CVDR28769_1Verordening voor de controle op het financieel beheer en op inrichting van de financiële organisatie van de gemeente HattemnlregelingHattem2010-05-06HattemDijkpoorter, 28-04-2010Controleverordening gemeente HattemGemeentewet, art. 213Besluit accountantscontrole provincies en gemeentengemeenteraadfinanciën en economie2003-11-10De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2010-05-062023-11-22nieuwe regelingOnbekend.Geen.Geen.Verordening voor de controle op het financieel beheer en op inrichting van de financiële organisatie van de gemeente HattemNo.: 63bOnderwerp:Verordening artikel 213 GemeentewetControleverordening gemeente Hattem----------------------------------------------------De raad der gemeente Hattem;gelezen het voorstel van het college d.d. 31 oktober 2003, no. 63;gelet op artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole
gemeenten;b e s l u i t :vast te stellen de verordening voor de controle op het financieel beheer en
op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Hattem.1.DefinitiesIn deze verordening wordt verstaan onder:
accountant: een door de raad
benoemde:
registeraccountant of
accountant-administratieconsulent met een aantekening in
het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid
van artikel 36, Wet op de
Accountant-Administratieconsulenten of
organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde
accountants samenwerken, belast met de controle van de
in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.
Accountantscontrole de controle van
de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd
door de door de raad benoemde accountant van:
het getrouwe beeld van de in de jaarrekening
gepresenteerde baten en lasten en de grootte en
samenstelling van het vermogen;
het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en
balansmutaties;
het in overeenstemming zijn van de door het college
opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene
maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in
artikel 186 Gemeentewet;
de inrichting van het financieel beheer en de financiële
organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en
rechtmatige verantwoording mogelijk maken; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene
maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het
zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden
genomen.
interne controle interne controle
is het geheel van maatregelen, ondernomen door het management
en/of het personeel met het oog op het verschaffen van redelijke
zekerheid omtrent:
bereiken van de opgelegde doelstellingen
naleving van wetten, procedures,richtlijnen
betrouwbare financiële en beheersinformatie
efficiënt en economisch gebruik van middelen
ontdekken van fraude en onjuistheden
rechtmatigheid in het kader van de
accountantscontrole het overeenstemmen van
het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de
vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals
bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten.
Deelverantwoording
een in opdracht van de raad ten behoeve van de
verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke
organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke
verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.
Goedkeuringstoleranties de
goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de
jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een
jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de
bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door
de gebruikers wordt beïnvloed.
Rapporteringtoleranties de
rapporteringtolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of
lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de
goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt
rapportering plaats in het verslag van bevindingen.
1.Interne controle2.Interne controle
Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de
rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de interne toetsing
van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de
rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt
het college maatregelen tot herstel.
Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van
een aantal bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en
tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de
rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en
oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen.
Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets
bedoeld in het tweede lid indien nodig voor een plan van
verbetering. Het college neemt op basis van het plan van
verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.
Het plan van verbetering wordt ter kennisgeving aan de raad
aangeboden.
De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te
benoemen accountant.
Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van
de accountantscontrole voor.
De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole
het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden
voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:
de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende
rapporteringtoleranties) bij de controle van de
jaarrekening;
de apart te controleren deelverantwoordingen en de
daarbij toe te passen omvangsbases en
goedkeuringstoleranties (en afwijkende
rapporteringtoleranties);
de inrichtingseisen voor het verslag van
bevindingen;
de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse
controles;
de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende
tussentijdse rapportering; en voor ieder afzonderlijk te
controleren begrotingsjaar:
de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen
met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties,
waaraan de accountant bij zijn controle specifiek
aandacht dient te besteden;
de gemeentelijke producten en of organisatieonderdelen
met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties,
waaraan de accountant bij zijn controle specifiek
aandacht dient te besteden.
In afwijking van het gestelde in lid 3, letters f en g kan de
raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks
voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de
accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten
van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de
gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij
zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke
rapporteringtoleranties hij daarbij dient te hanteren.
