Organisatie | Hulst |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Beheerregeling gemeentelijke basisregistratie personen gemeente Hulst |
Citeertitel | Beheerregeling gemeentelijke basisregistratie personen gemeente Hulst |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Bevolking & Burgerlijke Stand |
Deze regeling vervangt de GBA-Beheerregeling vastgesteld d.d. 21-03-2010; Deze regeling is vervangen door Beheer en toezicht BRP van 6 januari 2014
n.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
21-02-2013 | 01-01-2013 | 06-01-2014 | Nieuwe regeling | 19-02-2013 | besluitenlijst B&W d.d. 19-02-2013 |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Hulst,
Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
Wet bescherming persoonsgegevens
Vast te stellen de navolgende beheerregeling gemeentelijke basisregistratie personen gemeente Hulst:
Beheerregeling gemeentelijke basisregistratie personen gemeente Hulst
Sinds 1 januari 2010 geldt voor de hele overheid, en dus ook binnen gemeenten, de verplichting om bij de uitvoering van taken gebruik te maken van persoonsgegevens uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA). Gemeentelijke afnemers dienen gegevens over de eigen inwoners te betrekken uit de ‘eigen basisadministratie’. Gegevens van ‘niet-inwoners’, die elders in de GBA zijn ingeschreven, moeten afkomstig zijn uit de basisadministraties van die andere gemeenten of uit de landelijke voorziening, de GBA-V.
Het gebruik van persoonsgegevens uit de ‘eigen GBA’ dient bij of krachtens Verordening te worden geregeld. De verkrijging van gegevens uit de GBA van andere gemeenten is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).
In de praktijk vindt distributie van persoonsgegevens doorgaans niet (meer) rechtstreeks vanuit de GBA plaats, maar vanuit een specifiek daarvoor ingericht distributiebestand. Dat distributiebestand wordt gevoed zowel vanuit de eigen basisadministratie (inwoners) als vanuit de basisadministraties van andere gemeenten (niet-inwoners). In een aantal gevallen worden daar nog persoonsgegevens aan toegevoegd van personen waarmee de gemeente ‘een relatie’ heeft maar die niet in een basisadministratie zijn opgenomen. Het hiervoor beschrevene wordt geïllustreerd met figuur 1.
Figuur 1: Distributie GBA-gegevens
Voor het beheer van de ‘eigen GBA’ dienen burgemeester en wethouders op grond van artikel 14 van de wet GBA een beheerregeling vast te stellen waarin de hoofdlijnen van het beheer van de basisadministratie is geregeld. De beheerregeling heeft alleen betrekking op het bronbestand, de eigen gemeentelijke basisadministratie personen.
Het distributiebestand dient echter te worden beschouwd als een technische oplossing (een soort verlengstuk van de GBA), waarop de (privacy)voorschriften van de wet GBA van toepassing zijn en dat, voor wat betreft de persoonsgegevens van de eigen inwoners, valt binnen de reikwijdte van artikel 14 wet GBA.
De beheerregeling is formeel gezien niet van toepassing op de gegevens van de niet-inwoners (welke voornamelijk afkomstig zijn uit de basisadministraties van andere gemeenten dan wel GBA-V). Op dat deel van het distributiebestand is namelijk de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) van toepassing. De registratie van deze niet-inwoners dient te worden gemeld bij het College bescherming persoonsgegevens (Cbp), maar de Wbp schrijft geen beheerregeling voor.
Desondanks is het van belang om uit oogpunt van eenheid van persoonsinformatie- en privacybeleid en beheersbaarheid van de informatiestromen ook de voor dat deel van het distributiebestand relevante beheeraspecten onder te brengen respectievelijk te integreren in de beheerregeling voor de GBA. Daarmee ontstaat een ‘beheerregeling basisregistratie personen’ (BRP), bestaande uit de basisadministratie aangevuld met de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over personen die niet behoren tot de bevolking van de gemeente.
