CVDR28754_2Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2011nlregelingHattem2017-10-24HattemHattemDijkpoorter, 15-03-2011Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2011Gemeentewet, art. 33, lid 3gemeenteraadbestuur en recht2011-02-28De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2011-03-16nieuwe regeling2011/nr. 09Geen.Geen.Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2011No. : 09Onderwerp:Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning
2011 De raad van de gemeente Hattem,gelezen het voorstel van het presidium, d.d. 14 februari 2011;gelet op artikel 33, derde lid van de Gemeentewet;overwegende dat de huidige verordening op de ambtelijke bijstand en de
fractieondersteuning op enkele punten aanpassing behoeft, met name op het
gebied van de hoogte, de inzet en het beheer van de financiële bijdrage ter
tegemoetkoming van de kosten voor het functioneren van de fractie;b e s l u i t : vast te stellen de onderstaande ‘Verordening op de ambtelijke bijstand en de
fractieondersteuning 2011’1:Ambtelijke bijstand1Verzoek om informatie
Een raadslid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een
verzoek om:
feitelijke informatie van geringe omvang;
inzage in of afschrift van documenten.
De informatie, bedoeld in het eerste lid, wordt zo spoedig
mogelijk verstrekt.
Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op
informatie bedoeld in het eerste lid, stelt hij de secretaris
daarvan in kennis. De secretaris beslist na overleg met de
griffier.
Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om
bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en
moties of andere bijstand.
De bijstand, bedoeld in het vierde lid, wordt verleend door de
griffier. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier kan
worden verleend kan deze de secretaris verzoeken, één of meer
ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig
mogelijk verlenen.
Indien de ambtelijke bijstand naar het oordeel van het college
niet inpasbaar is in de werklast van de organisatie, kan het aan
de raad om middelen voor een personele voorziening vragen.
2Verlenen van ambtelijke bijstand
Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of een
raadslid ambtelijke bijstand tenzij:
het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de
bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de
raad;
dit het belang van de gemeente kan schaden.
De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het
eerste lid geweigerd wordt.
Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd
deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier
en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.
De secretaris verstrekt de betreffende portefeuillehouder in het
college desgewenst een afschrift van het verzoek.
Indien (leden van) het college informatie wensen over een
verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven
advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken
raadslid.
3Weigering verzoek ambtelijke bijstandIndien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris
wordt geweigerd, kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek
voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig
mogelijk over het verzoek. 4Geschil over ambtelijke bijstand
Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar
verleende bijstand, doet hij via de griffier hiervan mededeling
aan de secretaris.
Indien overleg tussen de secretaris en de griffier niet leidt
tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de
zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo
spoedig mogelijk over de zaak.
2:Fractieondersteuning5Recht op financiële vergoeding
De fracties, zoals bedoeld in artikel 7 van het reglement van
orde, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als
tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de
fractie.
Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 375,= voor elke
fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 250,=
per raadszetel.
6Besteding financiële vergoeding
Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende,
kaderstellende en controlerende rol te versterken.
De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:
uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en
overige regelingen;
betalingen aan politieke partijen, met politieke
partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen
anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of
goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis
van een gespecificeerde, reële declaratie;
giften;
uitgaven welke bestreden dienen te worden uit
vergoedingen die de leden ingevolge het
rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;
algemene opleidingen voor raads- en commissieleden
tenzij deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de
politieke uitgangspunten van de deelnemers.
7Beheer fractiebudgetten
De bijdragen voor fractieondersteuning worden beheerd door de
griffier.
Nota´s die ten laste van het fractiebudget kunnen worden
gebracht, dienen binnen een jaar te worden ingediend bij de
griffier. Op aangeven van de griffier draagt de gemeentelijke
organisatie vervolgens zorg voor het overmaken van de gelden op
de aangegeven rekening.
8Wijziging bijdrage ten gevolge van verkiezingen of splitsing van
een fractie
Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen
verandert, wijzigt de bijdrage
bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van
de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de
nieuw gekozen raad plaatsvindt.
bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag na
de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw
gekozen raad plaatsvindt.