4.Informatieverstrekking door college
Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de
jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en
regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor
controle.
Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten
grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten,
deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten,
berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed
toegankelijk zijn.
Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de
accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de
oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.
Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de
accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk
voor 31 mei. aan de raad.
Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en
voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt
en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft,
wordt terstond door het college aan de raad en de accountant
gemeld.
5.Inrichting accountantscontrole
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening
de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede
de aard en de omvang van de daarbij behorende
werkzaamheden.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening
de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan
de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving
uitvoeren.
Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende
accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats
tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de raad,
(een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de
portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, het
afdelingshoofd financiën en het sectorhoofd Middelen.
6.Toegang tot informatie
De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen,
waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken,
notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden,
waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt.
Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de
uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde
toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen,
terreinen en informatiedragers van de gemeente.
De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en
schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij
voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het
college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren
hieraan hun medewerking verlenen.
Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden
van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te
verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig
oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten,
lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de
getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.
7.Overige controles en opdrachten
Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht
geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met
betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de
doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de
accountant daarmee niet in het geding komt. Het college
informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te
verstrekken opdrachten.
Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid
betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van
rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de
controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen
bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de
raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de
gemeente is.
Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden
(Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en
neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een
deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een
accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te
verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant,
indien dit in het belang van de gemeente is.
8.Rapportering
Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert
die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring,
meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een
afschrift hiervan aan het college.
In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van
bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde
(deel)controles (mondeling) verslag uit over zijn bevindingen
van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het
geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de
beheersdaden zijn gecontroleerd, het afdelingshoofd van de
sector waar de ambtenaar werkzaam is en het sectorhoofd
Middelen.
De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden
voor verzending aan de raad door de accountant aan het college
voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze
stukken te reageren.
De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van
de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit
doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de
raad.
9.Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking per 15 november 2003, met
dien verstande dat zij van toepassing is op de
accountantscontrole van de jaarrekening (en
deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2004 en later.
Bij de inwerkingtreding van deze verordening vervalt de
“Verordening regelende de controle van de gemeentefinanciën”,
zoals laatstelijk gewijzigd.
10.CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening gemeente
Hattem”.Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad der gemeente
Hattem, gehouden op 10 november 2003De raad voornoemd, , wnd. voorzitter. , griffier.3Inleiding verordening artikel 213 GemeentewetDe accountantsverklaringDe Wet dualisering gemeentebestuur heeft de functie van de
accountantsverklaring veranderd. Die dient tegenwoordig als ondersteuning
van de raad bij het uitoefenen van zijn controlerende taak.Daartoe is een aantal bepalingen rond de opdracht aan de accountant
aangescherpt.De belangrijkste verandering is dat de accountantsverklaring niet langer
meer alléén een oordeel over het getrouwe beeld bevat, maar een oordeel over
het getrouwe beeld en de rechtmatigheid samen. Bovendien moet de opdracht
voor de accountantscontrole worden verstrekt door de raad en niet meer door
het college.In paragraaf 1 wordt ingegaan op de verschillende verantwoordelijkheden.