De beheerregeling onderkent naast een aantal beheerrollen, te weten informatiebeheer, gegevensinhoudelijk beheer, applicatiebeheer, technisch beheer, beveiligingsbeheer en privacybeheer ook de rol van de gegevensverwerker. Gegevensverwerkers verwerken uitsluitend de persoonsgegevens voor de ‘eigen basisadministratie’. De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de basisgegevens van personen die niet tot de bevolking van de gemeente worden gerekend, ligt namelijk bij de beheerder van de basisadministratie van de andere gemeenten.
De verdeling van de beheerrollen is mede afhankelijk van de inrichting van de (persoons)informatiehuishouding en het informatiebeleid van de gemeente. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per rol en de bijbehorende competenties zijn richtinggevend voor de plaats in de organisatie waar deze belegd worden.
Op de gegevensverwerking over de niet-inwoners is, zoals gemeld, de Wbp van toepassing. Zo is bijvoorbeeld het inzagerecht voor deze categorie van personen gebaseerd op artikel 36 Wet bescherming persoonsgegevens, terwijl de inwoners een beroep kunnen doen op artikel 79 Wet GBA.
De taken van de privacybeheerder zijn in deze beheerregeling verruimd. Verzoeken uit de organisatie om gegevens uit (eigen) basisadministratie(s) of uit de GBA-V dienen door de privacybeheerder getoetst te worden op doelbinding, rechtmatigheid, proportionaliteit, et cetera. De privacybeheerder adviseert de informatiebeheerder, die moet beslissen op dergelijke verzoeken. Een verzoek kan inhouden gebruik te maken van de bestaande ministeriële autorisatie, maar ook uitbreiding van de autorisatie in verband met de uitvoering van een taak die nog niet in het autorisatiebesluit is voorzien.
Het betreft hier het functioneel inhoudelijk beheer en het verstrekkingenbeheer van de basisregistratie personen, zoals die is gedefinieerd in artikel 1. De bronhouder beheert inhoud en kwaliteit van de gegevens in de basisadministratie en stelt tevens leveringsvoorwaarden (i.c. privacyvoorwaarden) aan de verstrekking van gegevens uit de basisadministratie.
De gegevensverstrekking binnen de gemeentelijke organisatie over niet-inwoners uit basisadministra-ties van andere gemeenten, dient gebaseerd te zijn op het autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken. Het beheer en de uitvoering van dat autorisatiebesluit, maken deel uit van het functioneel inhoudelijk en verstrekkingenbeheer van de basisregistratie personen.
De hier beschreven beheerrol is belegd bij het afdelingshoofd Publiekszaken. Van belang is hierbij op te merken dat voor de verstrekking van gegevens aan de binnengemeentelijke gebruikers, gebruik gemaakt wordt van het datadistributiesysteem waarvan het functioneel beheer niet bij de bronhouder is belegd, maar bij de medewerkers stafafdeling Informatisering. Het betreft hier een soort gegevensmagazijn, waar de BRP deel van uitmaakt. Hoewel in hiërarchische zin niet verantwoordelijk voor deze oplossing, blijft het afdelingshoofd Publiekszaken wel functioneel inhoudelijk verantwoordelijk. De functionaris bij de stafafdeling Informatisering die belast is met de verstrekking van gegevens uit de BRP ontvangt functioneel inhoudelijke sturing van het afdelingshoofd Publiekszaken.
Het afdelingshoofd Publiekszaken is beheerder van de basisregistratie personen en van het autorisatiebesluit en in die hoedanigheid informatiebeheerder en privacybeheerder. Hij kan de taak van informatiebeheerder en privacybeheerder geheel of gedeeltelijk mandateren aan een of meer ondergeschikte ambtenaren.
De informatiebeheerder voorziet in:
a) een jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;
b) een jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en wethouders over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures;
c) een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 12 bedoelde kwaliteitssteekproef;
d) administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de wet in is voorzien;
e) periodiek overleg tussen hem en de op basis van de beheerregeling aangewezen beheerders;
f) richtlijnen voor de bijhouding van de basisregistratie personen.
De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders over de navolgende aspecten die voortvloeien uit deze basisregistratie te weten:
De informatiebeheerder beslist:
a) over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem;
b) op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de basisadministratie en de GBA-V;
c) op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers en derden tot het verkrijgen van gegevens uit de basisregistratie personen;
d) op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot het systematisc verkrijgen van gegevens;
e) over het toekennen van autorisaties met betrekking tot het bepaalde in dit artikel, onder b, c en d.