Bij splitsing van een fractie wordt het deel van de op grond van
artikel 5, tweede lid, vastgestelde bijdrage dat betrekking
heeft op de periode vanaf de splitsing, voor de oorspronkelijke
fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid
van het aantal bij de splitsing betrokken leden.
Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke
fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de
verdeling die volgt uit het tweede lid.
9Reserveringen
De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van
de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die
fractie in volgende jaren.
De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie
in het voorgaande kalenderjaar toekwam ingevolge artikel 5 en
wordt bijgehouden door de griffier
De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie
die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die
naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan
worden beschouwd.
Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou
worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op
dat meerdere.
Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de
betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de
splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer
bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie
in het voorgaande kalenderjaar ontving.
10VerantwoordingDe griffier stelt, binnen drie maanden na het einde van een
kalenderjaar, een overzicht op van de door de fracties uitgegeven
bedragen in het afgelopen jaar en indien van toepassing van de ingevolge
artikel 9 gereserveerde bedragen voor het nieuwe jaar. Dit overzicht
wordt vastgesteld in het presidium.3Slotbepalingen11.Intrekking oude verordeningDe verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003 wordt
ingetrokken.12.InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking met ingang van de dag, volgende op
die waarop zij is bekendgemaakt.13.CiteertitelDeze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand
en fractieondersteuning 2011.Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente
Hattem, gehouden op 28 februari 2011.De raad voornoemd, de griffier, de voorzitter,Algemene toelichtingDeze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel
is in 2002 door de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur
ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele
raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen
bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze
rechten moet bij verordening worden geregeld.In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. Hij of zij is het
eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult
ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke
organisatie.De burgemeester vervult ook een rol in het proces. Indien er een
conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een
bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de
burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en
als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft.Gezien de duale verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van de
ambtelijke bijstand heldere scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden
voor de raad en voor het college. De ambtenaar mag niet onder druk komen te
staan doordat hij werkzaamheden voor de raad verricht. Daarom zal een collegelid
dat toch informatie wenst over het verzoek om ambtelijke bijstand, zich moeten
wenden tot het betrokken raadslid en niet tot de behandelend ambtenaar.De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de
verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie,
is behoefte aan duidelijke regels. De ambtenaren werken doorgaans namelijk voor
het college. Artikel 103 Gemeentewet laat dit scherp zien. Vóór de invoering van
de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de secretaris (en
daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het
college terzijde stond. In de duale verhoudingen staat de secretaris het college
terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.Dat de raad beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen
behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke
organisatie. De griffie zal, in vergelijking met de reguliere organisatie,
beperkt in omvang zijn. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken
van amendementen, moties en met name het uitwerken van voorstellen en regelingen
zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor
specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie
beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van
ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de
uitwerking van dit recht.De formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat
individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad,
recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle
raadsleden een beroep worden gedaan.In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het
verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe
niet bereid is. In een dergelijk geval is sprake van een rechtspositioneel
probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden
gebracht.Artikelsgewijs toelichting Artikel 1.De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het
verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het
verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van
openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het
verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke
organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis
die het in de Wet openbaarheid van bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld
openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Op niet-openbare
documenten is het bepaalde in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet van
toepassing. Deze rechten zijn uitgewerkt in het Reglement van orde voor de
vergaderingen van de raad, het Reglement van orde voor de vergaderingen van het
college en de Verordening op de brede raadscommissie.Er is voor gekozen de griffier te benoemen als centrale functionaris. Het
bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad
en het college, die bij de dualisering hun beslag hebben gekregen, leiden ertoe
dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten is. Omdat de griffier geen
zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de
ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van
posities leidt in dit geval dus noodzakelijkerwijs tot een verdergaande
formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de
verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen
in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op
toe dat er voortgang blijft in het proces.In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen
tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren
gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie
bedoeld die onder het gezag van het college vallen en dus niet onder de noemer
“griffiemedewerkers”. Dit neemt niet weg dat medewerkers van de griffie ook
ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris
weggelegd. Deze zal na overleg met de griffier moeten beslissen of het een
verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.Artikelen 2 en 3 Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringgronden zich voordoet,
vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de
reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 3 is aangegeven dat de
uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is
voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg
voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken
raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de
burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet). In artikel 2, vierde lid wordt gewezen op het belang dat de betrokken
portefeuillehouder heeft van het op de hoogte zijn van het feit dat bijstand is
verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien
de afstand tussen raad en college is het logisch dat desgewenst melding wordt
gemaakt van het verlenen van ambtelijke bijstand. Het college en de secretaris
kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.Het vijfde lid van artikel 2 voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een
spagaat tussen raad en college terecht komt. Indien een raadslid om ambtelijke
bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het
verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te
verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om
toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het
vijfde lid bepaald dat wethouders of de burgemeester zich voor informatie direct
tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit
biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een
verzoek om ambtelijke bijstand.De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de
reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot
de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet
goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop
aan te spreken.Artikel 4Ook indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn of
haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie
worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in
het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid via de griffier hierover eerst overleg te
voeren met de secretaris. Artikel 5Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte
van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten
worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning
bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke
fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat
grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat
zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen. Bij de begroting van
2006 is besloten om de fractiebudgetten te halveren, de bedragen in artikel 5
zijn hierop aangepast.Artikel 6De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke
besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage
besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd
waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere
voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat
raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het
rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de
artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor
fractieondersteuning. Algemene opleidingen voor raads- en commissieleden die
meestal worden georganiseerd door de griffie(r) dienen bekostigd te worden uit
de gemeentelijke bedrijfsvoering en hoeven dientengevolge niet bekostigd te
worden uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Deze cursussen worden veelal
verzorgd door politiek neutrale instituten. Politiek georiënteerde cursussen
zijn een aangelegenheid van de fracties en kunnen daarom bekostigd worden uit de
fractieondersteuning en eigen bijdragen van fractieleden.Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat, kan deze inhoudelijk niet
te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het
beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk
geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties
moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel
ondersteunen. Artikel 7In 2009 is besloten om het beheer van de fractiebudgetten te vereenvoudigen en
(in afwijking van het VNG model) in handen te geven van de griffier. De
administratieve belasting wordt hiermee voor de fracties zoveel mogelijk
beperkt.Artikel 8Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde
verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner
worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand, waarin de nieuwe raad
voor het eerst vergadert, de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden
(of nieuwe fracties) gaat de bijdrage in op de eerste dag na de maand, waarin de
nieuwe raad voor het eerst vergadert. Dat betekent dat de totale bijdrage voor
fractieondersteuning in een verkiezingsjaar gelijk is aan andere jaren. Bij splitsing van een fractie zal de bijdrage, die op grond van artikel 5,
tweede lid, is vastgesteld, worden gesplitst voor de periode vanaf het moment
van splitsing van de fractie. Daarbij zullen reeds betaalde bedragen direct
verrekend moeten worden. Artikel 9De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet
eindeloos mogen groeien. De reserve is dan ook aan een maximum gebonden. Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met
de splitsing van een fractie. De regeling in het vijfde lid regelt dat de
reserve naar evenredigheid verdeeld wordt over de nieuw ontstane fracties.
Indien een splitsing kort na de verkiezingen plaatsvindt zou een conflict kunnen
ontstaan over de verdeling van de reserve. De regeling laat er echter geen
twijfel over dat ook in dat geval de reserve verdeeld moet worden. Artikel 10Met de vereenvoudiging van het beheer van de fractiebudgetten hoeven de fracties
hun uitgaven niet meer middels een jaarlijks verslag te verantwoorden. Het door
de griffier opgestelde overzicht wordt in het presidium vastgesteld. Artikel 11, 12 en 13Deze artikelen behoeven geen toelichting.