Rechtmatigheid als onderdeel van de accountantsverklaring is nieuw, daarom
wordt er in paragraaf 2 stilgestaan bij dit begrip. De rechtmatigheid diende
overigens vóór de Wet dualisering gemeentebestuur ook gecontroleerd te
worden, maar de accountant ging daarop alleen in het verslag van bevindingen
op in. Thans is er het Besluit accountantscontrole gemeenten dat
minimumeisen stelt aan de accountantscontrole. Dit Besluit is voor het eerst
van toepassing op de accountantscontrole van de jaarrekening 2004. Het gaat
ook in op de mogelijkheid van de raad om deze minimumeisen aan te vullen. In
paragraaf 3 worden de minimumeisen besproken en in paragraaf 4 de
keuzemogelijkheden die de raad heeft ten aanzien van deze minimumeisen.De laatste verandering is dat in het vijfde lid van artikel 213 expliciet is
opgenomen dat de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen direct
door de controlerend accountant aan de gemeenteraad worden aangeboden. Ook
benadrukt artikel 213, dat de raad de accountant aanwijst. Dit kan niet
worden gedelegeerd aan het college. Voorts is het de raad die, binnen de
wettelijke kaders, bepaalt wat de opdracht aan de accountant is. Dit is
nader geregeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten. In paragraaf 5
wordt daarom ingegaan op de opdracht aan de accountant. 1.Verantwoordelijkheden bij rechtmatigheidMet de Wet dualisering gemeentebestuur wordt de functionele scheiding tussen
de raad en het college scherper dan voorheen het geval was. De raad zal zich
moeten concentreren op zijn taakstellende en controlerende rollen. Dit
betekent dat hij de kaders stelt voor de rechtmatigheid, de relevante wet-
en regelgeving en de regelgeving waarvoor de raad een verordende bevoegdheid
heeft. De raad stelt ook de kaders voor de accountantscontrole, gebruik
makend van de mogelijkheden die artikel 213 en het Besluit
accountantscontrole daartoe bieden. De raad zal de opdracht aan de
accountant moeten verstrekken en kan aanvullende controle-eisen stellen (zie
rapporteringtoleranties, paragraaf 3). In dit verband is artikel 213
relevant: daarin is bepaald dat de accountant rechtstreeks rapporteert aan
de raad.Het college dient zich te richten op zijn bestuursbevoegdheden. Het is
primair verantwoordelijk voor de naleving van relevante wet- en regelgeving en
daarmee voor de rechtmatigheid van de besteding en inning van het publieke
geld binnen een gemeente. Het is niet zo dat de accountant met zijn controle
de rechtmatigheid wel zal ‘afdekken’. Wel is het zo dat een goede
administratieve organisatie (AO) en daarin opgenomen maatregelen van interne
controle (IC) de kans op onrechtmatigheden aanzienlijk beperkt. Ook hierin
zal het college zijn verantwoordelijkheid moeten nemen. Met een adequate
AO/IC wordt ook de accountant geholpen om te komen tot zijn oordeel. In het
algemeen kunnen in dat geval de aanvullende controlewerkzaamheden van de
accountant worden beperkt.De accountant is verantwoordelijk voor de uitvoering van de controle in
overeenstemming met de vaktechnische randvoorwaarden. Voor de rechtmatigheid
is algemene kennis van de relevante wet- en regelgeving van belang. De
accountant zal toetsen of de wet- en regelgeving door de gemeente in acht
zijn genomen. De accountantscontrole richt zich op de beoordeling van de
opzet, het bestaan en de werking van het systeem van kwaliteitsborging ter
uitvoering van de wet- en regelgeving, aangevuld met deelwaarnemingen
(steekproeven). Over de interpretatie van wet- en regelgeving zal de
accountant overleg moeten voeren met het verantwoordelijke management of met
een (juridische) deskundige. De eindverantwoordelijkheid voor het afgeven
van een accountantsverklaring blijft bij de accountant liggen. Als er sprake
