan een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming ervan verlaat het lid onmiddellijk de vergadering. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.
De bevoegdheid die in het tweede lid aan de voorzitter wordt gegeven om een spreker over een aanhangig onderwerp het woord te ontzeggen, gaat minder ver dan de mogelijkheid die artikel 26, derde lid, van de Gemeentewet biedt aan de voorzitter van de raad om aan een raadslid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, de toegang tot de raadsvergadering te ontzeggen. Het vierde lid maakt iets dergelijks voor de commissievergaderingen mogelijk. Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde.
Teneinde de vergaderduur niet te zeer te verlengen, wordt over een voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld, in principe in zijn geheel beraadslaagd. In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen. Indien de schorsing als bedoeld in het tweede lid aan het einde van de tweede termijn plaatsvindt, zijn er vervolgens twee mogelijkheden: er wordt direct tot stemming dan wel advisering overgegaan of aan de beraadslagingen wordt een derde termijn toegevoegd (zie artikel 21).
Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 Gemeentewet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van commissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat de commissie beslist dat een bepaalde functionaris in specifieke gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen.
De voorzitter kan de beraadslaging sluiten als hij vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij de commissie anders beslist. Een commissie neemt geen beslissingen, maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Wel kan een commissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. De leden beslissen over het advies. Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, worden de standpunten van alle fracties opgenomen. Het ligt voor de hand dat indien een lid het niet eens is met het fractiestandpunt, dat hier afzonderlijk melding van wordt gemaakt in het advies aan de raad.
Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze verordening van overeen-komstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.
Een besloten vergadering van de raadscommissie is een officiële vergadering, waarbij de vergaderregels van deze verordening in acht genomen dienen te worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde, zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.
Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de raadscommissie overeenkomstig artikel 86, eerste lid, van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De raadscommissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen.
Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 86 van de Gemeentewet nodig. Niet alleen een commissie kan geheimhouding opleggen, ook de voorzitter, het college en de burgemeester kunnen geheimhouding aan een commissie opleggen. Overigens kan een commissie ook geheimhouding opleggen aan de raad of het college ten aanzien van stukken die zij aan de raad of het college overlegt (artikel 25, tweede lid, en artikel 55, tweede lid, van de Gemeentewet). De geheimhouding geldt ten aanzien van eenieder die aanwezig is bij een besloten vergadering of die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, of de raad, haar opheft.
Indien de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt daarover, indien de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.
Zoals uit de toelichting op artikel 30 blijkt, kan de raad de geheimhouding die een commissie aan de raad oplegt, opheffen. In deze bepaling is een overlegverplichting opgenomen, waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.
Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toegang kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet, het derde lid voorziet hierin.
Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluids- dan wel beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.
In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de vergadering het gebruik, alsmede het stand-by houden van mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen, die inbreuk kunnen maken op de orde van de vergadering, zonder toestemming van de voorzitter niet toegestaan.
Artikel 34 heeft betrekking op het mobiele telefoonverkeer. Het afgaan van mobiele telefoons werkt verstorend tijdens de vergadering. Dit laat echter onverlet, dat indien zwaarwegende redenen dit noodzakelijk maken, de voorzitter aanwezigen toestemming kan geven hun mobiele telefoon wel stand-by te laten staan.