De verordening op de inrichting van de financiële organisatie, het financiële beheer en de uitgangspunten van het financiële beleid van de gemeente Sliedrecht

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college.

• b.

  administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Sliedrecht en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

Artikel 2 Programmabegroting

• 1.

  De raad stelt tenminste bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de raadsperiode vast.

• 2.

  De raad stelt per programma vast:

  • -

    de beoogde maatschappelijke effecten (outcome): wat willen we bereiken

  • -

    de te leveren goederen en diensten (output): wat gaan we daarvoor doen

  • -

    de lasten (input): wat mag het de kosten

• 3.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de programmabegroting de investeringsbudgetten.

• 4.

  Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten (outcome) en de te leveren goederen en diensten (output).

• 5.

  De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid, vast.

• 6.

  Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten (output) en de maatschappelijke effecten (outcome), zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

• 7.

  Bij iedere begroting en jaarstukken wordt per programma een overzicht gegeven welke producten onder het programma horen.

• 8.

  De onderverdeling van de programma’s in de producten staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen; dit wordt dan bij de begroting expliciet gemeld.

Artikel 3 Kadernota (uitgangspunten en richtlijnen tbv de begroting)

Het college stelt uiterlijk 1 april van het begrotingsjaar een nota vast over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. Deze kadernota heeft een technisch karakter en bevat richtlijnen voor de ambtelijke organisatie. Met dit document wordt aan de budgethouders een raamwerk met uitgangspunten geboden op basis waarvan de begrotingscijfers moeten worden aangeleverd. De hoofdlijnen van de kadernota zullen worden aangegeven in de jaarlijkse zomernota bedoeld in artikel 5.

Artikel 4 Interne controle/Misbruik en oneigenlijk gebruik

• 1.

  Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

• 2.

  Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 5 Tussentijdse rapportage (zomernota)

• 1.

  Het college informeert de raad door middel van een tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van de gemeente. In deze zomernota worden de bevindingen betrokken uit de jaarstukken bedoeld in artikel 6. De raad stelt de zomernota uiterlijk 15 juli van het rapportagejaar vast.

• 2.

  De zomernota wordt voor 15 juni van het lopende begrotingsjaar aan de raad aangeboden;

• 3.

  De inrichting van de zomernota sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

• 4.

  De rapportage gaat in op afwijkingen, zowel wat betreft de lasten (input), de geleverde goederen en diensten (output) en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten (outcome).

• 5.

  De zomernota bevat de technische uitgangspunten voor het volgende begrotingsjaar als bedoeld in artikel 3 en de drie opvolgende jaren. Deze worden verwerkt in de meerjarenbudgetprognose van de zomernota. In deze prognose worden de structurele gevolgen aangegeven van de feiten en omstandigheden, welke zich na het opmaken van de begroting hebben voorgedaan. Het bijgestelde meerjarenperspectief kan aanleiding geven tot ombuigingen op het bestaande beleid. De zomernota vormt zodoende mede het kader voor het volgende begrotingsjaar (en de drie opvolgende jaren).

Artikel 6 Jaarrekening

• 1.

  Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de afdelingen naar de productenrealisatie (productenrekening) en naar de programmaverantwoording (programmarekening).

• 2.

  Het college legt verantwoording af over de programma’s via beantwoording van de vragen:

  • *

    Wat hebben we bereikt (outcome) ?

  • *

    Wat hebben we ervoor gedaan (output) ?

  • *

    Wat heeft het gekost (input) ?

• 3.

  De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s bijstelling behoeven.

Artikel 7 Nota budgetcyclus

Het college beschrijft in een nota - ter nadere uitwerking van de in artikel 2 (programmabegroting), artikel 5 (zomernota) en artikel 6 (programmarekening) aangegeven uitgangspunten en structuur - de opzet, de inrichting en inhoud van de verschillende documenten. Tevens wordt in deze nota ingegaan op de instrumenten raadsvoorstellen en comptabiliteitsbesluiten. Het college biedt de nota en het wijzigen ervan aan ter behandeling en vaststelling door de raad. De nota wordt ten minste één keer in de vier jaar geactualiseerd.

Artikel 8 Nota gemeentelijke balans

• 1.

  Het college behandelt in een nota het beleid ten aanzien van afschrijvingen, de vorming en vrijval van reserves en voorzieningen, de toerekening en verwerking van rente over de reserves en het eigen vermogen van de gemeente. Hierbij wordt tevens ingegaan op zaken zoals weerstandscapaciteit en risicomanagement. Het college biedt de nota en het wijzigen ervan aan ter behandeling en vaststelling door de raad. De nota wordt ten minste één keer in de vier jaar geactualiseerd.

• 2.