is van onrechtmatigheden met een materiële betekenis, die gevolgen hebben
voor de strekking van de accountantsverklaring; of als de accountant stuit
op een overschrijding van de rapporteringtoleranties - indien die zijn
overeengekomen - moet rapportering plaatsvinden aan de raad, in het rapport
van bevindingen bij de accountantsverklaring. Daarbij spelen zowel
kwantitatieve als kwalitatieve overwegingen een rol (zie ook verder). Men
kan ervoor kiezen dat de accountant, uit hoofde van zijn natuurlijke
adviesfunctie, óók een zogenoemde managementletter uitbrengt met meer
gedetailleerde bevindingen die niet direct de verklaring raken. Hij kan
daaraan aanbevelingen voor verbeteringen toevoegen. Een dergelijke
managementletter is uiteraard bestemd voor het management van het
gemeentelijk apparaat en het college.4Paragraaf 2. De accountantsverklaring en rechtmatigheidDe accountantsverklaring is belangrijk voor de raad, omdat zij een rol
speelt bij het oordeel van de raad over de wijze waarop het college het
beleid en het daarmee samenhangend financieel beheer heeft uitgevoerd. De accountantsverklaring is
vooral belangrijk voor het verlenen van décharge aan het college en voor het
eventueel starten van een indemniteitsprocedure. Zie daarvoor ook artikel
198.Vanaf het verslagjaar 2004 bevat de accountantsverklaring een oordeel over
het getrouwe beeld én de rechtmatigheid. Een getrouw beeldverklaring houdt in
dat de uitkomsten van het gevoerde financieel beheer getrouw in de
jaarrekening worden weergegeven, waarbij rekening wordt gehouden met het
doel waarvoor de verantwoording is opgesteld. De doelstellingen moeten
worden afgestemd op de belanghebbenden, in dit geval de gemeenteraad. Een
getrouw beeld impliceert dat de jaarrekening geen zodanige fouten en/of
onzekerheden bevat dat het oordeel van de gebruiker beïnvloed wordt. Het
begrip getrouw beeld komt uit het boek 2 BW titel 9, waar de wettelijke
vereisten zijn opgenomen die aan een jaarrekening worden gesteld. Daarbij
wordt gerefereerd aan het getrouwe beeld van vermogen en resultaat. In het
Besluit Begroting en verantwoording provincies en gemeenten is dit begrip
gekoppeld aan de financiële positie en de baten en lasten. Een getrouw
beeldverklaring is niet nieuw, daarom wordt er hier niet verder op ingegaan. Accountantsverklaring5Paragraaf 3. Minimumeisen accountantscontroleEen accountant controleert niet ieder bonnetje of iedere financiële
handeling die binnen een gemeente wordt verricht. Dit is theoretisch wel
mogelijk, maar de kosten van de accountantscontrole zouden dan buitensporig oplopen. Daarom is de controle
gericht op het ontdekken van belangrijke fouten. De accountant maakt
hiervoor bij zijn controle onder meer gebruik van toleranties, risicoanalyse
en statistische berekeningen. Daarmee wordt de kans beperkt dat de
jaarrekening de gebruiker, i.c. de raad, op het verkeerde been zet en
blijven tevens de controlewerkzaamheden betaalbaar. In het besluit
accountantscontrole gemeenten zijn de minimumeisen aan de
accountantscontrole gegeven. Welke deze minimumeisen zijn, wordt hieronder
behandeld. In paragraaf 4 komen de mogelijkheden van de raad aan de orde om
deze minimumeisen scherper te stellen.In de accountantscontrole bestaan twee gangbare begrippen die de marge voor
controle en rapportering aangeven: de goedkeuringstolerantie en de
rapporteringtolerantie. Deze toleranties gelden zowel voor het getrouwe
beeld als voor de rechtmatigheid.GoedkeuringstolerantieNiet iedere fout of onzekerheid zal leiden tot een niet-goedkeurende accountantsverklaring, alleen al omdat de accountant niet iedere
afzonderlijke financiële transactie controleert. Omdat de accountant niet
alles controleert moet hij bepaalde fouten- en onzekerheidsmarge hanteren.
