Organisatie | Goeree-Overflakkee |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Voorschriften betreffende het beheer van de archiefplaats en het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen |
Citeertitel | Besluit informatiebeheer Goeree-Overflakkee |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | archief |
Geen
Archiefverordening Goeree-Overflakkee, art. 7
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
19-03-2013 | 02-01-2013 | nieuwe regeling | 22-01-2013 Groot Goere-Overflakkee 11-03-2013 | Onbekend |
Hoofdstuk II De archiefbewaarplaats
De archivaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte documenten en documentaire verzamelingen.
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats documenten en documentatie afkomstig van particuliere organisaties of personen op te nemen, indien dat voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde documenten en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. De archivaris verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. De archivaris verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Hoofdstuk III Verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening
Hoofdstuk IV Archiefvorming en –ordening
Paragraaf 1 Productie van documenten
Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid ten minste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Paragraaf 2 Identificatie van documenten
Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder document dan wel uit daarbij behorende informatie blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document zijn en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
Paragraaf 3 Ordening en toegankelijkheid van documenten
Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.
In afwijking van de Archiefregeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.
Hoofdstuk V Beheer van documenten
Paragraaf 1 Bewaring van documenten
Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
Paragraaf 2 Beveiliging en raadpleging van documenten
Het hoofd van de beheereenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede de nodige organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen omvat.
Het hoofd van de beheereenheid laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlenen van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de gemeente Goeree-Overflakkee, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheereenheid.
Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, behoudens ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
Paragraaf 5 Selectie en vernietiging van documenten
Het hoofd van de beheereenheid stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan, voor zijn beheereenheid een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als door burgemeester en wethouders verleende machtiging tot vernietiging.
Het Besluit informatiebeheer van de voormalige gemeenten Dirksland, Goedereede, Middelharnis en Oostflakkee en van het voormalige Intergemeentelijk Samenwerkingsverband Goeree-Overflakkee worden ingetrokken.