  Het college geeft aan in de paragraaf Weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen.

• 3.

  Het college geeft aan in de paragraaf als bedoeld in lid 2, de weerstandscapaciteit en in hoeverre schaden en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met het weerstandsvermogen kunnen worden opgevangen.

Artikel 9 Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Sliedrecht wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten meegenomen, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verrichte dienstverlening.

• 2.

  Bij de kostentoerekening bedoelde indirecte kosten worden meegenomen de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa. Voor de heffingen zoals de rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing wordt de compensabele BTW niet in de kostprijs meegenomen.

• 3.

  De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt bepaald op basis van het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij de begroting gecalculeerde rente over het eigen vermogen en de voorzieningen.

Artikel 10 Nota onderhoud kapitaalgoederen

• 1.

  Het college biedt eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota onderhoud wegen en een nota onderhoud groen aan ter behandeling en vaststelling door de raad. Deze nota’s geven het kader weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau’s voor het openbaar groen en wegen, en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.

• 2.

  Het college biedt eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota rioleringsplan aan ter behandeling en vaststelling door de raad. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud, het beoogde onderhoudsniveau en de uitbreiding van de riolering alsmede de kwaliteit van het milieu en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.

• 3.

  Het college biedt eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota onderhoud gebouwen aan ter behandeling en vaststelling door de raad. De nota bevat de voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.

• 4.

  Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan openbaar groen, wegen, riolering en gebouwen.

Artikel 11 Financiering/Treasurystatuut

• 1.

  Het college neemt in een treasurystatuut de regels op die zij hanteert voor het dagelijkse beheer van koersrisico en valutarisico, kredietrisico en relatiebeheer, intern liquiditeitsrisico en geldstromenbeheer, administratieve organisatie en interne controle van de financieringsfunctie. Het college biedt het treasurystatuut en het wijzigen ervan aan ter behandeling en vaststelling door de raad. Het statuut wordt ten minste één keer in de vier jaar geactualiseerd. Het treasurystatuut maakt deel uit van deze verordening.

• 2.

  Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf Financiering in ieder geval verslag van:

  • a.

    de kasgeldlimiet;

  • b.

    de renterisico norm; de omvang en samenstelling van het vreemd vermogen;

  • c.

    de omvang en samenstelling van de uitzettingen;

  • d.

    de rentevisie, de rentekosten en renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

Artikel 12 Nota verbonden partijen

Het college neemt in een nota de kaders en richtlijnen op die voor het college van burgemeester en wethouders uitgangspunt moeten zijn bij aangaan en beheren van relaties met verbonden partijen.

Het college biedt de nota en het wijzigen ervan aan ter behandeling en vaststelling door de raad. De nota wordt ten minste één keer in de vier jaar geactualiseerd.

Artikel 13 Nota grondbeleid

Het college besteedt in een nota aandacht aan de relatie van het grondbeleid met de programma’s van de begroting, de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente, aan te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten, de voorraadverwerving en uitgifte van gronden, de uitgifte van gronden in erfpacht en de bijstelling van erfpachtvergoedingen. Het college biedt de nota en het wijzigen ervan aan ter behandeling en vaststelling door de raad. De nota wordt ten minste één keer in de vier jaar geactualiseerd.

Artikel 14 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringsbudgetten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• e.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 15 Besluit op de financiële organisatie

• 1.

  Het college draagt de zorg voor en legt in een besluit vast:

  • a.

    een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • c.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d.

    de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de afdelingen van de gemeente;

  • e.

    de regels met betrekking tot de door de diensten te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

  • f.

    de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde beheer van de diensten.

• 2.

  Het besluit wordt ter kennisgeving aan de raad gezonden. Het besluit wordt ten minste één keer in de vier jaar geactualiseerd.

Artikel 16 Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid

Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten. De nota wordt ten minste één keer in de vier jaar geactualiseerd.

Artikel 16 Projecten

• 1.

  De raad stelt vast voor welke projecten de kaders middels een notitie door de raad worden vastgesteld. Op basis van deze kaderstellende notitie wordt door de raad besloten of aan een project wordt begonnen. De raad stelt voor deze projecten de regelmaat vast van de projectvoortgangsrapportages. Afwijken van de kaders kan alleen bij schriftelijk raadsbesluit.

• 2.

  Het college beschrijft in een handleiding het systeem van projectmatig werken van de gemeente Sliedrecht. De handleiding wordt ter kennisgeving aan de raad gezonden.

Artikel 17 Slotbepalingen

• 1.

  Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2007.

• 2.

  Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening 2007”.

• 3.

  Met ingang van 1 januari 2007 vervalt de Beheersverordening van 2 februari 2004.