Deze marge wordt de goedkeuringstolerantie genoemd.Definitie goedkeuringstolerantie6Paragraaf 4. Keuzemogelijkheden van de raadDe minimumeisen die aan de accountantsverklaring worden gesteld, hebben te
maken met de goedkeuringstoleranties en de rapporteringtoleranties. De
keuzemogelijkheden van de raad hebben dan ook betrekking op deze twee
toleranties.GoedkeuringstolerantieDe bovengrenzen van de goedkeuringstoleranties zijn 1% voor de fouten in de
jaarrekening en 3% voor onzekerheden in de controle. De raad kan deze
percentages echter aanscherpen, dat wil zeggen op een lager percentage dan 1
of 3% vaststellen (zie box 11).Voorbeeld7Paragraaf 5. De opdracht aan de accountantAls de raad kiest voor (een) afwijkende goedkeuringstolerantie(s) of voor
specifieke rapporteringtoleranties, is het belangrijk dat dit expliciet en
gemotiveerd zichtbaar in de opdracht aan de accountant staat.In de opdracht aan de accountant moet de raad dan ook aandacht schenken aan
de goedkeuringstoleranties en de bedragen voor rapportering in het verslag
van bevindingen van de accountant. In principe is het mogelijk - en verdient
het zelfs de voorkeur - dat de raad ieder jaar overweegt of hij de opdracht
aan de accountant wil wijzigen. Dit hoeft geen bijzonder tijdrovende zaak te
zijn. Het kan bijvoorbeeld voldoende zijn te kijken of er onderdelen zijn
waarvan het wenselijk is dat die extra gecontroleerd worden en waar
vervolgens over wordt gerapporteerd in het verslag van bevindingen. De opdracht aan de accountant staat los van de regels in de
controleverordening. De opdracht is namelijk een privaatrechtelijke
overeenkomst. De verordening artikel 213 behelst publiek recht en bevat
regels, die de raad stelt voor het college. In de verordening artikel 213
kan de raad regels neerleggen voor de verplichtingen die het college heeft
jegens de accountant tijdens de accountantscontrole en over de
verplichtingen die het college heeft jegens de raad inzake de
accountantscontrole. Daarnaast kan de raad in de verordening gedragsregels
voor zichzelf opnemen, zodat de verordening zekerheid voor het college
schept over datgene wat het van de raad mag verwachten.De overeenkomst met de accountant wordt in de meeste gemeenten voor meerdere
jaren aangegaan. Meestal wordt de dienst aanbesteed. Prijsbepalende factoren
bij de aanbesteding zijn onder andere de goedkeuringstoleranties en
rapporteringtoleranties. Deze zullen in het programma van eisen bij de
aanbesteding moeten worden vastgelegd. Hoewel de aanwijzing van de
accountant door de raad dient te geschieden, zullen de werkzaamheden voor de
aanbesteding worden verricht door de ambtenaren van de gemeente. De
controleverordening zal dan ook regels voor de aanbesteding moeten bevatten.
Gewaarborgd moet worden dat de raad de goedkeuringstoleranties en
rapporteringtoleranties voor het programma van eisen vaststelt. Bij een
Europese aanbesteding moet worden geregeld dat de raad de selectiecriteria
voor de keuze van de accountant vaststelt. Het ligt voor de hand dat de raadsgriffier een coördinerende rol zal hebben
bij de aanbesteding van de accountantscontrole, vooral als de raad kiest
voor specifieke rapporteringtoleranties. Hier moet de praktijk zich nog
vormen.Overigens zullen veel gemeenten nog lopende contracten met een accountant
hebben. Die worden uiteraard niet door de dualisering automatisch beëindigd.