De informatiebeheerder ziet er op toe dat:
a) de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;
b) de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking als genoemd in artikel 6 geschiedt volgens de bepalingen uit de wet, de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Hulst en de Wet bescherming persoonsgegevens;
c) de bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, evenals de beveiliging van de basisregistratie personen worden nageleefd;
d) dat alle in artikel 3, lid 1 genoemde functionarissen, alsmede de systeembeheerder op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingsysteem en van de gevolgen van deze installatie;
e) de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd.
De informatiebeheerder, of een op grond van artikel 3, lid 1 aangewezen functionaris, neemt deel aan buitengemeentelijk overleg betreffende onderwerpen die het beheer van de basisregistratie personen aangaan.
De gegevensbeheerder is bevoegd, in overleg met de applicatiebeheerder, vanuit de in artikel 9 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven betreffende de opname en bijhouding van gegevens in de basisadministratie.
Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten in de basisadministratie onderworpen aan een audit door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangewezen auditinstelling.
De gegevensbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op het welslagen van de eerder vermelde audit.
De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van het toepassingssysteem.
De systeembeheerder voorziet in:
a) de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;
b) een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de GBA-apparatuur is opgesteld;
c) de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem;
d) de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen.
De systeembeheerder is bevoegd:
a) direct maatregelen te treffen wanneer de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is; hij is verplicht achteraf ter zake te rapporteren aan de informatiebeheerder;
b) aanwijzingen te geven over:
De applicatiebeheerder voorziet in:
b) de communicatie bij storingen in hard- en software;
c) een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;
d) de toekenning van de autorisatieniveaus voor actualiseringen aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, de applicatiebeheerder en de informatiebeheerder op grond van een besluit van de informatiebeheerder;
e) de bijhouding van een dossier van de autorisaties, die overeenkomstig artikel 6 door de informatiebeheerder zijn toegekend;
f) het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;
g) de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;
h) de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan;
i) een oplossing, eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor de onder h genoemde problemen en klachten;
j) de voorlichting aan de alle in artikel 3 genoemde functionarissen met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;
k) de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk in overleg met de systeembeheerder;
l) de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de basisadministratie worden ontleend;
m) de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens;
n) een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zonodig door inschakeling van een derde.
De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:
a) de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;
b) het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;
c) de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde procedurebeschrijving voor de basisadministratie;
De applicatiebeheerder is bevoegd:
a) gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de basisregistratie personen aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem;
b) over het gebruik van de basisregistratie personen gedragsregels op te stellen.
De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk.
De applicatiebeheerder ziet erop toe dat voorgeschreven procedures uit het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd.
De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:
a) de inhoudelijke afhandeling van de verzoeken als bedoeld in artikel 6, onder b, c en d van deze beheerregeling;
b) het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de wet en de Wet bescherming persoonsgegevens.
De privacybeheerder voorziet in:
a) de afhandeling van de verzoeken om inzage in de basisregistratie personen overeenkomstig artikel 79 van de wet respectievelijk artikel 35 van de Wet bescherming persoonsgegevens (inzage);
b) de behandeling van alle verzoeken om geheimhouding die op basis van artikel 102 lid 1 van de wet ingediend worden en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 102 lid 2 van de wet;
c) de afhandeling van verzoeken ingevolge de artikelen 36, 37 en 40 van de Wet bescherming persoonsgegevens;
d) de kennisgeving ingevolge artikel 38 van de Wet bescherming persoonsgegevens;
e) de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de basisadministratie aan afnemers en derden.
De privacybeheerder is bevoegd:
a) op grond van het in artikel 24, sub b genoemde toezicht, alle gebruikers van het toepassingssysteem aanwijzingen te geven;
b) ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de basisregistratie personen, waarbij de persoonlijke levenssfeer in het geding is.
De privacybeheerder is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de wet en daarbij behorende regelingen,de Wet bescherming persoonsgegevens voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.
