Organisatie | Leudal |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Reglement bescherming gegevens ambtenaren gemeente Leudal |
Citeertitel | Reglement bescherming gegevens ambtenaren gemeente Leudal |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Wet bescherming persoonsgegevens
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
03-06-2010 | 01-09-2009 | 08-10-2020 | Nieuwe regeling | 25-05-2010 Streekbode 2 juni 2010 | Onbekend |
BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE LEUDAL
gelet op de Wet Bescherming Persoonsgegevens;
mede gelet op de instemming van de ondernemingsraad d.d. 9 maart 2010;
vast te stellen het navolgende Reglement Bescherming gegevens ambtenaren gemeente leudal
Artikel 2 Grondslag van gegevensverwerking
Het verwerken van persoonsgegevens in een personeelsdossier in het kader van de noodzakelijkheid voor de uitvoering van een arbeidsovereenkomst of een publiekrechtelijke aanstelling als ambtenaar (art. 3.4.3 Wbp).
Artikel 4 Bevoegde medewerkers
Verwerking van persoonsgegevens wordt uitgevoerd door de medewerkers van de personeel- en salarisadministratie. Zij beheren de sleutels en zijn verantwoordelijk om verstoringen en inbreuk op de beveiligingsafspraken terstond te melden aan burgemeester en wethouders. Burgemeester en wethouders kunnen maatregelen treffen of onderzoek gelasten.
Toelichting op Reglement Bescherming gegevens medewerkers
Artikel 1 Grondslag van gegevensverwerking
De gemeente Leudal houdt zich aan de uitgangspunten van de WBP. Hierin zijn een aantal grondslagen beschreven. Deze betreffen onder andere de toestemming tot gegevensverwerking, de noodzaak tot uitvoeren van een overeenkomst en wettelijke verplichtingen. Vanwege de uitgebreide omschrijving en toelichting wordt verwezen naar de door het ministerie van Justitie uitgegeven handleiding.
Artikel 2 Verantwoordelijkheid
Uit de WBP vloeien onder meer de volgende verplichtingen voort:
Artikel 3 Bevoegde medewerkers
De medewerkers van de personeel- en salarisadministratie beheren de personeelsdossiers en verwerken de gegevens hierin.
De hoofdregel is dat alleen die gegevens in een personeelsdossier mogen voorkomen die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor het personeelsdossier is ingesteld. Gegevens als klachten, waarschuwingen, verzuimfrequentie, beoordelingsgesprekken en persoonlijke werkaantekeningen van de leidinggevende mogen in het personeelsdossier worden opgenomen. In principe mogen geen medische gegevens opgenomen worden in het personeelsdossier. In het kader van de reïntegratie en verzuimbegeleiding dient dit beperkt te blijven tot de informatie over de functionele beperkingen van de zieke werknemer en de noodzakelijke aanpassingen op de werkvloer. Een voorbeeld hiervan is een aangepaste stoel.
Vrijwillig verkregen informatie over de aard en oorzaak van de ziekte mag slechts in uitzonderlijke situaties in het personeelsdossier opgenomen worden, bijvoorbeeld indien het noodzakelijk is in verband met het gezondheidsbelang van de werknemer.
Artikel 5 Ter beschikking van anderen
Gegevens mogen aan derden worden verstrekt in het geval de werknemer daar ondubbelzinnige toestemming voor heeft gegeven, het noodzakelijk is om een wettelijke plicht na te komen of omdat het noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of publiekrechtelijke aanstelling.
Indien de politie gegevens vraagt over één van de personeelsleden voor het voorkomen of opsporen van strafbare feiten, bestaat alleen de verplichting deze gegevens te verstrekken indien de politie hier uitdrukkelijk en gericht om vraagt én aangeeft op grond van welke wettelijke regeling de gegevens verstrekt moeten worden. Dit kan bijvoorbeeld op bevel van de rechter-commissaris in strafzaken.
Voor het verstrekken van informatie aan een incasso-bureau naar aanleiding van een schuld van een werknemer, dient de toestemming van de betrokken werknemer gevraagd te worden.
De ambtenaar heeft het recht op inzage in zijn/haar persoonsgegevens. De organisatie kan weigeren aan een verzoek om inzage te voldoen als dat bijvoorbeeld noodzakelijk is in het belang van voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten of ter bescherming van de rechten en vrijheden van anderen.
De leidinggevenden, de directeuren en de gemeentesecretaris hebben uit hoofde van hun taak toegang tot de voor de uitoefening van hun taak benodigde persoonsgegevens.
Naast het inzagerecht heeft de ambtenaar het recht om aanvulling, verbetering, verwijdering of afscherming van zijn/haar persoonsgegevens te verzoeken. Ook kan hij/zij verzet aantekenen tegen bepaalde vormen van gebruik van de gegevens door de gemeente.
De bewaartermijnen onder b. zijn gebaseerd op de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 zoals verschenen in de Staatscourant van 20 december 2005.
Het blijvend bewaren van de gegevens van markante personen (burgemeester, gemeentesecretaris) wordt uit historisch oogpunt gedaan.