Met ingang van 2004 zal de opdracht in ieder geval moeten worden aangepast
aan de nieuwe regelgeving. De raad dient te besluiten of, en op welke
termijn, een nieuwe accountant zal worden gezocht.Zoals gezegd kan de raad ook de accountant verzoeken om een management
letter met bevindingen en aanbevelingen, ongeacht de strekking van de
accountantsverklaring. De accountant kan hierin voorzien uit hoofde van zijn
natuurlijke adviesfunctie. Hiermee worden advies en aanbevelingen bedoeld
die direct voortkomen uit zijn controlewerkzaamheden. Die staan geheel los
van aparte specifieke adviesopdrachten. Een verzoek om een management letter
mag dan ook niet leiden tot een (aanzienlijke) prijsverhoging van de
controleopdracht. Een management letter is in beginsel bedoeld voor de
gecontroleerde, dus het College. De raad kan daaraan op grond van zijn
controlerende rol ook behoefte hebben. De controleverordening zal over een
eventuele managementletter regels moeten bevatten; een en ander zal bij het
verstrekken van de opdracht aan de accountant expliciet moeten worden
overeengekomen. Sector Middelen,18 september 20038Toelichting op de artikelen Verordening artikel 213
Gemeentewet.2.Interne controleNaast regels voor externe controle is het nodig regels voor interne controle
vast te leggen. Een goede interne controle is van invloed op de externe
controle.In dit artikel wordt het college opgedragen in deze passende maatregels te
treffen.3.Opdrachtverlening accountantscontroleNa afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen
aan de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening
en het jaarverslag (artikel 197, lid 1 Gemeentewet). Voor het overleggen van deze
stukken aan de raad moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn
gecontroleerd (artikel 197, lid 2 Gemeentewet). De accountant controleert de
jaarrekening in opdracht van de raad. Het is dan ook de raad, die de
accountant aanwijst (artikel 213, lid 2 Gemeentewet). De raad is echter niet
het bestuursorgaan, dat de overeenkomst met de accountant ondertekent. Het
is de burgemeester, die de overeenkomst voor de accountantscontrole met de
accountant moet sluiten. De burgemeester vertegenwoordigt de gemeente in en
buiten rechte, luidt het eerste lid van artikel 171 Gemeentewet.Een bevoegd accountant voor de controle van de gemeentelijke jaarrekening is
een registeraccountant, een accountant-administratieconsulent met een
aantekening in het inschrijvingsregister als bedoelt in het derde lid van
artikel 36 Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of een organisatie
waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken. Het
zevende lid van artikel 213 Gemeentewet zegt, dat de bevoegde accountant in
gemeentelijke dienst kan worden aangesteld. Wel dient dan de benoeming,
schorsing en het ontslag van de accountant door de raad te geschieden.Artikel 3 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de
accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening. Het eerste lid legt
de periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de
jaarrekening vast. Het tweede lid regelt dat het college verantwoordelijk is
voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de
jaarrekening. De periode van de verbintenis met de accountant uit het eerste
lid impliceert niet dat daarna van accountant wordt gewisseld. De accountant
maakt bij de nieuwe aanbesteding wederom kans op de opdracht. Een raad die
per periode wil wisselen van controlerend accountant zal hierbij met de
aanbesteding rekening moeten houden, door de controlerend accountant van de
afgelopen periode uit te sluiten.Voor de accountantscontrole geldt het Besluit accountantscontrole gemeenten
dat krachtens het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet door de minister is
vastgesteld. Het Besluit accountantscontrole gemeenten bevat onder andere
regels voor de omvangsbases en goedkeuringstoleranties voor de
accountantsverklaring en de rapporteringtoleranties voor het verslag van
bevindingen.Voor de begrippen goedkeuringstolerantie en rapporteringtolerantie en de
mogelijkheden die de raad daarmee heeft wordt hier verwezen naar het
onderdeel Inleiding in dit hoofdstuk. In het derde lid van artikel 3 wordt
invulling gegeven aan het gebruik van de mogelijkheden van de raad met
betrekking tot de nadere bepaling van de toleranties. Ze moeten al bij de
aanbesteding van de accountantscontrole worden bepaald en zodoende worden
opgenomen in het programma van eisen. Een aanscherping van de eisen door de
raad zal in veel gevallen leiden tot een hogere prijsstelling door de
accountant(s). Daarnaast zijn onder dit lid aanvullende zaken opgenomen over
eisen die de raad kan stellen aan de werkzaamheden van de accountant, zoals
aanvullende inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen en aanvullende
extra rapportages en controles.Mogelijk zal de raad de onderdelen van de jaarrekening, de onderdelen van
deelverantwoordingen en gemeentelijke organisatieonderdelen jaar op jaar
willen vaststellen. Dit daar de raad dan rekening kan houden met gewijzigde
politieke omstandigheden. Hierin voorziet het vierde lid van artikel 3. Het