De gegevensverwerkers voorzien in:
a) het verwerken van de gegevens in de basisadministratie overeenkomstig de voorschriften van de krachtens de wet voorgeschreven systeembeschrijving (Logisch Ontwerp GBA) en de handleiding uitvoeringsprocedures, voor zover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd;
b) het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;
c) de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt;
d) de behandeling van mutaties;
e) de behandeling van het netwerkverkeer, behalve de periodieke gegevensverstrekking;
f) de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerk- berichten;
g) de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 36 van de wet en ziet erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de Wet geen ontleningstatus is gegeven;
h) de dagelijkse controle van de in de basisadministratie aangebrachte actualiseringen;
i) de kennisgeving aan de ingeschrevene voor wat betreft de verwerking van:
j) de toezending van de complete persoonslijst aan de ingeschrevene ingeval van een:
De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor het toezicht op naleving van de beveiligings-maatregelen en –procedures zoals uitgewerkt in het Informatiebeveiligingsplan.
De beveiligingsbeheerder is bevoegd om het management van het taakveld Burgerzaken adviezen te geven ten aanzien van beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de wet en het Informatiebeveiligingsplan.
De beveiligingsbeheerder ziet er op toe dat:
a) beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd;
b)de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden nageleefd.
De beveiligingsbeheerder adviseert rechtstreeks aan het college van burgemeester en wethouders over beveiligingsaspecten die uit het Informatiebeveiligingsplan voortvloeien.
De beveiligingsbeheerder voorziet in een jaarlijks verslag over de activiteiten inzake het Beveiligingsbeheer.
De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor de basisregistratie personen als bedoeld artikel 1 van de Verordening Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens 2010 evenals voor de daarin genoemde aangehaakte gegevens.
Deze regeling treedt in werking met terugwerkende kracht tot 1 januari 2013.
De Beheerregeling GBA zoals vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hulst op 9 maart 2010 wordt hiermee ingetrokken.
Bijlage 1: Aanwijzing van beheerfunctionarissen
Op grond van artikel 3, lid 1 van de Beheerregeling basisregistratie personen zijn de navolgende beheerfunctionarissen aangewezen:
Als gegevensbeheerder is aangewezen <A>, medewerker interne dienstverlening B bij het taakveld Burgerzaken, afdeling Publiekszaken.
Haar plaatsvervanger is <B>, medewerker externe dienstverlening D bij het taakveld Burgerzaken, afdeling Publiekszaken
Als applicatiebeheerder is aangewezen <C>s, medewerker interne dienstverlening B bij het taakveld Burgerzaken, afdeling Publiekszaken.
Haar plaatsvervanger is <D>, medewerker interne dienstverlening B bij de afdeling Samenleving.
Naast de gegevensbeheerder zijn tevens belast met het berichtenverkeer:
Alle medewerkers van het taakveld Burgerzaken, afdeling Publiekszaken
Als gegevensverwerkers worden alle medewerkers van het taakveld Burgerzaken, afdeling Publiekszaken aangewezen.
Afnemen verklaringen artikel 36, lid 2 van de wet.
De bevoegdheid tot het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 36, lid 2, onder sub e, van de wet bedoelde verklaring wordt toegekend aan:
·Alle medewerkers van het taakveld Burgerzaken, afdeling Publiekszaken
Op grond van artikel 3, lid 2 van de Beheerregeling basisregistratie personen zijn de navolgende beheerfunctionarissen aangewezen:
Als systeembeheerder is aangewezen <F>medewerker interne dienstverlening B bij het taakveld ICT, Stafafdeling
Als zijn plaatsvervanger is aangewezen <G>, medewerker interne dienstverlening B bij het taakveld ICT, Stafafdeling
Op grond van artikel 3, lid 3 van de Beheerregeling basisregistratie personen zijn de navolgende beheerfunctionarissen aangewezen:
Als beveiligingsbeheerder is aangewezen <I>, Manager Financiële Bedrijfsvoering, Directie.
Als zijn plaatsvervanger is aangewezen <J>, medewerker interne dienstverlening B bij de afdeling Publiekszaken .