is raadzaam om ook hierover bepalingen in het programma van eisen bij de
aanbesteding en opdrachtverlening op te nemen.Bij veel grote gemeenten zal het bedrag dat is gemoeid met de
accountantscontrole van de jaarrekening zo hoog zijn, dat de
accountantscontrole Europees moet worden aanbesteed. Dit hangt natuurlijk
ook af van de contractsduur, die met de accountant wordt aangegaan. Bij een
langere contractsduur zal de prijs van het contract eveneens hoger zijn. Bij
Europese aanbesteding zijn het de selectiecriteria en de bijbehorende
wegingsfactoren, die uiteindelijk de selectie van de accountant voor de
controle van jaarrekening bepalen. De raad is het bestuursorgaan, dat de
accountant aanwijst en dat dus de selectiecriteria en de bijbehorende
wegingsfactoren moet vaststellen. 4.Informatieverstrekking door collegeIn de nieuwe gedualiseerde verhoudingen is het college verantwoordelijk voor
de samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Ten opzichte van de
raad is het college ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele
door de raad geëiste deelverantwoordingen. Artikel 4 van de verordening
regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de
achterliggende informatie aan de accountant.Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de
achterliggende bescheiden. Het tweede lid draagt aan het college op deze
achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountant
beschikbaar te stellen.Het derde lid bepaalt dat het college een verklaring afgeeft aan de
accountant, waarin het college verklaart geen informatie die van belang is
voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De
verklaring wordt ook wel een LOR (Letter Of Representation) genoemd. Hoewel
het een algemeen gebruik is, is het geen wettelijke verplichting, dat het
college een dergelijke verklaring verstrekt.In het vierde lid wordt een uiterlijke datum aan het college gesteld voor de
overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de raad. De jaarrekening
moet namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15
juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 Gemeentewet).
Voor deze datum, 1 juli, moet de jaarrekening door de raad zijn behandelt en
moet een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198
Gemeentewet) zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn
vastgesteld.De accountant verzendt de accountantsverklaring en het verslag van
bevindingen rechtstreeks aan de raad. Het tweede lid van artikel 197
Gemeentewet bepaalt echter, dat het college bij de overlegging van de
jaarrekening en het jaarverslag aan de raad daarbij moet toevoegen de
accountantsverklaring en het verslag van bevindingen. Het vijfde lid van het artikel gebiedt het college alle informatie die van
invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de
accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de
raad aan het college bekend is geworden, terstond te melden aan de raad en
de accountant. Het sluit verrassingen tijdens de raadsbehandeling uit.5.Inrichting accountantscontroleArtikel 5 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de
accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de
accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting
van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles
uitvoeren. Het college is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van
een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de
accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. Ook is
uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de
accountantscontrole.6.Toegang tot informatieIn het vorige artikel hebben we gezien dat de accountant leidend is voor wat
betreft de inrichting van de accountantscontrole. Om een goede controle uit
te voeren moet hij echter ook onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 6
van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe
aan de accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met de
raad, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding. Het
artikel legt aan het college de plicht op om er voor te zorgen, dat de
accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de gemeente
en de ambtenaren van de gemeente volledig meewerken aan de
accountantscontrole.7.Overige controles en opdrachtenNaast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de
gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de
medebewindstaken door gemeenten (specifieke uitkeringen) vaak een aparte
accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit
soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het college. Ook kan het
college besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de door de raad
benoemde accountant. Het betreft hier vanzelfsprekend advieswerkzaamheden
die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de
onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen.Het eerste lid van artikel 7 van de verordening regelt hoe het college moet
omgaan met de uitbesteding van “advieswerkzaamheden” zoals de verbetering
van de administratieve organisatie, aan de door de raad benoemde accountant.
Door deze werkzaamheden te gunnen aan de door de raad benoemde accountant
kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten
aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor de raad in het geding komen. Op
de loer liggende belangenverstrengeling tussen college en accountant kan
mogelijk een weerslag hebben op de kwaliteit van de controle van de
jaarrekening. Hetzelfde geldt voor die gevallen waarbij de accountant bij de
accountantscontrole zijn eigen werk moet controleren. Het lid bepaalt, dat
het college voor advieswerkzaamheden, zoals bijvoorbeeld op het gebied van
de bestuurlijke informatieverzorging of de rechtmatigheid, de door de raad
benoemde accountant kan inschakelen. Indien het college dit voornemen heeft,
dient hij de raad hier vooraf over te informeren. Dit biedt de raad de
mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn
oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan het college kenbaar te maken.
Overigens wordt de accountantswetgeving op het gebied van dit soort
advieswerkzaamheden de komende jaren aangescherpt.Het tweede en het derde lid regelen, dat het college voor de overige controlewerkzaamheden in het algemeen de door de raad benoemde accountant
inschakelt. Het college mag hiervan afwijken indien dit in het belang van de
gemeente is. De accountant die de jaarrekening controleert, is vaak beter
bekend met de gemeentelijke administraties. Daarbij kunnen controles van de
jaarrekening en controles van medebewindstaken tegelijkertijd door één
accountant wor-den uitgevoerd (single audit). Dit levert een aanzienlijke
besparing op. In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant
raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van
prijstechnische aard zijn, maar ook van bijvoorbeeld organisatorische aard
(zo kunnen de controlewerkzaamheden gemeenschappelijke activiteiten met een
andere gemeente betreffen en de accountantscontrole hiervan door de
accountant van de andere gemeente worden uitgevoerd). De verordening regelt
dat het college in deze gevallen vrij is in de keuze van de accountant.8.RapporteringHet derde en vierde lid van artikel 213 Gemeentewet regelt de rapportering
en de inhoud daarvan van de accountant aan de raad en het college.
Aanvullend daarop kan de raad in zijn programma van eisen bij de
aanbesteding aanvullende inhoudelijke eisen stellen, maar ook aanvullende rapporteringen van de
accountant verlangen (artikel 3, lid 3, letters c & e van deze
verordening). Artikel 8 regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering
op grond van de door de accountant uitgevoerde controles. Zaken die dan
natuurlijk wel in het programma van eisen bij de aanbesteding moeten worden
geregeld.Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de
accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door de raad in het
programma van eisen van de aanbesteding opgenomen tussentijdse controles
(interim-controles) zijn. Het eerste lid van artikel 7 regelt, dat het
college in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die
leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de
jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover
aan de raad. Dit opdat het college (in overleg met de raad en de accountant)
mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen.Het tweede lid van artikel 8 regelt, dat het management een rapportage
krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze
rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot
het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk
belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld
opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve
organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de
gemeente kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de
rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en
onvolkomenheden.Voorts is in het artikel een lid opgenomen voor de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen worden
voorafgaand aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van
bevindingen aan de raad door de accountant besproken met het college. Het
geeft het college de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de
constateringen in het (concept-)verslag van bevindingen.Tot slot in het vierde lid van dit artikel opgenomen, dat de accountant zijn
verslag van bevindingen aan de raad mondeling toelicht.9.InwerkingtredingDeze verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 213 Gemeentewet (oud) opgestelde verordening. De wetgever heeft bepaald dat het
nieuwe artikel 213 Gemeentewet bij alle gemeenten op het verslagjaar 2004
van toepassing is. De oude verordening blijft dus nog van kracht op de
jaarrekening van 2003. De wetgever heeft bepaald, dat de nieuwe verordening
213 Gemeentewet samen met de nieuwe verordening 212 Gemeentewet voor 15
november 2003 moet zijn vastgesteld. De nieuwe verordening 213 Gemeentewet
moet binnen twee weken na vaststelling door het college naar gedeputeerde
staten worden verzonden (artikel 214 Gemeentewet).10.CiteertitelIn dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.Sector Middelen,18 september 2003